Steuern & Abgaben

Verzicht auf Klein­unter­nehmer­regelung kann sich lohnen

Manche Fir­men sind um­satz­steu­er­frei auf­grund der Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung, an­dere pro­fi­tie­ren vom Ver­zicht auf die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung. Was im in­di­vi­duel­len Fall bes­ser ist, soll­ten Selbst­stän­di­ge ganz ge­nau mit der Steu­er­be­ra­tungs­kanz­lei durchrechnen.

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Vor allem Gründerinnen und Gründer nutzen gerne die Kleinunternehmerregelung, weil diese Ausnahmeregelung nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) manches erleichtert. Doch für viele wäre ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer ratsam. Mit der Kleinunternehmerregelung entfällt nämlich auch die Möglichkeit, selbst Vorsteuer geltend zu machen. Außerdem besteht immer das Risiko, durch gute Geschäfte unerwartet die in der Kleinunternehmerreglung vorgesehenen Höchstgrenzen beim Bruttoumsatz zu überschreiten. Und wer dann plötzlich nicht mehr umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung ist, hat nur zwei Alternativen, nämlich nachträglich eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer zu schreiben – was Kunden bestimmt verärgert – oder die Steuerlast selbst zu tragen. Beides unerfreulich. Deshalb empfiehlt sich ein ausführliches Gespräch mit Steuerfachleuten zur Frage „Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung?“. Dabei lässt sich auch klären, wie das Anmelden der Kleinunternehmerreglung bei der Steuer – von Laien umgangssprachlich meistens als beantragen bezeichnet – sowie eventuell eine Umstellung zurück auf die Kleinunternehmerregelung wegen fallender Umsätze oder sich verändernder Geschäfte funktioniert.

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung?

Wer kann die Kleinunternehmerregelung beantragen?

Kleinunternehmerregelung bei Umsatzsteuer hängt am Umsatz

Kleinunternehmerregelung stets anmelden oder beantragen

Die Erteilung einer Umsatzsteuer-ID ist immer sinnvoll

Umsatzsteuerfrei aufgrund Kleinunternehmerregelung kann sich lohnen

Wann ist der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung gut?

Paragraf 19 UStG nicht mit Umsatzsteuerfreiheit verwechseln

Unternehmen müssen die Höchstgrenze im Blick behalten

Ohne Kleinunternehmerregelung alle Termine einhalten

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung?

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung? Die Kleinunternehmerregelung ist keine echte Steuerbefreiung, obwohl es umgangssprachlich „umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“ nach Paragraf 19 UStG heißt. Tatsächlich sind Selbstständige mit Umsätzen unterhalb der Höchstgrenzen der Kleinunternehmerregelung für ihren Bruttoumsatz vom Erheben der Umsatzsteuer ausgenommen. Der Fiskus behandelt sie mit Blick auf die Mehrwertsteuer wie Nichtunternehmer – sie schreiben gemäß Kleinunternehmerregelung eine Rechnung ohne ausgewiesene Mehrwertsteuer. Wenn Selbstständige ihr Unternehmen bei der Steuer, sprich dem Finanzamt anmelden, können sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wählen, ob sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, was viele beantragen nennen. Dann schulden sie dem Finanzamt keine Umsatzsteuer und weisen auf Rechnungen auch keine aus. Umgekehrt können sie – anders als bei der regulären Besteuerung – aus Eingangsrechnungen keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Daher wäre mit der Steuerberatungskanzlei zu klären, ob sich möglicherweise ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer empfiehlt. Und wie eine Umstellung zurück auf die Kleinunternehmerregelung wegen fallender Umsätze ginge.

Wer kann die Kleinunternehmerregelung beantragen?

Nach Paragraf 19 UStG sind Selbstständige wegen der Kleinunternehmerregelung von der Erhebung der Umsatzsteuer ausgenommen, wenn ihre Umsätze unter festgelegten Höchstgrenzen liegen und sie die Sonderregelung beanspruchen wollen. Das können alle Selbstständigen, auch Freiberufler. Die Voraussetzung: Der Bruttoumsatz lag im Vorjahr unter 22.000 Euro und übersteigt im laufenden Jahr nicht 50.000 Euro. Wer diese Kriterien erfüllt, kann damit in den Genuss der de facto Umsatzsteuerbefreiung kommen. Gründerinnen und Gründer fordert das Finanzamt auf, dass sie durch ein Kreuz im entsprechenden Erfassungsformular die Kleinunternehmerregelung anmelden oder ihren Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer erklären. Eine Umstellung ist auch später möglich, um umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung zu werden – dies müssen Selbstständige aber aktiv beantragen. Beim Berechnen des erwarteten Bruttoumsatzes sollte stets die Steuerberatungskanzlei unterstützen und die Konsequenzen erläutern. Denn ob die Kleinunternehmerregelung bei der Steuer vorteilhaft ist oder doch besser die Mehrwertsteuer auf der Rechnung steht, sollten Fachleute fundiert beurteilen.

Kleinunternehmerregelung bei Umsatzsteuer hängt am Umsatz

Die Höchstgrenze, bis zu der sich die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG anmelden oder beantragen lässt, ist an die Person gekoppelt. Sie gilt für die Gesamtsumme aller Umsätze aus selbstständigen Tätigkeiten. Niemand kann eine Kleinunternehmerregelung für mehrere Tätigkeiten parallel anmelden beziehungsweise beantragen und dann jeweils bis zur Höchstgrenze nutzen. Oder eine selbstständige Tätigkeit mit Kleinunternehmerregelung und parallel dazu eine mit Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ausüben, hier also mit Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer arbeiten.

Beginnen Selbständige ihre Tätigkeit mitten im Jahr, ändert sich damit auch der für sie maßgebliche Höchstbetrag. Der voraussichtliche Umsatz ist dann anteilig zu kalkulieren. Wer etwa im Mai startet, ist im laufenden Kalenderjahr acht Monate unternehmerisch aktiv. Die Höchstsumme beim Bruttoumsatz, bis zu der es möglich ist, wegen der Kleinunternehmerregelung eine Rechnung ohne Steuer zu schreiben, läge dann bei lediglich 14.666 Euro – also 22.000 Euro geteilt durch zwölf Monate mal acht Monate. Kämen in dem Zeitraum dann 15.000 Euro Umsatz zusammen, dürfte der Fiskus die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ablehnen. Linear auf das volle Jahr hochgerechnet, läge der Gesamtumsatz nämlich bei 22.500 Euro. Die Umsätze wären damit nicht umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung. Um keine Mehrwertsteuer bei Kunden nachfordern beziehungsweise Umsatzsteuer nicht aus eigener Tasche zahlen zu müssen, sollten Selbstständige die Kleinunternehmerregelung immer rechtzeitig und vor allem detailliert und vorausschauend mit ihrer Steuerberatungskanzlei besprechen sowie die Rahmenbedingungen einer möglichen Umstellung klären.

Kleinunternehmerregelung stets anmelden oder beantragen

Es ist ein verbreitetes Missverständnis, dass die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG automatisch greift. Tatsächlich ist ein Bruttoumsatz unterhalb der Höchstgrenzen nur eine Voraussetzung, als umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung zu gelten. Gründerinnen und Gründer erklären beim Anmelden ihres Unternehmens beim Finanzamt den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer oder beantragen sie, indem sie ein Kreuz im jeweiligen Kästchen machen. Bereits länger aktive Selbstständige müssen sich dagegen aktiv um eine Umstellung kümmern, falls sie die Kleinunternehmerregelung nutzen wollen. Auch bei unter die Höchstgrenze der Kleinunternehmerregelung fallenden Umsätzen erlöschen ihre Pflichten rund um Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer nämlich nicht automatisch.

Selbst Medizinerinnen und Mediziner oder andere eigentlich umsatzsteuerbefreite Freiberufler sehen sich manchmal überraschend vor die Wahl gestellt, für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden zu müssen. Dafür reichen schon geringe zusätzliche umsatzsteuerpflichtige Umsätze, etwa aus Vorträgen oder Fachartikeln. Denn per se ohne Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer schreiben Selbstständige eine Rechnung nicht wegen der Kleinunternehmerregelung, sondern nur wegen generell als umsatzsteuerfrei eingestufter Einkünfte – etwa für im medizinischen und therapeutischen Bereich erbrachte Leistungen. Von dieser ausdrücklichen echten Umsatzsteuerbefreiung abgesehen, ist auf alle Umsätze die gesetzliche Umsatzsteuer zum jeweils geltenden Steuersatz fällig. Außer eben, Selbstständige sind umsatzsteuerfrei aufgrund der von ihnen gewählten Kleinunternehmerregelung. Das sollten sie stets im Auge behalten sowie gegebenenfalls regelmäßig mit der Steuerberaterin oder dem Steuerberater besprechen – bevor sie eine mit Blick auf die Kleinunternehmerregelung eventuell heikle Rechnung schreiben.

Die Erteilung einer Umsatzsteuer-ID ist immer sinnvoll

Selbstständige sollten beachten: Seit 2017 bringt die Kleinunternehmerregelung bei der Einkommensteuererklärung keine Erleichterungen mehr. Seither müssen Unternehmerinnen und Unternehmer trotz Kleinunternehmerregelung ihren Gewinn anhand der Anlage EÜR dem Finanzamt anmelden. Mit dieser Gesetzesänderung bringt die Kleinunternehmerregelung einem Selbständigen mit Umsätzen unter der Höchstgrenze also weniger Vorteile als früher. Zwar brauchen sie weiter keine ID für die Umsatzsteuer. Diese trotz Kleinunternehmerregelung zu beantragen, hat allerdings einen anderen großen Vorteil. Aus Sicherheitsgründen sollte die Umsatzsteuer-ID und nicht die vom Finanzamt zur Veranlagung vergebene Steuernummer jene Nummer sein, die Selbstständige auf ihre Internetseite oder auch eine Rechnung schreiben – unabhängig von der Kleinunternehmerregelung. Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, brauchen diese Nummer zwar nicht – können aber dank unterschiedlicher Steuersätze finanzielle Vorteile daraus ziehen.

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Umsatzsteuerfrei dank Kleinunternehmerregelung kann lohnen

Ob sich die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG bei der Umsatzsteuer lohnt, lässt sich mit einer einfachen Faustregel beantworten. Sie kann sich rechnen, wenn die Kunden überwiegend Privatleute sind. Verbraucher können – anders als Geschäftskunden – in einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht per Vorsteuerabzug steuermindernd geltend machen. Ohne Kleinunternehmerregelung muss der Auftragnehmer auf der Rechnung pflichtgemäß den geltenden Satz der Mehrwertsteuer anwenden. Dies verteuert das Angebot für Privatkunden um den jeweiligen Umsatzsteuersatz. Deshalb profitieren bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung beide davon, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Das Unternehmen kann einen niedrigeren Preis anbieten und so Kunden gewinnen, die sparen wollen. Allerdings wäre zu bedenken, dass gute Geschäfte schnell zum Überschreiten der Höchstgrenze von 22.000 Euro führen. Im Folgejahr greift statt der Kleinunternehmerregelung dann die Regelbesteuerung – also der Ausweis der Mehrwertsteuer. Das wiederum bedeutet praktisch eine schlagartige Preiserhöhung um den Umsatzsteuersatz. Langfristig könnte sich so bei preissensiblen Kunden rächen, die Kleinunternehmerregelung gewählt zu haben.

Für Verzicht auf Kleinunternehmerregelung Fachleute fragen

Wenn Gründerinnen oder Gründer beim Anmelden die Kleinunternehmerregelung wählen oder bestehende Firmen später eine Umstellung beantragen, um die Kleinunternehmerregelung nutzen zu können, zahlen sie die eigentlich anfallende Umsatzsteuer nicht ans Finanzamt. Sie dürfen dann natürlich auch keine Mehrwertsteuer ausweisen und vereinnahmen. Und um diese Besonderheit zu erklären, muss ein Zusatz zur Kleinunternehmerregelung auf jede Rechnung. Der kann beispielsweise lauten: „Im ausgewiesenen Betrag ist nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“. Darüber sollten Selbstständige, die die Kleinunternehmerregelung anmelden, mit der Steuerberatungskanzlei sprechen. „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“ – die Aussage könnte manche Kunden anlocken. Doch am besten sorgt ein Gespräch mit Steuerfachleuten für Klarheit, ob eventuell trotzdem der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung besser wäre.

Wann ist der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung gut?

Unternehmerinnen und Unternehmer, die überwiegend für Geschäftskunden tätig sind, rechnen mit Blick auf die Kleinunternehmerregelung anders – solche Auftraggeber können als Unternehmen in der Regel die gezahlte Mehrwertsteuer mit der von ihnen selbst ausgewiesenen Umsatzsteuer verrechnen. Für sie wird diese Steuer zum durchlaufenden Posten und das eingekaufte Produkt oder die genutzte Dienstleistung effektiv nicht teurer. Wer aufgrund der Kleinunternehmerregelung umsatzsteuerfrei bleibt, dessen Angebot ist für diese Interessenten damit nicht günstiger. Dafür verlieren Selbstständige durch die Kleinunternehmerregelung die Möglichkeit, selbst gezahlte Vorsteuer auf betrieblich angeschaffte Wirtschaftsgüter anzusetzen. Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG bei der Umsatzsteuer kann sich also auch bei Umsätzen unter 22.000 Euro jährlich lohnen. Der Imagenachteil wäre ebenfalls zu bedenken. Schreiben Anbieter wegen der Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer, erweckt das rasch den Eindruck geringerer Professionalität. Wer von Firmenkunden als seriöses Unternehmen wahrgenommen werden will, sollte mit Beginn der Selbständigkeit Umsatzsteuer ausweisen.

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Paragraf 19 UStG nicht mit Umsatzsteuerfreiheit verwechseln

Unternehmerinnen und Unternehmer, die trotz niedriger Einkünfte den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer nach Paragraf 19 UStG anmelden, sind fünf Jahre an ihre Entscheidung gebunden. Selbstständige sollten diese Entscheidung daher vorher ausführlich mit der Steuerberatungskanzlei abwägen. Wer nicht umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung ist, weist unabhängig vom Umsatz regulär den jeweiligen Satz für Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer auf jeder Rechnung aus. Dem Finanzamt sind dann als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen auch Umsatzsteuervoranmeldungen zu schicken – in der Regel monatlich oder quartalsweise.

Unternehmen müssen die Höchstgrenze im Blick behalten

Selbstständige, die sich beim Anmelden nach der Gründung für die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer nach Paragraf 19 UStG entscheiden oder später eine Umstellung auf die Kleinunternehmerregelung beantragen, müssen mit viel Augenmaß prüfen, ob sie die Voraussetzung erfüllen werden oder noch erfüllen. Wer im abgelaufenen Jahr die Höchstgrenze von 22.000 Euro übertroffen hat oder im laufenden Jahr mehr als 50.000 Euro Umsatz erwartet, ist automatisch nicht mehr umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung, sondern unterliegt wieder der Regelbesteuerung bei der Umsatzsteuer. Wichtig: Man muss reagieren, sobald sich abzeichnet, dass die Höchstgrenze für die Kleinunternehmerregelung überschritten wird. Spätestens bevor die erste Rechnung des neuen Geschäftsjahres rausgeht, muss der Vorjahresumsatz und damit die Anwendbarkeit der Kleinunternehmerreglung bei der Steuer bekannt sein.

Wer dann eine Rechnung gemäß Kleinunternehmerregelung stellt, obwohl die Voraussetzungen tatsächlich nicht länger erfüllt sind, schuldet dem Finanzamt die Mehrwertsteuer. Der Fiskus verlangt den Betrag rückwirkend aus den eingegangenen Zahlungen – und das Unternehmen zahlt sie dann womöglich aus eigener Tasche. Nicht immer besteht die Chance, nach Ende der Kleinunternehmerregelung den Geschäftskunden eine neue Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer zu schicken, um nicht selbst auf der Steuer sitzenzubleiben. Das geht lediglich in engen Grenzen – bei Privatkunden gar nicht – und ist für alle Beteiligten aufwändig sowie ärgerlich.

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Ohne Kleinunternehmerregelung alle Termine einhalten

Selbstständige, die sich für den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer entscheiden, haben natürlich nicht nur Rechte und Vorzüge. Sie müssen auch die pünktliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und alle damit verbundenen Pflichten ernst nehmen. Geschuldete Umsatzsteuer muss zehn Tage nach Ende des Zeitraums, für den die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt, bei der Finanzkasse sein. Also etwa am 10. April für das erste Quartal des Jahres oder am 10. Februar für den Januar – beziehungsweise um einen Monat verzögert mit einer Fristverlängerung. Bei jeder Verspätung droht gleich Ärger. Schon die Überziehung um einen Tag führt zum Säumniszuschlag – auch beim noch so kleinen Handwerksbetrieb, Kleingewerbetreibenden oder der Lehrkraft. Eine Dauerfristverlängerung verschafft etwas zeitlichen Spielraum, ändert aber nichts an den Pflichten.

Zudem droht bei einer verspäteten Voranmeldung – und insbesondere bei Schätzungen wegen fehlender Umsatzsteuervoranmeldungen – Ärger mit der Bußgeld- und Strafsachenstelle. Diese Stelle erhält stets zeitnah Informationen über Anhaltspunkte für vorsätzliche oder leichtfertige Steuerverkürzung durch unrichtige, unvollständige oder unterlassene Angaben gegenüber der Finanzbehörde. Und eine verspätete Umsatzsteuervoranmeldung ist in diesem Sinne eine Steuerhinterziehung auf Zeit.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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