Digitalisierung

Digitalisierung im Handwerk braucht mehr gute Beispiele

Die Digitalisierung der Ge­schäfts­pro­zes­se im Hand­werk kommt vo­ran – doch durch mehr För­de­rung könn­te es noch mehr gu­te Bei­spie­le ge­ben. Was sich in Bü­ro und Pro­duk­tion an­bie­tet und wie es sich rech­net, soll­ten Fir­men­chefs und -che­fin­nen ge­nau mit Fach­leu­ten klären.

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Handwerk bedeutet nicht automatisch Arbeiten nur mit den Händen. Das gilt in der Produktion, im Service sowie insbesondere für alle Tätigkeiten rund ums Büro. Die Digitalisierung im Handwerk ist bereits ein ziemliches Stück vorangekommen. Bei internen Aufgaben und Abläufen im kaufmännischen Bereich zum Beispiel setzten 90 Prozent der Betriebe auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk, lautet ein Ergebnis der weiterhin aktuellen Studie „Digitale Prozesse im Handwerk“ von DATEV und „handwerk magazin“. Gemeint sind nicht Outlook oder Office, sondern digitale Lösungen, die weit über E-Mail oder Text- und Tabellenverarbeitung hinausgehen. Verbreitet ist aber nicht nur die Nutzung von Software für die Rechnungserstellung, Buchführung oder Lohnabrechnung. Im Rahmen der Digitalisierung nutzt jeder dritte Handwerksbetrieb auch eine Software für den Einkauf, die Produktionsplanung oder die Warenwirtschaft, jeder fünfte sogar digitale Lösungen zur Bewerberverwaltung. Zahlreiche Beispiele zeigen, wie die Digitalisierung im Handwerk fortschreitet, nicht zuletzt mithilfe der Förderung durch Bund und Länder.

Die Digitalisierung im Handwerk ist auf einem guten Weg

Die Digitalisierung im Handwerk scheint also insgesamt auf einem guten Weg. Aber die Unternehmerinnen und Unternehmer dürfen mit ihren Bemühungen nicht nachlassen. Der Einsatz digitaler Technologien bedeutet nicht, einmal zu investieren und dann die Früchte zu ernten. Im Gegenteil: Es gilt, die genutzte Software laufend darauf zu überprüfen, ob sie noch aktuell ist. Und neue digitale Lösungen in weiteren Bereichen einzusetzen, um auch dort Effizienz und Qualität zu steigern. Wichtig ist außerdem, Lösungen so zu integrieren, dass die Kosten bei steigender Leistungsfähigkeit weiter sinken. Digitalisierung im Handwerksbetrieb ist eine Daueraufgabe – egal, ob es um konkrete Lösungen geht oder allgemein darum, wie sich Digitalisierung im Handwerk durch mehr finanzielle Förderung erreichen lässt. Darum ist es sinnvoll, alle Unternehmensbereiche darauf abzuklopfen, ob und wie sich der Einsatz digitaler Lösungen lohnen würde. Vor allem die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk sollte dabei gute Beispiele als Orientierungspunkte nutzen – und dürfte meistens im Büro beginnen.

Digitalisierung im Handwerksbetrieb beginnt im Büro

Beschäftigte bei Digitalisierung im Handwerk mitnehmen

Digitalisierung im Handwerksbetrieb betrifft alle Bereiche

Finanzielle Förderung der Digitalisierung im Handwerk

Digitalisierung im Handwerksbetrieb beginnt im Büro

Für Unternehmerinnen und Unternehmer dürfte es generell interessant sein, gerade im Büro die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk zu forcieren. Denn fast alle Aufgaben rund um kaufmännische Zahlen und Prozesse lassen sich durch digitale Lösungen erleichtern. In enger Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin ist die Digitalisierung im Handwerksbetrieb vielerorts schon Realität geworden. Über Schnittstellen sind Programme heute gut integrierbar, so dass sich zentral gespeicherte Zahlen mit allen Partnern austauschen und weiterverarbeiten lassen. Wichtig ist bei der Digitalisierung im Handwerk gerade mit Blick auf kaufmännische Themen, den Rat von Fachleuten zu suchen. Sie kennen gute Beispiele für die Digitalisierung im Handwerk und wissen um Möglichkeiten zur Förderung. Wer regelmäßigen Kontakt zur Steuerberatungskanzlei pflegt, nutzt deutlich öfter moderne digitale Technologie zur Buchführung, Rechnungserstellung oder Lohnabrechnung. Drei Viertel aller Handwerksbetriebe mit Steuerberater oder Steuerberaterin wollen mithilfe neuer digitaler Lösungen ihre kaufmännischen Prozesse effizienter gestalten.

Die Grafik zeigt dass drei Viertel der Unternehmer ihre Belege zumindest teilweise noch in Papierform zum Steuerberater schicken

Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk verstärken

Das bleibt auch wichtig. Denn obwohl die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk auf einem guten Weg ist, besteht weiter genug Handlungsbedarf. Zu wenig Unternehmen archivieren etwa kaufmännische Belege komplett digital. Trotz Digitalisierung im Handwerksbetrieb existieren solche Belege fast überall zumindest teilweise auf Papier, so die Studie von DATEV und „handwerk magazin“. Ein Grund dafür: Die Hälfte der Befragten kennt das ersetzende Scannen nicht, nur ein Viertel nutzt dieses Verfahren. Dabei bieten solche Lösungen viele praktische Vorteile. Betriebe können ihre Belege regelmäßig scannen und in der Cloud digitalisiert sowie revisionssicher archivieren. Wer einen Beleg braucht, holt ihn mit einem Klick auf den Bildschirm, aufwändiges Suchen in Papierordnern entfällt. Es gibt viele solcher Beispiele für Digitalisierung im Handwerksbetrieb, die teilweise sogar mit Förderung unterstützt wird. Was das an Kostenersparnis und Minderaufwand beim Handling bedeuten kann, zeigt folgendes Video über eine Spedition. Sie nutzt das ersetzende Scannen und hat rund 170.000 Dokumenten digitalisiert.

Beschäftigte bei Digitalisierung im Handwerk mitnehmen

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk startet oft in der Buchführung. Der Einsatz moderner Software zur Digitalisierung im Handwerksbetrieb empfiehlt sich aber für alle Aspekte der Büroarbeit, gerade auch im Personalbereich. Hier gibt es nicht nur Softwarepakete, mit denen sich die Personal-, Lohn- und Sozialversicherungsthemen einfacher erledigen lassen – wobei digitale Lösungen für viele dieser Aufgaben sogar Pflicht sind, etwa vor Auslandseinsätzen die Online-Beantragung einer A1-Bescheinigung für Dienstreisende. Besonders interessant sind gerade für einen Handwerksbetrieb aber auch jene Facetten der Digitalisierung, die abseits der harten Zahlen wirken. Als Beispiele für Digitalisierung im Handwerk können etwa jene Betriebe dienen, die bei der Suche nach Beschäftigten auf E-Recruiting setzen. Machen sie es richtig, können sich auf diesem Weg auch kleine Unternehmen einer großen Zahl potenzieller Bewerberinnen und Bewerbern präsentieren. Spielen sie dann ihre Karten geschickt aus, setzen sie sich im Wettbewerb um begehrte Fachkräfte vielleicht sogar gegen die größere Konkurrenz durch.

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DATEV SmartTransfer ist ein Online-Portal für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Mahnungen oder Gutschriften in allen gängigen Formaten. Darüber hinaus ist auch die Übertragung und Weiterverarbeitung in nachgelagerten ERP- und Warenwirtschaftssystemen und Rechnungsschreibungsprogrammen möglich. Informieren Sie sich über DATEV SmartTransfer.

Schulungen im Einsatz neuer Technologien

Zur Digitalisierung im Handwerk gehört nicht nur, mithilfe moderner digitaler Lösungen die Basis zur Vereinfachung der Geschäftsprozesse zu legen. Investiert ein Handwerksbetrieb in Digitalisierung, muss er die entsprechende Lösung zielgerichtet einsetzen und entsprechend das Personal in der Anwendung schulen. Dies gilt nicht nur für das Büro. Sondern für jede Art der Digitalisierung am Arbeitsplatz, auch etwa in der Produktion oder im Außendienst. Relativ einfach dürfte es meistens noch sein, Beschäftigte etwa in der Abwendung einer neuen App zur Zeiterfassung zu schulen. Das ist eines der vielen Beispiele für die praktische Digitalisierung im Handwerk, auf die sich beispielsweise Montagepersonal einstellen muss. Aber es kann auch viel weitreichendere Veränderungen geben. Früher etwa liefen Beschäftigte durch die Werkshallen und prüften den Zustand der Maschinen mit Schraubenziehern. Jetzt tragen sie bei Kontrollgängen eine Datenbrille, die ihnen Informationen zeigt, und erfassen Auffälligkeiten per Mobilgerät. Nur mit maßgeschneiderter Schulung lassen sich diese Technologien optimal einsetzen.

Digitalisierung im Handwerk braucht gute Beispiele

Viele Beispiel zeigen, dass die Digitalisierung im Handwerk nicht nur ein Thema für das Büro ist oder Investitionen in neue Produktionsanlagen betrifft. Selbst in Filialen kleiner Handels- oder Handwerksunternehmen profitieren die Beschäftigten davon, wenn moderne Lösungen intelligent zum Einsatz kommen. Vorbildlich für die Digitalisierung im Handwerksbetrieb ist die Bäckerei Huth, die im folgenden Video zu sehen ist. Ein einfaches Beispiel für wirksame Digitalisierung am Arbeitsplatz: Als Wissensplattform und zum Informationsaustausch dient bei Huth ein Team-Netzwerk, das etwa auch die Verkäuferinnen und Verkäufer am Tresen nutzen können. Statt analoger Ordner stehen Tablets in den Filialen – die Kommunikation ist dadurch schneller und die Verwaltung schlanker geworden. Solche Lösungen lassen sich auch zur Gamification, dem spielerischen Lernen neuer Fähigkeiten und Fertigkeiten nutzen. Und sie sind dazu geeignet, zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk beizutragen.

Digitalisierung im Handwerksbetrieb betrifft alle Bereiche

Zunehmend gilt bei der Digitalisierung im Handwerk nicht nur für Geschäftsprozesse, dass moderne Technik traditionelle Arbeit ergänzt, wie Beispiele illustrieren. Für manchen Handwerksbetrieb heißt Digitalisierung deshalb, in der Produktion sowie bei Service und Beratung digitale Lösungen einzusetzen. Unternehmen in unterschiedlichsten Bereichen nutzen wie selbstverständlich Drohnen, Apps oder Datenbanken. Es gibt den Friseursalon, bei dem Kunden ihre Termine via Internet buchen. Den Malerbetrieb, der soziale Netzwerke zum Marketing nutzt und Interessenten so über neue Aktionen unterrichtet. Die Sattlerei, wo Sattel mit 3-D-Technik exakt dem Pferderücken angepasst werden, weshalb Mensch und Tier sich beim Sport wohler fühlen. Den Zimmereibetrieb, der den Service verbessert, indem eine selbstprogrammierte Datenbank die Angaben zu Wünschen von Auftraggebern und Eigenschaften von Produkten speichert. So lassen sich Reparaturen besser planen oder zeitlich passende Angebote für Erneuerungen machen. Selbst künstliche Intelligenz kann in Chatbots zum Einsatz kommen, die beim Beantworten von Kundenfragen unterstützen und so den Service verbessern.

Mehr Beispiele für Digitalisierung im Handwerk

Digitalisierung im Handwerksbetrieb erfordert eine Strategie zum zielführenden Einsatz moderner Technologie. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) unterstützt hier, indem er konkrete Tipps und Beispiele für die Digitalisierung im Handwerk liefert. Erfolgreiche Wege zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk und den Einsatz innovativer Lösungen in diversen Unternehmensbereichen zeigt auch die Broschüre „Handwerksbetriebe auf dem Weg in die Arbeitswelt 4.0 – Praxisbeispiele zum Einsatz digitaler Technologien im Handwerk“ vom Institut für Technik der Betriebsführung (itb). Bei aller Begeisterung für die Digitalisierung sollten Unternehmerinnen und Unternehmer aber vor Investitionen in Technologien auch Rücksprache mit der Anwalts- und Steuerberatungskanzlei halten. Die Anwältin oder der Anwalt weiß, ob etwa Datenschutz und -sicherheit besondere Aufmerksamkeit brauchen. Schließlich geht es bei der Digitalisierung oft auch ums Datensammeln und Datenspeichern. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin kann prüfen, ob die kaufmännischen Prozesse den rechtlichen Anforderungen entsprechen, und klären, ob es für die geplante Digitalisierung im Handwerk auch Förderung gibt.

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DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen ist die professionelle Buchführungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Vom Schreiben der Verkaufsbelege über die Buchführung und das Electronic Banking bis hin zur Ablage der Dokumente erfolgt alles in einem Prozess. Informieren Sie sich über DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen.

Finanzielle Förderung der Digitalisierung im Handwerk

So mancher Handwerksbetrieb hält sich bei der Digitalisierung noch zurück. Ein Grund dürfte darin liegen, dass viele Vorhaben mit substanziellen Investitionen in Technologie verbunden sind. Und mit erheblichen Kosten zur Schulung jener Beschäftigten, die die neue Hard- oder Software bedienen sollen. Zwei von drei Mittelständlern fürchten laut „Finanzierungsmonitor 2019“, das überfordere den Betrieb finanziell. Gerade Dienstleister sind beunruhigt, fast drei Viertel besorgt ein möglicher Engpass bei der Versorgung mit Kapital. Eine Untersuchung der Förderbank KfW besagt, nur jeder dritte Mittelständler investiere umfassend in den Einsatz verbesserter oder neuer digitaler Technologie. Bei vielen sind deshalb selbst grundlegende digitale Anwendungen immer noch unterdurchschnittlich verbreitet. Nur knapp ein Fünftel der Mittelständler gilt als Vorreiter beim Einsatz moderner Lösungen und Technologien. Mehr Fördermittel dürften die Digitalisierung nicht nur der Geschäftsprozesse im Handwerk wohl beschleunigen. Das Thema gilt es mit dem Steuerberater beziehungsweise der Steuerberaterin zu besprechen – vielleicht eröffnen sich bei der Diskussion neue Finanzierungsmöglichkeiten.

Bund und Länder haben diverse Programme aufgelegt

Denn es gibt zahlreiche Angebote für die finanzielle Förderung der Digitalisierung auch im Handwerk. Bund, Länder und Förderinstitute offerieren dafür diverse Programme. Beispiele für die finanzielle Unterstützung bei der Digitalisierung im Handwerksbetrieb sind unter anderem die „Digitalisierungsprämie Baden-Württemberg“, der „Digitalbonus Bayern“ oder der „Digitalbonus Niedersachsen“. Die Programme richten sich oft an Unternehmen mit bis zu 250 Beschäftigten oder 50 Millionen Euro Umsatz. Allerdings variieren die Bedingungen für die Mittel vom Bund und den Ländern. Deshalb ist es wichtig, passgenaue Programme zu finden. Unterstützung gibt es in der Regel für die Entwicklung, Einführung oder Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen durch Hardware, Software sowie die Migration und Portierung von IT-Systemen und IT-Anwendungen. Gerade die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk ist ein wichtiges Thema, denn hier beginnt oft die Digitalisierung im Handwerksbetrieb, wie viele Beispiele zeigen. Deshalb winkt hier viel Förderung. Und auch Investitionen in die IT-Sicherheit gibt es Geld.

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Fachbuch So nutzen Sie die Digitalisierung für Ihr Unternehmen

Der Praxisratgeber So nutzen Sie die Digitalisierung für Ihr Unternehmen, 2. Auflage bietet eine wertvolle Unterstützung, sich strukturiert mit der Digitalisierung des eigenen Betriebs zu befassen. Zudem zeigen zahlreiche Praxisbeispiele von kleinen Unternehmen auf, wie die Digitalisierung in der Praxis funktionieren kann. Das Buch ist erhältlich für DATEV-Mitglieder im DATEV-Shop oder auch im stationären Handel sowie im Online-Buchhandel bei Sack, bei Schweitzer online oder bei Amazon.

Förderung der Digitalisierung im Handwerk durch KfW und RKW

Neben den Bundesländern beziehungsweise ihren Förderbanken sind bei der finanziellen Förderung der Digitalisierung im Handwerk zwei weitere potenzielle Partner aktiv. Die KfW sowie das RKW Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft agieren oft mit regionalen Partnern. Besonders interessant sind die Aktivitäten des RKW in den einzelnen Bundesländern. Workshops oder Veranstaltungen zur „Wettbewerbsfähig in der Digitalisierung“ können ebenfalls die Angst vor der Digitalisierung im Handwerksbetrieb nehmen und Perspektiven eröffnen. Die Chancen der Digitalisierung im Handwerk lassen sich durch Beispiele sehr anschaulich darstellen, nicht nur bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Deshalb sollten Unternehmen die Angebote etwa vom RKW nutzen und Förderprogramme der KfW mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin durchrechnen. Vielleicht finden sich durch Fördermittel zur Digitalisierung entscheidende Ansatzpunkte für eine gute Strategie.

DATEV-Lösungen für die Prozesse im Unternehmen

modulare Software-Lösungen von DATEV und Partnern lösen diese Herausforderungen. Für sichere und gesetzeskonforme, digitale Prozesse. Auch für Unternehmen mit eigener Finanz- oder Personalabteilung, die selbst buchen, stehen Lösungen mit offenen Schnittstellen zur Verfügung, die sich in Ihre bestehenden Infrastrukturen eingliedern. Sprechen Sie hierzu Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater an. Sie können Ihnen Software-Lösungen von DATEV empfehlen.

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Jede Branche tickt anders. Da helfen keine Lösungen von der Stange. Mit branchenspezifischer Software von DATEV für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanzbuchführung und das betriebliche Rechnungswesen sind Sie bestens gerüstet. Informieren Sie sich über branchenspezifische Lösungen von DATEV.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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