Wie kommen Sie eigentlich an Ihr Geld? Eine Frage, die gerade in Krisenzeiten eine solide Antwort verdient. Zumal das Thema E-Rechnung in diesem Jahr an Relevanz gewinnt: Wer nicht sowieso bereits auf elektronische Rechnung setzt, sollte sich spätestens jetzt damit beschäftigen. Denn ab Ende November 2020 stellt der Staat endgültig auf die E-Rechnung um. Das bedeutet: Wenn Sie als Unternehmer mit öffentlichen Auftraggebern aus Bund, Ländern oder Kommunen Geschäfte machen, müssen Sie ein einheitliches elektronisches Rechnungsformat nutzen. Bereits seit April 2020 ist die Verwaltung nicht nur deutschlandweit, sondern europaweit verpflichtet, elektronische Rechnungen von Unternehmen anzunehmen und zu verarbeiten. Und ab dem 27. November 2020 wird auch umgekehrt ein Schuh daraus. Denn ab diesem Tag müssen die Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes und des Landes Bremen zwingend elektronisch senden. Die Rechnungen müssen dann zwingend strukturierte Daten im richtigen Format beinhalten, Papierrechnungen oder rein bildhafte Rechnungen sind nicht mehr zulässig.
E-Rechnung: ein heterogenes Bild
Positiv ist, dass die Verbreitung der elektronischen Rechnung und die Digitalisierungsbestrebungen des Mittelstands auf diese Weise einen zusätzlichen Schub erhalten dürften. Allerdings sorgt die föderale Struktur hierzulande für durchaus heterogene Anforderungen. Die unterschiedlichen Verwaltungsebenen und ihre Behörden sind weder auf demselben Stand noch gelten für alle einheitliche Regelwerke. So wurden auf Bundesebene mit der E-Rechnungsverordnung bereits frühzeitig klare Regelungen getroffen, um die EU-Richtlinie 2014/55/EU umzusetzen. Der gesetzlichen Verpflichtung ist damit zwar Genüge getan. Wenn die Umstellung auf den rein elektronischen Austausch jedoch nachhaltig wirken und vor allem bei den Unternehmern für weniger Aufwand sorgen soll, muss die Verwaltung sich weiter den Interessen des Mittelstands öffnen. Nur so kann es gemeinsam gelingen, Rechnungsdokumente ohne Medienbrüche zu verarbeiten und eine vollständige digitale Kette herzustellen. Denn diese wirkt sich letztlich nicht nur auf den Rechnungsaustausch, sondern auf die gesamte Optimierung der Bestell- und Abrechnungsprozesse aus
Bund oder Land: zusätzliche Anforderungen
Dazu kommt, dass die Situation in den einzelnen Bundesländern sehr viel unübersichtlicher ist als auf Bundesebene. So dürfte es für Unternehmer, die Verwaltungen in mehreren Bundesländern beliefern oder Dienstleistungen erbringen, zur Herausforderung werden, ihre elektronischen Rechnungen korrekt zu übermitteln. Denn die einzelnen Länder lassen neben dem Datenaustauschstandard XRechnung auch andere Formate wie ZUGFeRD zu und haben zudem teilweise eigene Portale für den Rechnungseingang etabliert. Ergänzt wird dies durch zusätzliche Anforderungen einzelner Länder an Rechnungsinhalte – oder durch Besonderheiten bei den technischen Übertragungskanälen.
Wenn Sie sich als Unternehmer noch unsicher sind, ob Ihre elektronischen Rechnungen die Vorgaben der EU-Richtlinie erfüllen, hilft das Gespräch mit Ihrem steuerlichen Berater. Und die Perspektive, dass auch DATEV Sie in dieser Situation nicht allein lässt. Denn gerade vor dem Hintergrund der föderalistischen Regelungsvielfalt ist es ratsam, beim Umgang mit elektronischen Rechnungen auf Lösungen wie den neuen DATEV E-Rechnungsservice oder Portallösungen wie DATEV SmartTransfer zu setzen. Diese dienen nicht nur als zentrales Eingangspostfach für die Verwaltung, sondern lassen sich vor allem auch von den Lieferanten nutzten, um Rechnungen im richtigen Format und über den richtigen Zustellkanal zu übermitteln. Damit sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.
