Buchführung & Bilanz

E-Rechnung an Bun­des­be­hör­den: elektronische Rechnung wird Pflicht

Die E-Rech­nung er­setzt im Ge­schäft mit Bun­des­be­hör­den das Pa­pier: Ei­ne elek­tro­ni­sche Rechnung wird Pflicht. Ne­ben tech­ni­schen und steu­er­recht­li­chen The­men soll­ten Un­ter­neh­mer auch Da­ten­schutz­fra­gen be­den­ken. Der Steu­er­be­ra­ter hilft bei der Um­setzung.

Teilen auf

LinkedIn Xing Whatsapp

Der Siegeszug der elektronischen Rechnung geht weiter. Die E-Rechnung ist ab dem 27. November 2020 Pflicht für jeden Unternehmer, der Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern des Bundes macht. Neben den diversen anderen Vorteilen, die eine elektronische Rechnung bietet, dürfte diese Pflicht für viele Firmenchefs der entscheidende Grund sein, alle Prozesse der Rechnungsstellung komplett zu digitalisieren. Von so einer Umstellung profitieren kann aber ebenso, wer eher Geschäfte mit der Kommune, dem Land oder auch Firmenkunden abwickelt. Denn die Digitalisierung lässt sich generell nicht aufhalten – richtig gemacht, ermöglicht sie hohe Kosteneinsparungen und bietet zusätzliche Wettbewerbsvorteile. Wer diese Potenziale nutzen will – beziehungsweise als betroffener Auftragnehmer unter die Pflicht zur E-Rechnung fällt – braucht aber einen Umstellungsplan. Er hat viel mit seinem Steuerberater zu besprechen, insbesondere mit Blick auf technische Aspekte der Rechnungsstellung und Archivierung.

Das gilt ab No­vem­ber: Pflicht zur E-Rechnung an den Bund

Grundlage für die Pflicht zur elektronischen Rechnung an Auftraggeber des Bundes ist das E-Rechnungsgesetz des Bundes und die dazugehörige E-Rechnungs-Verordnung. Damit setzt der Bund die Vorgaben der EU gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU um, deren Umsetzungsfrist im April endete. Allerdings regelt die EU-Richtlinie nur die Verpflichtung der Verwaltung für den Empfang von E-Rechnungen, und das auch nur im oberschwelligen Vergabebereich.  Auch eine Verpflichtung von Lieferanten auf EU Ebene gibt es zumindest laut EU-Richtlinie nicht. Mit der Pflicht zur E-Rechnung für alle Lieferanten geht Deutschland somit über die  Vorgaben der EU-Richtlinie hinaus. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes dürfen zukünftig nicht mehr direkt, sondern nur noch über zwei zentrale Rechnungseingangsplattformen übermittelt werden.

E-Rechnung ist grundsätzlich Pflicht

Pflicht wird die elektronische Rechnung beziehungsweise E-Rechnung für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in jeglicher Höhe. Ausgenommen hiervon sind lediglich Rechnungen aus sogenannten Direktaufträgen unter 1.000 Euro und Ausnahmen für z.B. sicherheitsrelevante Aufträge. Alle E-Rechnungen müssen ab dem 27. November in strukturierter Form ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können. Das ist die künftig gültige Vorgabe. Dafür bieten sich den Unternehmen verschiedene Formate an, insbesondere die XRechnung als offizielles Format der öffentlichen Verwaltung aber auch ZUGFeRD 2.X in dem Profil XRechnung. Um im Detail zu klären, welche Rechnungen elektronisch verschickt werden müssen, ist eine Rücksprache mit dem jeweiligen Auftraggeber oder eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater sinnvoll. Denn hier gibt es einiges zu beachten.

Kurz de­fi­niert: Was ist eine E-Rechnung?

Umstellen oder nicht umstellen? Diese Frage bewegt so manchen Unternehmer schon seit längerem. Schließlich sind einige Erleichterungen bezüglich der Anforderungen an E-Rechnungen schon seit Jahren in Kraft. Etwa die, dass der Fiskus nicht mehr zwingend eine Zertifizierung von elektronischen Rechnungen zur Pflicht macht. Andererseits gibt es zusätzliche Tücken beispielsweise bei der revisionssicheren Archivierung. Viele Unternehmen haben auch ohne Pflicht schon teilweise oder ganz auf die E-Rechnung umgestellt. Voraussetzung dafür ist grundsätzlich zunächst nur, dass der Rechnungsempfänger mit dem elektronischen Versand einverstanden ist. Doch was ist eigentlich eine elektronische Rechnung? Und wofür ist sie gut? Kurz definiert: Keine E-Rechnung ist eine Rechnung in Papierform, die erst durch Einscannen und elektronische Speicherung digitalisiert wird. Zur E-Rechnung wird eine Rechnung dadurch, dass der Aussteller sie in einem elektronischen Format erstellt, überträgt und empfängt. Diese drei Punkte gehören zusammen.

Ob Pflicht oder Kür – die elektronische Rechnung hat Vorteile

Ob Unternehmer sie freiwillig versenden und empfangen oder weil es Pflicht ist: Die E-Rechnung hat zahlreiche Vorteile. Unternehmer können

  • Rechnungen direkt auf die Buchführungskonten bei Eingangs- oder/und Ausgangsrechnungen buchen,
  • in Warenwirtschaftssystemen von Eingangs- oder/und Ausgangsrechnungen direkt buchen,
  • Beanstandungen durch die elektronische Weitergabe der Rechnungen an Fachabteilungen zügiger bearbeiten,
  • Buchungsfehler reduzieren,
  • so bessere Kontrollmöglichkeiten nutzen,
  • Arbeitszeiten in der Buchführung sparen,
  • ihre Wettbewerbsfähigkeit durch geringere Verwaltungskosten steigern,
  • Zahlungsverzögerungen durch eine schnellere Bearbeitung der Rechnungen reduzieren,
  • durch Einsparung von Papier, Umschlägen oder Ordnern zum Umweltschutz beitragen,
  • schneller auf archivierte Rechnungen zugreifen, etwa bei Unstimmigkeiten oder Prüfungen,
  • Portokosten sparen.

Pflicht erfüllt mit zwei For­maten für die elektronische Rechnung

Definiert ist eine elektronische Rechnung laut E-Rechnungs-Richtlinie als „Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Unstrukturierte Daten, etwa eine PDF-Datei als reines Belegbild im Anhang einer Mail, sind keine elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie. Eine E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung sollte im XRechnungsformat oder im ZUGFeRD 2.X-Format ausgestellt seinbeide Formate erfüllen die Vorgaben der EU an eine elektronische Rechnung und basieren auf der europäischen Norm EN16931. Die relevanten Rechnungsdaten lassen sich bei allen elektronischen Rechnungen automatisch – also komplett per EDV – weiterverarbeiten und bei Bedarf weitere Unterlagen einbinden.

So erfül­len Un­ternehmer die Pflicht zur E-Rechnung

Unternehmer sollten mit dem Steuerberater über die Pflicht zur E-Rechnung sprechen. Am besten ist es, wenn sie die Rechnungsdaten einer XRechnung direkt aus der Buchführungssoftware generieren, die bereits jetzt Rechnungen erstellt. Für Nutzer von DATEV-Software bedeutet die Pflicht, eine elektronische Rechnung zu schicken, keine Umrüstung. Sie können E-Rechnungen künftig mit einem Klick versenden, denn DATEV-Programme stellen dem Empfänger die strukturierten Daten automatisch im benötigten Format über den E-Rechnungsservice der DATEV zur Verfügung. Das Original der Rechnung lässt sich anschließend außerdem revisionssicher archivieren.

DATEV-Lösungen erfüllen alle nötigen Standards

Unternehmer können zusätzlich Lösungen wie DATEV SmartTransfer nutzen um ihre Geschäftsdokumente schnell und einfach im Wunschformat des Geschäftspartners versenden. Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen lassen sich so in Formaten wie PDF, ZUGFeRD, XRechnung, EDIFACT, IDoc oder vielem mehr verschicken. Sie selbst erhalten alle Belege wiederum in dem Format, das sie für eine automatisierte Verarbeitung in ihrem Unternehmen benötigen. Bereits abgelegte Dokumente lassen sich per Suchfunktion rasch finden. Die Unveränderbarkeit der elektronischen Rechnung gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) lässt sich ohne Zusatzaufwand gewährleisten. Seit November 2018 erfüllen Unternehmer mit DATEV SmartTransfer auch in Deutschland die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55.

PRODUKTEMPFEHLUNG VON DATEV
DATEV SmartTransfer

Der Absender schickt die elek­tronische Rechnung über eine gesicherte Verbindung an das DATEV-­Rechen­zentrum. DATEV übernimmt anschließend den Weiterversand an den Geschäfts­­­partner, wobei dieser das für ihn passende Datei­format wählen kann.
Mehr erfahren

Die Pflicht zur E-Rechnung kommt nach und nach überall

Neben dem Bund führen auch Länder und Kommunen eine Pflicht zur E-Rechnung ein, allerdings erst etwas später. Lediglich in Bremen ist ebenfalls ab 27. November 2020 für Lieferanten die elektronische Rechnung eine Pflicht. Baden-Württemberg und Brandenburg ziehen im Januar 2022 und Hessen am 18. April 2024 nach. Keine Angabe zur Pflicht für elektronische Rechnungen macht laut „Forum E-Rechnung“ das Land Mecklenburg-Vorpommern. Und in den übrigen Bundesländern ist für Lieferanten bislang keine Pflicht zur E-Rechnung in Sicht. Beim „Verband E-Rechnung“ (VeR) gibt es umfassende Leitfäden rund um die elektronische Rechnung hierzulande und in Europa. Details sollten Unternehmer unbedingt mit dem Steuerberater besprechen. Und dies möglichst frühzeitig, also spätestens nach der Akquise eines neuen Kunden und Empfängers von E-Rechnungen.

Diese Rech­nungs­an­ga­ben sind Pflicht bei der E-Rechnung

Grundsätzlich macht der Fiskus keinen Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer Papierrechnung. Selbstverständlich müssen auch elektronische Rechnungen alle nach §§14ff. Umsatzsteuergesetz (UStG) nötigen Pflichtangaben enthalten. Auch für Aufbewahrungsdauer sowie Les- und Unveränderbarkeit gelten dieselben Anforderungen. Pflicht sind für elektronische Rechnungen wie auch Papierrechnungen diese Rechnungsangaben nach §14 UStG:

  1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und Leistungsempfängers
  2. dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  3. Ausstellungsdatum
  4. fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Aussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
  5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des (Teil-)Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
  7. nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für Lieferungen oder sonstige Leistungen (§10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht im Entgelt berücksichtigt ist
  8. anzuwendender Steuersatz sowie auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag beziehungsweise Hinweis, dass für die Lieferung/Leistung eine Steuerbefreiung gilt
  9. in den Fällen des §14b Abs. 1 Satz 5 ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
    10. bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.

Diese Pflicht-Angaben fordert der Bund zu­sätzlich

Als Empfänger macht der Bund für die elektronische Rechnung außerdem noch einige zusätzliche Angaben für eine E-Rechnung zur Pflicht. Diese sind:

  • Leitweg-Identifikationsnummer (falls vergeben, wird sie durch die Behörde mitgeteilt)
  • Bankverbindungsdaten
  • Zahlungsbedingungen
  • De-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
  • Lieferantennummer
  • Bestellnummer

Bei Organanleihen gemäß §159 Abs. 1 Nr. 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen sind keine E-Rechnungen erforderlich.

Elektronische Rechnung: An Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion denken

Neben den Pflichtangaben sind auch für eine elektronische Rechnung natürlich ebenso die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) Pflicht. Dies bedeutet etwa, dass Unternehmer eine Verfahrensdokumentation für betriebliche Abläufe erstellen und für Eingangsrechnungen ein Kontrollverfahren für umsatzsteuerliche Zwecke brauchen. Außerdem müssen Unternehmer die Aufbewahrung sicherstellen – also ihre E-Rechnungen revisionssicher archivieren. Wissenswert gerade mit Blick auf E-Rechnungen ist die Verfahrensdokumentation. Aus dieser muss der Aufbau, der Ablauf sowie das Ergebnis des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen. Die Verfahrensdokumentation muss so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit eine Überprüfung vornehmen kann. Dabei müssen folgende organisatorische und technische Prozesse beschrieben sein:

  • die Indizierung
  • die Verarbeitung
  • die Speicherung
  • das eindeutige Wiederfinden
  • die maschinelle Auswertbarkeit
  • die Reproduktion
  • die Absicherung der Daten gegen Verlust und Verfälschung

Der Steuerberater hilft auch hierbei, mit der Buchführung auf der sicheren Seite zu sein – egal ob mit Papier- oder E-Rechnungen.

PRODUKTEMPFEHLUNG VON DATEV
DATEV Unternehmen online

Die Cloud-Anwendung schafft eine flexible Plattform für die Zusammenarbeit mit dem steuerlichen Berater bei der Buchführung oder Lohnabrechnung. Sie stellen Belege digital zur Verfügung und erledigen Zahlungen, alles andere macht der Steuerberater.

Jetzt informieren

Pflicht für ge­sam­te Auf­be­wah­rungs­frist der E-Rechnung

Unternehmer, die sich für eine elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format entscheiden, müssen festlegen, welches Erscheinungsbild sie in Buchhaltung und Rechnungsprüfung nutzen. Entweder XML oder PDF. Dies in der Verfahrensdokumentation festzuhalten, ist Pflicht. Wichtig: Eine Verfahrensdokumentation ist ebenso lange aufzubewahren, wie die Aufbewahrungsfrist der danach erstellten E-Rechnungen läuft. Eventuelle Änderungen an der Verfahrensdokumentation, beispielsweise aufgrund von Systemwechsel oder sonstigen Umstrukturierungen, sind für Dritte leicht nachvollziehbar zu dokumentieren. Unternehmer sollten neben dem Steuerberater bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung für Fragen zum Datenschutz auch einen Anwalt einschalten. Denn um E-Rechnungen nutzen zu können, sind natürlich personenbezogene Daten zu speichern – schon greifen Vorgaben des Datenschutzes. Da Unternehmer gesetzlich die Pflicht zur Rechnungsstellung haben, wäre eine elektronische Rechnung allein wohl kein Grund für eine gesonderte Datenschutzerklärung. Doch gerade in Fragen des Datenschutzes sollten Unternehmer auch bei der E-Rechnung lieber auf Nummer Sicher gehen.

Hat Ihnen der Beitrag gefallen?
Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

  • Schwerpunktthemen
  • Trialog-Newsletter

    Sie möchten künftig keine wichtigen Tipps für Ihr Unternehmen verpassen?
    Mit dem kostenlosen Newsletter halten wir Sie auf dem Laufenden.

  • Experten-Suche

    Mit dem richtigen Partner sicher durch die Corona-Krise kommen, Steuerberater helfen bei Konjunkturpaket und Überbrückungshilfen! Finden Sie auf DATEV SmartExperts den passenden Experten.

    Ich suche








  • Auf Facebook mitdiskutieren

    Sie möchten das Thema vertiefen?
    Dann werden Sie gerne Fan und beteiligen sich an der Diskussion auf unserer Facebook-Fanpage

    Jetzt TRIALOG-Fanpage besuchen

  • DATEV im Web
    YouTube LinkedIn