Arbeitsrecht & Soziales

Beim Anmelden von Kurzarbeit an Urlaub und Überstunden denken

Betriebe, die Kurz­ar­beit an­mel­den, müs­sen an Ur­laub oder Über­stun­den den­ken und Vor­aus­set­zun­gen wie die mög­li­che An­kün­di­gungs­frist be­ach­ten. Am bes­ten soll­te das The­ma mit der Rechts­an­walts- und Steuer­be­ra­tungs­kanz­lei ge­klärt sein, be­vor es aktuell wird.

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Bei einer Auftragsflaute geht gerade kleineren Unternehmen rasch finanziell die Puste aus. Luft verschaffen können sie sich unter anderem, indem sie Kurzarbeit anmelden. Sind die Voraussetzungen erfüllt, können Unternehmerinnen und Unternehmer für ihre Beschäftigten bei der Arbeitsagentur Kurzarbeit beantragen. Für eine Übergangszeit übernimmt die Behörde dann einen Teil des Gehalts. Schon vor der Corona-Pandemie stieg die Zahl der Firmen mit Kurzarbeit – insbesondere in der Industrie. Wegen Corona geänderte Voraussetzungen für Kurzarbeit haben den Zugang zur Kurzarbeit erleichtert – vorübergehend waren über zehn Millionen Menschen in Kurzarbeit. Inzwischen gelten wieder die vor der Pandemie üblichen Bedingungen. Firmenchefs und -chefinnen sollten mit ihrer Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei klären: Was ist Kurzarbeit? Dabei ist etwa wichtig, was Kurzarbeit für den Fall bedeutet, dass Überstunden oder Urlaub abzugelten sind – und welche Ankündigungsfrist einzuhalten ist. Klären sollten Arbeitgeber das schon in guten Zeiten. Einige vertragliche Regelungen, beispielsweise aus einer Betriebsvereinbarung, erleichtern es später, Kurzarbeit anmelden zu können.

Erst Überstunden und Urlaub abbauen, dann Kurzarbeit anmelden

Welche Voraussetzungen gelten beim Beantragen von Kurzarbeit?

Diese Formen von Kurzarbeit können Unternehmen anmelden

Erst die wirtschaftliche Prognose – dann Kurzarbeit anmelden

Das gilt beim Berechnen der Sozialversicherungsbeiträge

Kurzarbeit: Bei Zahlungen an Überstunden und Urlaub denken

Das gilt bei der Kurzarbeit für Arbeitszeitkonten

Erst Überstunden und Urlaub abbauen, dann Kurzarbeit anmelden

Die Gründe für eine Flaute im Unternehmen können vielfältig sein. In kleinen Firmen reicht dafür oft schon, dass sich ein größerer Folgeauftrag verzögert. Oder das Tagesgeschäft muss nach einem Brand in den Geschäftsräumen gezwungenermaßen auf Sparflamme laufen. Selbst mit nur wenigen Beschäftigten entwickeln sich Gehälter und weitere Kosten dann rasch zur erdrückenden Last. Um diese finanziellen Belastungen notfalls zu verringern, können Unternehmen bei der Arbeitsagentur Kurzarbeit anmelden. Dabei gilt es einerseits, Kurzarbeit möglichst zeitnah zu beantragen – die entsprechende Ankündigungsfrist beträgt drei Monate, nachdem die Gründe eingetreten sind. Andererseits gehört zu den Voraussetzungen für die Auszahlung von Kurzarbeitergeld, dass die Kurzarbeit unabwendbar ist – was bedeutet, dass Überstunden wie auch Ansprüche der Beschäftigten etwa auf Urlaub vor dem Antrag auf Kurzarbeit weitgehend abgebaut sein sollten. Firmenchefs und -chefinnen müssen das Thema Kurzarbeit deshalb vorausschauend mit Fachleuten für Recht und Steuern besprechen.

Welche Voraussetzungen gelten beim Beantragen von Kurzarbeit?

Kurzarbeit beantragen können Unternehmen bei der Arbeitsagentur, in deren Bezirk die Lohnabrechnungsstelle liegt. Mit einer Registrierung ist ein Online-Antrag möglich. Zu den wesentlichen Voraussetzungen für Kurzarbeit zählt ein sogenanntes unabwendbares Ereignis. Tritt es ein, bedeutet dies, dass auch Betriebe mit nur einem oder einer Beschäftigten Kurzarbeit anmelden können. Die rechtlichen Vorgaben zu zulässigen Gründen für Kurzarbeit wie auch weitere Regelungen zum Thema enthält das dritte Sozialgesetzbuch (SGB III). Einen Anspruch auf Kurzarbeitergeld (KUG) haben Beschäftigte demnach in der Regel, wenn

  • ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall vorliegt,
  • betriebliche und persönliche Voraussetzungen erfüllt sind und
  • das Unternehmen den Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit angezeigt hat.

Nach den Regeln des SGB III ist ein Arbeitsausfall erheblich genug, um Kurzarbeit anmelden zu können, wenn er

  • auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruht,
  • vorübergehend ist,
  • nicht vermeidbar ist und
  • im jeweiligen Kalendermonat (Anspruchszeitraum) mindestens ein Drittel der Beschäftigten von einem Entgeltausfall von jeweils zehn bis 100 Prozent ihres monatlichen Bruttoentgelts betroffen ist.

Die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bekommen das Kurzarbeitergeld dann „bis zum Ablauf von zwölf Monaten seit dem ersten Kalendermonat …, für den Kug gezahlt wird“, so die Bundesarbeitsagentur. Darüber hinaus können Unternehmen auch eine Betriebsvereinbarung zum Thema Kurzarbeit aushandeln.

Die Grafik zeigt, dass 2022 deutlich weniger Unternehmen Kurzarbeit anmelden mussten und es im Jahresdurchschnitt unter einer halben Million Kurzarbeiter gab, während es 2020 auf dem Höhepunkt der Corona-Pandemie fast drei Millionen waren.

Kurzarbeit können Unternehmen aus vielen Gründen anmelden

Gerade nach Unglücksfällen, die betriebliche Ausfälle auslösen, sollten Unternehmen klären, ob sie für Teile der Belegschaft auch Kurzarbeit anmelden können – gegebenenfalls ohne die prinzipiell vorgeschriebene Ankündigungsfrist. Naturkatastrophen etwa oder auch Brandschäden gelten als unabwendbares Ereignis gemäß SGB III – was die Chance für rasche Kurzarbeit bietet. Sind Unternehmen behördlichen oder behördlich anerkannten Maßnahmen ausgesetzt, die von ihnen nicht zu vertreten sind und den Grund für den Arbeitsausfall bilden, sollten sie ebenfalls Kurzarbeit beantragen können. Das könnte etwa bei einer Straßensperrung wegen Bauarbeiten sinnvoll sein, durch die ein Einzelhandelsgeschäft dramatisch an Laufkundschaft verliert. Aber der Chef oder die Chefin muss vorher prüfen, ob Beschäftigte zeitlich befristet in eine andere Abteilung versetzt werden könnten. Was für Kurzarbeit mit dem Blick auf Überstunden, den Anspruch auf Urlaub oder weitere Voraussetzungen gilt und ob sich eine Betriebsvereinbarung zum Thema empfiehlt, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer mit ihrer Rechtsanwaltskanzlei klären.

Diese Formen von Kurzarbeit können Unternehmen anmelden

Was ist und was bedeutet Kurzarbeit, welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein, gilt immer eine Ankündigungsfrist? Die Arbeitsagenturen unterscheiden drei Formen von Kurzarbeitergeld.

  • Konjunkturelles Kurzarbeitergeld. Das ist quasi der Klassiker – und für alle kleinen Unternehmen interessant. Es soll Betrieben helfen, die vorübergehend nicht genug Arbeit für ihre Beschäftigten haben. Und zwar aus den im SGB III genannten Gründen – aus wirtschaftlichen Gründen oder aufgrund besonderer Ereignisse. In dieser Kategorie können alle Betriebe falls nötig Kurzarbeit anmelden
  • Saison-Kurzarbeitergeld. Für die Baubranche gedacht ist das Saison-Kurzarbeitergeld gemäß §101 SGB III. Diese Lohnersatzleistung für Beschäftigte von Bau- und Handwerksunternehmen bekommen auch kleine Betriebe für den Winter. Wollen sie in diesem Zusammenhang Kurzarbeit beantragen, zählt zu den Voraussetzungen, dass der regelmäßige Arbeitsausfall auf witterungsbedingten oder wirtschaftlichen Gründen in der Schlechtwetterzeit beruht. Urlaub und Überstunden sind mit Blick auf diese Form der Kurzarbeit anders zu behandeln – die Beschäftigten sollen schließlich nicht gezwungen werden, diese Ansprüche immer im Winter abzubauen.
  • Transferkurzarbeitergeld. Zur sogenannten „Kurzarbeit Null“ haben kleine Betriebe keinen Zugang. Dieses Kurzarbeitergeld erhalten Beschäftigte von Konzernen, die bei einer Transfergesellschaft angestellt sind. Ziel ist ihre zusätzliche Qualifizierung und Weitervermittlung.

Erst die wirtschaftliche Prognose – dann Kurzarbeit anmelden

Bevor sie Kurzarbeit anmelden, sollten Unternehmen die Ankündigungsfrist prüfen – und ob der Grund für die Flaute vorübergehend oder dauerhaft ist. Das zählt zu den Voraussetzungen für Kurzarbeit. Meistens schließt die Einführung von Kurzarbeit spätere betriebsbedingte Kündigungen aus – was bedeutet, dass zumindest Kündigungen aus dem gleichen Grund wie die vorherige Kurzarbeit rechtlich kaum haltbar sind. Im Zweifelsfall sollten Unternehmer und Unternehmerinnen die betriebswirtschaftliche Lage detailliert mit der Steuerberatungskanzlei durchgehen, bevor sie Kurzarbeit beantragen. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin hilft, die Lage einzuschätzen und eventuell andere Auswege zu finden. Wer Kurzarbeit anmelden will, sollte außerdem mit der Rechtsanwaltskanzlei sprechen – über mögliche Rechtsfolgen, falls die Schwierigkeiten unerwartet lange anhalten. Gut zu wissen: Unternehmen müssen nicht immer Kurzarbeit beantragen, bevor sie betriebsbedingte Kündigungen aussprechen. Existiert ein Betriebsrat, darf er die Initiative für eine Betriebsvereinbarung über Kurzarbeit ergreifen. Doch auch dann zählt die Einschätzung des Unternehmens, ob der Arbeitskräftebedarf auf Dauer oder nur vorübergehend sinkt.

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Das gilt beim Berechnen der Sozialversicherungsbeiträge

Bei der Lohnbuchhaltung haben Unternehmerinnen und Unternehmer allerlei zu beachten, wenn sie Kurzarbeit anmelden. Die Arbeitsagentur deckt 60 Prozent – mit Kind 67 Prozent – vom entgangenen Nettogehalt der Beschäftigten ab. Dabei gilt als rechnerische Größe die Beitragsbemessungsgrenze, die 2023 bei 7.100 Euro im Monat liegt. Beantragen Arbeitgeber für sie Kurzarbeit, bleiben Beschäftigte regulär über das Unternehmen in der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung versichert. Das Unternehmen zahlt die Sozialversicherungsbeiträge während der Kurzarbeit aber allein. Berechnet werden sie während der Kurzarbeit nach einem fiktiven Arbeitsentgelt. Die Steuerberaterin oder der Steuerberater hilft, die maßgeblichen Unterschiedsbeträge zwischen Soll-Entgelt und Ist-Entgelt korrekt zu ermitteln sowie die Beiträge rechtssicher abzuführen. Das ist nicht ganz trivial, denn Beiträge werden teils anders als sonst üblich ermittelt. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten deshalb in jedem Fall die Steuerkanzlei hinzuziehen, wenn sie Kurzarbeit anmelden.

Kurzarbeit: Bei Zahlungen an Überstunden und Urlaub denken

Sind die Voraussetzungen erfüllt, hilft Kurzarbeitergeld natürlich den Unternehmen aus der Patsche. Im Kern dient es aber dazu, Beschäftigte vor Erwerbslosigkeit durch kurzfristige Auftragsflauten zu bewahren und vorübergehend drohende Einkommensverluste abzufedern. Die Höhe des Kurzarbeitergeldes hängt am finanziellen Verlust für die Betroffenen nach Abzug der Steuer – was konkret bedeutet, dass es bei Kurzarbeit 60 Prozent des ausgefallenen Nettoentgelts ersetzen soll, mit Kind im Haushalt 67 Prozent. Das Unternehmen legt die reduzierte Arbeitszeit fest und berechnet den Lohn sowie das fällige Kurzarbeitergeld. Dafür ist bei der Arbeitsagentur ein Antrag auf Rückerstattung für die Kurzarbeit zu beantragen. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin weiß, wie Überstunden zu behandeln sind, was für Geringverdienende oder Auszubildende gilt, für die Unternehmen die Kurzarbeit anmelden, und welche Antragsfrist es gegebenenfalls gibt. Die Steuerfachleute kennen zudem den feinen Unterschied, der in Kurzarbeit zwischen dem Urlaubsentgelt – also der Gehaltsfortzahlung im Urlaub – und der Einmalzahlung für den Urlaub existiert.

Diese Fallen birgt Kurzarbeit rund um Urlaub und Überstunden

Rund um Urlaub und Überstunden lauern bei Kurzarbeit einige Fallen. Grundsätzlich entsteht den Beschäftigten kein Urlaubsanspruch für Zeiten, für die Arbeitgeber Kurzarbeit anmelden, hat das Bundesarbeitsgericht kürzlich bestätigt (9AZR225/21). Beim verdienstabhängig gezahlten Urlaubsgeld, wie etwa auch beim Mutterschutzlohn, bleiben Verdienstminderungen aufgrund der Kurzarbeit bei der Berechnung außen vor. Für die Bemessung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld spielen die Tage ebenfalls keine Rolle. Liegt ein gesetzlicher Feiertag in der Kurzarbeitsperiode, schulden Unternehmen den Feiertagslohn. Auch die darauf entfallenden Sozialversicherungsbeiträge entrichten sie voll. Nur die Lohnsteuer dürfen sie nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 1984 einbehalten (2AZR161/83). Generell gilt: Wer Kurzarbeit beantragen will, darf von den Betroffenen keine Überstunden fordern – das wäre Leistungsbetrug.

Krankheit während der Kurzarbeit ist eine Rechenaufgabe

Unternehmen, die Kurzarbeit anmelden, sind bei einer Krankmeldung zur Entgeltfortzahlung verpflichtet. Dabei können – je nach Zeitpunkt der Krankmeldung vor oder während der Kurzarbeit – aber unterschiedliche Berechnungsgrundlagen gelten. Was zu beachten ist, darüber war hier bereits zu lesen. Wer der Steuerberaterin oder dem Steuerberater die Berechnung überlässt, vermeidet Fehler und macht sich rechtlich weniger angreifbar.

Das gilt bei der Kurzarbeit für Arbeitszeitkonten

Wenn Unternehmen Kurzarbeit anmelden, kann die Arbeitsagentur von den Beschäftigten eventuell verlangen, mögliche Arbeitszeitguthaben zur Überbrückung zu nutzen. Mit Blick auf die Voraussetzungen für Kurzarbeit existiert dabei aber ein Unterschied zwischen vertraglich vereinbarten Arbeitszeitguthaben einerseits sowie einfachen Überstunden andererseits. Die Auflösung des Arbeitszeitguthabens kann nicht verlangt werden, soweit es

  • zur Überbrückung von Arbeitsausfällen außerhalb der Schlechtwetterzeit (§101 Absatz 1) bestimmt ist und den Umfang von 50 Stunden nicht übersteigt,
  • für die im vierten Sozialgesetzbuch (SGB IV) festgelegten Zwecke wie etwa Pflege- und Familienzeit bestimmt ist, oder
  • zur Vermeidung der Inanspruchnahme von Saison-Kurzarbeitergeld angespart worden ist und den Umfang von 150 Stunden nicht übersteigt.

Auch wenn das Arbeitszeitguthaben mehr als zehn Prozent der ohne Mehrarbeit geschuldeten Jahresarbeitszeit umfasst oder länger als ein Jahr unverändert bestanden hat, ist es laut §7c SGB IV tabu.

In der Kurzarbeit müssen die Beschäftigten alle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes maßgeblichen Änderungen der Arbeitsagentur mitteilen – dies gehört ebenfalls zu den gesetzlichen Voraussetzungen. Das betrifft nicht nur Nebentätigkeiten, sondern auch einen geplanten Arbeitsplatzwechsel. Verletzen sie ihre Pflichten, riskieren Bezieherinnen und Bezieher von Kurzarbeitergeld eine Strafverfolgung. Beschäftigte sollten auch wissen, dass die Arbeitsagentur sie während der Kurzarbeit in andere Tätigkeiten vermitteln kann. Verweigern sie dies oder melden sich auf eine Vorladung nicht zurück, drohen Sperrzeiten von drei Wochen beim Kurzarbeitergeld.

So hilft eine Betriebsvereinbarung beim Thema Kurzarbeit

Ob und zu welchen Bedingungen ein Unternehmen tatsächlich Kurzarbeit anmelden kann, beeinflussen auch individuelle Arbeitsverträge, Tarifverträge und eine eventuell existierende Betriebsvereinbarung – etwa mit Blick auf frühere Überstunden und die Verwendung von Arbeitszeitkonten. Schon in guten Zeiten sollten Unternehmerinnen und Unternehmer deshalb das Thema Kurzarbeit mit der Anwaltskanzlei besprechen – und sachgerechte Vereinbarungen für Überstunden sowie deren betrieblich bedingtes Abfeiern festlegen. So entsteht nicht nur mehr Spielraum für schlechte Zeiten. Sondern es lassen sich auch die Voraussetzungen dafür schaffen, das Instrument Kurzarbeit bei Bedarf bestmöglich nutzen zu können.

Hörbar Steuern – Der DATEV-Podcast
Folge #75 Kurzarbeit: Keine Lösung auf lange Sicht

Die Möglichkeit zur Kurzarbeit wirkt in vielen Branchen stabilisierend – auch, nachdem die wegen der Corona-Pandemie beschlossenen Sonderregeln ausgelaufen sind. Wie Unternehmen mit der Kurzarbeit umgehen und wie die Arbeitsagentur dieses Thema sieht – darum geht es in Folge #75 Kurzarbeit: Keine Lösung auf lange Sicht von Hörbar Steuern – Der DATEV-Podcast.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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