Weiter keine Registrier­kas­sen­pflicht in Deutschland

Die gute Nachricht gleich vorneweg: Es gibt in Deutschland auch nach den jüngsten Gesetzesänderungen keine Registrierkassenpflicht. Medienberichte sowie Informationen der Kassenhersteller über Belegausgabepflicht und elektronische Registrierkassenpflicht haben insbesondere bargeldintensive Betriebe verunsichert, die der Fiskus bevorzugt prüft. Richtig ist: Wer schon eine elektronische Registrierkasse oder PC-Kasse nutzte, musste diese nachrüsten oder ersetzen, um die strengeren gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Eine Technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, ist Pflicht. Sie soll Kassenmanipulationen verhindern. Verwendet jedoch in Deutschland ein Kleinunternehmer, ein Friseur, eine Kfz-Werkstatt oder jemand in Einzelhandel oder Gastronomie eine offene Ladenkasse, greift keine Registrierkassenpflicht. Die offene Ladenkasse bleibt weiterhin erlaubt. Unternehmen sind allerdings grundsätzlich zur ordnungsgemäßen Kassenführung verpflichtet – egal welche Kasse im Laden oder Lokal steht. Eine generelle Registrierkassenpflicht führte der Gesetzgeber in Deutschland, schon wegen der Kosten, nicht ein. Betriebe, die eine elektronische Registrierkasse nutzen oder neu anschaffen, weil sie Berichtswesen und Kassenbuchführung erleichtern, müssen aber strengere Anforderungen erfüllen.

Registrierkassenpflicht oder nicht? Wer ist betroffen?

Wer eine offene Ladenkasse nutzt, darf dies weiter tun, denn eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht. Für Kleinunternehmer – ob Friseur, Kfz-Werkstatt, in Einzelhandel und Gastronomie, mit Hofladen oder Wochenmarktstand – wären die Kosten einer generellen Registrierkassenpflicht zu hoch. Wer wenig Umsatz macht, verzichtet daher meist auf die Anschaffung eines modernen Kassensystems. Doch die Schlagwörter elektronische Registrierkassenpflicht, Belegausgabepflicht und TSE tauchen regelmäßig in den Medien auf – gibt es also doch eine Registrierkassenpflicht, und wer ist betroffen? Tatsache bleibt: Unternehmen, die ihre Umsätze mit einer elektronischen Kasse buchen, mussten in den letzten Jahren strengere Anforderungen erfüllen. Verschärfte Regeln sollten Kassenmanipulationen und Steuerhinterziehungen insbesondere in bargeldintensiven Branchen einen Riegel vorschieben. Die elektronischen Kassen sind mit einer TSE nachzurüsten oder zu ersetzen, um Manipulationen auszuschließen. Zudem gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer elektronischer Buchführung (GoBD) sowie die  Einzelaufzeichnungs- und Belegausgabepflicht.

Diese Re­geln gel­ten für die offene La­den­kasse

Die Nachrüstung oder Neuanschaffung manipulationssicherer Kassen soll Tricksereien unterbinden. Doch mit einer offenen Ladenkasse lässt sich Bargeld noch einfacher am Fiskus vorbeischleusen. Das weiß natürlich auch das Finanzamt und kontrolliert verstärkt die Kassenführung – unabhängig vom verwendeten Kassenmodell. Deshalb kommen Prüfer und Prüferinnen häufig ohne Ankündigung zur Kassennachschau und überprüfen, ob Kassenbestände sowie -unterlagen stimmen. Auch wenn bei einer offenen Ladenkasse in Deutschland keine Registrierkassenpflicht gilt, ist natürlich trotzdem die Kasse ordnungsgemäß zu führen. Jeder steuerrelevante Geschäftsvorfall ist deshalb nach folgendem Schema aufzuzeichnen:

• Identität des Verkäufers (Name, Firma, Anschrift) sowie des Käufers,
• Verkauftes Produkt, Art der Dienstleistung,
• Zahlungsbeträge mit den jeweiligen Steuersätzen (etwa 7 oder 19 Prozent),
• Steuerbetrag in Euro sowie
• Gesamtbetrag.

Eine Befreiung von dieser Einzelaufzeichnungspflicht ist nur in Ausnahmefällen – etwa für Wochenmarktverkäufer – möglich, wenn die elektronische Registrierkassenpflicht nicht greift. Sie müssen also eine offene Ladenkasse verwenden und darüber hinaus

• Waren oder Dienstleistungen an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkaufen sowie
• dies ausschließlich über Barzahlung abrechnen.

Bei längeren Kundenkontakten etwa beim Friseur oder der Kosmetikerin sind jedoch Einzelaufzeichnungen zu führen, selbst wenn keine Registrierkassenpflicht greift. Wer eine offene Ladenkasse nutzt, muss seine Bareinnahmen zudem täglich in einem handschriftlichen Kassenbericht dokumentieren und die Berichte fortlaufend nummerieren. Excel-Tabellen oder andere nachträglich veränderbare Aufstellungen akzeptieren Betriebsprüfer nämlich nicht. Nach Ladenschluss ist der Bargeldbestand zu zählen, jede Entnahme oder Einlage per Beleg zu dokumentieren, der aktuelle Kassenbestand zu ermitteln. Wer Waren mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen verkauft, muss gesonderte Aufzeichnungspflichten bei der Kassenführung beachten.

Die gesetzlichen An­for­de­rungen

Auch wenn es in Deutschland keine Registrierkassenpflicht gibt, mussten viele Gewerbetreibende, ob Friseur, Einzelhandel, Gastronomie oder Kfz-Werkstatt, ihre Kassen nachrüsten. Nutzen sie elektronische Kassen, um Einnahmen leichter zu dokumentieren und Kassenumsätze direkt in die Buchhaltung zu übernehmen, gelten schärfere Regeln. Diese Kassensysteme müssen Geschäftsinhaber und -inhaberinnen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitsausrüstung (TSE) sowie digitalen Schnittstelle ausstatten oder ersetzen. Umgangssprachlich bezeichnen Unternehmen dies häufig als elektronische Registrierkassenpflicht, obwohl es in Deutschland keine gesetzliche Verpflichtung gibt, überhaupt eine Registrierkasse einzusetzen. Wer aber ein PC-Kassensystem oder eine elektronische Registrierkasse nutzt, muss diese manipulationssicher machen. Die damit verbundenen Kosten lassen sich sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehen. Die letzte Übergangsfrist für nicht nachrüstbare Kassen läuft nun Ende 2022 aus. Über Details und konkrete Anforderungen informieren Steuerberater und Steuerberaterin.

Kassenmanipulationen sind durch die TSE künftig kaum mehr möglich. Ungereimtheiten, wie Schubladenöffnungen ohne Beleg, erkennen Betriebsprüfer anhand der gespeicherten Protokolle sofort. Sämtliche Kasseneingaben werden nämlich unveränderlich erfasst und gespeichert, so dass sie sich maschinell auswerten lassen. Unternehmen müssen zudem Daten zur Kassenführung und -programmierung, Kassenbücher, Belege sowie die Verfahrensdokumentation zehn Jahre lang revisionssicher aufbewahren. Darüber hinaus umfasst der verpflichtende Manipulationsschutz für moderne Kassensysteme – die umgangssprachliche elektronische Registrierkassenpflicht – in Deutschland

• eine Belegausgabepflicht sowie
• eine verpflichtende An- und Abmeldung elektronischer Kassensysteme sowie Waagen mit Kassenfunktionen beim zuständigen Finanzamt.

Vorläufig bleibt diese Mitteilungspflicht jedoch ausgesetzt bis das geplante elektronische Meldeverfahren an den Start geht.

Belegausgabepflicht für elek­tro­ni­sche Re­gis­trier­kassen

Nur wenige Betriebe, wie Kleinunternehmer mit geringen Umsätzen, müssen nichts ändern. Weil es keine Registrierkassenpflicht in Deutschland gibt, nutzen sie ihre offene Ladenkasse weiter. Wer aber täglich viele Einzelpositionen bucht, verwendet meist ein elektronisches Kassensystem, um Arbeit zu sparen. Damit gelten automatisch höhere Anforderungen – im allgemeinen Sprachgebrauch als elektronische Registrierkassenpflicht bezeichnet. Die Geräte müssen den Vorschriften des Kassengesetzes entsprechen. Sonst drohen Strafen von bis zu 25.000 Euro. Seit 2020 gilt für elektronische Registrierkassen die Belegausgabepflicht. Bei jedem Kassieren ist ein Beleg zu erstellen – in Papierform oder elektronisch. Kunden sind zwar nicht verpflichtet, den Beleg mitzunehmen, doch das Finanzamt kann anhand der gespeicherten Belege die Kassenführung genau überprüfen.

Verstoßen Betriebe gegen die Belegausgabepflicht oder stellen falsche Belege aus, droht eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro. Unterbleibt die Ausgabe eines Belegs, kommt diese Regelgung wegen eines Nichtanwendungserlasses des Bundesfinanzministeriums derzeit aber nicht zum Tragen. Ein generelle Befreiung von der Belegausgabepflicht ist nur in Härtefällen möglich. Höhere, mit dieser häufig so genannten elektronischen Registrierkassenpflicht verbundene Kosten stellen aber keine besondere Härte dar.

Kassen­nach­schau: Registrierkassenpflicht durch die Hin­ter­tür?

Obwohl es keine generelle Registrierkassenpflicht in Deutschland gibt, kann es sinnvoll sein, auf ein elektronisches Kassensystem umzusteigen. Denn wer weiter eine offene Ladenkasse verwendet, muss sich häufig kritischen Fragen des Finanzamts stellen. Die Prüferinnen und Prüfer erscheinen unangemeldet zur Kassennachschau – oft als Kunden getarnt – und kontrollieren die Kassenführung. Sind Kassenberichte nicht ordnungsgemäß geführt, fehlen Belege oder stimmen Bargeldbestand und Kassenbuchaufzeichnungen nicht überein, dürfen sie direkt zur Betriebsprüfung übergehen. Häufig droht eine Steuernachzahlung. Finden sich Fehler in der Kassenführung oder Kassendifferenzen, schätzen die Prüferinnen und Prüfer die Umsätze meistens großzügig nach oben. Wer seine Bücher nicht akribisch führt, macht sich mit einer offenen Ladenkasse angreifbar. Viele Unternehmen steigen schon deshalb auf ein modernes Kassensystem um, das jeden Geschäftsvorfall automatisch speichert und die Buchführung erleichtert. Eine elektronische Registrierkassenpflicht könnte somit quasi durch die Hintertür kommen, auch wenn sie in Deutschland nicht gesetzlich verankert ist.

Worauf Betriebsprüfer bei der Kassennachschau achten und wie sich Unternehmen am besten auf den Überraschungsbesuch vorbereiten, zeigt folgendes Video.