Digitalisierung

Digitalisierung am Arbeitsplatz braucht einen klaren Plan

Digitalisierung am Ar­beits­platz hat vie­le Fa­cet­ten – es geht nicht nur um Tech­nik, son­dern auch um bes­se­re Pro­zes­se und Schu­lun­gen. Der Aus­tausch mit Ex­per­ten über er­folg­ver­spre­chen­de Pro­jek­te bringt mehr als tech­ni­sche Auf­rüs­tung nach dem Gießkannenprinzip.

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Unternehmer, die in digitale Technologien investieren, dürfen sich bestätigt fühlen. 92 Prozent der vom Digitalverband Bitkom befragten Beschäftigten finden ihren Einsatz gut. Beim Blick auf Pro und Contra sehen insgesamt zwei Drittel die Digitalisierung am Arbeitsplatz in der eigenen beruflichen Situation eher als Chance denn als Risiko – erkennen also mehr Vor- als Nachteile und haben scheinbar wenig Angst vor einem Arbeitsplatzverlust. Bei den unter 30jährigen sind es sogar 70 Prozent. Die ablehnende Haltung ihrer Beschäftigten können Firmenchefs also nicht anführen, wenn sie auf den Einsatz moderner Technologien verzichten. Eher sollten sie überlegen: Kommen potenzielle Mitarbeiter zu einem Betrieb, der die Herausforderung durch die Digitalisierung scheut, wo sich also beispielsweise kein flexibler Arbeitsplatz findet? Sprengstoff birgt dieses Thema insbesondere für kleinere Unternehmen etwa in Handwerk oder Handel, viele hinken technisch hinterher. Dort läuft auf zahlreichen Rechnern sogar noch Windows 7, obwohl Microsoft den Support des elf Jahre alten Betriebssystems eingestellt hat.

Digitalisierung am Arbeitsplatz braucht ei­nen klaren Plan

Digitalisierung am Arbeitsplatz kann Unternehmen zum attraktiven Arbeitgeber machen, außerdem lassen sich Leistungen so schneller, flexibler, kostengünstiger und kundenorientierter erbringen. Insofern sollte die Frage nach dem Pro und Contra leicht zu beantworten sein. Mancher Firmenchef im Mittelstand empfindet die Digitalisierung aber als Herausforderung, und ein flexibler Arbeitsplatz ist hier nicht das einzige Thema. Eine Studie des Internetdienstleisters 1&1 attestiert vielen Kleinunternehmern eine „Zufriedenheitsstarre“: Sie sehen die Vor- und Nachteile etwa der Digitalisierung am Arbeitsplatz, treiben sie aber nur langsam voran. Außerdem fühlt sich laut Gallup Engagement Index jeder dritte Beschäftigte bei dem Thema alleingelassen – wegen fehlender Weiterbildung. „Es geht bei der digitalen Transformation nicht allein um Tools und neue Technologien, sondern um die Veränderung der Arbeitskultur,“ sagt Marco Nink von Gallup. „Das fängt bei den Mitarbeitern an.“ Unternehmen brauchen einen guten Plan, damit die Digitalisierung am Arbeitsplatz funktioniert und nur wenigen Beschäftigten ein Arbeitsplatzverlust droht. Sie müssen vier Aspekte berücksichtigen:

Prioritäten bei Digitalisierung am Arbeitsplatz legen

Viel hilft viel? Dieser Ansatz macht Digitalisierung am Arbeitsplatz rasch zum finanziellen Fiasko. Gerade kleinere Betriebe sollten gezielt in Technologien investieren, die erkennbare Vorteile versprechen und wenig Nachteile bergen – und die Gießkanne vergessen. Oft empfiehlt es sich, mit allgemeiner Büroarbeit und interner Kommunikation zu beginnen. Kaufmännische Prozesse und direkte Kundenkommunikation sollten auch ein Thema sein. Wichtig ist die differenzierte Betrachtung, wertvoll deshalb der Rat von Spezialisten. Die Kommunikation etwa lässt sich theoretisch optimieren, indem E-Mails systematischer genutzt werden. Praktisch ist die Einschätzung von Experten hilfreich, ob der Einsatz speziell zur internen Zusammenarbeit entwickelter Collaboration-Software nicht besser wäre. Ähnlich sieht es bei Kunden- und kaufmännischen Themen aus. Die Erweiterung der Finanzsoftware durch eine CRM-Lösung mit Datenbank erleichtert den Kundenkontakt und das Erstellen maßgeschneiderter Angebote. Das ist besser, als Informationen für individuelle Angebote in alten Schreiben zu suchen. Mit dieser Art der Digitalisierung lässt sich außerdem eher ein flexibler Arbeitsplatz gestalten.

„Unternehmen vergessen bei der Digitalisierung leider häufig die Menschen. Es geht bei der digitalen Transformation nicht allein um Tools und neue Technologien, sondern um die Veränderung der Arbeitskultur. Das fängt bei den Mitarbeitern an.“

Marco Nink, Managementexperte beim Marktforschungsinstitut Gallup

Digitalisierung am Arbeitsplatz trifft nicht nur Büro

Ganz wichtig: Digitalisierung am Arbeitsplatz inklusive aller Vor- und Nachteile ist mehr als neue Software im Büro. Es geht um unterschiedliche Methoden und Technologien beispielsweise auch in Produktentwicklung oder Prozessplanung, die eins gemeinsam haben: Sie werden durch die Digitalisierung ermöglicht, weil sie auf der Basis ausgefeilter Programme und enormer Rechenleistung funktionieren. Modernste Sensortechnik etwa erlaubt eine direkte Zusammenarbeit von Menschen und Maschinen. 3D-Software verändert Entwicklung, Planung und Fertigung. Mittels Augmented Reality lassen sich den Beschäftigten individuelle Prozesse, Abfolgen oder Zusatzinformationen für ihre Aufgaben in eine Datenbrille einblenden. Deshalb sollte jeder Firmenchef sich den Herausforderungen der Digitalisierung am Arbeitsplatz quasi im Dreisprung nähern: Am Anfang steht die grundsätzliche Aufgeschlossenheit für jede Art technologischer Neuerung. Es folgt die Überlegung, welche konkrete Technologie oder Anwendung das Unternehmen erfolgreicher macht. Dann gilt es, die passende Technik einzuführen und den Mitarbeitern zu erklären. Schließlich sollen sie die Neuerungen verstehen und zum Vorteil des Unternehmens einsetzen.

Studie von DATEV und handwerk magazin liefert wertvolle einblicke
so steht es aktuell um die Digitalen Prozesse im Handwerk

Digitale Lösungen sind in den meisten Handwerksbetrieben in Deutschland inzwischen Alltag. Das gilt auch in der kaufmännischen Abwicklung. Rund 20 Prozent der Betriebe peilen hier inzwischen das nächste Level an: Tendenziell jüngere Handwerksunternehmer und -unternehmerinnen in Großstädten planen, in digitale Lösungen zu investieren, die helfen, die vorhandenen digitalen Prozesse besser zu integrieren und komplett auf Papier zu verzichten. Die Vorreiter haben außerdem Entwicklungen wie Plattformökonomie und Künstliche Intelligenz im Blick. Das sind zentrale Ergebnisse der dritten Studie zur Digitalisierung im Handwerk, die der IT-Dienstleister DATEV eG und der bundesweit erscheinende Wirtschaftstitel „handwerk magazin“ gemeinsam erstellt haben. Dafür wurden 1.000 Handwerker aller Branchen ausführlich telefonisch befragt. Mehr als zwei Drittel der Befragten sind Inhaber oder Geschäftsführer eines Handwerksbetriebs.

Hier die wichtigsten Ergebnisse der Studie „Digitale Prozesse im Handwerk“

Pro und Contra neuer tech­ni­scher Aus­stattung prüfen

Steht fest, wo die Digitalisierung am Arbeitsplatz den größten Nutzen verspricht, ist die Technik entsprechend anzupassen. Das kann ebenso die Investition in neue Software sein wie die Anschaffung leistungsfähigerer Hardware. Wichtig in diesem Zusammenhang: In der Regel erfordert die Digitalisierung auch mehr Standardisierung. Ein flexibler Arbeitsplatz etwa entsteht per Digitalisierung nur, falls die Beschäftigten überall mit einheitlicher Hard- und Software arbeiten können. Nötigenfalls am Schreibtisch der Kollegen. Das erleichtert nicht nur die Bedienung. Es macht die Wartung kostengünstiger und garantiert, dass sich Dokumente an jedem Computer öffnen lassen. Ebenfalls wichtig ist die Frage der IT-Sicherheit. Drucker etwa sollten genauso gut geschützt sein wie Rechner – bei einer Einbindung ins WLAN unbedingt durch eigene starke Passwörter. Zur Entscheidung über die technische Ausrüstung gehört zudem, ob alle Mitarbeiter ein Smartphone mit bestimmten Apps bekommen. Interne Kommunikation und Produktivität könnten sich dadurch verbessern. Solche Überlegungen sollten aber zuerst mit dem Anwalt besprochen werden.

Ganz unter­schied­li­che Her­aus­for­derungen für Beschäftigte

Bei Digitalisierung am Arbeitsplatz dürfen Firmenchefs nicht nur ans Büro denken. Damit müssen auch Mitarbeiter im Außendienst zurechtkommen, etwa Verkäufer, Handwerker oder Monteure. Auch sie profitieren vom durchdachten Einsatz digitaler Technologie beispielsweise in Form smarter Endgeräte und ihre Tätigkeiten unterstützenden Apps. Zudem sind Beschäftigte in der Fertigung betroffen. Ihnen beschert die Digitalisierung am Arbeitsplatz mehr Veränderungen als jenen, die schon immer am Schreibtisch gearbeitet haben. Der Büroangestellte muss vielleicht die Anwendung neuer Apps erlernen. Das ist aber keine echte Umstellung im Vergleich zum Mitarbeiter, der früher mit einem Schraubenzieher durch die Werkshallen lief und den Zustand der Maschinen prüfte. Jetzt dirigiert vielleicht eine Datenbrille seinen Kontrollgang, und er dokumentiert seine Tätigkeit digital per Mobilgerät. Die Ausstattung der Beschäftigten in den verschiedenen Unternehmensbereichen mit neuer Technologie muss also gut geplant sein. Dabei muss der Firmenchef neben nur technischen Aspekten der Digitalisierung am Arbeitsplatz auch an Herausforderungen wie einen möglichen Arbeitsplatzverlust denken.

Verbesserung bei Or­ga­ni­sa­tion und Pro­zessen anstreben

Digitalisierung am Arbeitsplatz ist mehr als eine technische Frage. Viele Software-Lösungen entfalten ihre volle Wirkung erst, wenn die Prozesse optimiert sind. Manchmal ergibt sich diese Optimierung aus dem Einsatz der Software. Aber mindestens ebenso oft muss der Firmenchef mit den Beschäftigten klären, welcher Arbeitsablauf besser wäre. Der wird in die digitale Welt übertragen. Wobei stets die Maxime gilt: Analoge Arbeitsschritte sind zu vermeiden. Nur durchgängige Digitalisierung macht die Büroarbeit wirklich effizienter. Das bedeutet etwa, eingehende Dokumente konsequent durch Einscannen zu digitalisieren. Also ist zu prüfen, ob die technische Ausstattung das erlaubt. Oder – vor der vermeintlich unverzichtbaren Anschaffung eines Scanners – zu prüfen, ob das Outsourcing des Einscannens nicht die bessere Lösung wäre. Auch hier sollten Firmenchefs vor Entscheidungen externen Rat einholen. Das gilt ebenso für die Digitalisierung in der Fertigung: Wie lassen sich Prozesse optimieren, welche modernen Technologien helfen wirklich? Digitalisierung am Arbeitsplatz darf nie ein Bauchthema sein und Insellösungen produzieren.

Die Grafik zeigt dass drei Viertel der Unternehmer ihre Belege zumindest teilweise noch in Papierform zum Steuerberater schicken. Die Digitalisierung am Arbeitsplatz ist hier also noch verbesserungswürdig.Mitarbeiter ein­bin­den und ziel­ge­rich­tet weiterbilden

Digitalisierung am Arbeitsplatz ist ein wichtiges Thema für Firmenchefs. Die betrachten es aber insbesondere aus Unternehmerperspektive. Doch auch Mitarbeiter wissen aus ihrer täglichen Erfahrung, welche Prozesse sich verbessern lassen oder wo Software-Lösungen verbesserungsbedürftig sind. Deshalb sollten sie eingebunden sein – auch weil mit ihrem Input per Digitalisierung dann leichter ein flexibler Arbeitsplatz zu realisieren ist. Stehen Konzept und Technik, brauchen die Beschäftigten natürlich Schulungen für neue Abläufe und Technologien. Wer nicht weiß, was er wie womit tun soll, liefert kaum gute Ergebnisse. Resultat wären Frust und Ärger bei Chef wie Mitarbeiter sowie Angst vor Arbeitsplatzverlust. „Wir brauchen kreative Menschen, die aus Daten Informationen machen – und so neue Geschäftsmodelle entwickeln und Arbeitsprozesse perfektionieren“, so Andreas Boes, Direktor des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation. „Wir brauchen Beschäftigte, die neue, innovative Ideen haben.“ Das können sie mithilfe digitaler Technologien leisten. Aber nur, wenn ihr Chef sie mitnimmt, indem er sie schult, motiviert und einbezieht.

Zunahme der psychi­schen Be­las­tun­gen in Grenzen halten

Forscher des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) sehen bei der Digitalisierung am Arbeitsplatz drei wesentliche Herausforderungen für Mitarbeiter. Neben der kontinuierlichen Weiterbildung seien zunehmende Arbeitsleistung und wachsende psychische Belastungen wichtig, da Digitalisierung am Arbeitsplatz ebenso Vor- wie Nachteile hat. Ihr Rat: Kontinuierliche Weiterbildung sollte nicht nur dazu dienen, die Arbeitsleistung zu steigern. Sondern auch die wachsende psychische Belastung in Grenzen halten, woran Unternehmern mit Blick auf mögliche Krankschreibungen ebenso gelegen sein sollte. Schließlich hilft es wenig, wenn jemand mithilfe digitaler Technologie kurzfristig neue Höchstleistungen bringt, dann aber ausbrennt und dadurch ausfällt. Der unreflektierte Breitband-Einsatz neuer Medien und Apps kann faszinieren, ohne Anleitung aber schnell überfordern. Wer digitalisiert, sollte deshalb genau überlegen, wie er die Beschäftigten so qualifiziert, dass sie sich nicht gestresst fühlen.

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Digitalisierung am Arbeitsplatz wirkt sich überall aus

Besondere Aufmerksamkeit sollten Firmenchefs jener Digitalisierung widmen, durch die ein Arbeitsplatz nicht nur flexibler wird, sondern sich ins Home-Office verlagert. Oder ins Mobile Office. Auch hier gibt es Pro und Contra. Manchmal lässt sich das Arbeiten von zuhause oder unterwegs erst durch den Einsatz neuer Technologien ermöglichen. Betritt das Unternehmen mit der technischen Aufrüstung also auch arbeitsorganisatorisches Neuland, sind hier viele Aspekte mit dem Anwalt zu klären. Etwa Themen wie Versicherung im Home-Office, Klauseln im Arbeitsvertrag oder Arbeitserfassung und -kontrolle. Besteht die Erlaubnis zum Home-Office länger, ist die genutzte technische Ausstattung analog zur Digitalisierung am Arbeitsplatz im Büro zu ergänzen. Sonst klappt es nicht mit der durchgängigen technischen und organisatorischen Standardisierung, einem erklärten Ziel der meisten Programme zur Digitalisierung.

Dass Digitalisierung am Arbeitsplatz keineswegs nur ein Thema für Büroangestellte ist oder Investitionen in neue Produktionsanlagen betrifft, zeigen viele Beispiele. Selbst in den Filialen kleiner Handels- oder Handwerksunternehmen können die Mitarbeiter davon profitieren, wenn der Chef entsprechende Lösung intelligent einsetzt. Vorbildlich dafür ist die Digitalisierung bei der Bäckerei Huth, die im folgenden Video zu sehen ist. Ein einfaches Beispiel für wirksame Digitalisierung am Arbeitsplatz: Bei Huth dient ein Team-Netzwerk namens „Teambook“ als Wissensplattform und zum Informationsaustausch, das etwa auch die Verkäufer und Verkäuferinnen am Tresen nutzen. Statt analoger Ordner stehen jetzt Tablets in den Filialen – die Kommunikation ist dadurch schneller und die Verwaltung schlanker geworden.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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