Mitarbeiter & Ausbildung

Ein Mitarbeitergespräch führen erfordert gute Vorbereitung

Zur Pflicht von Vor­ge­setz­ten zählt, ein Mit­ar­bei­ter­ge­spräch zu füh­ren. Ein Leit­fa­den für Fra­gen und Pro­to­koll er­leich­tert die Vor­be­rei­tung. Wer rich­tig lobt und durch die ver­ein­bar­ten Zie­le ho­hes Ver­trau­en in ih­re Fä­hig­kei­ten sig­na­li­siert, mo­ti­viert die Be­schäf­tig­ten nachhaltig.

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Ein Mitarbeitergespräch zu führen, gehört zu den wichtigsten Aufgaben von Vorgesetzten. Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) des Institut der deutschen Wirtschaft Köln sieht sieben Hauptfunktionen: Es stärkt die Mitarbeiterbindung, verbessert die Unternehmenssteuerung, erleichtert die Vertrauensbildung, dient als Frühwarnsystem für Mitarbeiterunzufriedenheit, stößt interne Arbeitsoptimierungen an, steuert die Qualifikation, macht unabhängiger vom externen Arbeitsmarkt. Allerdings nur, wenn es aus Sicht beider Seiten gut läuft. Laut einer Studie brachte ihr letztes Mitarbeitergespräch bei 49 Prozent der Befragten keine konkreten Ergebnisse zur Steigerung der Arbeitsproduktivität. Schon vor zehn Jahren klagten ähnlich viele Beschäftigte, kein Feedback zur Leistung zu bekommenzumindest nicht im strukturierten Jahresgespräch. Deshalb sollten Vorgesetzte das Mitarbeitergespräch als Pflicht begreifen und sich von Fachleuten die Arten sowie Ziele erklären lassen. Zudem lässt sich die Vorbereitung auf jedes Mitarbeitergespräch durch einen Leitfaden sowie eine Checkliste mit Fragen oder eine Vorlage für das Protokoll erleichtern – Vorgesetzten könnten dafür Übungsbeispiele durchgehen.

Der Aufwand dürfte sich in jedem Fall lohnen. Bekanntlich wirkt hohe Mitarbeiterzufriedenheit und die damit normalerweise verbundene Loyalität zum Betrieb besonders gut der Abwanderung von Fachkräften entgegen. Auch die Motivation der Beschäftigten kann durch einen konstruktiven Austausch mit dem Führungspersonal einen Schub erhalten. Das gilt verstärkt, wenn die Vorgesetzten an ihren Führungsqualitäten arbeiten und es schaffen, stets den richtigen Ton zu treffen. Selbst die beste Personalstrategie kann nur durch eine gute Personalführung funktionieren. Daher ist es so wichtig, jedes Mitarbeitergespräch konstruktiv zu führen. Wer bislang auf dieses Instrument der Unternehmensführung verzichtet hat, sollte rasch mit dem Aufbau eines Systems für diese Art des Austauschs beginnen und dabei folgende Punkte beachten.

Fest einplanen, ein Mitarbeitergespräch regelmäßig zu führen

Am wirkungsvollsten ist das Mitarbeitergespräch als Bestandteil eines regelmäßigen Dialogs zwischen den Vorgesetzten und ihren Teammitgliedern. Wer ein produktives Mitarbeitergespräch führen will, muss die diversen Arten kennen und braucht eine gute Vorbereitung sowie einen strukturierten Leitfaden, um die richtigen Fragen stellen und ein ordentliches Protokoll verfassen zu können, in dem die vereinbarten Ziele notiert sind. Gehört für Führungskräfte das Mitarbeitergespräch zur Pflicht und wird es ihnen durch Hilfsmittel wie einen Fragebogen oder eine Checkliste sowie idealerweise Übungsbeispiele erleichtert, ist das ein gute Grundlage für den Austausch zwischen Chefs oder Chefinnen und ihren Leuten.

So ein System des permanenten Feedbacks zu installieren, erfordert allerdings Planung und Ausdauer. Reichte es bislang, sporadisch ein Mitarbeitergespräch zu führen, gilt es künftig, Zeit für zusätzliche Treffen in einem sinnvollen Rhythmus vorzusehen. Außerdem sollte geklärt werden, ob die aktuelle inhaltliche Herangehensweise an diesen Austausch noch passt, wenn das Mitarbeitergespräch einen völlig anderen Charakter und Wert für die Unternehmensführung bekommt. Es könnte sinnvoll sein, eine ganz neue Gesprächskultur zu entwickeln. Diese Aufgabe kommt in jedem Fall auf alle zu, die bisher gar keine Mitarbeitergespräche geführt haben. Wichtig ist, sich über die eigenen Ziele klar zu werden. In diese Überlegungen sind auch die Beschäftigten und – falls vorhanden – der Betriebsrat einzubeziehen, um gemeinsam entsprechende Strukturen schaffen zu können. Wer sich mit dem Thema Mitarbeitergespräch noch nicht auseinandergesetzt hat, sollte die Formalien mit dem Anwalt oder der Anwältin besprechen.

Das Mitarbeitergespräch zum richtigen Zeitpunkt führen

Es gibt nicht den einen Anlass, um ein Mitarbeitergespräch zu führen. Für den individuellen Austausch mit Beschäftigten finden sich viele Gründe. Besonders im Fokus steht bei diesem Thema zwar das Jahresgespräch, in dem es um vergangene Leistungen und künftige Aufgaben geht. Viele Vorgesetzte nutzen dieses Mitarbeitergespräch – das eine gute Vorbereitung sowie ein Protokoll erfordert, weil es um Fragen der Zukunft und Ziele geht – dazu, die Motivation der Beschäftigten zu steigern. Deshalb ist es oft verknüpft mit dem Thema Gehalt beziehungsweise den Aspekten geldwerter Vorteil und steuerfreie Zuwendungen.

Grundsätzlich ist es allerdings stets besser, den Zeitpunkt und den Inhalt für ein Mitarbeitergespräch individueller auszuwählen. Der persönlichen Situation der jeweiligen Gesprächspartner lässt sich so besser Rechnung tragen. Zum richtigen Zeitpunkt und mit der richtigen Botschaft kann ein Mitarbeitergespräch auch ohne die Zusage einer Gehaltserhöhung nachhaltig positiv auf Leistung und Einsatzbereitschaft wirken, solange das Thema richtig gewählt, der Ton angenehm und das Ergebnis überzeugend ist. Deshalb sollten alle Vorgesetzten verstehen, dass es verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen gibt und eine individuelle Vorbereitung darauf wichtig ist, am besten mit einem individuellen Leitfaden oder einer spezifischen Checkliste für jede Form, die durch Übungsbeispiele erklärt wird.

Beim Mitarbeitergespräch gibt es viele Anlässe und Arten

Generell lassen sich fünf Anlässe unterscheiden, um ein Mitarbeitergespräch zu führen. Es kann zur Zielvereinbarung, zur Zielerreichung, zur Entwicklungsplanung, zur Karriereplanung sowie aus aktuellem Anlass stattfinden. Gerade in kleinen Unternehmen mit weniger ausgefeilten Personalstrukturen dürften die ersten vier Themen bisher zusammen im – hoffentlich regelmäßigen – Jahresgespräch auftauchen. Dann empfiehlt es sich, zwei getrennte Termine zu planen: einen für das allgemeine Feedback sowie einen für das konkrete Gehaltsgespräch. Aktuelle Anlässe für Mitarbeitergespräche sollte es überall geben. Unternehmerinnen und Unternehmer oder direkte Vorgesetzte sollten es vereinbaren, wenn etwas Wichtiges passiert oder ein bestimmter Zeitpunkt erreicht ist. Motivation ziehen die Beschäftigten etwa aus einem Gespräch, in dem sie Lob nach Abschluss eines Projektes erhalten. Oder einem Austausch nach der Rückkehr aus der Elternzeit, wenn die weitere Zusammenarbeit besprochen wird. Das signalisiert Wertschätzung und motiviert. Zu den akuten Anlässen gehört natürlich auch das Konfliktgespräch, sobald es Probleme mit Disziplin, der Leistung oder Ähnlichem gegeben hat.

Mitarbeitergespräch zeitnah führen, um Feedback zu geben

Ob Lob oder Tadel: Gibt ein Vorfall genug Anlass, um ein Mitarbeitergespräch zu führen, sollte es rasch stattfinden. Unter der Überschrift „Warum Jahresendgespräche überflüssig sind“ kritisiert die „Wirtschaftswoche“, dieses vermeintliche Motivationsinstrument diene häufig nur dem Aufzählen von Fehlern. Das Magazin zitiert Praktiker, die das einmal jährlich stattfindende Gespräch generell als retrospektiv abtun. Sie empfehlen stattdessen einen kontinuierlicheren individuellen Austausch über Stärken und Schwächen der Beschäftigten. „Wer bei einem Projekt einen Fehler gemacht hat und ein halbes Jahr später im Mitarbeitergespräch dafür kritisiert wird, kann nichts mehr verbessern“, sagt Rouven Fuchs, Geschäftsführer bei Accenture Strategy im Bereich Talent & Organization. „Vermutlich sagt der Mitarbeiter dann: ‚Das hätte man mir auch vor einem halben Jahr sagen können.‘“ In vielen Fällen wäre es besser, sofort ein kurzes Feedback zu geben. Im Jahresgespräch kann es dann um die generelle Entwicklung gehen, in das auch diverse Kurzfeedbacks eingehen. Und später getrennt um Gehalt und Extras.

Ein kürzeres, spontanes Mitarbeitergespräch aus aktuellem Anlass lässt sich – ebenso wie die anderen Arten – in seinen Grundzügen planen. Auch dies Mitarbeitergespräch erfordert eine gute Vorbereitung, da konkrete Fragen zu besprechen und Veränderungen oder Ziele per Protokoll festzuhalten sind. Auf außergewöhnliche oder schwierige Themen sollten sich Vorgesetzte deshalb vorbereiten können und dafür einen Leitfaden, eine Checkliste oder Übungsbeispiele nutzen. Je besser Führungskräfte auch mit schwierigen Gesprächen zurechtkommen, umso stärker ist ihre Position als kritische, aber faire Führungs- und Kontrollinstanz.

Auch wenn sie mit mit ihren Beschäftgten ein Mitarbeitergespräch führen, wartet die Hälfte der Vorgesetzten davon keine automatische Steigerung der Arbeitsproduktivität

Zur Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch zählt der Rahmen

Kaum zielgerichtet lässt sich ein Mitarbeitergespräch führen, das mit wenig Vorbereitung auf die Schnelle stattfindet, ohne klare Ziele oder Protokoll. Deshalb sollten Vorgesetzte nicht nur gut überlegen, was der richtige Anlass und der passende Zeitpunkt sind. Sie sollten rechtzeitig die allgemeinen Themen oder Fragen ankündigen, damit sich beide Seiten vorbereiten können, und einen passenden Ort auswählen. Ideal ist es, sich in einen abgeschlossenen Raum zurückzuziehen, das Smartphone auszuschalten und sich genug Zeit zu nehmen. Wer mit einem Ohr zuhört und in Gedanken woanders ist, wird die Motivation des Gesprächspartners oder der Gesprächspartnerin kaum steigern. Nach einem Meeting auf Zuruf im Konferenzraum bleiben und schnell etwas besprechen, zählt nicht zu den anerkannten Arten von Mitarbeitergespräch. Das ist höchstens ein alltäglicher Austausch über laufende Projekte.

Für ein wirklich umfassendes Mitarbeitergespräch sollten zwei Stunden reserviert sein, damit jeder ausreichend Stellung nehmen und seine Position begründen kann. Nur bei Feedback zu einem konkreten Projekt oder bei Gehaltsverhandlungen, die schon durch andere Gespräche vorbereitet wurden, reicht weniger Zeit. Außerdem gehört zur Vorbereitung von Vorgesetzten auf ein Mitarbeitergespräch, dass sie einem dem Inhalt angepassten Leitfaden folgen und per Checkliste prüfen, ob nichts vergessen wurde. Dabei kann auch ein vorbereiteter Fragebogen hilfreich sein. Strukturiertes Vorgehen sollte Pflicht sein – das Mitarbeitergespräch steht symbolisch für den Umgang mit den Beschäftigten und beeinflusst konkret ihre Entlohnung.

Für das Mitarbeitergespräche empfiehlt sich ein Leitfaden

Wer ein Mitarbeitergespräch führen will, sollte einen Dialog anstreben: Vorgesetzte tauschen sich individuell mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin aus. Selten sind weitere Personen dabei, etwa Mitglieder des Betriebsrats oder der Geschäftsleitung, ein Anwalt oder eine Anwältin. Dann dürfte es sich um ein Krisen- oder Konfliktgespräch handeln, also eher die Ausnahme. Für die klassischen Arten von Mitarbeitergespräch, bei dem Beschäftigte durch den offenen Austausch vor allem motiviert werden sollen, empfiehlt beispielsweise ein Leitfaden der Uni Bamberg eine Bandbreite an Themen, die es freundlich im Ton, ehrlich in der Sache und absolut vertraulich zu diskutieren gilt:

  • Arbeitssituation und Rahmenbedingungen in Abteilung sowie Betrieb,
  • gemeinsames Festlegen von Arbeitsergebnissen durch Zielvereinbarungen,
  • Vereinbarung von Fördermaßnahmen zur Zielerreichung,
  • Abstimmung individueller Entwicklungsperspektiven,
  • Erweiterung der Handlungs- und Entscheidungsräume,
  • Bewusstwerdung und Artikulation berufsbezogener Ansprüche, Enttäuschungen, Schwierigkeiten,
  • Erkennen von Konflikten,
  • Rückmeldung über das Führungsverhalten,
  • Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskraft,
  • Förderung des gegenseitigen Verständnisses und Vertrauens,
  • Steigerung der Motivation und Arbeitszufriedenheit sowie
  • Optimierung der Aufgaben Verteilung und Arbeitsabläufe im eigenen Führungsbereich.

Wichtig ist, individuell auf die andere Person einzugehen. Fachleute raten, das Mitarbeitergespräch mit persönlichen – natürlich nicht intimen – Fragen zu lenken, die über Betrieb und konkrete Aufgaben hinausgehen. Beliebt und ein guter Türöffner ist etwa die Frage: „Was motiviert Sie?“, um dann auf Wünsche und Hoffnungen, Stärken und Schwächen, mögliches Verbesserungspotenzial kommen zu können. Das Mitarbeitergespräch erfordert eine gute Vorbereitung, damit über Ziele geredet und in einem Protokoll ein handfestes Ergebnis notiert werden kann. Generell ist aber zu beachten, dass kein Leitfaden, kein Fragebogen und keine Checkliste den ehrlichen Austausch behindert. Die Maxime sollte sein: Gut vorbereitet ins Mitarbeitergespräch gehen, alle aufkommenden Themen offen und kontrovers diskutieren, Ergebnisse oder Vereinbarungen gemeinsam fixieren und sich auf deren Einhaltung verpflichten – das lässt sich auch durch Übungsbeispiele trainieren.

Wenn Vorgesetzte ein Mitarbeitergespräch führen, sollten sie daran denken, dass mehr als die Hälfte der Beschäftigten dabei vor allem Fairness erwartet.

Fragen und Ziele im Mitarbeitergespräch mit dem Team klären

Manche Themen betreffen mehrere Beschäftigte, sind aber nicht wichtig oder interessant genug für eine Betriebsversammlung. Das gilt für Unternehmen jeder Größe – unabhängig davon, wie die Abteilungsstruktur oder Aufgabenverteilung im Tagesgeschäft geregelt ist. Wer nicht nur per Aushang über neue Entwicklungen informieren, sondern Beschäftigte frühzeitig einbinden und ihre Anregungen in Entscheidungen einbeziehen will, kann ein Mitarbeitergespräch mit dem ganzen Team führen. Technisches Fachpersonal könnte so mit der Firmenleitung besprechen, wohin die Reise bei den eingesetzten Maschinen geht. Oder welche Themen der nächsten Messe interessant erscheinen. Der Außendienst könnte so Erfahrungen austauschen und überlegen, ob neue Vertriebsprospekte und Verkaufsargumente mehr Umsatz versprechen. Die Büroangestellten könnten sich mit Vorschlägen einbringen, wie veränderte Prozesse die Abläufe beschleunigen und zu Kostensenkungen beitragen. In vielen Betrieben gibt es schon solche Mitarbeitergespräche in Kleingruppen, die das Unternehmen voranbringen und zugleich die Mitarbeitermotivation erhöhen. Wer gerne allein entscheidet, verzichten allerdings oft darauf und verschenkt Potenzial – zum eigenen Nachteil.

Diskussionen mit dem Team können sehr motivieren

Natürlich ist das Mitarbeitergespräch im Team nach den gleichen grundsätzlichen Regeln zu führen wie ein Einzelgespräch. Gute Vorbereitung, freundlicher Ton, ehrliches Interesse, Offenheit für Fragen sowie Respekt für alle Beteiligten sollten selbstverständlich sein. Allerdings sind einige Besonderheiten zu beachten, weil es ja um den gleichzeitigen Austausch mit mehreren Personen geht. In der Vorbereitung müssen Vorgesetzte darauf achten, dass sie den Beitrag aller zu dem Thema einschätzen können und niemanden ignorieren. Wer im Tagesgeschäft – quasi als kleines Rädchen im Getriebe – nie in Erscheinung tritt, kann trotzdem wertvolle Anregungen liefern, wenn man ihn oder sie ernst nimmt. Außerdem steigert es die Mitarbeiterzufriedenheit, wenn alle in einer Runde mit Vorgesetzten auf Augenhöhe am Lösen von Problemen mitwirken. Um dies zu erreichen, ist eine kollegiale, offene Diskussionsrunde erforderlich, in der sich jeder einbringen kann und wertgeschätzt fühlt. Unter allen Arten dürfte diese Form von Mitarbeitergespräch mit die größte Herausforderung sein, weshalb Übungsbeispiele hilfreich wären.

Mitarbeitergespräch im Team sehr konsequent führen

Mit dem Teamaspekt verbunden sind hohe Anforderungen an den Rahmen, in dem sich so ein Mitarbeitergespräch führen lässt. Der Moderator oder die Moderatorin muss die Zügel in der Hand halten, ohne die Teilnehmenden in eine Richtung zu lenken und ihnen so die Kreativität zu rauben. Wichtig sind klare Spielregeln für den Austausch in der Gruppe, die am besten von allen gemeinsam mit erarbeitet werden – dann fällt es ihnen leichter, sie einzuhalten. Abgesprochen werden sollte etwa, wie lange jemand reden darf. Wer nur zwei Minuten hat, formuliert prägnant und kommt schnell auf den Punkt, statt alle mit ausschweifenden Schilderungen zu ermüden. Zudem sollte sich jeder zu Pünktlichkeit, Vertraulichkeit und Offenheit gegenüber allen Argumenten sowie der Bereitschaft zur konstruktiven Mitarbeit verpflichten. Und natürlich, die einmal getroffenen Vereinbarungen umzusetzen. So entsteht im Team das Gefühl, dass man an einem Strang zieht und etwas bewirkt – was auf die Mitarbeitermotivation einzahlt.

Diskussionen im Team erfordern besondere Vorbereitung

Wer ein Mitarbeitergespräch führen will, sollte zum Erreichen seiner Ziele grundlegende Erkenntnisse über Kommunikationstechniken praktisch anwenden. Das erfordert kein Hochschulstudium, sondern Verständnis für den Umgang mit und den Effekt von Sprache – was in jeder Lebenslage hilft. Ganz wichtig zur Vorbereitung auf das Einzel- oder Teamgespräch – das sollten alle verstehen – ist, die Person vom Thema zu trennen. Auch wenn man jemanden persönlich nicht mag: Selbst dieser Beitrag zur Sache könnte ins Schwarze treffen und allen dienen. Ebenfalls wichtig, natürlich auch im Einzelgespräch: Eindeutige Fragen stellen, sonst gibt es unklare Antworten. Und verständliche Aussagen treffen, sonst interpretiert jeder das Gehörte für sich anders. Abweichende Meinungen sollten als Befürchtung oder Nachfrage formuliert sein, nicht als Vorwurf. Außerdem sind Ich-Botschaften im Teamgespräch wichtig: Nicht nur, dass sich alle motivierter an der Lösungssuche beteiligen, wenn man sie darum bittet. Spricht jemand ständig andere Teilnehmer mit Du-Botschaften auf Einzelthemen an, fühlen sie sich schnell ausgeschlossen.

Ziele aus dem Mitarbeitergespräch im Protokoll festhalten

Die Abwesenheit von Kritik ist Anerkennung genug? Will man ein Mitarbeitergespräch führen, wäre das die völlig falsche Einstellung. Vielmehr ist Lob oft der beste Weg, um jemanden positiv zu beeinflussen und zu besseren Leistungen anzuspornen. Natürlich können auch Geld und Verantwortung motivieren. Aber ganz ohne Zuspruch läuft im Privaten wie im Berufsleben wenig. Oft tragen Unternehmer oder Unternehmerinnen durch mürrisches Verhalten und einsame Entscheidungen sogar dazu bei, dass ihre Beschäftigten häufig krank sind. Dabei bietet das Mitarbeitergespräch doch die beste Gelegenheit zum Loben. Vorgesetzte sollten gut vorbereitet hineingehen und gleich zu Beginn eine besondere Leistung hervorheben, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Wichtig sind konkret beschreibende und positive Formulierungen, die Emotionen transportieren, natürlich ehrlich gemeint: „Das freut mich sehr.“ Findet das Mitarbeitergespräch nicht nur einmal im Jahr statt, sondern öfter, besteht so die Chance, regelmäßig und zeitnah gute Leistungen zu loben. Mit guter Vorbereitung kann das Mitarbeitergespräch zum Motivationsturbo werden.

Mitarbeitergespräch hat das Potenzial zum Motivationsturbo

Wer ein Mitarbeitergespräch führen will, sollte aber nicht nur zurückblicken – Lob bezieht sich stets auf bereits Geschafftes. Ebenso wichtig ist es, kurz- und mittelfristige Ziele zu formulieren sowie deren Erreichen individuell per Protokoll zu vereinbaren, gegebenenfalls in mehreren Stufen. Auf diese Weise merken die Beschäftigten, dass ihre Vorgesetzten ihnen etwas zutrauen. Und bereit sind, individuell in sie zu investieren, beispielsweise in Form von Weiterbildung. Werden Ziele sowie die zu ihrer Erreichung erforderlichen Maßnahmen gemeinsam erarbeitet, kann durch ein Mitarbeitergespräch die Motivation erheblich steigen. Dieses Herangehen lässt sich anhand von Übungsbeispielen gut trainieren. Damit stets die Vorbereitung stimmt, das Mitarbeitergespräch einem sinnvollen Leitfaden folgt und das Ansprechen wichtiger Punkte per Checkliste überprüft wird.

Um das Thema Mitarbeitergespräch geht es auch im folgenden Video.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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