Urlaub verfällt ohne aus­drück­li­che Erinnerung kaum noch

Eigentlich liest sich der §7 Abs.3 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) eindeutig: „Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muß der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“ Darauf basiert die vielerorts kursierende Flurfunk-Parole vom Urlaubsverfall am 31. März des Folgejahres. Doch der Teufel steckt im Detail – beziehungsweise in Gerichtsurteilen, die europäisches oder deutsches Recht auslegen. Im Bundesurlaubsgesetz steht nämlich nicht ausdrücklich, dass alter Urlaub verfällt. Kann Urlaub verfallen – diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, weil der Verfall beim individuellen Urlaubsanspruch von diversen Faktoren abhängt. Neue, von der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) angestoßene Urteile des Bundesarbeitsgerichts (BAG) haben in Sachen Urlaubstage die Hürden für den Verfall höher gelegt.

Wer noch kein durchdachtes System zur Urlaubsplanung hat, sollte das Thema spätestens jetzt mit der Anwalts- und/oder Steuerberatungskanzlei anpacken. Denn es geht nicht nur darum, die individuellen Urlaubsansprüche aller Beschäftigten korrekt zu ermitteln und durch die möglichst vorausschauende Planung von Abwesenheiten die Funktionsfähigkeit des Betriebs zu sichern. Ebenso wichtig ist es, ein System der Erinnerung und Ermöglichung zu schaffen. Das BAG verpflichtet Unternehmen nämlich ausdrücklich dazu, die Beschäftigten rechtzeitig auf ihre nicht genommenen Urlaubstage hinzuweisen. Dass sich in der Vergangenheit entstandene Ansprüche von aus dem Betrieb ausgeschiedenen Personen begründen lassen, wäre denkbar. Dies sollten Firmenchefs und -chefinnen dringend mit Fachleuten für Arbeitsrecht besprechen und dabei auch klären, wie sich in solchen Fällen finanzielle Ausgleichszahlungen errechnen. Zudem bietet sich in diesem Zusammenhang dann noch ein kurzer Blick auf die aktuellen Regelungen zum Sonderurlaub an, um dieses Thema erschöpfend abzuhandeln.

Alte Rechtslage: Urlaub kann automatisch verfallen

Lang konnten sich Unternehmerinnen oder Unternehmer bei der Frage, ob Urlaub verfällt, an der 3-Monats-, der 15-Monats- sowie der 3-Jahres-Regel orientieren. Die 3-Monats-Regel gemäß Bundesurlaubsgesetz besagt, dass der gesetzliche Mindesturlaub zum 31. März des Folgejahres verfallen kann. Laut durch Gerichtsurteile gesetzter 15-Monats-Regel kann Urlaub verfallen, der nicht binnen 15 Monaten nach dem Jahr genommen wird, aus dem der Anspruch stammt. Der Verfall für einen Urlaubsanspruch aus dem Jahr 2021 droht also zum 31. März 2023. Praktisch ging es dabei stets um einen Urlaubsverfall wegen anhaltender, teils jahrelanger Krankheit – wer nicht arbeitet, braucht auch keinen Erholungsurlaub von der Arbeit. Ähnlich lautet übrigens die Begründung dafür, dass Beschäftigte bei Kurzarbeit Null – also wenn sie nicht arbeiten – keine Urlaubsansprüche erwerben. Außerdem drohte der Verfall für nicht genommene Urlaubstage auf Basis der allgemeinen Regeln zur Verjährung gemäß §195 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Das schützte vor weit zurückreichenden Ansprüchen etwa von bereits länger ausgeschiedenen Ex-Beschäftigten.

Neue Rechtslage: Urlaubsverfall erfordert Erinnerung

Inzwischen hat sich das deutsche Urlaubsrecht jedoch durch das EU-Recht, genauer gesagt Urteile des Europäischen Gerichtshof, erheblich verändert. Zwar kann die 3-Monats-, die 15-Monats- sowie die 3-Jahres-Regel zum Urlaubsverfall in bestimmten Fällen weiterhin Anwendung finden. Insgesamt müssen Firmenchefs und -chefinnen aber mehr tun, wenn sie wollen, dass Urlaub verfällt. Der mögliche Verfall nicht genommener Urlaubstage hängt jetzt insbesondere davon ab, ob das Unternehmen den Betroffenen die Situation klargemacht hat. Und natürlich, ob es die praktischen Voraussetzungen dafür geschaffen hat, den Urlaub tatsächlich anzutreten. Urlaub kann also weiter verfallen. Aber der mögliche Verfall ist kein Automatismus – macht das Unternehmen etwa Fehler in der Kommunikation, bleibt der Urlaubsanspruch langfristig erhalten.

Urlaub verfällt nicht mehr automatisch

Aktuell sorgen zwei Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts auf Basis des europäischen Rechts dafür, dass Urlaub weniger leicht verfällt. Der Grundsatz: Urlaub kann nur verfallen, wenn der Betrieb die Betroffenen auf den drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat. Ist ein Urlaubsanspruch vom Verfall bedroht, muss das Unternehmen dies ausdrücklich mitteilen. Im ersten Fall ging es um eine Angestellte, die nach ihrem Ausscheiden aus dem Betrieb im Jahr 2017 eine finanzielle Abgeltung für 101 nicht genommene Urlaubstage forderte, deren Verfall das Unternehmen vermutet hatte. Das BAG sprach ihr 17.376,64 Euro für die Jahre 2013 bis 2016 zu. Zwar unterliege ein gesetzlicher Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub der gesetzlichen dreijährigen BGB-Verjährung. Aber diese beginne erst am Ende des Kalenderjahres, in dem das Unternehmen über den konkreten Urlaubsanspruch sowie die Verfallsfristen informiert habe und der Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen worden sei. Die ausdrückliche Belehrung zum drohenden Urlaubsverfall ist künftig zwingend erforderlich.

Der Verfall betrifft nicht unbedingt alle Urlaubstage

Die 15-Monats-Regel zum Verfall des Urlaubsanspruchs wegen anhaltender Arbeitsunfähigkeit hat das BAG ebenfalls relativiert. Auch hier ist die ausdrückliche Belehrung, genannt Hinweis- und Unterrichtungsobliegenheiten, über den drohenden Urlaubsverfall seitens des Unternehmens künftig zwingend. Im konkreten Fall hatte der beklagte Betrieb angenommen, dass wegen langer Krankheit angesammelter Urlaub nach 15 Monaten verfällt. Auch für das erste Jahr der Erkrankung. Wegen der Arbeitsunfähigkeit ab Dezember 2014 habe Ende März 2016 der Verfall der Urlaubstage aus 2014 gegriffen. Der Kläger forderte die Auszahlung des Resturlaubs von 2014. Er argumentiert, der Urlaub sei nicht verfallen, weil das Unternehmen an dessen Gewährung und Inanspruchnahme nicht mitgewirkt habe. Das BAG schloss sich dem an. Das Unternehmen sei 2014, als der Kläger vor der Krankschreibung elf Monate arbeitete, den Mitwirkungsobliegenheiten bis zum 1. Dezember 2014 nicht nachgekommen, obwohl dies möglich gewesen wäre. Urlaub kann wegen Krankheit also durchaus verfallen, aber entscheidend sind die Details im Einzelfall.

Basis für den Verfall vom Urlaubsanspruch schaffen

Ob die aktuellen Urteile zum Urlaubsverfall eine Klagewelle auslösen, prüfen derzeit die Fachleute. Theoretisch könnten ehemalige Beschäftigte noch Jahre nach ihrem Ausscheiden aus dem Betrieb einen alten Urlaubsanspruch geltend machen, weil dessen Verfall nach neuer Rechtsprechung nicht gültig ist. Praktisch wäre dann jeder Fall genau mit der Anwaltskanzlei zu klären. Sicher ist jedoch, dass die Urteile zur Frage, ob Urlaub verfallen kann, eine bessere Urlaubsplanung im Betrieb erfordern. Mithilfe moderner Software sollte es möglich sein, die Beschäftigten jederzeit über ihren aktuellen Urlaubsanspruch zu unterrichten.

Wichtig: Die Information zum drohenden Verfall der Urlaubstage sollte rechtzeitig an die Betroffenen gehen, von jenen bestätigt und der gesamte Vorgang sauber dokumentiert werden. Wie dies in der Praxis am besten rechtssicher erfolgt, beispielsweise per E-Mail, Hinweis auf der Lohnabrechnung oder Eintrag im Intranet, sollte mit der Anwalts- und/oder Steuerberatungskanzlei geklärt werden. Wenn ein Betrieb seinen Hinweis- und Unterrichtungsobliegenheiten nachweislich nachgekommen ist, wäre es nämlich durchaus möglich, dass auch künftig Urlaub verfällt. Aber eben nicht durch Untätigkeit des Arbeitgebers, sondern der jeweiligen Beschäftigten, die trotz Erinnerung aus freien Stücken ihre Urlaubstage nicht genommen haben.