Steuern & Finanzen

Vorsicht beim Gehalt für Geschäftsführer einer GmbH

Ein ho­hes Ge­halt für Ge­schäfts­füh­rer einer GmbH macht Be­triebs­prü­fer miss­trauisch. Ist der Chef An­teils­eigner, ver­muten sie eine ver­deckte Ge­winn­aus­schüt­tung. Hal­ten die Be­züge ei­nem so­ge­nan­nten Fremd­ver­gleich nicht stand, dro­hen dem Un­ter­neh­men saftige Steuer­nach­zah­lungen.

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Klingeln Betriebsprüfer an der Tür, kommen Unternehmer schnell ins Schwitzen. Denn ein Posten interessiert die Beamten besonders: Das Gehalt für Geschäftsführer einer GmbH. Ist die Vergütung sehr üppig ausgestaltet oder zahlt die Gesellschaft hohe Tantiemen, macht das die Prüfer hellhörig. Der Grund: Geschäftsführer, die Mehrheitseigner ihrer GmbH sind, können sich Gehalt und großzügige Extras leicht selbst genehmigen. Betriebsprüfer vermuten dann eine verdeckte Gewinnausschüttung. Dieser Verdacht liegt nah, denn wenn der Chef gut verdient, spart die Firma bei Körperschaft- und Gewerbesteuern. Je höher die Vergütung, desto größer der Steuerspareffekt. Anders als bei Einzelunternehmen oder Personengesellschaften sind Gehalt, Tantiemen und Gehaltsextras nämlich Betriebsausgaben. Der Geschäftsführer einer  GmbH ist steuerrechtlich gesehen bei seiner Firma angestellt. Die Bezüge mindern also den zu versteuernden Gewinn sowie den Gewerbeertrag. Entdecken Prüfer eine verdeckte Gewinnausschüttung, drohen saftige Steuernachzahlungen. Deshalb sollten Geschäftsführer im Mittelstand sich kein überhöhtes Gehalt genehmigen. Steuerberater und Anwalt helfen, das richtige Maß zu finden.

Wer beim Ge­schäfts­füh­rer­ge­halt auf­pas­sen muss

Strenge Regeln beim Gehalt für Geschäftsführer einer GmbH gelten besonders für Anteilseigner. Der Klassiker ist der Firmengründer als Mehrheitsgesellschafter und Chef. Er kann sich Gehalt und Extras quasi im Alleingang absegnen. Dies gilt auch, wenn Geschäftsführer nur eine kleine Beteiligung an der GmbH halten, aber trotzdem den Ton angeben. Gehören die anderen Anteilseigner zur Verwandtschaft, lässt sich leicht eine Mehrheit in der Gesellschafterversammlung organisieren. Der Bundesfinanzhof geht dann von einer beherrschenden Stellung wegen gleichgerichteter Interessen aus. Auch bei Fremdgeschäftsführern, die den Kapitaleignern nahestehen, prüft der Fiskus, ob die Gehaltszahlungen angemessen sind. Gut dotierte Beraterverträge sehen Betriebsprüfer ebenfalls kritisch, wenn der oder die Begünstigte eine nahestehende Person ist. Nach aktueller Rechtsprechung zählt als solche beispielsweise auch eine Tante. Das Gehalt der externen Geschäftsführer im Mittelstand interessiert die Beamten dagegen wenig. Wenn sie keinem Gesellschafter nahestehen, kann das Unternehmen frei entscheiden, wie viel es seinem Chef bezahlt.

Ver­trag sich­ert Ge­halt der Ge­schäfts­füh­rer einer GmbH ab

Fällt das Gehalt für Geschäftsführer einer GmbH sehr üppig aus, zücken Betriebsprüfer den Rotstift. Dies gilt besonders für Geschäftsführer im Mittelstand, die mit über 25 Prozent an ihrer Firma beteiligt sind. Sie müssen sich daran messen lassen, was angestellte Fremdgeschäftsführer in vergleichbarer Position erhalten. Die Beamten prüfen, ob die Höhe der Gesamtvergütung sowie jeder einzelne Gehaltsbestandteil angemessen ist – also einem Fremdvergleich standhält. Die Vergütung ist im Vorfeld vertraglich festzulegen. Darüber hinaus muss die Gesellschafterversammlung das Geschäftsführergehalt auf Basis aktueller Geschäftszahlen und einer soliden Ertragsplanung ordnungsgemäß beschließen. Andernfalls haben Prüfer leichtes Spiel. Zum Gehaltspaket gehören auch die private Nutzung des Geschäftswagens, Gewinntantiemen, die Altersvorsorge sowie sonstige Vorteile. Das Thema Gehalt für GmbH-Geschäftsführer lässt sich per Anstellungsvertrag rechtssicher regeln. Gesellschafter müssen natürlich ihre Leistung erbringen, also das Geschäft der Firma führen. Nachträgliche Anpassungen sind tabu – sowohl Erhöhungen als auch der Verzicht auf Bezüge bei finanziellen Engpässen, wie aktuell in der Corona-Krise.

Steuer­nach­zah­lung bei zu ho­hem Ge­schäfts­führer­ge­halt

Finanzämter durchleuchten viele Betriebe und wissen genau, welches Gehalt die Geschäftsführer einer vergleichbaren GmbH in der Branche haben. Gesellschafter-Geschäftsführer sollten sich deshalb mit ihren Vergütungen nicht am äußersten Rand des Zulässigen bewegen. Sonst mutiert das Steuersparmodell schnell zum Draufzahlgeschäft. Fallen Gehalt, Tantiemen und Extras für Geschäftsführer im Mittelstand zu hoch aus, fackeln Betriebsprüfer nicht lange. Was ihrer Meinung nach zuviel ist, rechnen sie einfach als verdeckte Gewinnausschüttung dem Unternehmensgewinn hinzu. Die GmbH muss dann rund 30 Prozent Gewerbe- und Körperschaftsteuer nachzahlen. Streichen die Beamten also etwa Gehaltszahlungen in Höhe von 50.000 Euro, fallen 15.000 Euro Steuern an. Weil sie meist mehrere Jahre prüfen, kommen hohe Summen zusammen – plus sechs Prozent Zinsen. Mitunter drohen auch saftige Bußgelder oder Geldstrafen. Der Geschäftsführer und Anteilseigner der GmbH kommt glimpflicher davon: Er führt auf das zu viel kassierte Gehalt 25 Prozent Kapitalertragssteuer plus Solidaritätszuschlag ab. Im Gegenzug erstattet ihm das Finanzamt die gezahlte Lohnsteuer.

Wel­ches Ge­halt für Ge­schäfts­füh­rer der GmbH an­ge­mes­sen ist

Ob Betriebsprüfer das vereinbarte Gehalt für Geschäftsführer einer GmbH im Mittelstand als „angemessen“ akzeptieren, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Branche, Betriebsgröße, Jahresumsatz sowie Ertragskraft des Unternehmens. Macht der GmbH-Geschäftsführer seinen Job gut, winken Finanzbeamte auch ein höheres Gehalt durch. Das gilt selbst für Mehrheitseigner, die sich ihre Bezüge quasi im Alleingang genehmigen können. Steigert der Chef die Umsatzrendite deutlich, kann eine großzügigere Tantieme oder ein Gehaltsplus angemessen sein. Vergleichswerte liefern Studien wie die Umfrage „GmbH-Geschäftsführer-Vergütungen“ von „BBE media“. Sie geben Aufschluss darüber, wie gut vergleichbare Unternehmen derselben Branche zahlen. Diesen Fremdvergleich akzeptieren Betriebsprüfer. Auch Finanzgerichte orientieren sich an diesen Werten. Welchen Spielraum inhabergeführte Kleinunternehmen im Einzelfall beim Geschäftsführergehalt haben, weiß der Steuerberater. Laut aktueller Studie summierten sich festes Gehalt und Extras der Geschäftsführer einer GmbH 2019 auf durchschnittlich 174.000 Euro. Gegenüber dem Vorjahr ist das ein Gehaltsplus von 2,3 Prozent. 25 Prozent der Firmenchefs verdienten mehr als 203.000 Euro.

Geschäfts­füh­rer­ge­halt muss Fremd­ver­gleich stand­hal­ten

Die Unterschiede beim Gehalt der Geschäftsführer im Mittelstand sind enorm, wie die Grafik zeigt. Am meisten verdienen Chefs in der Industrie mit 219.743 Euro. Geschäftsführer im Handwerk kommen nur auf Gesamtbezüge von durchschnittlich 151.842 Euro. Das feste Gehalt der Geschäftsführer einer GmbH im Handwerk beträgt 116.500 Euro. In der Industrie sind es 158.873 Euro. Auch bei Tantiemen und Gehaltsextras wie Firmenwagen, Altersvorsorge oder 13. Gehalt gibt es Unterschiede. Über zwei Drittel der GmbH-Geschäftsführer erhalten eine Gewinnbeteiligung – im Mittel rund 35.000 Euro. Mehr als 87 Prozent fahren einen Firmenwagen mit einem Bruttolistenneupreis von durchschnittlich 73.000 Euro. Für ebenfalls 87 Prozent bezahlt die GmbH eine Direktversicherung. Gut ein Viertel der Firmenchefs erhält eine Pensionszusage. Die Bezüge weichen im Einzelfall stark voneinander ab. Je nach Jahresumsatz schwanken Gehalt plus Extras der GmbH-Geschäftsführer im Durchschnitt zwischen 110.000 und 330.000 Euro. Um Betriebsprüfern keine Angriffsfläche zu bieten, sollten Gesellschafter-Geschäftsführer daher mit dem Steuerberater sprechen.

Die Grafik zeigt, wie sich das Gehalt der Geschäftsführer einer GmbH zusammensetzt. Den größten Anteil macht das Festgehalt aus, gefolgt von den Gewinntantiemen und weiteren Gehaltsextras.Auch ein be­triebs­in­ter­ner Ge­halts­ver­gleich ist zu­läs­sig

Entscheidend ist immer die Frage, ob ein fremder Geschäftsführer im Mittelstand ein ähnlich hohes Gehalt bekommen würde. Oder ob es die üppige Versorgung nur gibt, weil der Chef selbst Gesellschafter der Firma ist – beziehungsweise ein naher Verwandter. Betriebsprüfer interessieren sich neben dem festen Gehalt der Geschäftsführer einer GmbH auch für Extras wie Firmenwagen, Tantieme und Altersversorgung. Jeder einzelne Vergütungsbaustein muss angemessen sein und wie das Gesamtpaket einem Fremdvergleich standhalten. Zulässig ist auch ein betriebsinterner Gehaltsvergleich. Meist unterbleibt eine Beanstandung, wenn der Firmenchef maximal das 2,5-fache dessen verdient, was der Beschäftigte mit dem zweithöchsten Gehalt bekommt. Das könnte etwa der Prokurist sein. Das Finanzamt besteht jedoch auf Abschläge beim Gehalt, sobald die GmbH mehrere Geschäftsführer hat. In diesem Fall darf die Firma nicht jedem Gesellschafter-Geschäftsführer das sonst für Größe und Branche angemessene volle Salär zahlen. Bei zwei Geschäftsführern muss der Abschlag 20 bis 25 Prozent, bei drei mindestens 30 Prozent betragen.

Maxi­mal die Hälf­te des Ge­winns als Ge­schäfts­füh­rer­ge­halt

Ist das Geschäftsführergehalt so hoch, dass kein Gewinn übrigbleibt, gibt es immer Ärger mit dem Finanzamt. Nach Abzug aller Chefgehälter sollte Firmen eine Mindestverzinsung von zehn Prozent des Eigenkapitals verbleiben. Das hält die Finanzverwaltung für angemessen. Bei ertragsschwachen Kleinunternehmen sind aber Abweichungen möglich. Wie hoch das Gehalt für Geschäftsführer einer GmbH inklusive Extras im Einzelfall sein darf, weiß der Steuerberater. Für ertragsstarke Unternehmen gilt als Faustregel: Verbleiben der Gesellschaft mindestens 50 Prozent des Gewinns, ist die Vergütung für den Geschäftsführer noch angemessen. Bekommt der Chef eine Gewinntantieme, sollte diese 50-Prozent-Grenze im Vertrag stehen. Sind mehrere Gesellschafter-Geschäftsführer an Bord, dürfen sie zusammen nicht mehr als die Hälfte des Jahresüberschusses bekommen. Fehlbeträge aus früheren Wirtschaftsjahren sind vorher abzuziehen. Einen gewissen Spielraum beim Gehalt für Geschäftsführer einer GmbH gibt es aber. Laut aktueller Rechtsprechung ist die Vergütung angemessen, falls sie das mittlere Einkommen vergleichbarer Geschäftsführer um nicht mehr als 20 Prozent übersteigt.

Geschäfts­füh­rer­ge­halt darf nicht zu ho­he Tan­tiemen ent­hal­ten

Erhält der Geschäftsführer einer GmbH zusätzlich zum Gehalt eine hohe Erfolgsprämie, werden Betriebsprüfer misstrauisch. Bekommen geschäftsführende Gesellschafter sehr großzügige Tantiemen, vermutet der Fiskus meist eine verdeckte Gewinnausschüttung. Lange galt die Regel, dass die variable Vergütung von GmbH-Geschäftsführern maximal ein Viertel des Gehalts ausmachen darf. 75 Prozent der Vergütung sollten fix sein: Festes Gehalt, Firmenwagen, Betriebsrente und sonstige Vorteile für den Chef. Die Rechtsprechung der Finanzgerichte lässt aber Ausnahmen zu. In Phasen der Gründung, wirtschaftlicher Schwierigkeiten oder bei risikobehafteten Geschäften ist ein höherer Anteil an Tantiemen zulässig. Wichtig ist deshalb eine gute Planung. Weichen Geschäftszahlen stark von der Ertragsplanung ab, stellen Prüfer kritische Fragen – vor allem, wenn die Erfolgsbeteiligungen für Geschäftsführer steigen. Jede GmbH sollte also regelmäßig überprüfen, ob der variable Anteil am Gehalt zur Geschäftsentwicklung passt. Der Steuerberater kennt die Fallstricke: Umsatztantiemen werten Betriebsprüfer beispielsweise immer als verdeckte Gewinnausschüttung. Den Betrag schlagen sie auf den Unternehmensgewinn drauf. Die Steuerlast steigt.

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Hohes Ge­schäfts­füh­rer­ge­halt plus Pen­sions­zu­sage als Ri­siko

Die Finanzbeamten nehmen neben dem Gehalt auch die Altersvorsorge der Geschäftsführer im Mittelstand genau unter die Lupe. Ein Drittel der GmbH-Geschäftsführer haben eine Pensionszusage. Die muss jedoch im Voraus schriftlich vereinbart, verdient, angemessen und vor allem finanzierbar sein. Darüber hinaus sind Wartezeiten einzuhalten. Ohne eingehende Beratung riskieren Unternehmer hier, Schiffbruch zu erleiden. Ist der Geschäftsführer der GmbH etwa bereits 60 Jahre alt und möchte bald in Rente gehen, gibt es Probleme. Das Finanzamt erkennt Rückstellungen und Aufwendungen für eine Pensionszusage dann nicht als Betriebsausgaben an. Bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern müssen zwischen dem Zeitpunkt der Zusage und dem Eintritt in den Ruhestand mindestens zehn Jahre liegen. Auch eine Überversorgung gilt es zu vermeiden. Übersteigen die Anwartschaften aus betrieblicher plus gesetzlicher Rente 75 Prozent der Aktivbezüge, zücken Betriebsprüfer den Rotstift. Die Zuführungsbeträge für die Pensionsrückstellung gehören zum Geschäftsführergehalt. Die Beamten rechnen sie bei der Prüfung der Angemessenheit mit ein.

Beim Ge­halt für Ge­schäfts­füh­rer einer GmbH wach­sam sein

Ob das vereinbarte Gehalt der Geschäftsführer einer GmbH angemessen ist, hängt stets vom Einzelfall ab. Daher kommt es auf den Rat des Steuerberaters oder Anwalts an. So ist es einem aktuellen Urteil zufolge auch erlaubt, den Geschäftsführer einer GmbH aus dem Ruhestand zurückzuholen. Bezieht der Senior neben seiner Pension ein Gehalt, liegt nicht zwingend eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Das Salär darf nur nicht zu hoch ausfallen. Teure Steuernachzahlungen lassen sich vermeiden, wenn Firmenchefs die Fallstricke beim Geschäftsführergehalt kennen. Eine verdeckte Gewinnausschüttung liegt etwa vor bei

  • Überstundenvergütungen,
  • Zuschlägen für Sonntags-, Nachts- und Feiertagsarbeit,
  • Umsatztantiemen,
  • unüblichen Gehaltserhöhungen (Verdopplung in wenigen Monaten),
  • privater Nutzung des Firmenwagens, wenn eine vertragliche Regelung fehlt,
  • Übernahme der Kosten für die Geburtstagsfeier des Chefs,
  • überhöhten Preisnachlässen,
  • zinslosen oder zu günstigen Darlehen für den Geschäftsführer,
  • Überlassung von Mietobjekten zu einem sehr niedrigen Preis sowie
  • unangemessenen Vorteilen an nahestehende Personen, wie ein extrem hohes Gehalt für die Ehefrau des Chefs.

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Welche Vergütungen GmbH-Geschäftsführer erhalten von BBE media

Dieses Fachbuch hilft bei Verhandlungen mit Betriebsprüfern, zeigt Vergleichswerte für Gehaltsgespräche und liefert Argumente gegen verdeckte Gewinnausschüttungen.

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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