Steuern & Abgaben

Wie Unternehmen Firmenwagen richtig versteuern

Wie Fir­men­wa­gen zu ver­steuern sind, hängt von der be­trieb­lichen Nut­zung ab. Fir­men dür­fen die Kos­ten für Dienst­wa­gen steu­er­lich ab­set­zen. Dafür müs­sen Selb­stän­di­ge und An­ge­stell­te aber Pri­vat­fahr­ten ver­steuern. Die Steu­er­be­ra­tungs­kanz­lei kennt die kniff­li­gen De­tails.

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Kein Thema verursacht zuverlässiger Streit mit dem Finanzamt als die steuerliche Behandlung von Firmenwagen. Unternehmen dürfen die Kosten für Dienstwagen steuerlich absetzen, die auf den Betrieb zugelassen und geschäftlich im Einsatz sind. Im Gegenzug sind Privatfahrten mit dem Firmenwagen von den Nutzern zu versteuern. Hier beginnen die Probleme. Wie der Firmenwagen beziehungsweise private Nutzungsanteil zu versteuern ist, hängt vom Anteil der betrieblich gefahrenen Kilometer ab. Es macht beim Firmenwagen steuerlich einen Unterschied, ob er als Betriebsvermögen oder Privatvergnügen gilt. Bei manchen Betrieben, etwa Taxiunternehmen, ist das eindeutig. Diese Branchen versteuern ihre Firmenwagen über den Betrieb und setzen die Kosten in der Steuererklärung an. In weniger klaren Fällen verlangt das Finanzamt einen Nachweis der betrieblichen Nutzung – wie Kilometer- oder Reisekostenabrechnungen oder ein Fahrtenbuch. Über mindestens drei Monate sollten Unternehmen deshalb geschäftliche Fahrten mit Datum, Anlass und Kilometerstand dokumentieren. Fahren Angestellte oder Selbständige einen Firmenwagen privat, fällt Einkommensteuer auf die Privatnutzung an.

Firmenwagen versteuern: Die be­trieb­li­che Nut­zung ent­schei­det

Das Finanzamt erkennt Firmenwagen nur steuerlich an, wenn Unternehmen sie im Geschäftsbetrieb einsetzen. Gehen über 50 Prozent der zurückgelegten Kilometer auf das Konto von Dienstfahrten, gehören Firmenwagen steuerlich immer zum notwendigen Betriebsvermögen. Kosten lassen sich vollständig steuerlich absetzen. Dafür verlangt der Fiskus, dass Unternehmer und Unternehmerinnen ihre Privatfahrten mit dem Firmenwagen versteuern. Machen geschäftliche Fahrten dagegen weniger als zehn Prozent aus, gehört das Fahrzeug zum Privatvermögen. Aufwendungen sind privat veranlasst und keine Betriebsausgaben.  Kosten für Geschäftsreisen mit dem Privat-Pkw können Selbständige nur über die gesetzliche Kilometerpauschale oder gegen Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen abrechnen. Aus den Gesamtkosten errechnen Steuerberater oder Steuerberaterin dann eine individuelle Kilometerpauschale. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent besteht ein Wahlrecht. Selbständige können das Fahrzeug als Firmenwagen versteuern, indem sie es als gewillkürtes Betriebsvermögen ins Anlageverzeichnis aufnehmen und als Einlage verbuchen. Oder sie verzichten auf die Versteuerung als Dienstwagen und belassen das Fahrzeug im Privatvermögen.

Vor­her Kos­ten prü­fen: Teu­re Dienst­wa­gen als Steu­er­fal­le

Schaffen sich Unternehmer oder Unternehmerin einen Firmenwagen an, wollen sie die Kosten steuerlich absetzen. Damit das Finanzamt den Dienstwagen steuerlich akzeptiert, sind aber einige Spielregeln zu beachten. Wer beispielsweise Verluste schreibt und einen teuren Sportwagen fährt, dem verweigert der Fiskus erfahrungsgemäß den Betriebsausgabenabzug. Der Firmenwagen lässt sich dann nicht über den Betrieb versteuern. Die Begründung: Die Luxuskarosse ist Privatvergnügen, kein betriebsnotwendiges Anlagevermögen. Überlassen Unternehmen ihren Beschäftigten einen Dienstwagen, ist dies aber betrieblich veranlasst – die Kosten lassen sich steuerlich absetzen. Vorsicht ist bei der Fahrzeugauswahl für geschäftsführende Gesellschafter sowie Familienangehörige geboten. Überdimensionierte Dienstwagen lassen sich nicht über den Betrieb versteuern. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung geht das Finanzamt dem Verdacht auf verdeckte Gewinnausschüttung nach. Die Kosten solcher Firmenwagen lassen sich dann nicht steuerlich absetzen – Steuernachzahlungen drohen. Vor Kauf oder Leasing von Dienstwagen sollte die Steuerberatungskanzlei daher die Kosten prüfen. Die Experten wissen auch, wie Privatfahrten mit dem Firmenwagen zu versteuern sind.

Wel­che Kosten für Dienstwagen sich steu­er­lich ab­set­zen las­sen

Erbringen Unternehmen den Nachweis, dass sie den Firmenwagen überwiegend betrieblich nutzen, dürfen sie sämtliche Kosten steuerlich absetzen. Das spart Geld. Betriebe setzen sowohl Anschaffungs- als auch laufende Betriebskosten gewinnmindernd in der Steuererklärung an. Im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung dürfen sie zudem die Vorsteuer abziehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Firmen das Fahrzeug kaufen und ins Betriebsvermögen aufnehmen oder sich für Leasing entscheiden. Grundsätzlich gilt jedoch: Dürfen Angestellte, Unternehmer oder Unternehmerinnen den Firmenwagen auch privat fahren, müssen sie die Privatnutzung anteilig versteuern. Dieser geldwerte Vorteil unterliegt auch der Umsatzsteuer. Mit den zum Teil kniffligen Details bei Buchführung und Lohnabrechnung kennen sich Steuerberater und Steuerberaterin am besten aus. Unternehmerinnen und Unternehmer haben folgende Vorteile, wenn sie den Firmenwagen über den Betrieb versteuern:

  • Investitionsabzugsbetrag: KMU können schon drei Jahre vor der Anschaffung bis zu 50 Prozent der Kosten für einen Firmenwagen vom Unternehmensgewinn abziehen. Auch eine 20-prozentige Sonderabschreibung ist bei Einhaltung bestimmter Gewinngrenzen möglich. Beides gilt jedoch nur, wenn Unternehmen das Fahrzeug zu mindestens 90 Prozent betrieblich nutzen.
  • Abschreibung: Läuft die Versteuerung von Dienstwagen über den Betrieb, sind Anschaffungskosten regulär über sechs Jahre abzuschreiben. Bei Gebrauchtwagen oder hohen jährlichen Fahrleistungen lässt sich der Abschreibungszeitraum verkürzen.
  • Sonderabschreibung für E-Autos: Unternehmen, die rein elektrisch betriebene Lieferfahrzeuge kaufen, profitieren bis Ende 2030 zusätzlich von einer 50-prozentigen Sonderabschreibung im Jahr der Anschaffung. Außerdem erhalten Betriebe, die Elektro-, Hybridelektrofahrzeuge oder Firmenfahrräder mieten oder leasen, Erleichterungen bei der Gewerbesteuer.
  • Laufende Kosten: Sämtliche Kosten der Firmenwagen lassen sich steuerlich absetzen. Als Betriebsausgabe zählen Treibstoffkosten, Reparatur, Wartung, Leasingraten, aber auch Unfallkosten, Steuern und Versicherungsbeiträge. Die beiden letztgenannten sind jedoch nicht vorsteuerabzugsfähig.

Firmenwagen: Steuerliche Behandlung im Be­triebs­ver­mö­gen

Unternehmen müssen Firmenwagen im Betriebsvermögen halten, um sämtliche Kosten steuerlich absetzen zu können. Doch ob sich ein Firmenwagen steuerlich lohnt, zeigt sich oft erst hinterher. Denn verkauft ein Unternehmen den Firmenwagen, muss es den Veräußerungsgewinn voll versteuern und auch Umsatzsteuer abführen. Häufig ist der Marktwert höher als der Restbuchwert. Mit der Entnahme von Dienstwagen aus dem Betriebsvermögen sind somit auch stille Reserven zu versteuern. Nachteile bringt das besonders für Selbständige, die den Pkw im gewillkürten Betriebsvermögen halten und mehr privat als geschäftlich fahren. Weil sie Privatfahrten mit dem Firmenwagen anteilig versteuern müssen, fällt auch der betriebliche Steuervorteil geringer aus. Dennoch ist es rechtens, dass der Fiskus den gesamten Buchgewinn besteuert, bestätigte der Bundesfinanzhof (VIII R 9/18). Ein weiterer Nachteil: Machen betriebliche Fahrten unter 50 Prozent aus, müssen Fahrerinnen und Fahrer von Dienstwagen grundsätzlich ein Fahrtenbuch führen. Privatfahrten mit dem Firmenwagen lassen sich dann nicht pauschal versteuern.

Um­satz­steu­er: Wie der Dienstwagen zu versteuern ist

Die Antwort auf die Frage, wie Firmenwagen zu versteuern sind, ist komplex, denn Umsatz- und Einkommensteuer folgen unterschiedlichen Regeln. Den Vorsteuerabzug nutzen viele Unternehmen: beim Kauf ihrer Firmenwagen sowie den laufenden Kosten, die sie zudem in ihrer Steuererklärung steuerlich absetzen. Selbständige dürfen die Mehrwertsteuer der Anschaffungskosten als Vorsteuer aber selbst dann abziehen, wenn das Fahrzeug einkommensteuerrechtlich zum Privatvermögen gehört. Der Trick: Machen die betrieblichen Fahrten mehr als zehn Prozent aus, lässt sich der Pkw – vollständig oder anteilig – dem umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen zuordnen. Nach dem Fahrzeugkauf müssen Selbständige dies dem Finanzamt aber bis 31. Mai des Folgejahres schriftlich anzeigen. Den Vorsteuerabzug beantragen sie per Umsatzsteuervoranmeldung. Damit ist der Privat-Pkw im Umsatzsteuerrecht wie ein Firmenwagen zu versteuern. Im Gegenzug fällt Umsatzsteuer auf den Anteil der Privatfahrten mit dem Firmenwagen sowie beim Verkauf an. Worauf bei der Versteuerung von Dienstwagen im Detail zu achten ist, sollten Firmenchefs und Firmenchefinnen vorab mit ihrer Steuerberatungskanzlei besprechen.

Rei­se mit dem Firmenwagen: Privat­fahr­ten sind zu versteuern

Unternehmen, die Kosten für Dienstwagen steuerlich absetzen, müssen auch Privatfahrten mit dem Firmenwagen anteilig versteuern. Egal ob Unternehmer, Unternehmerin oder Angestellte: Wer einen Firmenwagen nach Feierabend fährt, muss Steuer auf die Privatnutzung zahlen. Selbständige rechnen dafür die privat veranlassten anteiligen Kosten sowie Vorsteuern für den Dienstwagen dem Unternehmensgewinn als Nutzungsentnahme hinzu. Diese Betriebseinnahmebuchung gleicht die Privatfahrten mit dem Firmenwagen steuerlich aus. Bei Beschäftigten sowie angestellten Geschäftsführern und Geschäftsführerinnen erfolgt der Steuerabzug direkt über die Lohnabrechnung. Um Privatfahrten mit dem Firmenwagen richtig zu versteuern, müssen Unternehmen die anteiligen Kosten ermitteln. Hierzu gibt es zwei Methoden:

  • Eine exakte Kostenaufschlüsselung anhand der gefahrenen Kilometerleistung. Dafür ist bei Nutzung des Dienstwagens ein Fahrtenbuch zu führen.
  • Ein-Prozent-Regelung: Die pauschale Hinzurechnung von einem Prozent des Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs pro Kalendermonat plus 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer zur ersten Tätigkeitsstätte. Übersteigt der so ermittelte Nutzungswert jedoch die tatsächlichen Kosten, sind nur diese anzusetzen.

Fahrtenbuch: Wenn der Fiskus die Privatnutzung unterstellt

Wer ein E-Auto als Firmenwagen fährt, muss weniger versteuern: Bis 2030 ist nur ein Viertel des Bruttolistenpreises anzusetzen – beim Nachweis per Fahrtenbuch ein Viertel der Abschreibung oder Leasingrate. Was viele Selbständige jedoch nicht wissen: Können sie nicht nachweisen, dass sie den Dienstwagen zu über 50 Prozent betrieblich nutzen, akzeptiert der Fiskus die Ein-Prozent-Regelung nicht. Fehlt dann der Nachweis per Fahrtenbuch, schätzt das Finanzamt den privaten Nutzungsanteil. Auch wenn Unternehmen mehrere Fahrzeuge besitzen, unterstellt der Fiskus häufig für alle Firmenwagen eine Privatnutzung und verlangt die Steuer. Wichtig ist es deshalb, klare Regeln zur Nutzung von Dienstwagen aufzustellen. Sind beispielsweise private Spritztouren vertraglich verboten, geht der Fiskus leer aus. Darüber hinaus gilt: Vermeintliche Privatfahrten mit einem Firmenwagen sind nicht zu versteuern, wenn der Unternehmer oder die Unternehmerin einen höherwertigen Privat-Pkw besitzt (9K104/19). Unternehmen sollten dieses komplexe Thema daher immer mit Steuerberater oder Steuerberaterin besprechen.

Wie die Privatnutzung von Dienstwagen zu versteuern ist, erfahren Sie in folgendem Video:

 

PRODUKTEMPFEHLUNG VON DATEV
Firmenwagen des Unternehmers

Lesen Sie im Fachbuch alles Wissenswerte zur Behandlung des Firmenwagens im Einkommen- und Umsatzsteuerrecht. Außerdem werden die Maßnahmen zur steuerlichen Förderung der Elektromobilität beschrieben.

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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