Versicherung & Vorsorge

Vorsorge­voll­macht oh­ne No­tar: Ein kal­ku­lier­tes Risiko

Oft reicht die Vor­sor­ge­voll­macht oh­ne No­tar. Aber Fach­leu­te wis­sen, wann die no­ta­riel­le Be­ur­kun­dung sein muss – die Kos­ten da­für loh­nen sich. Schließ­lich geht es bei Un­ter­neh­mer­in­nen und Un­ter­neh­mern um Geld, Im­mo­bi­lien, Ge­sell­schaf­ter­ver­trä­ge so­wie Han­dels­recht.

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Schon wenige Wochen ungeplante Auszeit können dramatische Konsequenzen haben. Liegt ein Unternehmer oder eine Unternehmerin beispielsweise nach einem Unfall vorübergehend im Koma, ist die medizinische Perspektive oft günstig. Nach der Genesung könnte sich aber herausstellen, dass der Betrieb inzwischen in eine Schieflage geraten ist, weil niemand wichtige Entscheidungen fällen durfte. Häufig existieren innerbetriebliche Strukturen, durch die engagierte Beschäftigte das Tagesgeschäft managen können. Doch bei finanziellen Fragen von größerer Tragweite reicht das oft nicht. Spätestens bei einer Mitfinanzierung des Betriebs durch persönliches Vermögen braucht jemand eine Vollmacht, um diese Mittel bereitstellen zu können. Darum müssen Unternehmerinnen und Unternehmer sich frühzeitig insbesondere um die Frage kümmern, was eine Vorsorgevollmacht ist und welche Art von Vollmacht sie erteilen sollten. Dazu gehört, ob eine beabsichtigte Vorsorgevollmacht ohne Notar – manchmal als Versorgungsvollmacht bezeichnet – genügt beziehungsweise wie sie gültig wird. In der Regel dürfte eine notarielle Beurkundung sinnvoller sein, auch wenn dies gewisse zusätzliche Kosten verursacht.

Was ist eine Vorsorgevollmacht oder Versorgungsvollmacht?

Meistens ist die Vorsorgevollmacht auch ohne Notar gültig

Welche weiteren Vollmachten sollten erteilt werden?

Welche Personen sollten eine Vorsorgevollmacht erhalten?

Was gehört in eine Vorsorgevollmacht – auch ohne Notar?

Alle wichtigen Dokumente müssen leicht verfügbar sein

Was ist eine Vorsorgevollmacht oder Versorgungsvollmacht?

Generell sichert eine Vorsorgevollmacht oder Versorgungsvollmacht die Handlungsfähigkeit bei Fragen im persönlichen Bereich, sobald die Vollmachtgeberin oder der Vollmachtgeber nicht entscheidungsfähig ist. Vor allem Entscheidungsfähigkeit in finanziellen Fragen ist wichtig für Unternehmer und Unternehmerinnen, wenn der Betrieb an ihrem Privatvermögen hängt. Hat niemand die Vollmacht zur Vermögensverwaltung, würden dem Betrieb notwendige Kapitalspritzen aus den privaten Mitteln fehlen. Je nach Firmenkonstruktion müsste das Unternehmen das Kapital teuer bei einer Bank besorgen oder ohne auskommen. Neben Vermögensangelegenheiten geht es in der Vorsorgevollmacht insbesondere um Fragen zur Gesundheitsfürsorge. Das reicht von der Regelung des Aufenthaltsorts – etwa Einweisung in Krankenhaus oder Pflegeheim – über das Recht zur Einsicht in Krankenakten bis zu weitgehenden Mitbestimmungsrechten in Fragen der Heilbehandlung. Um rechtliche Grauzonen auszuschließen, sollte ein Anwalt oder eine Anwältin prüfen, ob auch eine Vorsorgevollmacht ohne Notar ausreicht beziehungsweise gültig ist, damit die bevollmächtigte Person genügend Handlungsspielraum hat – die meistens überschaubaren Beratungskosten sollten hier kein Hinderungsgrund sein.

Ohne Vorsorgevollmacht bestellt das Gericht einen Betreuer

Alle Unternehmerinnen und Unternehmer sollten wissen, was eine Vorsorgevollmacht oder Versorgungsvollmacht ist. Grundsätzlich verhindert dies Dokument am wirkungsvollsten, dass das Amtsgericht im Ernstfall unbeteiligte Dritte zu Entscheidungen ermächtigt. Jeder Firmenchef und jede Firmenchefin dürfte selbst festlegen wollen, wer im Falle einer Geschäfts- oder Einwilligungsunfähigkeit umfassende Vertretungsrechte erhält. Dabei geht es auch um den Faktor Zeit. Ohne Vorsorgevollmacht bestellt das Betreuungsgericht erst auf Antrag den Betreuer oder die Betreuerin. Meistens vergehen Wochen, bis jemand vertretungsberechtigt ist. In der Zwischenzeit könnten Betriebe durch Handlungsunfähigkeit in die Pleite rutschen. Daher gilt es, mit dem Anwalt oder der Anwältin zu besprechen, ob eine geplante Vorsorgevollmacht auch ohne Notar gültig wäre, und insbesondere mit Blick auf finanzielle oder geschäftliche Fragen die Formulierungen detailliert durchzugehen. Ihr Inhalt muss unbedingt zu anderen Vollmachten oder beispielsweise auch den Vertretungsregelungen im Betrieb passen. Widersprüchliche Aussagen oder Anweisungen in Vollmachten führen bestenfalls zu Irritationen und schlimmstenfalls zu rechtlichen Auseinandersetzungen.

Bei der Vorsorgevollmacht auch ans Gesellschaftsrecht denken

Bei jeder Vorsorgevollmacht – ob mit oder ohne Notar gültig – sollten Fachleute für Recht und Steuern gesellschaftsrechtliche sowie testamentarische Risiken prüfen. Zur Fortführung eines einzelkaufmännischen Betriebes etwa wird das Privatvermögen von Vollmachtgebern meistens durch die Bevollmächtigten haftungsrechtlich mitverpflichtet. Bevollmächtigte brauchen dann die Befugnis, die Firma etwa in eine GmbH umzuwandeln. Viele Gesellschaftsverträge enthalten Regelungen zur Vererbbarkeit oder Vertretung des Unternehmens im Krankheitsfall. Solche Vereinbarungen haben Vorrang vor einer Vorsorgeverfügung. Deshalb reicht es nicht, eine ausgefüllte Muster-Vorsorgevollmacht oder Versorgungsvollmacht zu den Unterlagen zu nehmen. Das Dokument muss von Fachleuten darauf geprüft sein, wie es sich zu gesellschafts- sowie handelsrechtlichen Anforderungen verhält. Der Inhalt ist individuell anzupassen. Komplex ist auch die Frage nach der Zulässigkeit der Vorsorgevollmacht zur Wahrnehmung organisatorischer Mitgliedschaftsrechte, zur Wahrnehmung von Geschäftsführungsaufgaben in der GmbH und zur Wahrnehmung von Geschäftsführungsaufgaben in Personengesellschaften, weil hier eine Bevollmächtigung zur Wahrnehmung organisatorischer Mitgliedschaftsrechte mit dem Abspaltungsverbot kollidiert, das für Personengesellschaften und GmbHs gilt.

Meistens ist die Vorsorgevollmacht auch ohne Notar gültig

Es reicht nicht, zu wissen, was eine Vorsorgevollmacht oder Versorgungsvollmacht ist – sie muss auch bestimmte formale Anforderungen erfüllen. Insbesondere ist sie schriftlich zu erteilen und persönlich zu unterschreiben. Inhaltlich muss klar beschrieben sein, für welche Bereiche sie gilt – gerade zur Gesundheit sind strenge gesetzliche Vorgaben zu beachten. Beim Thema Aufenthalt muss die Vollmacht erlauben, über eine Unterbringung im Heim zu entscheiden. Dazu ist ausdrücklich Bezug auf die Vorschriften in §1904 bis 1906 BGB zu nehmen. Auch die Entbindung des medizinischen Personals von der Schweigepflicht ist ausdrücklich erforderlich. Sonst fehlen Bevollmächtigten wichtige Informationen für ihre Entscheidungen. Daher empfiehlt es sich nicht, eine Vorsorgevollmacht selbst zu formulieren oder Vordrucke aus dem Internet zu verwenden, auch wenn das die Kosten senkt. Besser wäre die anwaltliche oder notarielle Beratung. Generell gültig ist auch eine Vorsorgevollmacht ohne Notar. Eine notarielle Beglaubigung oder Beurkundung ist nur erforderlich, wenn auch Grundstücksgeschäfte oder gesellschaftsrechtliche Verfügungen möglich sein sollen.

Welche weiteren Vollmachten sollten erteilt werden?

Grundsätzlich raten Fachleute zur abgestimmten Kombination von Patientenverfügung, Betreuungsverfügung sowie Vorsorgevollmacht oder Versorgungsvollmacht, die meistens auch ohne Notar gültig ist.

  • Die Patientenverfügung beantwortet konkret die Frage, welche medizinischen Maßnahmen gewünscht beziehungsweise nicht gewünscht sind. Liegt etwa jemand im Koma, kann die juristisch wasserdichte Patientenverfügung dem medizinischen Personal bestimmte lebensverlängernde Maßnahmen untersagen. Am besten ist es, das Thema frühzeitig anzugehen und nach Rücksprache mit Anwalt oder Anwältin eine schriftliche Patientenverfügung zu verfassen.
  • Die Betreuungsverfügung dient der Vorsorge für den Fall, dass man bei alltäglichen Fragen nicht mehr selbst entscheiden kann. Sonst wählt das Betreuungsgericht den Betreuer oder die Betreuerin aus. Die Betreuungsverfügung greift erst, wenn das Gericht es entsprechend der gesundheitlichen Situation des oder der Verfügenden für erforderlich hält.
  • Die Vorsorgevollmacht schließlich kann sich auf diverse Bereiche erstrecken. Aus Sicht eines Unternehmers oder einer Unternehmerin könnte es sinnvoll sein, getrennte Vorsorgevollmachten etwa für Betrieb und Privates zu verfassen. Wer damit Kompetenzen auf verschiedene Personen verteilen, muss dann aber darauf achten, dass sie sich nicht gegenseitig blockieren. Gerade bei einer jeweils punktuellen Vorsorgevollmacht für mehrere Personen lohnen sich die Kosten für intensive Beratung durch Fachleute.

Generalvollmacht: Selten besser als die Versorgungsvollmacht

Die Generalvollmacht erscheint auf den ersten Blick als mächtiges Instrument. Sie gibt dem oder der Bevollmächtigten die wohl größtmögliche Handlungsfreiheit, denn eine Generalvollmacht erlaubt die Vertretung in allen grundsätzlichen Rechtsangelegenheiten. Allerdings ist dies auch der Fallstrick: Andere Vollmachten spezifizieren genauer den Geltungsbereich, die näheren Umstände oder die Befugnisse. So sind sie eindeutig. Fehlen einer Generalvollmacht weitergehende Details, könnte sie in manchen Bereichen als uneindeutig gelten. Deshalb ersetzt eine knapp verfasste Generalvollmacht keinesfalls die Patientenverfügung und oft auch keine Vorsorgevollmacht oder Versorgungsvollmacht. Außerdem könnte eine Generalvollmacht als Einladung zum Missbrauch wirken. Zwar lässt sie sich jederzeit widerrufen, doch ab Aushändigung gelten Bevollmächtigte in fast allen juristischen und persönlichen Angelegenheiten als umfassende, rechtlich wirksame Vertretung. Der Einsatz der Generalvollmacht will deshalb sehr gut überlegt sein – der oder die Bevollmächtigte muss eine absolute Vertrauensperson sein. Ganz wichtig: Eine Vorsorgevollmacht ohne Notar ist in vielen Fällen gültig. Die Generalvollmacht muss notariell beurkundet sein.

Welche Personen sollten eine Vorsorgevollmacht erhalten?

Wichtigste Entscheidung beim Aufsetzen einer Vorsorgevollmacht oder Versorgungsvollmacht – ob mit oder ohne Notar – ist vermutlich die Auswahl der bevollmächtigten Person. Es ist möglich, verschiedenen Vertrauenspersonen unterschiedliche Aufgaben zu übertragen. Viele Menschen wissen intuitiv, wen sie als gesetzliche Vertretung bevorzugen. Oft sind das nahe Angehörige. Ihnen lässt sich jemand zur rechtlichen Vertretung zur Seite stellen, falls die erste Vertrauensperson dies nicht kann. Sinnvoll ist erfahrungsgemäß auch, die Vollmacht für unternehmerische oder finanzielle Fragen ausgewiesenen Fachleuten auszustellen. Bei zwei Bevollmächtigten muss aber juristisch das „Innenverhältnis“ und „Außenverhältnis“ geklärt sein. Solche Konstellationen sind genau mit einem Anwalt oder einer Anwältin zu besprechen, bevor etwas unterschrieben wird. Dies gilt auch für die Formulierung, in welcher Form die bevollmächtigte Person den Angehörigen gegenüber Rechenschaft ablegen muss. Ob es eine gute Idee ist, den Steuerberater oder die Steuerberaterin des Vertrauens zu bevollmächtigen, gilt es ebenfalls genau mit Fachleuten zu hinterfragten. Hier können gute Argumente dagegen sprechen.

Was gehört in eine Vorsorgevollmacht – auch ohne Notar?

  • Geltungsdauer: Die Vollmacht ist widerruflich und unbefristet. Sie gilt, bis der Vollmachtgeber oder die Vollmachtgeberin sie widerruft oder stirbt – und eventuell sogar über den Tod hinaus. Deshalb kann jeder auf ihre Gültigkeit vertrauen.
  • Notarielle Beurkundung: Jede Vorsorgevollmacht oder Versorgungsvollmacht muss schriftlich niedergelegt und sollte notariell beurkundet sein. Die dadurch dokumentierte Geschäftsfähigkeit der Unterzeichnenden lässt sich nicht anzweifeln. Zwar ist eine Vorsorgevollmacht auch ohne Notar gültig. Die Beurkundung wird aber spätestens dann notwendig, wenn es um Grundstücksgeschäfte, Vertretung gegenüber dem Handelsregister oder Stimmrechtsausübung geht.
  • Getrennte Urkunden: Jede bevollmächtigte Person erhält eine eigene Vorsorgevollmacht für ihren Aufgabenbereich. Gibt es nur eine bevollmächtigte Person, empfehlen sich getrennte Urkunden für Unternehmen und Privates. Das verwehrt Geschäftspartnern tiefe Einblicke ins Privatleben.
  • Außenverhältnis: Bevollmächtigte erhalten eine umfassende Vertretungsvollmacht in allen oder möglichst vielen Gebieten. Sie sollte ohne Bedingungen erteilt sein. Vertretungsberechtigte müssen sonst bei jedem Rechtsgeschäft beweisen, dass die Voraussetzungen für die Vollmacht vorliegen.
  • Innenverhältnis: Bevollmächtigte, die im Betrieb entscheiden, brauchen Regieanweisungen. Zu wichtigen Punkten sollten Einzelunternehmer oder -unternehmerinnen deutlich machen, wie sie den Betrieb geführt sehen wollen. Außerdem sollte klar sein, ob im Falle einer Geschäftsunfähigkeit die Firma weitergeführt, verkauft oder liquidiert werden soll. Bei GmbH-Mitgesellschaftern ist dies nicht notwendig.
  • Untervollmachten: In Vollmachten ist zu regeln, ob Bevollmächtigte von den Beschränkungen für Insichgeschäfte befreit sind und Untervollmachten erteilen dürfen.
  • Prokura: Es kann sinnvoll sein, Bevollmächtigten für den normalen Geschäftsverkehr auch Prokura zu erteilen. So müssen sie nicht ständig ihre Vollmacht vorlegen.
  • Stimmrechte: Bevollmächtigte können eine Stimmrechtsvollmacht erhalten. Das erlaubt ohne Vorsorgevollmacht das Ausüben des Gesellschafterstimmrechts. Die Stellvertretung in der Geschäftsführung lässt sich durch Bestimmung eines stellvertretenden Geschäftsführers erreichen.
  • Kontrollbetreuung: In der Vorsorgevollmacht kann jemand zur Kontrollbetreuung vorgeschlagen werden, falls es um schwierige Geschäfte geht. Dies sollte aber genau mit dem Anwalt oder der Anwältin besprochen werden, weil es dann wiederum Entscheidungen verzögern könnten.

Alle wichtigen Dokumente müssen leicht verfügbar sein

Die Vorsorgevollmacht oder Versorgungsvollmacht ist das Herzstück jeder Planung für den Notfall. Dies gilt insbesondere für Unternehmer und Unternehmerinnen, die dadurch nicht nur Privatangelegenheiten regeln, sondern die Handlungsfähigkeit des Betriebs sichern wollen. Damit die bevollmächtige Person agieren kann, braucht sie aber neben der Vorsorgevollmacht – mit oder ohne Notar gültig – vor allem den Zugang zu Informationen und Dokumenten. Im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer sollte die Information hinterlegt werden, dass überhaupt eine Vorsorgevollmacht existiert – die Kosten dafür in Form einer einmaligen Registrierungsgebühr sind gering. Um tätig werden zu können, brauchen Bevollmächtigte die Originalurkunde. Zusätzlich sollte ein Notfallkoffer vorbereitet sein, wo die bevollmächtige Person alle für ihre Aufgaben nötigen Informationen findet:

  • Aktuelle Gesellschaftsverträge
  • Beschlüsse der Gesellschafterversammlung
  • Namen, Adressen und Telefonnummern aller Gesellschafter, Vorstands-, Beirats- oder Aufsichtsratsmitglieder
  • Namen, Adressen und Telefonnummern der Personen mit Prokura
  • Geschäftsführerverträge und Anweisungen an Geschäftsführer und Geschäftsführerinnen
  • Namen, Adressen und Telefonnummern aller Beraterinnen und Berater des Unternehmens
  • Aufstellung aller Bevollmächtigten und Vollmachten
  • Versicherungs- und Versorgungsverträge
  • Miet- und Leasingverträge
  • Aufstellung über das Betriebsvermögen
  • Namen, Adressen und Telefonnummern wichtiger Mitarbeitenden etwa im Chefsekretariat oder der Betriebsleitung
  • Jahresabschlüsse

Neben der Versorgungsvollmacht auch weitere Themen angehen

Patienten- und Betreuungsverfügung, Generalvollmacht, Vorsorgevollmacht, Versorgungsvollmacht – ob mit Notar erstellt oder ohne gültig, sind all diese Dokumente wichtig. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten bei der Vorsorgeplanung jedoch zwei weitere Themen nicht vergessen. Einmal ist da der digitale Nachlass im unternehmerischen sowie im privaten Bereich. Jeder Mensch sollte hier regeln, wie seine Vertrauten auf Online- oder Social-Media-Accounts zugreifen können, falls dies nötig sein sollte. Außerdem ist natürlich unabhängig von der Vorsorge für den Notfall wichtig, ein Testament aufzusetzen. Weitere Informationen dazu liefert das folgende Video.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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