Die Papierrechnung ist ein aussterbendes Modell. Immer mehr Mittelständler in Deutschland stellen auf die elektronische Rechnung um. Aus gutem Grund, denn Versand, Empfang und Verarbeitung der Rechnungen werden damit deutlich einfacher und preisgünstiger. Nun müssen sich allerdings auch Unternehmen, die bisher noch keine E-Rechnung nutzen, mit diesem Thema beschäftigen – zumindest dann, wenn sie Waren oder Dienstleistungen an Bundesbehörden liefern.
Der Hintergrund: Die EU schuf mit der am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/EU die Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat in den öffentlichen Verwaltungen. Die EU-Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die öffentlichen Auftraggeber E-Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnung entsprechen. Die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-Rech-VO) geht noch einen Schritt weiter: Sie verpflichtet Rechnungssteller, Rechnungen an Bundesbehörden ab einem Wert von 1.000 Euro in elektronischer Form einzureichen.
E-Rechnung mit DATEV-Software
Für die betroffenen Unternehmen heißt das, sie müssen sich auf die neuen Anforderungen vorbereiten und gegebenenfalls ihre Rechnungswesen-Systeme umrüsten. DATEV-Anwender können sich diesbezüglich entspannt zurücklehnen, denn sie können E-Rechnungen künftig mit einem Klick versenden. Die DATEV-Programme stellen dem Empfänger die strukturierten Daten automatisch im benötigten Format zur Verfügung. Das Original der Rechnung lässt sich anschließend archivieren.
Die Cloud-Anwendung schafft eine flexible Plattform für die Zusammenarbeit mit dem steuerlichen Berater bei der Buchführung oder Lohnabrechnung. Sie stellen Belege digital zur Verfügung und erledigen Zahlungen, alles andere macht der Steuerberater.
Der Absender schickt die elektronische Rechnung über eine gesicherte Verbindung an das DATEV-Rechenzentrum. DATEV übernimmt anschließend den Weiterversand an den Geschäftspartner, wobei dieser das für ihn passende Dateiformat wählen kann.
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Zwei gültige Rechnungsformate für die E-Rechnung
Definiert wird ‚elektronische Rechnung‘ laut der Richtlinie als „Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Unstrukturierte Daten, z. B. eine PDF-Datei als reines Belegbild im Anhang einer Mail, gelten demnach nicht als elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie.
Bislang existieren in Deutschland zwei Rechnungsformate, die die Vorgaben der EU erfüllen. Das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0) setzt auf einen hybriden Ansatz, also auf die Kombination von PDF-Datei für das menschliche Auge und strukturierten Daten im XML-Format, um die Rechnung für Maschinen lesbar zu machen. Die XRechnung dagegen enthält ausschließlich die strukturierten Daten.
Kommunen und Länder werden ebenfalls auf E-Rechnung umstellen
Die öffentlichen Auftraggeber auf Kommunal- oder Landesebene wollen neben den durch die EU-Richtlinie geforderten elektronischen Rechnungen vorerst auch noch gedruckte Rechnungen annehmen. Eine bundesweit einheitliche Regelung gibt es aktuell nicht. Eine Ausnahme ist das Bundesland Bremen, das die Vorgaben für den Bund auch für seine Behörden einführen will. Über kurz oder lang werden allerdings auch die anderen Kommunen und Länder auf E-Rechnung umstellen.
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