Recht auf Sonderurlaub bei Umzug, Hochzeit, Geburt und Todesfall

Dass Betriebe einen Sonderurlaub auch ohne vertragliche Regelung gewähren, bewies die jüngste Flutkatastrophe: Viele Arbeitgeber zeigten bei einem Todesfall in der Familie, einer Beerdigung oder dem notwendigen Umzug ins Trockene dafür Verständnis, dass jemand spontan freie Zeit braucht. Sie genehmigten deshalb Sonderurlaub und zahlten die Bezüge weiter – oft sogar über den üblichen einen Tag hinaus. Für dringende Aufräum- und Sicherungsarbeiten durften Betroffene ebenfalls der Arbeit fern bleiben. Sonderurlaub gibt es auch zu erfreulicheren Anlässen, etwa der eigenen Hochzeit, der Geburt eines Kindes oder einem beruflich bedingten Umzug. Doch was ist Sonderurlaub genau? Ein oder mehrere freie Tage extra: Klingt prima, ist aber irreführend. Sonderurlaub ist nämlich kein Urlaub im eigentlichen Sinne, sondern eine Freistellung von der Arbeit. Es gibt ihn nur aus wenigen Anlässen, wenn Beschäftigten kein reguläres Arbeiten zugemutet werden kann. Bei Schicksalsschlägen steht Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen deshalb Sonderurlaub zu – etwa bei einem Todesfall oder der Beerdigung naher Angehöriger.

Meistens regelt der Arbeits- beziehungsweise Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung, wann Beschäftigte daheim bleiben dürfen und ob Arbeitgeber diesen Sonderurlaub bezahlen. Fehlt eine Regelung zum Sonderurlaub, können sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) berufen. Danach rechtfertigen dringende persönliche Gründe, dass jemand kurzzeitig nicht zur Arbeit erscheint und dennoch sein Gehalt bekommt. Für Beamte und Beamtinnen sowie Richter und Richterinnen gilt die Sonderurlaubsverordnung. Eine gesetzliche Regelung zum Sonderurlaub gibt es für die zusätzlich notwendige Kinderbetreuung bei Quarantäne, Schulschließung sowie die Pflege von Angehörigen. Ohne Verlängerung läuft diese Corona-Regelung zum Sonderurlaub jedoch Ende 2021 aus.

Be­zahl­te oder un­be­zahlte Frei­stel­lung: Was ist Sonderurlaub?

Die Klassiker sind Arbeitgebern geläufig: Beschäftigte bekommen einen Tag Sonderurlaub bei einem Umzug, ihrer Hochzeit oder der Geburt eines Kindes. Auch bei einem Todesfall in der Familie – wenn Partner, Eltern, Geschwister oder eigene Kinder sterben – besteht in der Regel ein Anspruch auf Sonderurlaub, und zwar am Todestag selbst sowie am Tag der Beerdigung. Der reguläre Urlaub bleibt in diesem Fall unangetastet. Doch was ist Sonderurlaub genau? Unternehmen sprechen lieber von einer Freistellung, weil es sich eben nicht um einen Erholungsurlaub handelt. Gesetzlich festgeschrieben sind die konkreten Umstände für Sonderurlaub aber nicht. Das BGB besagt nur, dass Beschäftigte weiter Gehalt erhalten, wenn sie unverschuldet für relativ kurze Zeit der Arbeit fernbleiben. Um Streit zu vermeiden, sind die Details zum Sonderurlaub deshalb oft im Arbeits- oder Tarifvertrag festgelegt. Gibt es einen Betriebsrat, kann die Regelung zum Sonderurlaub auch per Betriebsvereinbarung erfolgen. Wann und wie lange Staatsdiener bezahlt freigestellt werden, regelt die Sonderurlaubsverordnung.

Umzug, Hochzeit, Geburt: Wann es Sonderurlaub gibt

Existiert eine vertragliche Regelung zum Sonderurlaub oder eine Betriebsvereinbarung, sind Anlass und Dauer einer Freistellung für alle klar. Unternehmen sollten – am besten mit anwaltlicher Hilfe – immer schriftlich festhalten, was Sonderurlaub ist, in welchen Fällen er gilt und ob sie das Gehalt weiterzahlen. Eine gute Orientierung bietet der Tarifvertrag  für den öffentlichen Dienst. Dieser sieht zum Beispiel folgende Regelungen für den bezahlten Sonderurlaub vor:

• einen Tag für die Geburt des eigenen Kindes, einen dienstlichen Umzug in eine andere Stadt sowie das 25-jährige oder 40-jährige Dienstjubiläum,
• zwei Tage bei einem Todesfall in der engeren Familie – einen am Todestag und einen am Tag der Beerdigung von Ehe- oder Lebenspartnern, eines Kindes oder Elternteils,
• einen Tag bei schwerer Erkrankung eines im Haushalt lebenden Angehörigen,
• bis zu vier Tage Sonderurlaub bei schwerer Erkrankung eines Kindes unter zwölf Jahren sowie
• Sonderurlaub für zwingende ärztliche Behandlungen, die nicht außerhalb der Arbeitszeit erfolgen können. Die Freistellung gilt jedoch nur für die Dauer der Behandlung sowie Hin- und Rückfahrt.

Oft lässt sich Sonderurlaub ohne Gehaltszahlung auch verlängern

Meistens schließt eine betriebliche Regelung zum Sonderurlaub die eigene Hochzeit und die Vermählung von Kindern oder Eltern ein. In der Regel gibt es einen Tag extra frei, und die Gehaltszahlung läuft weiter. Außerdem besteht ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub, wenn Unternehmen der Belegschaft regelmäßig an bestimmten Tagen frei geben. Dies nennt sich betriebliche Übung. Darüber hinaus gilt generell: Unbezahlte Freistellungen sind jederzeit möglich, wenn der Arbeitgeber zustimmt. In persönlichen Notlagen wie Todesfall, Beerdigung, aber auch einem Wasserschaden im Haus, sollten Beschäftigte daher mit ihren Vorgesetzten sprechen. Oft lässt sich der Sonderurlaub auch verlängern – dann eben ohne Gehaltszahlung. Großzügig zeigt sich der Staat gegenüber Beamten und Beamtinnen: Die Sonderurlaubsverordnung nennt Anlässe für Sonderurlaub, die über eine übliche Regelung zu Umzug, Hochzeit, Geburt, Todesfall und Beerdigung hinausgehen. So gibt es einige Tage extra frei für kirchliche und sportliche Zwecke sowie Familienheimfahrten. In den meisten Fällen läuft die Besoldung auch im Sonderurlaub weiter.

Oh­ne ver­trag­li­che Regelung zum Sonderurlaub greift das BGB

Ohne Regelung zum Sonderurlaub haben Beschäftigte einen gesetzlichen Anspruch auf Freistellung mit Gehaltsfortzahlung – wenn sie unverschuldet aus wichtigem Grund eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ fehlen. Die Rechtsprechung versteht darunter einen Sonderurlaub für Hochzeit, Geburt, Todesfall, Beerdigung oder beruflichen Umzug von meist einem Tag. Zur Betreuung kranker oder behinderter Kinder gibt es maximal fünf Tage bezahlten Sonderurlaub. In Corona-Zeiten dürfen Eltern – auch bei Quarantäne, Kita- oder Schulschließung – vorübergehend länger zu Hause bleiben. Generell gilt aber: Beschäftigte sollten nur kurz der Arbeit fernbleiben. Wer Sonderurlaub etwa für einen Umzug unnötig in die Länge zieht, riskiert Gehaltsansprüche zu verlieren. Steht eine Zeugenaussage vor Gericht an, gilt die Freistellung für die Dauer der Verhandlung plus Hin- und Rückreise. Lässt sich jemand länger Zeit, dürfen Vorgesetzte das Gehalt für den Sonderurlaub streichen. Auch Arbeits- und Tarifverträge können den Anspruch auf Bezahlung einschränken oder ganz entfallen lassen. Gut fürs Betriebsklima sind solche Klauseln aber nicht.

Sonderurlaub bei Krank­heit, Pfle­ge, Todesfall und Beerdigung

Jedem berufstätigen Elternteil stehen im Normalfall jährlich zehn Tage Sonderurlaub pro erkranktem Kind zu, maximal 25 Tage. Bei Alleinerziehenden sind es 20, höchstens 50 Tage. Allerdings muss das Kind unter zwölf Jahren oder wegen einer Behinderung auf Hilfe angewiesen sein. Die Regelung zum Sonderurlaub für Eltern hat der Gesetzgeber im Zuge von Corona deutlich ausgedehnt – dies aber zeitlich befristet. Ohne Verlängerung läuft die Sonderregelung deshalb Ende 2021 aus. Der Anspruch auf Sonderurlaub in Form von Kinderkrankentagen beträgt in Pandemiezeiten:

• 30 Tage pro Kind und Elternteil (maximal 65 Tage bei mehr als zwei Kindern)
• 60 Tage pro Kind für Alleinerziehende (maximal 130 Tage bei mehr als zwei Kindern)

Eine entsprechende Regelung findet sich auch in der Sonderurlaubsverordnung für Beamte und Beamtinnen. Überstunden müssen Beschäftigte nicht vorher abbauen. Weil die Gehaltsfortzahlung meistens nach wenigen Tagen Sonderurlaub endet, springt anschließend die Krankenkasse ein. Gesetzlich Krankenversicherte erhalten Kinderkrankentagegeld, wenn sie ihren Nachwuchs länger pflegen oder wegen Quarantäne, Kita- oder Schulschließung selbst betreuen müssen – maximal 112,88 Euro pro Tag. Erkrankt ein im Haushalt lebender Angehöriger, erhalten Beschäftigte regulär einen Tag bezahlten Sonderurlaub. Bei akut pflegebedürftigen Eltern sind bis zu zehn Tage erlaubt, um die Pflege zu organisieren. Die Corona-Regelung verlängert diesen Sonderurlaub für 2021 auf bis zu 20 Tage. Beschäftigte in Unternehmen können Pflegeunterstützungsgeld beantragen, wenn die Lohnfortzahlung endet. Beamte erhalten laut Sonderurlaubsverordnung weiter ihre Bezüge. Bei einem Todesfall in der Familie, der Beerdigung von Eltern, Kindern oder Partnern ist ein Tag Sonderurlaub üblich – ähnlich wie beim Umzug. Auch für die Beerdigung weiter entfernter Verwandte gewähren viele Unternehmen eine eintägige, bezahlte Freistellung.

Bezahlter Sonderurlaub bei Qua­ran­tä­ne und Schul­schlie­ßung

Sonderurlaub wegen Corona können berufstätige Eltern beanspruchen, falls Schule oder Kita schließen müssen, Quarantäne angeordnet oder die Präsenzpflicht ausgesetzt wird. Findet sich keine anderweitige Betreuung für Kinder unter zwölf Jahren, dürfen Eltern zuhause bleiben. Diese Regelung zum Sonderurlaub gilt auch für die Betreuung älterer Kinder, wenn diese behindert und auf Hilfe angewiesen sind. Vorgesetzte sollten mit ihrem Team besprechen, wie sich für beide Seiten tragbare Lösungen organisieren lassen. Gehalt gibt es aber meistens nur für eine Freistellung von wenigen Tagen. Brauchen Eltern mehr Sonderurlaub zur Kinderbetreuung, können gesetzlich Krankenversicherte zunächst das Kinderkrankentagegeld beantragen. Danach gibt es Lohnersatz vom Staat. Unternehmen zahlen 67 Prozent des Gehalts bis zu einer Höchstgrenze von 2.016 Euro monatlich aus – und holen sich das Geld anschließend vom Staat zurück. Diese Entschädigung gibt es auch für Selbstständige, die bereits andere Corona-Hilfen nutzen, sowie privat Krankenversicherte für

• maximal zehn Wochen pro Elternteil und
• bis zu 20 Wochen für Alleinerziehende.

Diese finanzielle Regelung zum Sonderurlaub gilt, solange eine „epidemische Lage von nationaler Tragweite“ herrscht. Festangestellte müssen allerdings erst Überstunden und Zeitguthaben abbauen, bevor der Staat den Verdienstausfall erstattet. Nehmen Beamte und Beamtinnen Sonderurlaub, weil sie Kinder betreuen müssen, steht ihnen laut Sonderurlaubsverordnung weiter ihre Besoldung zu.

Recht auf Frei­stel­lung für die Stel­len­su­che oder den Umzug

Doch was ist mit dem Sonderurlaub nach einer Kündigung? Beschäftigte dürfen sich zur Jobsuche frei nehmen, wenn das Unternehmen sie entlässt – egal ob ordentlich oder verhaltensbedingt oder aus betrieblichen Gründen. Sie haben Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub, wenn sie ein Vorstellungsgespräch führen oder Termine bei der Arbeitsagentur wahrnehmen müssen. Auch für einen betrieblich veranlassten Umzug gibt es Sonderurlaub: Existiert keine vertragliche Regelung zur Dauer der Freistellung – wie die Sonderurlaubsverordnung für Beamte – sollten Betriebe und Beschäftigte dies miteinander abstimmen. Die Rechtsprechung ist nämlich nicht eindeutig. Klar dagegen ist: Sonderurlaub gibt es nur im nötigen Umfang. Innerhalb eines Ortes sollte ein Tag Sonderurlaub für den Umzug reichen. Wer sich von Hamburg nach München verändert, dürfte zwei oder drei Tage brauchen. Eine Freistellung für den Umzug bekommt aber nur, wer eine Stelle am anderen Standort des Unternehmens antritt. Ist der Umzug dagegen privat veranlasst, winkt kein Sonderurlaub. Beschäftigte müssen ihre Kisten am Wochenende schleppen.

Ka­tas­tro­phen­hil­fe: Sonderurlaub für Feu­er­wehr und THW

Wer im Altenheim aushilft oder sich um Flüchtlinge kümmert, erhält laut gesetzlicher Regelung dafür keinen Sonderurlaub. Anders sieht es aus, wenn jemand ein staatliches Ehrenamt ausübt. Eine bezahlte Freistellung gibt es für ehrenamtlich tätige Richter, Schöffen, Wahlhelfer und Wahlhelferinnen oder den amtlich bestellten Vormund. Auch wer sich bei freiwilliger Feuerwehr oder Katastrophenschutz engagiert, bekommt für die Dauer des Einsatzes bezahlten Sonderurlaub. Landesgesetze regeln, wer die Kosten trägt. Meistens erstattet die Organisation dem Unternehmen die Lohnkosten oder zahlt Beschäftigten den Verdienstausfall. Nicht nur bei Hochzeit oder Geburt, sondern auch bei Schicksalsschlägen wie Todesfall und Beerdigung sowie persönlichen Katastrophenfällen kann es Sonderurlaub geben: etwa bei Überschwemmung, Einbruch oder Brand. Der Sonderurlaub ist dabei stets in direktem zeitlichen Zusammenhang zu nehmen. Löscht die Feuerwehr einen Brand nach Feierabend, gibt es keinen freien Tag als Ausgleich. Fällt die Geburt des Kindes auf einen Sonntag, steht dem Vater kein Sonderurlaub für den nächsten Arbeitstag zu.