Passende Methoden zur Selbst­or­ga­ni­sa­tion ler­nen und Tools nutzen

Für viele Unternehmerinnen und Unternehmer ist die Fähigkeit zur Selbstorganisation ein wichtiges Thema. Nicht nur als persönliches Anliegen, sondern auch mit Blick auf ihre Beschäftigten. Der zunehmende Fachkräftemangel sowie steigende Kundenerwartungen zwingen dazu, noch effektiver und effizienter zu agieren als bisher. Das aber fordert von allen Beteiligten einen zielgerichteteren und wirkungsvolleren Arbeitseinsatz. Eine wesentliche Voraussetzung dafür ist, dass alle – von der Geschäftsleitung bis zu den Auszubildenden – eine bessere Selbstorganisation lernen. Dazu reicht es nicht, die allgemeine Definition von Selbstorganisation zu kennen. Entscheidend ist, dass die jeweiligen Personen für sich geeignete Methoden der Selbstorganisation identifizieren und im Arbeitsalltag konsequent anwenden, falls nötig mit den passenden Tools unterstützt. Wer optimal an der eigenen Fähigkeit zur Selbstorganisation feilen will, sollte dies mit Hilfe von Fachleuten tun. Unternehmen können auch Schulungsprogramme zur Weiterbildung der Beschäftigten organisieren. Das steigert sicher deren Motivation – neben Investitionen beispielsweise in betriebliche Gesundheitsprogramme oder eine bessere Büroausstattung beziehungsweise Farbgestaltung.

Selbstorganisation – Definition und Bedeutung

Eigentlich ist die Definition des Begriffs Selbstorganisation relativ einfach. Gemeint sind Aktionen, mit denen Menschen – oder Systeme – versuchen, sich zu organisieren und am Laufen zu halten. Doch nicht alle haben die gleiche Fähigkeit, sich in jeder Situation optimal zu organisieren. Gerade in der Arbeitswelt lässt sich oft beobachten, dass Beschäftigte – aber auch Unternehmerinnen und Unternehmer – nicht echte Prioritäten setzen. Oder richtige Ziele definieren, sie aber unstrukturiert anstreben, was letztlich trotz hohem Arbeitseinsatz keine Erfolge bringt. Denn das sogenannte Multitasking – also das Erledigen vieler Dingen gleichzeitig ohne einen übergeordneten Plan – beherrschen nur wenige Menschen wirklich. Aus diesem Grund ist es wichtig, anstehende Aufgaben strukturiert anzugehen sowie effektiv und effizient zu erledigen. Der Schlüssel dafür liegt in der Selbstorganisation. Deshalb sollten sich alle Menschen der Frage stellen, welche Methoden der Selbstorganisation zu ihnen passen. Und welche speziellen Tools zur besseren Selbstorganisation ihnen bei der Arbeit – oder auch im Privatleben – helfen könnten.

Eine optimierte Selbstorganisation macht die Arbeit angenehmer

Jeder und jede sollte lernen, die eigenen Fähigkeiten zur Selbstorganisation zu verbessern. Mit Blick auf das Privatleben mag es nur angenehm sein, weniger Zeit auf unproduktive Tätigkeiten zu verwenden. Manche sehen in der Verschwendung sogar eine Entspannung. Im Arbeitsalltag jedoch kann fehlende Selbstorganisation dramatische Folgen haben. Wer unstrukturiert agiert, sieht rasch einen Berg unerledigter Aufgaben vor sich anwachsen, der irgendwann unüberwindlich scheint. Oft steht dann ein Burnout kurz bevor – was Unternehmerinnen und Unternehmer für sich sowie ihre Beschäftigten unbedingt vermeiden sollten. Auch die Mitarbeiterführung lässt sich durch eine gute Selbstorganisation oft verbessern. Wer die eigene Arbeit im Griff hat, kann entspannter mit dem Team kommunizieren. Und wer sogenannten Minderleistern oder Low Performern im Team anbietet, passende Methoden zur Selbstorganisation zu lernen und – falls nötig – gewisse Tools einzusetzen, kann mit etwas Glück aus wenig effektiven Beschäftigten sogar von allen geschätzte Kolleginnen oder Kollegen machen, die eine Stütze der ganzen Gruppe sind.

Eine bessere Selbstorganisation lässt sich lernen

Die Fähigkeit zur besseren Selbstorganisation lässt sich lernen. Es gilt aber nicht nur, die richtigen Methoden und passenden Tools zur Selbstorganisation zu finden. Zuerst ist ein Problembewusstsein für Nachteile chaotischen Arbeitens und so Wertschätzung für die Vorzüge der Selbstorganisation zu schaffen. Beschäftigte – sowie Unternehmerinnen und Unternehmer selbst – müssen verstehen, dass chaotisches Arbeiten sie großen Belastungen aussetzt. Wer Aufgaben stets auf den letzten Drücker erledigt, setzt sich unter Termindruck. Sieht einen wachsenden Berg an Arbeit vor sich, was weiteren Stress auslöst – aus Angst, nicht alles zu schaffen. Und manövriert sich so immer stärker in Richtung Burnout. Wer dagegen Ordnung im Arbeitsleben schafft und anstehende Aufgaben strukturiert mit Plan erledigt, liefert nicht nur pünktlich gute Ergebnisse. Gleichzeitig entstehen zeitliche Freiräume, die sich für mehr Kreativität nutzen lassen. Das Lernen von Methoden und Nutzen von Tools zur Selbstorganisation, dies gilt es zu verstehen, erleichtert prinzipiell nachhaltig das (Arbeits-)Leben – gerade beim Nutzen besonderer Arbeitsformen.

Verbesserungen per Mitarbeiterschulung erzielen

Es gibt viele Tricks und Techniken, mit denen sich die Tagesplanung in kleinen Schritten oder auf einen Schlag optimieren lässt. Mit Unterstützung von Fachleuten dürfte dies aber leichter fallen und eventuell wirkungsvoller sein. Denn die können – über die allgemeine Definition von Selbstorganisation hinaus – dem Thema in Schulungen eine größere Bandbreite geben. Fachleute könnten sogar zum Unternehmen passende Methoden präsentieren, die von den Beschäftigten nicht nur individuell genutzt werden, sondern künftig Standard bei der Arbeit in Teams sein sollen. Spätestens bei dieser Art der verbesserten Selbstorganisation sollte das Unternehmen die Schulungen organisieren und auf eine betriebsintern einheitliche Herangehensweise achten. Was nicht ausschließt, das einzelne Beschäftigte für sich auch noch weitere hilfreiche Methoden und Tools zur Selbstorganisation nutzen.

Erprobte Methoden zur Selbstorganisation nutzen

Ob Abkürzungen wie ALPEN und ABC, Nachnamen wie Pareto und Eisenhower oder aus anderen Sprachen übernommene Worte wie Kanban – es gibt viele auch aus dem Zeitmanagement bekannte Methoden der Selbstorganisation und ebenso viele Bezeichnungen dafür.

Mit dem Pareto-Prinzip das Priorisieren optimieren

Das Pareto-Prinzip, eine der bekanntesten Methoden zur Selbstorganisation, basiert auf der Annahme, dass 80 Prozent des größtmöglichen Erfolgs mit 20 Prozent des Gesamtaufwands erreichbar sind. Mit den übrigen 80 Prozent vom möglichen Gesamtaufwand in Summe 100 Prozent des Ergebnisses zu erreichen, wäre unwirtschaftlich, wenn keine Null-Fehler-Toleranz zwingend ist. Wer sich gut organisieren kann, setzt Prioritäten und erledigt wichtige Dinge, statt sich in Kleinigkeiten zu verlieren. Man kann lernen, die Selbstorganisation nach dem Pareto-Prinzip zu verbessern, und dabei bestimmte Tools zur technischen Unterstützung nutzen. Psychologisch ist es aber gerade für Unternehmerinnen und Unternehmer anspruchsvoll, Dinge nicht hundertprozentig zu machen. Wer die eigene Selbstorganisation oder die der Beschäftigten so optimieren will, braucht eine klare Definition, was wichtige Aufgaben sind, die es zuerst zu erledigen gilt, welche Aspekte welcher Themen nicht ganz ausgearbeitet werden müssen oder an wen weniger wichtige Themen delegieren werden können. Das gilt von der Unternehmensleitung bis zu unteren Hierarchieebenen.

Wichtigkeit und Dringlichkeit per Eisenhower-Prinzip festlegen

Als Klassiker unter den Methoden zur Selbstorganisation gilt das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-Präsidenten. Damit lassen sich anstehende Aufgaben mithilfe einer Vier-Felder-Matrix priorisieren, die nach den Kategorien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ aufgebaut ist. Dabei gilt eine Aufgabe qua Definition dann als wichtig, wenn sie der Zielerreichung dient. Und sie ist dann dringlich, wenn sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft erledigt sein muss. Wer lernen will, auf diese Weise die Selbstorganisation zu optimieren, arbeitet mit vier Kategorien, die die Reihenfolge der Erledigung vorgeben.

• Wichtig und dringlich. Was zum Erreichen der Ziele von höchstem Wert ist, wird sofort selbst gemacht. Nur wer sich selbst um diese Aufgaben kümmert, ist sicher, dass sie wirklich erledigt wurden.
• Wichtig, aber nicht dringlich. Auch darum kümmern sich Unternehmerinnen oder Unternehmer beziehungsweise andere verantwortliche Personen selbst. Es reicht aber, einen genauen Zeitpunkt für die Erledigung dieser Aufgaben zu setzen, ohne sofort zu handeln.
• Dringlich, aber nicht wichtig. Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, lassen sich aber an Beschäftigte delegieren.
• Weder wichtig noch dringlich. Was weder der Zielerreichung dient noch in einem bestimmten Zeitraum erledigt sein muss, bleibt bei Überlastung einfach liegen.

Mit der ABC-Analyse das Delegieren lernen

Die ABC-Analyse zählt zu den Methoden, die oft zum Einsatz kommen, um die Selbstorganisation zu verbessern. Sie unterscheidet zwischen sehr wichtigen, wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben. Dabei unterteilen sich die Kategorien wie folgt:

• A-Aufgaben erledigen Unternehmerinnen und Unternehmer in der Regel selbst. Sie sollten davon maximal zwei bis drei pro Tag einplanen und dafür höchstens die Hälfte ihrer Arbeitszeit vorsehen. Diese Aufgaben sind sowohl wichtig als auch dringend.
• B-Aufgaben haben nur eine durchschnittliche Bedeutung und lassen sich daher zumindest teilweise delegieren. Hier sollten ebenfalls maximal drei Themen am Tag geplant sein, mit einem gesamten Zeitaufwand von etwa einer Stunde. Diese Aufgaben lassen sich auch zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten.
• C-Aufgaben sind Tätigkeiten ohne hohe Bedeutung. Sie machen den größten Anteil der anfallenden Arbeiten aus, lassen sich allerdings weitestgehend delegieren.

Anhand dieser Buchstaben bekommen die Aufgaben eine Reihenfolge, wobei C-Aufgaben qua Definition zur optimalen Selbstorganisation hinten landen. Wer die Selbstorganisation per ABC-Analyse lernen beziehungsweise im Unternehmen nutzen will, sollte ein durchdachtes System dafür aufbauen und es durch die ganze Kette aller Beteiligten denken. Was muss man als Firmenchef oder -chefin selbst machen, was kann man wem überlassen? Was müssen Stellvertreterinnen oder Stellvertreter tun, was lässt sich hier delegieren? Dass Führungskräfte etwa keine Dokumente kopieren, sollte klar sein. Wer mit der ABC-Analyse zurechtkommt, kann durch präzise Vorgaben zur Vorgehensweise die Selbstorganisation weiter verbessern. Wann wird etwas erledigt, wie lange darf es dauern? Wichtig ist, für A-Aufgaben genug Zeit einzuplanen und sie dann zu erledigen, wenn man am leistungsfähigsten ist.

Mit der ALPEN-Methode den nächsten Tag planen

Die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert dient eigentlich dem Zeitmanagement, gilt aber auch als eine der bekanntesten Methoden zur allgemeinen Selbstorganisation. Damit lässt sich ebenso ein Arbeitstag planen wie die eigene Arbeitsweise optimieren. Prinzipiell geht es darum, am Vorabend die nächsten 24 Stunden so zu strukturieren, dass sich Aufgaben ohne Zeitdruck erledigen lassen. Wer abends mit einem relativ geringen Zeitaufwand den Folgetag vorbereitet, läuft weniger Gefahr, morgens schon beim ersten Schritt ins Büro durch viele Ablenkungen daran gehindert zu werden, erst dann den Tag zu planen. „Manche Menschen wollen sich nicht festlegen, spontan und flexibel bleiben“, meint Seiwert. „Aber wir sollten unsere Arbeitszeit planen, so wie wir Autofahrten planen: Wir fahren nicht einfach drauflos und merken auf halber Strecke: Mist, falsche Richtung. Wir planen vorher eine Route.“ Diese Art der Selbstorganisation lässt sich ziemlich einfach lernen und dann gegebenenfalls mit Hilfe spezieller Tools individuell umsetzen.

Die Abkürzung ALPEN steht bei den Methoden zur Selbstorganisation für

• Aufgaben aufschreiben. Auf der To-Do-Liste steht alles, was am nächsten Tag zu tun ist – inklusive Mittagessen und dem, was am Vortag nicht geschafft wurde.
• Länge schätzen. Für jede Aufgabe wird notiert, wie lange sie normalerweise dauert. So entsteht ein realistischer Plan, in dem die Stunde nicht 120 Minuten hat.
• Pufferzeit einplanen. Nur die Hälfte der verfügbaren Zeit sollte fest verplant sein. Der Rest dient als Reserve für Unvorhergesehenes oder auch soziale Aktivitäten.
• Entscheidungen treffen. Planung bedeutet Priorisieren: Was muss schon morgen erledigt werden, was erst nächste Woche? Hier helfen Pareto oder die ABC-Analyse.
• Nachkontrolle. Wurde die Tagesplanung insgesamt erfolgreich umgesetzt und so die Zeit gut genutzt, oder sind Prioritäten, Zeitspannen und Puffer anzupassen?

Das Zeitmanagement verbessern mit der Pomodoro-Technik

Neben den übergreifenden Herangehensweisen an eine umfassende Selbstorganisation gibt es weitere Methoden, um Aufgaben effizienter zu erledigen. Dazu zählt etwa die sogenannte Pomodoro-Technik. Hierbei erfasst und dokumentiert man den Aufwand zur Bearbeitung von Aufgaben mit einfachen technischen Hilfsmitteln, was die weitere Planung sowie durch mehr Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern soll. Die Aufgabe wird in Arbeitsschritte von jeweils 25 Minuten zerlegt, nach denen zwingend eine fünfminütige Pause folgt. Nach vier Abschnitten kommt eine längere Pause von 20 Minuten. In der Planungsphase wird eine priorisierte Aufgabenliste für den Tag erstellt. Eine erledigte Aufgabe fliegt von der Liste, was ein Erfolgsgefühl gibt. Die zur Dauer der Bearbeitung erfassten Daten helfen, künftig den Zeitaufwand besser zu planen. Wichtig ist, sich in den Arbeitsphasen nicht ablenken zu lassen, sondern etwa Anrufe auf die Mailbox umzulenken und später zurückzurufen – das erhöht die Qualität der Arbeit und der erfassten Daten.

Mit der Kanban-Tafel besser im Team planen

Die Kanban-Tafel zählt zu Methoden beziehungsweise Tools der Selbstorganisation, die inzwischen viele Unternehmen nutzen. Sie stammt aus der Automobilindustrie. Toyota hat die Lagerbestände damit reduziert und den Produktionsablauf optimiert. Per Kanban-Tafel lassen sich aber generell viele, parallel ablaufende Arbeitsschritte überwachen beziehungsweise Fortschritte dokumentieren. Sie zeigt übersichtlich, in welchem Stadium sich ein Prozess gerade befindet. In der Fertigung ist der Vorteil, dass sich mögliche Engpässe frühzeitig erkennen und beheben lassen. Aber alle Arten der Selbstorganisation können von solchen Tools zur Visualisierung profitieren, wenn die Beschäftigten den Umgang damit lernen.

Zur Planung, Kontrolle und Visualisierung ist die Kanban-Tafel von links nach rechts in die drei Spalten „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ unterteilt. Anstehende Aufgaben stehen einzeln auf Haftnotizen und kleben in der linken Spalte. Je nach Bearbeitungsstand wandern die Zettel sukzessive nach rechts. So lässt sich mit einem Blick der aktuellen Status erkennen. Wer das System verfeinern will, gibt den Aufgaben verschiedene Farben, die die jeweilige Dringlichkeit symbolisieren. So ist stets klar, ob wichtige Dinge noch unerledigt sind, während schon an weniger wichtigen gearbeitet wird.

Sinnvolle Tools erleichtern die Selbstorganisation

Wer die eigene Selbstorganisation oder die der Beschäftigten optimieren will, braucht neben der richtigen Methode auch die passenden technischen Hilfsmittel. Schließlich gilt es die Aufgaben zu planen, den tatsächlichen Aufwand zu dokumentieren und auszuwerten sowie auf Basis dieser Erfahrungen noch präziser zu planen. Dazu gibt es verschiedene Tools. Über folgende Themen sollten sich Unternehmerinnen und Unternehmer informieren:

• Klassische Aufgabenplanung auf Papier – diverse Anbieter vertreiben weiter Arbeitshilfen und Checklisten zur tageweisen Optimierung der Selbstorganisation.
• Allgemein zur Unterstützung der Selbstorganisation entwickelte Software, die oft aus papierbasierten Lösungen entstanden ist und sie um weitere Funktionen ergänzt.
• Lösungen, die auf einzelnen Ansätzen zur besseren Selbstorganisation basieren und deren Herangehensweise etwa in Form von Kalendern und To-do-Listen abbilden.
• Umfassende Lösungen, bei denen verschiedene Methoden oder Tools zur Selbstorganisation integriert sind, die sich gut ergänzen können.
• Cloud-Lösungen, die selbst nur Termine verwalten, aber mit ausgefeilteren Softwarepaketen gekoppelt werden können, die die Selbstorganisation erleichtern.

Generell werden viele Ideen zur besseren Selbstorganisation wie etwa Pomodoro in Apps verpackt. Ob man damit zurechtkommt und die Funktionen wirklich helfen, zeigt sich meistens allerdings erst durch Ausprobieren – nicht zuletzt mit Blick auf die technische Umgebung sowie die Frage, ob weitere Nutzerinnen und Nutzer eingebunden werden sollen.