Die nächste Geburtstagsfeier steht an, aber es fehlt eine Geschenkidee? Viele Unternehmen richten dann den Ratschlag an ihre Kunden, einen Gutschein zu verschenken. Gezielt nutzen sie in Werbung und Marketing die Botschaft, dass sich per Gutschein individuelle Wünsche erfüllen lassen. Ihr Vorteil: Handelsunternehmen verkaufen einen Gutschein an Kundinnen oder Kunden und können den Umsatz gleich buchen. Die Einlösung erfolgt erst zu einem späteren Zeitpunkt im Ladengeschäft oder Online-Shop. Der Gutschein an Kunden dient aber auch als Türöffner für weitere Geschäfte. So offerieren manche Autohäuser beim Kauf von Firmenwagen oder E-Autos neben Rabatten einen Gutschein für den nächsten Kundenservice – zum Vorzugspreis. Wer Gutscheine ausgibt, muss jedoch das Thema Steuern im Blick haben. Kommen Gutscheine an Kunden zum Einsatz, gestaltet sich die steuerliche Behandlung diffizil. Je nach Gutscheinart ist die Umsatzsteuer entweder schon beim Verkauf oder aber erst bei der Einlösung – sprich der Erbringung der entsprechenden Lieferung oder Leistung – anzumelden und abzuführen.
Umsatzsteuer: Gutscheine und ihre steuerliche Behandlung
Für im europäischen Binnenmarkt gehandelte Gutscheine gilt eine einheitliche steuerliche Behandlung. Wann die Umsatzsteuer anfällt, hängt davon ab, ob es sich um einen Einzweck- oder Mehrzweck-Gutschein handelt. Wer Gutscheine der ersten Kategorie an Kunden und Kundinnen verkauft, nutzt folgende steuerliche Behandlung: Weil der Ort der Leistung und die geschuldete Umsatzsteuer bekannt ist, fällt Umsatzsteuer an, sobald Firmen diesen Gutschein an Kundinnen oder Kunden ausgeben und den Umsatz buchen. Beim Mehrzweck-Gutschein gibt es dagegen mehrere Unbekannte. Beispielsweise den Leistungsort sowie den geltenden Mehrwertsteuersatz, wenn der Gutschein zum Bezug sämtlicher Sortimentswaren berechtigt oder sogar in Filialen in EU-Nachbarländern einlösbar ist. Online-Shops verkaufen nur solche Gutscheine: Steuern sind zu dem Zeitpunkt fällig, an dem Kunden den Gutschein einlösen – ob für einen Kundenservice oder Waren, spielt dabei keine Rolle. Wer Gutscheine an Kunden ausgibt, muss diese richtig buchen und die steuerliche Behandlung kennen. Die Steuerberatungskanzlei hilft bei Fragen.
Zusatzumsatz: Der Gutschein in Werbung und Marketing
Der Gutschein ist aus Werbung und Marketing nicht wegzudenken. Ob in Papierform oder als Karte: Für viele Kundinnen und Kunden ist der Gutschein ideal zum Verschenken – und Unternehmen profitieren vom Vorfinanzierungseffekt, der ihre Liquidität stärkt. Verkaufen sie einen Gutschein an Kundinnen und Kunden, dürfen sie den Umsatz gleich buchen. Das Geld ist in der Kasse, die Einlösung gegen eine Ware oder Leistung erfolgt später oder manchmal gar nicht. Für Unternehmen ist das eine willkommene Umsatzsteigerung. In der Corona-Pandemie retteten Gutscheine so manches Geschäft, zumal Steuern gestundet wurden. Inzwischen hat sich der Gutschein – auch durch Werbung und Marketing – zur festen Umsatzgröße entwickelt. Darüber hinaus nutzen Firmen ihn als Türöffner für neue Geschäfte. Geben sie etwa den Gutschein für einen Kundenservice günstiger an Kundinnen und Kunden ab, kommen diese gerne wieder und kaufen erneut. Doch wer Gutscheine an Kunden veräußert, muss auch die richtige steuerliche Behandlung kennen.
Umsatzplus: Gutschein an Kunden verkaufen statt verschenken
Er bringt mehr Umsatz, stärkt die Liquidität und ist ein wichtiges Instrument für Werbung und Marketing – ein Gutschein belebt fast immer das Geschäft. Manche lassen sich für einen Kundenservice einlösen, andere für Sortimentswaren, manche im Ladengeschäft vor Ort, manche im Online-Shop, einige sogar EU-weit, wenn ein Handelsunternehmen dort Filialen betreibt. Die genaue Ausgestaltung bleibt den Firmen überlassen, die einen Gutschein anbieten. Doch diese jeweiligen Details entscheiden darüber, wann Unternehmen für ausgegebene Gutscheine die Steuern anmelden und abführen müssen: schon beim Verkauf oder erst beim Einlösen. Konkret geht es um die Umsatzsteuer. Firmen müssen für einen Gutschein, den sie an Kundinnen und Kunden ausgeben, Umsatzsteuer buchen und ausweisen, wenn
- die Verpflichtung besteht, diesen als Gegenleistung für eine Warenlieferung oder die Erbringung einer Dienstleistung anzunehmen, und
- die zu liefernden Gegenstände oder zu erbringenden Dienstleistungen oder die Identität des leistenden Unternehmens auf dem Gutschein – oder in damit zusammenhängenden Unterlagen – angegeben sind.
Für eine bestimmte Art von Gutschein, den Online-Shops regelmäßig an Kundinnen und Kunden verschenken, ist folglich keine Umsatzsteuer abzuführen: Die Rede ist vom Rabatt-Gutschein. Solche Gutscheine bleiben beim Thema Steuern außen vor, weil sie nur zu einem Preisnachlass berechtigen, nicht aber zum Bezug einer Ware oder Leistung. Umsatzsteuer ist nur auszuweisen, wenn es sich um Gutscheine im Sinne der genannten Definition handelt. Keine Rolle spielt für die steuerliche Behandlung der Gutscheine, ob der aufgedruckte Nennwert zum Warenkauf ausreicht oder eine Zuzahlung erfolgt. Zu welchem Zeitpunkt die Umsatzsteuer anzumelden und abzuführen ist, hängt wiederum von der Art des Gutscheins an. Der Gesetzgeber unterscheidet in Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheine. Wer Gutscheine an Kundinnen und Kunden verkauft, muss ihre unterschiedliche steuerliche Behandlung kennen und die Umsatzsteuer korrekt abführen. Die Steuerberatungskanzlei unterstützt bei individuellen Fragen.
Früher fielen beim Verkauf der Gutscheine keine Steuern an
Bis vor einigen Jahren war die steuerliche Behandlung der Gutscheine noch eindeutig: Beim Verkauf eines Gutscheins an Kunden und Kundinnen fielen keine Steuern an. Erst bei der Einlösung, also dem Bezug der Ware oder Dienstleistung, war die Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen. Dies gilt heute nur noch für Mehrzweck-Gutscheine. Wie oft so ein Gutschein in einer Vertriebskette übertragen wird, spielt keine Rolle. Nur wenn Endkunden diese Gutscheine einlösen, fallen Steuern an – nicht vorher. Denn erst dann steht fest, welche Waren erworben werden und welcher Mehrwertsteuersatz greift – der ermäßigte mit sieben oder der reguläre mit 19 Prozent. Im Online-Handel ist auch entscheidend, wer den Mehrzweck-Gutschein einlöst, sprich an welchen Kunden oder welche Kundin eine Firma die Ware liefert. Je nach Empfängerland gelten nämlich unterschiedliche Steuersätze oder Steuerbefreiungen.
Einzweck-Gutscheine und ihre steuerliche Behandlung
Grundsätzlich sollten Unternehmerinnen und Unternehmer das Thema Umsatzsteuer stets mit ihrer Steuerberatungskanzlei besprechen. Denn der Teufel steckt bekanntlich im Detail. Schwierigkeiten bereitet mitunter die steuerliche Behandlung sogenannter Einzweck-Gutscheine, die erst seit 2019 gilt. Noch mal zur Klarstellung: Es geht hier nicht um einen Rabatt-Gutschein, den Marketing-Verantwortliche gerne als Werbung an Kunden und Kundinnen verschenken. Sondern um den üblichen Verkauf der Gutscheine gegen Entgelt, für den dann Steuern anfallen. Wer einen Einzweck-Gutschein an Kunden ausgibt, muss den Umsatz sofort buchen sowie die Umsatzsteuer berechnen und ans Finanzamt abführen. Denn schon zum Verkaufszeitpunkt stehen
- die Identität des leistenden Unternehmens,
- der steuerberechtigte EU-Mitgliedstaat (Ort der Leistung),
- der auf die Leistung entfallende Steuersatz sowie
- der auszuweisende Steuerbetrag
fest. Als Klassiker gilt ein Gutschein, an dem viele Kunden und Kundinnen interessiert sind: der Restaurantgutschein, einlösbar für das Essen beim Italiener oder Griechen vor Ort. Schon beim Verkauf solcher Gutscheine fallen Steuern an, konkret die Umsatzsteuer. Darum müssen Gastronomen in der Rechnung angeben, dass es sich um einen Einzweck-Gutschein handelt, sowie die Umsatzsteuer ausweisen und buchen. Außerdem gehört auf Gutschein und Beleg, welche Leistungen die Kunden bekommen. Aber: Ist auch die Mitnahme von Speisen erlaubt, könnte beim Verkauf kein korrekter Ausweis der Umsatzsteuer erfolgen. Denn beim Verzehr im Restaurant gelten 19 Prozent Mehrwertsteuer, bei der Essensmitnahme sieben Prozent. Dann handelt es sich um Mehrzweck-Gutscheine – Steuern entstehen erst beim Einlösen. PC- und Registrierkassen haben meistens spezielle Tastenfelder, um den richtigen Gutschein beim Verkauf an Kunden und Kundinnen auszuwählen und zu buchen. Ein Abgleich zwischen verkauften und eingelösten Gutscheinen samt zugehöriger Belege ist so möglich – eine Voraussetzung für die ordnungsgemäße Kassenführung.
Umsatzsteuer: Wer einen Gutschein an Kunden ausgibt, muss richtig buchen
Ob Einzelhändlerin, Gastronom, Kinobetreiberin oder Online-Händler: Alle, die Gutscheine an Kundinnen und Kunden verkaufen, müssen deren steuerliche Behandlung kennen. Das beginnt schon an der Kasse. Den Beschäftigten muss klar sein, welche Art von Gutschein sie an Kunden ausgeben und wie dieser zu buchen ist. Beim Einzweck-Gutschein ist nämlich die Umsatzsteuer beim Verkauf auszuweisen, zu kassieren und im laufenden Voranmeldezeitraum ans Finanzamt abzuführen. Sowohl die Ausgabe als auch jede entgeltliche Übertragung solcher Einzweck-Gutscheine im eigenen Namen lösen die Steuern aus – etwa in Vertriebsketten. Der Fiskus besteuert also jedes Mal eine fiktive Leistung. Bemessungsgrundlage ist das jeweils vereinbarte Entgelt. Bei der späteren Gutscheineinlösung, also der tatsächlichen Lieferung oder Leistungserbringung, fällt dann keine Umsatzsteuer mehr an. Lediglich für Zuzahlungen sind Steuern zu buchen und abzuführen. Lösen Kunden und Kundinnen später ihre Einzweck-Gutscheine nicht ein, müssen leistende Unternehmen beziehungsweise Gutscheinaussteller die Umsatzsteuer deshalb nicht berichtigen.
Das Thema Gutscheine und Steuern sollten Unternehmer und Unternehmerinnen – gerade in Vertriebssystemen – stets mit Steuerfachleuten besprechen. Verkaufen sie etwa Einzweck-Gutscheine in Namen anderer, die später auch die Leistung erbringen, sind nämlich besondere Absprachen und Regelungen notwendig. Für Gutscheine gilt in diesem Fall eine etwas andere steuerliche Behandlung: Das leistende Unternehmen ist dann für die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer zuständig, nicht der Gutscheinverkäufer. Dieser muss also dem Restaurant oder Handelsunternehmen mitteilen, wann und zu welchem Preis ein Gutschein an Kunden geht – damit diese die Steuer buchen und ans Finanzamt abführen können.
Verschiedene Gutscheine erfordern passende steuerliche Behandlung
Ganz anders läuft die steuerliche Behandlung der Mehrzweck-Gutscheine. Der Vorteil für Kunden und Kundinnen: Er lässt sich vielfältig einsetzen, für alle Sortimentswaren bei diversen Partnershops. Weil die steuerliche Behandlung dieser Gutscheine, genauer gesagt die Besteuerungsgrundlage, beim Verkauf noch unklar ist, wird die Umsatzsteuer später erhoben. Nämlich erst bei der Einlösung des Gutscheins, wenn die tatsächliche Lieferung oder Leistung erfolgt. Die abzuführende Umsatzsteuer wird dabei aus dem Wert herausgerechnet, den Kundinnen oder Kunden für den Gutschein bezahlt haben. Ist dieser Betrag nicht bekannt, dürfen Firmen den Nennwert der Gutscheine zur Erhebung der Steuern heranziehen. Das gilt insbesondere dann, wenn Mehrzweck-Gutscheine in Vertriebsketten gehandelt werden, bevor Verbraucher oder Verbraucherinnen sie kaufen. Ein Beispiel:
- Wurden Gutscheine über 50 Euro verbilligt an Kundinnen und Kunden abgegeben, ist für die steuerliche Behandlung der bezahlte Betrag maßgeblich – beispielsweise 40 Euro.
- Wissen leistende Unternehmen nicht, zu welchem Preis ein Gutschein an Kunden ging, ließe sich die Umsatzsteuer nicht buchen und abführen. Deshalb ist in solchen Fällen der Gutscheinwert anzusetzen – im Beispielsfall also 50 Euro.
- Aus den 50 Euro müsste das Unternehmen beim Einlösen des Gutscheins die enthaltene Umsatzsteuer herausrechnen – mit dem Satz, der auf die erworbenen Waren oder Dienstleistungen anzuwenden ist.
Zum Thema Gutscheine und Steuern den Steuerberater fragen
Wichtig zu wissen: Sowohl die Ausgabe als auch die Übertragung der Mehrzweck-Gutscheine in Vertriebssystemen lösen keine Steuern aus. Es findet nur ein Tausch von Zahlungsmitteln statt. Deshalb dürfen Unternehmen bei der Mehrwert-Gutschein-Ausgabe keine Rechnung mit Umsatzsatzsteuerausweis ausstellen. Erst bei der Einlösung der Gutscheine durch Kundinnen und Kunden fallen Steuern an. Wird ein Gutschein für einen Kundenservice oder Warenkauf nicht innerhalb der Gültigkeitsdauer – meist drei Jahre – eingelöst, verbuchen Firmen eine zusätzliche Einnahme, für die keine Umsatzsteuer abzuführen ist. Geschäftsleitungen sollten die komplexe steuerliche Behandlung der verschiedenen Gutscheine stets mit Steuerfachleuten besprechen, um Fehler zu vermeiden. Möchten Unternehmen etwa einen Gutschein an Kundinnen oder Kunden verschenken, fällt ebenfalls Umsatzsteuer an. Bemessungsgrundlage wäre dann der Einkaufs- oder Selbstkostenpreis. Wer Gutscheine ausgibt, muss also vorher die steuerliche Behandlung klären. Dies gilt auch für die unentgeltliche Ausgabe von Gutscheinen an Beschäftigte – etwa als Gehaltsextra.
