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Urlaubsplanung: Urlaubssperre und Zwangsurlaub erlaubt

Bei der Urlaubsplanung soll­ten sich Ar­beit­ge­ber und Mit­ar­bei­ter ei­ni­gen – aber auch ei­ne Ur­laubs­sper­re und Zwangs­ur­laub kann er­laubt sein. Wich­tig ist ei­ne Pla­nung im Vor­aus, um al­le ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen an Fris­ten oder Min­dest­an­sprü­che ein­hal­ten zu können.

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Die Herbstferien sind seit einigen Wochen vorbei, bald läutet die Weihnachtspause die nächste Ferienzeit ein. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten aber schon jetzt über den Dezember hinausdenken und mit der Jahresurlaubsplanung für 2024 beginnen. Denn der Arbeitgeber kann von den Beschäftigten eine persönliche Urlaubsplanung verlangen und vorgeben, bis wann Mitarbeiter diese Urlaubsplanung abgeben müssen. Und das sollte auch überall geschehen, um wichtige Pflöcke für die Personal- sowie Kapazitätsplanung des nächsten Jahres einzuschlagen. Die Urlaubsplanung im Voraus muss natürlich das Arbeitsrecht einhalten und großzügige Fristen zur Abgabe bieten, um die Gratwanderung zwischen den betrieblichen Anforderungen einerseits sowie den individuellen Vorstellungen des Personals andererseits zu bewältigen. Aber wer frühzeitig die Planung beginnt, findet mit Blick auf Schulferien, Brückentage oder betriebliche Großtermine leichter für alle tragbare Lösungen. Und kann rechtzeitig anwaltlich klären lassen, inwieweit das Gesetz bei der Urlaubsplanung etwa eine Urlaubssperre erlaubt. Oder ein Zwangsurlaub durch den Arbeitgeber zulässig wäre.

Müssen Mitarbeiter die Urlaubsplanung der Arbeitgeber akzeptieren?

Ist ein Zwangsurlaub durch den Arbeitgeber gerechtfertigt?

Wann ist eine Urlaubssperre durch den Arbeitgeber erlaubt?

Was gehört laut Gesetz zu einer guten Urlaubsplanung?


Was ist für eine tragfähige, faire Jahresurlaubsplanung wichtig?


Besprechen Sie mögliche Sonderfälle mit der Anwaltskanzlei


Prüfen Sie finanzielle und steuerliche Folgen der Urlaubsplanung

Müssen Mitarbeiter die Urlaubsplanung der Arbeitgeber akzeptieren?

Prinzipiell liegt die Urlaubsplanung laut Gesetz beim Arbeitgeber, wobei Wünsche der Mitarbeiter zu beachten sind. Das Bundesurlaubsgesetz gibt Unternehmerinnen und Unternehmern jedoch einen großen Spielraum beim Gewähren oder Festsetzen von Urlaubszeiten. §7 Abs.1 besagt: „Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.“ Also etwa

  • personelle Engpässe in der Saison,
  • Unterbesetzung wegen Krankheit oder Kündigung,
  • unerwartet viel Arbeit durch Zusatzaufträge,
  • Abschluss- und Inventurarbeiten oder
  • das Risiko, dass viel Ware verdirbt.

Abzuwägen haben Unternehmen die eigenen Interessen sowie die der Beschäftigten untereinander und damit verbundene soziale Aspekte wie

  • den Urlaub von Ehepartnern,
  • schulpflichtige Kinder,
  • die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder
  • die Urlaubsregelung in früheren Jahren.

Nach Abwägung der verschiedenen Interessen besteht in diesem Rahmen nicht nur die Möglichkeit, Urlaubsanträge abzulehnen. Es kann auch ein Zwangsurlaub durch den Arbeitgeber oder eine Urlaubssperre erlaubt sein, solange bei der Urlaubsplanung die allgemeinverbindlichen Regelungen sowie Fristen zum Urlaub aus dem Arbeitsrecht eingehalten werden. Zur Jahresurlaubsplanung kann der Arbeitgeber eine persönliche Urlaubsplanung im Voraus verlangen und festlegen, bis wann Beschäftigte sie abgeben. Wer den Termin verpasst, verliert keine individuellen Urlaubsansprüche. Aber diese Personen müssen akzeptieren, dass sich ihre Wünsche schlechter berücksichtigen lassen. Schon aus Gründen der Transparenz sollten Firmenchefinnen und -chefs deshalb mit der Anwaltskanzlei ein Konzept zum Beantragen, Bewerten und Genehmigen der Urlaubsanträge – am besten mit festen Terminen und standardisierten Formularen – erarbeiten sowie einmal genau im Mitarbeitergespräch erklären. Die Mitarbeitermotivation und allgemeine Stimmung im Betrieb leidet sicher weniger unter abgelehnten Urlaubsanträgen, wenn die Wünsche aller gleich beurteilt und falls nötig mit guten Argumenten nicht erfüllt werden.

Achtung: Kein Ablehnungsrecht besteht laut Bundesurlaubsgesetz, wenn jemand Urlaub im Anschluss an eine medizinische Vorsorge oder Rehabilitation beantragt. Dann ist der Urlaub zu gewähren.

Grafik zeigt, dass die meisten Deutschen mit ihrem Urlaubsanspruch zufrieden sind.

Ist ein Zwangsurlaub durch den Arbeitgeber gerechtfertigt?

Das Geschäft vieler Unternehmen ist durch saisonale Höhen und Tiefen bestimmt. Die Gastronomie in Skigebieten oder Küstenregionen macht den Hauptumsatz im Winter beziehungsweise Sommer. Aber auch in anderen Branchen lassen sich Zeiten mit Auftragsspitzen ebenso gut absehen wie ruhigere Phasen. Spätestens im Herbst sollte die Firmen- oder Personalleitung mit Blick auf Schulferien, Feiertage, Messetermine oder unternehmens- und branchenspezifische Ereignisse des nächsten Jahres prüfen, wann das Unternehmen eventuell geschlossen bleiben könnte. Das reduziert die Betriebskosten und gibt zugleich Zeiträume vor, in denen die Beschäftigten einen Teil ihres Urlaubs nehmen müssen. Umgekehrt besteht so per Saldo weniger Urlaubsanspruch, wenn der Laden brummt. Zudem erleichtert eine generelle Schließzeit natürlich allgemein die Urlaubsplanung, da so für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ein Teil der frei zu nehmenden Tage vorgegeben ist. Viele Unternehmen bauen ihre Jahresurlaubsplanung daher um einen gut begründeten Betriebsurlaub und schicken einen Großteil der Belegschaft in Betriebsferien.

Urlaubssperre und Zwangsurlaub können erlaubt sein

Viele Beschäftigte empfinden das als einen Zwangsurlaub durch den Arbeitgeber und wundern sich, dass dies ebenso wie eine Urlaubssperre erlaubt sein soll. Doch wenn gute Gründe dafür sprechen und der Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung alle Regeln aus dem Arbeitsrecht oder ausreichende Fristen einhält, lassen sich Betriebsferien qua Gesetz kaum verhindern. Natürlich sollten Firmenchefinnen und -chefs dieses Thema mit der Anwaltskanzlei klären, um keine Fehler zu machen. Vor allem ist dabei zu beachten, dass der Arbeitgeber eine individuelle Urlaubsplanung im Voraus verlangen und dabei kommunizieren kann, bis wann man sie abgeben sollte. Die Planung für das gesamte Unternehmen hat dann die Wünsche einzelner Personen zu berücksichtigen und dabei klare, aus dem Arbeitsrecht folgende grundsätzlichen Vorgaben in Sachen Urlaub zu respektieren. Insbesondere bei der Jahresurlaubsplanung inklusive Betriebsferien sind etwa zur Berechnung des höchstmöglichen Betriebsurlaubs einige Eckpunkte ganz wichtig, sonst zahlen Unternehmen drauf.

Betriebsferien erleichtern die Urlaubsplanung

Wer eine qua Arbeitsrecht generell erlaubte Urlaubsplanung mit verpflichtender Ferienzeit für die Mitarbeiter anstrebt, also eine Art Zwangsurlaub durch den Arbeitgeber, muss bestimmte Fristen einhalten. Das gilt nicht nur für die Frage, bis wann Beschäftigte die individuelle Urlaubsplanung im Voraus abgeben sollen, sondern insbesondere für die Bekanntgabe der Betriebsferien selbst. Wichtig ist deshalb:

  • Rechtzeitig ankündigen. Weil die Urlaubsplanung die Wünsche der Beschäftigten berücksichtigen soll, genügt eine spontane Entscheidung für Betriebsferien nicht. Sie sollte spätestens zu Beginn des Kalenderjahres feststehen. Möglichst, bevor die ersten Urlaubswünsche für das neue Jahr kommen, damit alle den Betriebsurlaub in ihrer persönlichen Jahresurlaubsplanung berücksichtigen können.
  • Betriebsrat einbinden. Existiert ein Betriebsrat, muss er dem Betriebsurlaub zwingend zustimmen. In diesem Fall sollte es also besonders gute Argumente dafür geben, die Firma vorübergehend zu schließen. Auftragsmangel oder Störungen im Betriebsablauf reichen dafür nicht. Triftige Gründe wären etwa der Urlaub eines Schlüsselzulieferers oder die Abwesenheit des Arztes oder der Ärztin, wenn ohne diese Person die Praxis nicht laufen kann.
  • Gesamtdauer begrenzen. Selbst bei guten Argumenten für Betriebsferien – gesetzlich ist ihre Dauer begrenzt. Beschäftigte dürfen über mindestens zwei Fünftel des Urlaubs frei verfügen. Erhält jemand den Mindesturlaub von 20 Tagen bei einer Fünf-Tage-Woche, errechnen sich so maximal zwölf Tage Betriebsferien.
  • Zusagen einhalten. Betriebsferien sind frühzeitig zu verkünden, damit Kollisionen mit bereits abgezeichneten Urlaubsanträgen ausbleiben. Sind Ferien genehmigt, ist diese Zusage bindend. Hat jemand beispielsweise vier Wochen Urlaub im August genehmigt bekommen und soll während nachträglich anberaumter Betriebsferien im Oktober dann eine Woche zuhause bleiben, obwohl der Urlaubsanspruch dafür nicht mehr ausreicht, wäre eine bezahlte Freistellung erforderlich.
  • Außenstehende informieren. Bleibt das Unternehmen geschlossen, sollten alle Geschäftspartner rechtzeitig davon Kenntnis erhalten. Das gehört zur umfassenden Urlaubsplanung. Andernfalls droht das Risiko, dass jemand überrascht oder zurecht verärgert ist und so Aufträge verloren gehen.

Grafik zeigt den Urlaubsanspruch der Deutschen in Tagen

Wann ist eine Urlaubssperre durch den Arbeitgeber erlaubt?

Neben dem Zwangsurlaub für Mitarbeiter durch den Arbeitgeber sorgt bei der Urlaubsplanung oft eine weitere Frage für Aufregung – ist qua Gesetz eine Urlaubssperre erlaubt? Damit gemeint ist das Verbot, in einem bestimmten Zeitraum Urlaub zu machen. Tatsächlich kann der Arbeitgeber laut Arbeitsrecht nicht nur eine Urlaubsplanung im Voraus verlangen und festlegen, bis wann die Beschäftigten sie abgeben sollen, sondern auch eine Urlaubssperre verhängen. Allerdings sind dafür hohe Ansprüche zu erfüllen, die in den im Bundesurlaubsgesetz erwähnten dringenden betrieblichen Belangen liegen. Gute Gründe, die bei der Jahresurlaubsplanung eine allgemeine oder bestimmte Personen betreffende Urlaubssperre rechtfertigen können, wären beispielsweise

  • ein regelmäßiger hoher Personalbedarf, etwa durch saisonale Geschäfte vor Weihnachten im Handel oder während der Sommerferien in Hotels am Meer,
  • feststehende wichtige Termine, etwa bei der Buchführung zum Jahreswechsel inklusive Inventur für den Jahresabschluss,
  • unerwartete Ereignisse wie eine Krankheitswelle oder ein Großauftrag, die einen kurzfristigen Urlaubsstopp rechtfertigen, weil der Betrieb sonst massiv leiden würde.

Die Dauer einer solchen Urlaubssperre ist gesetzlich nicht geregelt, sie könnte Tage oder auch Monate dauern. Meistens handelt es sich aber um einen überschaubaren Zeitraum, zum Beispiel im Einzelhandel die Adventszeit oder in Standhotels die Sommerferien. Entscheidend ist, dass die dringenden betrieblichen Gründe gelten. Führen diese betrieblichen Gründe jedes Jahr regelmäßig zu einer Urlaubssperre, sollte dies am besten gleich im Arbeitsvertrag stehen. So herrscht Klarheit, und es kommt bei der Urlaubsplanung nicht regelmäßig zu der gleichen Auseinandersetzung über die Sinnhaftigkeit des Urlaubsverbots.

Urlaubssperre – erlaubt, aber am besten per Urlaubsplanung

Grundsätzlich ist auch eine kurzfristige Urlaubssperre denkbar, sogar von einem Tag auf den anderen. Obwohl das Arbeitsrecht hier keine Fristen kennt, ist die persönliche Urlaubsplanung der Mitarbeiter aber per Gesetz geschützt. Und zwar dadurch, dass es bei stichhaltigen Gründen zwar die kurzfristige Urlaubssperre erlaubt, davon aber genehmigte Urlaubsanträge ausnimmt. Ausfallen darf also nur Urlaub, der nach Verkündung der Urlaubssperre neu für diesen Zeitraum beantragt und mit Verweis auf das Urlaubsverbot schlicht nicht genehmigt wird. Das Unternehmen muss die Belegschaft über seine Entscheidung informieren – das geht schriftlich, aber auch mündlich etwa bei einer Betriebsversammlung. Erst dann kann es Urlaubsanträge ablehnen. Eine kurzfristige Urlaubssperre sollte aber die Ausnahme bleiben, beispielsweise wegen eines unerwarteten, sofort abzuarbeitenden Großauftrags bei gleichzeitig vielen Krankheitsfällen. Denn sie wirft die Jahresurlaubsplanung des Betriebs wie auch die persönliche Urlaubsplanung der Mitarbeiter über den Haufen, was oft Ärger auf den Arbeitgeber entfacht. Und irgendwann genommen werden müssen die Urlaubstage trotzdem.

Was gehört laut Gesetz zu einer guten Urlaubsplanung?

Auch wenn das Gesetz – speziell das Bundesurlaubsgesetz – kaum genaue Vorgaben zur Urlaubsplanung macht und nur allgemein Rücksicht auf Wünsche der Mitarbeiter fordert: Aus verschiedenen Paragrafen sowie Gerichtsurteilen ergeben sich rechtliche und organisatorische Leitplanken für die Jahresurlaubsplanung. Der Arbeitgeber kann eine Urlaubsplanung im Voraus verlangen und informieren, bis wann die Beschäftigten sie abgeben sollen. Und eine Urlaubssperre kann ebenso erlaubt sein wie ein Zwangsurlaub durch den Arbeitgeber. Das leitet sich aus dem Gesetz ab. Aber wichtig zur Jahresurlaubsplanung ist, individuelle Ansprüche exakt auszurechnen sowie dabei Sonderfälle zu berücksichtigen – etwa Probezeit oder längere Krankheiten. Und vor Beginn des Kalenderjahres zu prüfen, ob Betriebsferien sinnvoll wären oder wie lange sie dann maximal dauern könnten – sowie die Belegschaft darüber zu informieren oder dies rechtzeitig mit der Arbeitnehmervertretung zu vereinbaren. Und auch eventuelle Urlaubssperren möglichst zu Jahresbeginn festzulegen, damit sie bei der Urlaubsplanung berücksichtigt werden können, sobald der erste Urlaubsantrag eingeht.

Grafik zeigt: Viele Deutsche nehmen ihren Urlaubsanspruch an einem Stück

Was ist für eine tragfähige, faire Jahresurlaubsplanung wichtig?

Viele Arbeitgeber machen die Urlaubsplanung eher nebenbei, weshalb pfiffige Mitarbeiter bereits im Herbst mit Blick auf die Feier- und Brückentage des Folgejahres ihre persönlichen Frei-Strategie entwerfen. Die Devise: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. In die Röhre gucken dann alle, die nicht so schnell waren. Vorgesetzte sollten Urlaubsgesuche daher nicht nebenbei abzeichnen, wenn sie nach und nach auf dem Tisch landen. Besser wäre, ein Zeitfenster zur Antragstellung vorzugeben und dabei auch bestimmte Eckpunkte vorzugeben. So lässt sich zumindest insgesamt eine stimmige Jahresurlaubsplanung erreichen.

  • Betriebliche Erfordernisse. Kommunizieren Sie offen, dass das Gesetz eine Urlaubssperre erlaubt und Mitarbeiter die Urlaubsplanung daran orientieren sollten, etwa wegen des Weihnachtsgeschäfts. Solche Zeiträume lassen sich generell oder nur für einzelne wichtige Personen sperren. Verkünden Sie einen geplanten Betriebsurlaub gleich nach Abstimmung mit dem Betriebsrat.
  • Individuelle Wünsche. Grundsätzlich sollten Unternehmen ihren Beschäftigten entgegenkommen, manchmal sind aber Kompromisse erforderlich. So sollte zwar Urlaub auf Wunsch der Betroffenen zusammenhängend stattfinden. Oft sprechen aber in der betrieblichen Praxis oder der jeweiligen Person liegende Gründe dagegen. Dann sind für den vom Gesetzgeber anerkannten Erholungseffekt mindestens zwölf aufeinander folgende Werktage zu gewähren.
  • Betriebliche Vereinbarungen. Prüfen Sie, ob sich eine Betriebsvereinbarung zum Urlaub anbietet. Manche Unternehmen geben vor, dass er in zwei oder drei Teilstücken und jeweils mit einer Mindestdauer zu nehmen ist. Dies erleichtert die Planung größerer Abwesenheiten und nötigt alle Beschäftigten, für einige zusammenhängende Tage wirklich auszuspannen. Denn zehn Kurztrips übers verlängerte Wochenende nach New York, Dubai oder Singapur bedeuten eher Freizeitstress als Erholung.
  • Standardisierte Formulare. Erstellen Sie mit der Anwaltskanzlei ein Standardformular, auf dem der Urlaub beantragt, quittiert und freigegeben sowie der Resturlaub vermerkt wird. Das erleichtert die Urlaubsplanung. In technisch gut ausgestatteten Firmen beziehungsweise für Büroarbeitsplätze geht dies per Software. Beschäftigte etwa in Produktion oder Außeneinsatz brauchen Abläufe auf Papier, um Ansprüche geltend zu machen sowie den Überblick zu behalten.

Beachten Sie bei der Urlaubsplanung die Brückentage

Dass Arbeitgeber wie Mitarbeiter mit der Urlaubsplanung völlig zufrieden sind, gibt es kaum. Die Kunst liegt darin, Wünsche möglichst zu erfüllen, übergroße Härten zu vermeiden, insgesamt fair zu sein und betriebliche Interessen zu wahren. Wer per Jahresurlaubsplanung frühzeitig viel festlegt, findet meistens gute Kompromisse: Niemand bekommt jeden Wunsch erfüllt, alle einige Wünsche. Und bei schwierigen Entscheidungen haben Vorgesetzte gute Argumente für ihr Handeln. Das erfordert ein transparentes System der Urlaubsplanung.

  • Sozialen Kriterien. Viele sind bei der Wahl des Urlaubszeitraums eingeschränkt. Sie müssen sich an die Schulferien halten oder mit berufstätigen Partnern abstimmen. Dies ist ebenso bei der Genehmigung zu berücksichtigen wie gesundheitliche Gründe, die Pflege von Familienmitgliedern oder Zeitfenster für Heimaturlaube von Beschäftigten mit Migrationshintergrund.
  • Verlockende Brückentage. Mit geschickter Urlaubsplanung lassen sich wenige Urlaubstage so um Feiertage und Wochenenden ergänzen, dass ein langer freier Zeitraum entsteht. Vorgesetzte sollten darauf achten, dass diese Möglichkeit allen Beschäftigten offen steht. Picken sich immer die Schnellsten die Rosinen, ist das schlecht fürs Betriebsklima.
  • Rollierende Planung. Gut ist es, bei der Urlaubsplanung über das laufende Jahr hinauszublicken. Vorgesetzte sollten prüfen, wer früher von attraktiven Konstellationen profitiert oder zu beliebten Zeiten Urlaub gemacht hat. Das umfasst Brückentage ebenso wie die bei Hotel- und Flugbuchung preisgünstige Zwischensaison. Hier ist darauf zu achten, dass die damit verbundenen Vorteile prinzipiell allen zugute kommen können.
  • Leistungsfähige Software. Allein mit Wandkalender, Lineal und Bleistift lässt sich eine gute Urlaubsplanung bei mehr als einer Handvoll Beschäftigten kaum bewältigen. Schließlich sind idealerweise frühere Urlaube zu berücksichtigen. Und die Übersicht über genommene sowie offene Urlaubstage sollte tagesaktuell verfügbar sein. Deshalb empfiehlt sich die Jahresurlaubsplanung per Software. Viele kaufmännische Lösungen enthalten dafür komfortabel zu bedienende Tools. Sinnvoll ist, nicht nur Urlaubstage zu erfassen und betrachten, sondern auch den laufend aus Überstunden entstehenden Anspruch auf freie Ausgleichstage.
Informationen und Tipps zur Urlaubsplanung liefert dieses Video.

Formulieren Sie klare Regeln zum Umgang mit Resturlaub

Manchmal funktioniert die Urlaubsplanung aus Sicht der Arbeitgeber und Mitarbeiter reibungslos – niemand wünscht aus Angst vor einem Bürokratiemonster umfassende Regelungen. Trotzdem sollte zumindest der Umgang mit Resturlaub des Vorjahres geklärt und die Belegschaft darüber informiert sein. Wichtig: Laut Europäischem Gerichtshofs verfällt Resturlaub nicht automatisch. Die Beschäftigten sind darauf hinzuweisen, dass sie ihn nehmen müssen.

  • Jahresurlaub ist im laufenden Jahr zu nehmen. Weisen Sie die Beschäftigten rechtzeitig darauf hin, dass nicht genommene Urlaubstage am Jahresende verfallen. Der Hinweis sollte so erfolgen, dass offene Urlaubstage ohne Probleme für die Betriebsabläufe genommen werden können, also spätestens im September. Nur dann lässt sich die Jahresurlaubsplanung ohne größere Probleme den veränderten Realitäten anpassen.
  • Resturlaub wird schriftlich ins Folgejahr übertragen. Natürlich kann Resturlaub entstehen, weil etwa ein überraschender Großauftrag hereinkommt. Aber dann sollten Sie erstens alles dafür tun, dass dies die Ausnahme bleibt. Und zweitens in diesen Fällen durch eine schriftliche Genehmigung signalisieren, dass es nur eine Ausnahme ist.
  • Übrige Tage sind bis 31. März zu nehmen. Um ein stetes Anwachsen des genehmigten Resturlaubs zu vermeiden, sollte dessen Abbau zum Ende des ersten Quartals verpflichtend sein. Alle wissen dann, dass die Urlaubstage genommen werden müssen. Das Unternehmen muss dies natürlich ermöglichen.
  • Bei längerer Krankheit gelten Sonderregelungen. Wer schwer krank ist, kann keinen Urlaub nehmen. In diesem Fall bleibt der Urlaubsanspruch bestehen, ebenso wie bei Elternzeit. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Urlaub nach langer Krankheit erst am 31. März des übernächsten Jahres verfällt.
  • Resturlaub wird nur bei Kündigung ausgezahlt. Machen Sie den Beschäftigten klar, dass Urlaub der Erholung dienen sollen und deshalb genommen werden muss. Er ist keine Manövriermasse, die sich irgendwann gegen Geld eintauschen lässt. Einzige Ausnahme: Jemand verlässt den Betrieb und hat keine Chance, den noch zustehenden Urlaub zu nehmen. In diesem Fall muss der faire finanzielle Ausgleich individuell mit Anwalt oder Steuerberater berechnet werden.

Besprechen Sie mögliche Sonderfälle mit der Anwaltskanzlei

Urlaubsanspruch bei Elternzeit oder längerer Krankheit, eventuelle Auszahlung nicht genommener Urlaubstage nach der Kündigung, Anspruch auf Sonderbehandlung wegen religiöser Gründe – oft geht es bei der Urlaubsplanung um besondere Aspekte, die am besten ausgewiesene Fachleute beurteilen. Unternehmen sollten sich deshalb mit der Anwaltskanzlei austauschen, sobald ungewöhnliche Fragen auftauchen, die Jahresurlaubsplanung beeinflussen könnten. Es ist besser, frühzeitig Rat einzuholen, als eine möglicherweise teure Fehlentscheidung zu treffen.

Prüfen Sie finanzielle und steuerliche Folgen der Urlaubsplanung

Die Urlaubsplanung ist nicht nur ein organisatorisches Thema, sondern kann sich über den Resturlaub auch konkret auf die Buchführung auswirken. Werden Ansprüche auf Urlaubstage ins Folgejahr mitgenommen, entstehen dem Unternehmen dadurch mögliche Zahlungsverpflichtungen. Sollten Beschäftigte beispielsweise sterben, ohne den Urlaub genommen zu haben, könnte den Hinterbliebenen ein finanzieller Ausgleich dafür zustehen. Auch bei finanziellen Zahlungen wegen überraschender Kündigung wären solche Resttage zu berücksichtigen. Entsprechend sind deshalb Rückstellungen für Urlaubstage zu bilden, die sich in der Jahresurlaubsplanung nicht haben unterbringen lassen. Dies ist unbedingt mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin zu besprechen. Sinnvoll wäre, eine kaufmännische Software zu nutzen, die diesen Punkt automatisch berücksichtigt und etwa nach Tagessätzen für einzelne Beschäftigte oder vorgegebene Gruppen kalkulierte Urlaubsrückstellungen berücksichtigt.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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