DATEV SmartTransfer: Mit E-Rechnungen effizienter arbeiten

Das Bundesfinanzministerium plant, ab 2025 E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend zu machen. Die Online Software AG hat sich schon frühzeitig darauf vorbereitet. Die Buchhaltung arbeitet seit Januar 2022 mit DATEV SmartTransfer, um Rechnungen elektronisch auf den Weg zu schicken.

Wir sprachen mit Andrea Sossou und Martina Bauer aus der Buchhaltung.

DATEV: Würden Sie uns Ihr Heidelberger Unternehmen kurz vorstellen?

Martina Bauer: Wir bieten Software zur Gestaltung von Preisinfos für den Groß- und Einzelhandel an – für sämtliche Medien, also Plakate, Bildschirme hinter Verkaufstheken, Regalschilder, Etiketten, Plastikkarten, Infos auf Verkaufsstelen oder auf dem Smartphone. Sie alle haben als Kunden schon Preisinformationsmedien von uns gesehen.

Das Unternehmen hat 50 Mitarbeiter und gliedert sich in eine Mutter- und zwei Tochtergesellschaften. Wir beide arbeiten in der Buchhaltung, Frau Sossou ist als Buchhalterin für die Muttergesellschaft zuständig, ich bin als Finanzbuchhalterin zuständig für die Monats- und Jahresabschlüsse aller Gesellschaften.

Beweggründe zur Umstellung auf DATEV SmartTransfer

Wieso hat sich Ihr Unternehmen entschieden, Rechnungen zu digitalisieren?

Martina Bauer: Einer unserer großen Kunden mit einem hohen Rechnungsaufkommen und vielen Einzelbelegen hatte ganz spezielle Anforderungen an die Gestaltung und den Versand der Rechnungen. Früher mussten wir die Rechnungen aus seinem Portal herunterladen und manuell in unser System übertragen. Das war sehr aufwendig und fehleranfällig. Deshalb haben wir nach einer anderen Lösung gesucht. Zudem haben wir Kunden, die Rechnungen in speziellen E-Rechnungsformaten anfordern. Eine Kollegin hat mich auf DATEV SmartTransfer aufmerksam gemacht. Im Auftragseingang arbeiten wir schon lange mit DATEV, wir nutzen DATEV Unternehmen online, von daher kam für uns kein anderer Anbieter infrage. Unserem Geschäftsführer war es wichtig, alles aus einer Hand zu bekommen.

Wofür nutzen Sie DATEV SmartTransfer heute?

Martina Bauer und Andrea Sossou: Zum einen nutzen wir DATEV SmartTransfer für den Rechnungsempfang. Das heißt, wir erhalten unsere Rechnungen direkt im Postkorb von DATEV SmartTransfer. Dazu wurde uns von DATEV ein Prüfprozess eingerichtet, der ganz auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist. So können wir den Freigabeprozess lückenlos nachvollziehen. Die geprüften Belege inklusive Prüfprotokoll übergeben wir dann direkt aus DATEV SmartTransfer an DATEV Unternehmen online zur revisionssicheren Archivierung.

Zum anderen versenden wir mit DATEV SmartTransfer auch Rechnungen. Mit DATEV SmartTransfer können wir jeden unserer Kunden mit dem Rechnungsformat bedienen, das er braucht. Auch der Postweg lässt sich über die DATEV-Lösung und das Druckzentrum der DATEV bequem abwickeln.

Welche Formate verschicken Sie?

Martina Bauer und Andrea Sossou: Wir versenden die Rechnungen als PDF, EDIFACT oder ZUGFeRD, per E-Mail oder per Post über den Druckservice von DATEV.

Die Einführung von E-Rechnungen mithilfe DATEV SmartTransfer

Wie lief die Umstellung?

Martina Bauer und Andrea Sossou: Nachdem wir DATEV das Problem geschildert haben, wurde ein passendes Template für uns erstellt. Die DATEV-Mitarbeiter und unser IT-Administrator standen dafür in einem engen Austausch. Nach der Einführung für diesen speziellen Kunden sollten auch alle anderen umgestellt werden. Einige kommen auch von sich aus auf uns zu und möchten digitale und immer mehr auch elektronische Rechnungen erhalten.

Die Umstellung selbst bedeutete für uns keinen großen Aufwand. Lediglich das Abbilden unserer drei Gesellschaften im System war etwas kompliziert. Nachdem alles von den DATEV-Mitarbeitern einmal richtig eingerichtet war und wir den Ablauf gemeinsam durchgegangen sind, hat alles für die tägliche Arbeit gepasst. 

Wieviel Zeit haben Sie investiert?

Martina Bauer und Andrea Sossou: Von der Recherche bis zur Implementierung ist ein Dreivierteljahr vergangen. Und ich muss sagen, die DATEV-Mitarbeiter waren sehr engagiert und haben auf unsere Anfragen immer schnell reagiert, selbst wenn sie stark ausgelastet waren.

Weiterentwicklung durch DATEV SmartTransfer

Was hat sich verändert?

Martina Bauer: Die vielen Arbeitsgänge wie das Ausdrucken, Kuvertieren, die Rechnungen zur Post geben und frankieren sind jetzt obsolet. Wir gehen lediglich in das Portal DATEV SmartTransfer und dann werden die Rechnungen verteilt, das war´s. Und dabei können wir auch noch den Wünschen unserer Kunden nach bestimmten E-Rechnungsformaten nachkommen.

Andrea Sossou: Ich nutze DATEV SmartTansfer seit dem zweiten Quartal 2023 auch für die Eingangsrechnungen und finde es sehr angenehm für das revisionssichere Archiv. Heute weiß ich genau, welcher Beleg wann und wo zur Freigabe liegt und ich muss Rechnungen nicht mehr umständlich suchen.

Wie hilft die Weitergabe der Belege über DATEV Unternehmen online bei der Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei?

Martina Bauer und Andrea Sossou: Die Weitergabe der Belege zur Kanzlei für den Jahresabschluss oder die Abschlussprüfung wäre für uns der absolute Benefit. Das wollen wir möglichst bald angehen. Die Kanzlei hat dann gleich die Belege vorliegen und muss sie nicht mehr bei uns anfordern.

So nutzt die Online Software AG DATEV SmartTransfer und DATEV Unternehmen online:

• Die Mutter- und Tochtergesellschaften nutzen DATEV SmartTransfer im Rechnungsaus- und -eingang.
• Die Muttergesellschaft versendet u.a. in den Formaten EDIFACT und hat einen individuellen Papier-Ersatz-Prozess für den Rechnungseingang.
• Die Tochtergesellschaften versenden ZUGFeRD und PDF und arbeiten mit einem standardisierten Papier-Ersatz-Prozess für den Rechnungseingang.
• Alle Gesellschaften outsourcen über DATEV SmartTransfer Druckaufträge an das Digital & Print Solution Center der DATEV und nutzen DATEV Unternehmen online für die revisionssichere Archivierung der Belege.