Buchführung & Bilanz

GoBD-konforme Archivierung er­for­dert Verfahrensdokumentation

Oft ver­wer­fen Be­triebs­prü­fer die ge­sam­te Buch­führ­ung als nicht GoBD-kon­form. Knack­punkt ist ne­ben der Ar­chi­vie­rung die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion. Un­ter­neh­mer soll­ten de­tail­liert mit ih­rem Steu­er­be­ra­ter be­spre­chen, wel­che Vor­ga­ben wie zu er­fül­len sind.

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Um gleich einem weit verbreiteten Missverständnis vorzubeugen: Die Regeln rund um die Buchführung im Unternehmen sind nicht Gesetz. Das „G“ in der gebräuchlichen Abkürzung „GoBD“ steht für „Grundsätze“. Doch diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind mindestens so ernst nehmen wie ein Gesetz. Erlassen hat die Bundesregierung die GoBD mit einem ersten Schreiben 2014 und im November 2019 überarbeitet. Die Grundsätze blieben im Wesentlichen gleich. Manche Details sind nun konkreter geregelt. Die möglichen Fallen sind zahlreich. Konform mit den GoBD bedeutet, dass neben der revisionssicheren Archivierung unbedingt eine Verfahrensdokumentation notwendig ist. Sonst droht das Risiko, dass Betriebsprüfer eine Buchführung gleich komplett verwerfen. Unternehmer sollten sich vom Steuerberater deshalb ausführlich in Sachen Buchführung und damit verbundenen Unwägbarkeiten unterweisen lassen. Und natürlich die Vorgaben dann in der Praxis penibel einhalten.

Darum ist GoBD-konforme Archivierung wichtig

Mit Blick auf die Buchführung sollte vieles für Firmenchefs längst eine Selbstverständlichkeit sein. Rechnungen und jegliche steuerrelevanten Aufzeichnungen müssen etwa auch nach Jahren noch lesbar sein sowie natürlich alle Pflichtangaben enthalten. Logischerweise müssen die Aufzeichnungen der Wahrheit entsprechen und vollständig sein. Aber ob auf Papier oder in elektronischer Form – Buchführung, Archivierung sowie Verfahrensdokumentation müssen bei den GoBD auch bis ins Detail konform mit den gesetzlichen Vorgaben sein. Denn die GoBD sind zwar kein Gesetz. Doch missachten Unternehmer die Buchführungsgrundsätze, können die Konsequenzen sie teuer zu stehen kommen, etwa in Form von Bußgeldern oder Strafzahlungen.

Verfahrensdokumentation zur Archivierung ist GoBD-konform

Erst die Buchführung, dann der Leitfaden. Das Motto klingt einleuchtend. Doch damit Archivierung und Buchführung konform mit den GoBD sind, muss die rechtlich unabdingbare Verfahrensdokumentation auch tatsächlich existieren. Das hat sich in den vergangenen Jahren für viele Firmenchefs als ziemliche Herausforderung erwiesen. Die Verfahrensdokumentation soll es dem Betriebsprüfer erleichtern, sich in den Aufzeichnungen des Unternehmers zurechtzufinden. Wenn sie fehlt oder der Prüfer sie als ungenügend einstuft, kann dies einen schwerwiegenden Mangel darstellen. Das wiederum berechtigt dazu, die Buchführung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen – was eine Zuschätzung auf den Gewinn nach sich zieht. Die Buchführung muss nachprüfbar und nachvollziehbar sein. Wie ein Unternehmer diese Vorgabe erfüllt, hängt vom Einzelfall ab und ist mit dem Steuerberater zu klären. Die Prozesse der elektronischen Buchführung und damit verbundener Systeme muss die Verfahrensdokumentation in jedem Fall erläutern. Und zwar so, dass ein betriebsfremder Dritter sich in der Buchführung und Datenaufzeichnung des Unternehmens gleich zurechtfindet.

Technik ist bei der Verfahrensdokumentation es­sen­ziell

Damit die Verfahrensdokumentation konform mit den GoBD ist, muss sie eine Gebrauchsanweisung enthalten, die alle Prozessschritte detailliert und verständlich erklärt. Das reicht von der Art der aufgezeichneten Geschäftsvorfälle über die Aufzeichnung der Daten selbst bis zu deren revisionssicherer Archivierung. Enthalten sein müssen außerdem Angaben zu den technischen Details. Nicht fehlen dürfen in der Verfahrensdokumentation etwa Spezifikationen zu der im Unternehmen verwendeten Hard- und Software. Die müssen über einen für Betriebsprüfungen ausreichend langen Zeitraum hinweg auch Angaben zu Altsystemen enthalten, falls ein Wechsel stattgefunden hat. Zu berücksichtigen sind dabei für den gesamten steuerlich relevanten Zeitraum beispielsweise auch verwendete Datenträger und Backup-Systeme. Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse eines für die Buchführung genutzten EDV-Verfahrens müssen sich vollständig und schlüssig ablesen lassen. Und – ganz wichtig – selbstverständlich eben auch über einen oder mehrere Systemwechsel hinweg. Ein Buchführungssystem kann also steuerlich längst abgeschrieben und technisch ausrangiert, aber weiterhin GoBD-relevant sein.

Auch al­te Sys­teme sind wei­ter zu do­ku­men­tieren

Damit eine Verfahrensdokumentation konform mit den GoBD ist, muss außerdem eine Anwenderdokumentation vorliegen. Also eine umfassende Gebrauchsanweisung, wie genau das Verfahren praktisch funktioniert. Diese Dokumentation muss auch das betriebliche Umfeld, die Branche sowie relevante Kennzahlen aus technischer und organisatorischer Sicht umfassen. Der konkrete Inhalt der Verfahrensdokumentation hängt stark von den Prozessen im Unternehmen ab. Allgemein gültige Muster gibt es darum nicht. Unternehmer sollten die Dokumentation eng mit ihrem Steuerberater abstimmen. Sie sollten ihn insbesondere fragen, welche Anforderungen dies auch für die Aufbewahrung ausrangierter Geräte nach sich zieht. Tipps enthält die Neuauflage des „Leitfaden GoBD“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV), der in Zusammenarbeit mit DATEV entstand.

Die Auf­zeich­nung macht die Archivierung GoBD-konform

Die GoBD geben vor, wie Geschäftsvorfälle einem Betriebsprüfer transparent und nachvollziehbar zu machen sind. Damit Buchführung und Archivierung GoBD-konform sind, müssen Unternehmer neben gesetzlichen Vorgaben etwa des Umsatzsteuergesetzes sowie Regeln für die Verfahrensdokumentation auch solche für die Aufzeichnung sowie Aufbewahrungsfristen befolgen. Eine Aufzeichnung umfasst laut GoBD „alle dauerhaft verkörperten Erklärungen“ über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien mit Schriftersatzfunktion, beispielsweise Datenträger. Sie umfasst Darstellungen in Worten, Zahlen, Symbolen und Grafiken. Wenn Unternehmer Aufzeichnungen nach verschiedenen Vorschriften in einer Aufzeichnung zusammenfassen, muss diese den unterschiedlichen Zwecken genügen. So muss etwa eine Eingangsrechnung die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten. Aufzeichnungen wiederum finden ihren Eingang in Bücher. Dieser Begriff ist funktional gemeint. Er umfasst Handelsbücher von Kaufleuten, die darin gemäß der §§238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) ihre Handelsgeschäfte sowie die Lage ihres Vermögens ersichtlich machen. Und die entsprechenden Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen der Nichtkaufleute. Bücher sind in diesem Sinne ein gebundenes Buch, eine Loseblattsammlung oder ein Datenträger.

Geschäftliche Sachverhalte korrekt darstellen

Um GoBD-konform zu sein, reicht es jedoch nicht, Aufzeichnung, Archivierung und Verfahrensdokumentation korrekt zu gestalten. Die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung und Datenzugriff betreffen auch die geschäftlichen Sachverhalte selbst. Als Geschäftsvorfälle definieren die GoBD alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn beziehungsweise Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen beziehungsweise verändern. Beispielsweise, indem sie zu einer Veränderung des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals führen.

Finanz­mi­nis­te­rium ver­schärft An­for­de­rung­en an Ver­buchung

Mit den überarbeiteten GoBD hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die Anforderungen an die Verbuchung von Geschäftsvorfällen verschärft. Eine periodenweise Buchung ist laut Randziffer 50 nur noch legitim, wenn die Geschäftsvorfälle vorher zeitnah (Bargeschäfte täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 20 Tagen) in Grundbüchern festgehalten werden. Oder, wenn durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen – etwa mit durchlaufender Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen. Die Geschäftsvorfälle müssen außerdem vollständig sein, um mit den GoBD konform zu gehen. Auch müssen Unternehmern zeitnah etwa durch Kontierung mindestens zuordnen, ob es sich um einen privaten oder betrieblichen Vorgang handelt. Die Verfahrensdokumentation muss dies im Detail darlegen.

So werden Daten und Belege GoBD-konform

Soweit klar: Firmenchefs müssen alle steuerlich relevanten Daten aufbewahren. Neben Unterlagen in Papierform zählen dazu auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass der Unternehmer die Ordnungsvorschriften umgesetzt und ihre Einhaltung überwacht hat. Damit die Archivierung GoBD-konform ist, müssen Unternehmer für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist alle steuerlich irgendwie relevanten Daten aufbewahren. Insbesondere die folgenden Daten gehören konkret dazu:

  • Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe
  • Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu einzelnen Bilanzpositionen
  • Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern, soweit diese Werte nicht schon aus der Finanz- oder Anlagenbuchhaltung ersichtlich sind
  • Belege (insbesondere Rechnungen) für Geschenke an Geschäftsfreunde und für Bewirtungsaufwendungen
  • Daten aus separaten Systemen für die Reisekostenabrechnung

Unternehmer müssen dabei alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Sie müssen jeden einzelnen Geschäftsvorfall berücksichtigen, dürfen aber keinen doppelt aufzeichnen. Jede Buchung muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen. Unternehmer sollten nicht nur Betriebseinnahmen und -ausgaben verzeichnen, sondern jede Einlage und Entnahme. Den Steuerberater sollten Unternehmer fragen, ob es für sie branchentypische Erleichterungen bei den GoBD gibt. Etwa im Einzelhandel eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung. Der Berater kann ihnen dann auch Tipps für technische und organisatorische Kontrollen geben.

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Im Ausnahme­fall ist Nicht-Ein­zel­auf­zeichnung GoBD-konform

Lückenlosigkeit ist neben der aussagekräftigen Verfahrensdokumentation die Devise, wenn die Archivierung auch nach Jahren noch als GoBD-konform gelten soll. Doch Unternehmen dürfen ausnahmsweise von ihrer Pflicht zur Einzelaufzeichnung abweichen. Die Ausnahmeregelung aufgrund gesetzlicher Neuregelung in §146 Abs.1 Satz 1 AO (Abgabenordnung) legt fest, dass die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls nur dann nicht zumutbar wäre, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Wie zuvor bereits gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nicht, wenn eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Systems im Einsatz kommt. Allerdings gilt stets die Pflicht zur Einzelaufzeichnung, wenn der Unternehmer ein elektronisches System verwendet. Die Regelung betrifft auch Dienstleistungen – und der Steuerpflichtige muss die Voraussetzungen nachweisen.

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Belege müssen maschinell auswertbar in die Archivierung

Bei einer ordnungsgemäßen Buchführung sollte eine weitere Klarstellung des BMF eine Selbstverständlichkeit sein. Neu stellt es Randziffer 64 klar, dass Korrektur- beziehungsweise Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein müssen. Ebenfalls neu ist, dass Unternehmer laut Randziffer 68 die Belegsicherung nicht mehr nur durch Vergabe eines Barcodes GoBD-konform gestalten können. Auch die bildliche Erfassung der Papierbelege – etwa per Smartphone, wie Randziffer 130 erlaubt – ist zur Archivierung GoBD-konform. Neues gilt auch für elektronisch eingegangene Rechnungen oder Buchungsbelege. Die Aufbewahrung dieser „buchungsbegründenden Belege“ ist GoBD-konform, wenn sie über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. Das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit seinem vollständigen Dateninhalt erfüllt dann die Belegfunktion. Und es ist mit seinem vollständigen Inhalt zu speichern. Ist die Vorgabe nicht erfüllt, müssen Unternehmer beide Formate aufbewahren – also die bildliche Urschrift und den Datensatz. Unternehmer besprechen das am besten mit ihrem Steuerberater.

Nur zeitgerechte Archivierung ist GoBD-konform

Der Begriff „Bücher“ ist in den GoBD also weit gefasst. GoBD-konform ist das Papierjournal ebenso wie Aufzeichnung und Archivierung auf Datenträgern – natürlich den GoBD-Vorgaben entsprechend. Bei Aufzeichnungen allein nach Steuergesetzen bestimmt sich die Zulässigkeit des angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen für die Besteuerung erfüllen. Die Verfahrensdokumentation macht das für Außenstehende nachvollziehbar. Neuerungen hat das BMF hierbei insbesondere für zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung in sein Schreiben aufgenommen. Und dabei durch Umformulierung der Randziffer 48 die Rechtslage verschärft. In der alten Fassung der GoBD hieß es noch, die Kasseneinnahmen und -ausgaben sollten gemäß § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden. Im neuen Schreiben steht hier, dass dieses zu erfolgen hat. Aus einer Soll-Formulierung ist nach der neuen Rechtslage somit eine Pflicht geworden. Der Steuerberater hilft, die Anforderungen – auch angesichts einer möglichen Kassennachschau – zu erfüllen und bare wie unbare Tagesgeschäfte richtig zu erfassen.

Der Datenzugriff: So ist Archivierung korrekt

Buchführung und Datenzugriff sind die Inhalte der GoBD. Die im Betrieb zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte – mit den GoBD konformgehende Hard- und Software – ist deshalb detailliert zu dokumentieren. Dazu zählt alles, was steuerrelevante Daten und Dokumente erfassen, erzeugen, empfangen, übernehmen, verarbeiten, speichern oder übermitteln kann. Inklusive des Hauptsystems sowie der Vor- und Nebensysteme einschließlich möglicher Schnittstellen zwischen den Systemen. Dies alles gehört im Detail aufgeschlüsselt und übersichtlich in die Verfahrensdokumentation. Zu Vor- und Nebensystemen zählen laut GoBD insbesondere:

  • Anlagenbuchhaltung
  • Archivsystem
  • Dokumenten-Management-System
  • elektronische Waagen
  • Fakturierung
  • Finanzbuchführungssystem
  • Lohnbuchhaltungssystem
  • Materialwirtschaft
  • Taxameter
  • Warenwirtschaftssystem
  • Zahlungsverkehrssystem

GoBD-konformer Datenzugriff wurde konkretisiert

Dem neuen Schreiben hat das BMF ein Extra-Schreiben zum Thema Datenzugriff beigefügt. GoBD-konform handeln Unternehmer nun ausdrücklich nur, wenn sie bei einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitstellen können. Dabei sieht das BMF für das Fakturierungsprogramm vor, dass keine bildhaften Kopien der Ausgangsrechnungen gespeichert und aufbewahrt werden müssen, wenn

  • die Vorgaben für die Buchungsbelege erfüllt sind und
  • zudem jederzeit auf Anforderung ein Rechnungsdoppel generiert werden kann.

Beim Rechnungsdoppel müssen die Stammdaten laufend historisiert werden, etwa für Debitoren und die Warenwirtschaft. Historisierung ist ein Begriff aus der Informatik. Er besagt, dass die zeitliche Entwicklung der Daten bei Speicherung in einer Datenbank festgehalten ist. Auch Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) sind zu historisieren. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, welche AGB bei der Erstellung der Originalrechnung galten. Das Originallayout des verwendeten Geschäftsbogens wird als Muster gespeichert und Änderungen historisiert. Auch hier muss aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich sein, welches Format bei Erstellung der Originalrechnung tatsächlich Verwendung fand. Schließlich muss der Unternehmer die Daten des Fakturierungsprogramms in maschinell auswertbarer Form und unveränderbar aufbewahren.

Verfahrensdokumentation muss Steuerpflichtigen nennen

Alles ist also mehr oder weniger konkret geregelt in den neuen GoBD. Um damit konform zu sein, muss die Verfahrensdokumentation neben Inhalten sowie den zur Archivierung genutzten Medien unbedingt noch etwas nennen. Nämlich den Steuerpflichtigen, also den Vorstand oder Geschäftsführer. Er ist gegenüber dem Finanzamt verantwortlich, dass elektronische Bücher sowie sonst erforderliche elektronische Aufzeichnungen einschließlich der eingesetzten Verfahren ordnungsgemäß sind. Die Verfahrensdokumentation muss ihn auch nennen, wenn Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben ganz oder teilweise an Dritte ausgelagert sind, etwa zum Steuerberater.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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