Buchführung & Bilanz

Risiko Kassennachschau: Eine Checkliste gibt Sicherheit

Finanzbeamte dür­fen un­an­ge­mel­det die Kas­se prü­fen. Oh­ne Check­lis­te und sau­be­re Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion birgt die­se Kas­sen­nach­schau vie­le Ri­si­ken. Stimmt der Geld­be­trag nicht oder sind die Auf­zeich­nun­gen feh­ler­haft, geht der Fis­kus di­rekt zur Außenprüfung über.

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Gerade bei Gastronomen ist sie gefürchtet: Die unangekündigte Betriebsprüfung der Kasse. Damit nehmen die Finanzbeamten bargeldintensive Branchen ins Visier, wo sie Kassenmanipulationen vermuten. Sie kontrollieren das Kassensystem und die Aufzeichnungen, um herausfinden, ob der Firmenchef Umsätze am Fiskus vorbei schleust. Das Risiko einer Kassennachschau ist hoch. Die Verfahrensdokumentation interessiert die Prüfer dabei besonders. Sie ist als Bestandteil der GoBD zwar für jeden Unternehmer verpflichtend. Doch in manchen Betrieben fehlt sie oder weist Lücken auf. Firmenchefs sollten die Verfahrensdokumentation für die Kassennachschau deshalb mit ihrem Steuerberater erstellen und sich idealerweise per Checkliste auf Überraschungsbesuche vorbereiten. Das bringt Sicherheit. Die Checkliste sollte festlegen, welche Unterlagen der Prüfer einsehen und wer Auskunft geben darf. Inhaber und Mitarbeiter sollten zudem besprechen, wie sie sich am besten bei der unangekündigten Vor-Ort-Prüfung verhalten. Fehler bei Kassenführung oder Verfahrensdokumentation machen aus der Kassennachschau schnell eine reguläre Betriebsprüfung. Meist verhängt das Finanzamt ein Bußgeld und schätzt die Umsätze.

Kassennachschau: Überraschungs­be­such mit teuren Folgen

Spontaner Besuch ist oft Anlass zur Freude. Allerdings nicht, wenn Betriebsprüfer im Laden stehen und sich für die Kassenführung interessieren. Eine Kassennachschau kann jederzeit stattfinden – ohne Vorwarnung. Das Finanzamt setzt bewusst auf den Überraschungseffekt. Bei der Kassennachschau kann ohne Checkliste und gründliche Vorbereitung daher viel schieflaufen. Meist geben sich Finanzbeamte nicht sofort zu erkennen und sehen sich – getarnt als Kunden – gründlich um. Sie kaufen ein, zahlen und schauen dem Kassenpersonal genau auf die Finger. Druckt es den Bon aus und schließt ordnungsgemäß die Kasse, oder bleibt die Schublade offen und das Kassieren läuft weiter? Bei Unregelmäßigkeiten weisen sich die Ermittler aus und beginnen die Kassennachschau. Sie prüfen Bargeldbestände sowie Kassenunterlagen. Seit Januar 2018 dürfen die Prüfer ohne Voranmeldung zu den normalen Geschäftszeiten anrücken. Sie kennen die gängigen Tricks und Manipulationen an elektronischen Kassensystemen. Deshalb lassen sie sich bei der Kassennachschau die Verfahrensdokumentation inklusive Protokolle über die Kassenprogrammierung zeigen.

Was Prüfer dürfen: Checkliste für die Kassennachschau

Zahlreiche Gesetzesänderungen in der Vergangenheit haben Manipulationen an Kassensystemen erschwert. Seit Jahresbeginn 2020 greift die Bonausgabepflicht, und eine Technische Sicherheitseinrichtung ist bei elektronischen Kassen vorgeschrieben. Da erscheint es logisch, dass die Prüfungen zunehmen. Ein scharfes Schwert des Finanzamts ist die Kassennachschau. Sie erwischt viele Gewerbetreibende ohne umfassenden Plan für den Ernstfall auf dem falschen Fuß. Wenn Kassenunterlagen unvollständig sind oder Mitarbeiter widersprüchliche Auskünfte geben, prüft der Fiskus besonders gründlich. Und dann folgt bei offensichtlichen Mängeln, beispielsweise einer fehlenden Verfahrensdokumentation, auf die Kassennachschau gleich eine reguläre Betriebsprüfung. Ein schriftlicher Hinweis des Prüfers reicht, um zur Außenprüfung überzugehen. Die Finanzbeamten durchleuchten dann alle steuerrelevanten Unterlagen. Zudem drohen hohe Steuernachzahlungen, wenn Prüfer die Umsätze und Gewinne schätzen. Unternehmer sollten sich deshalb mit Hilfe ihres Steuerberaters vorbereiten. Eine Checkliste zur Kassennachschau gibt Sicherheit.

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Betriebsprüfer müs­sen sich an kla­re Spiel­regeln halten

Wichtig zu wissen: Betriebsprüfer dürfen bei einer Kassennachschau weder die Privaträume des Unternehmers betreten, noch Geschäftsräume durchsuchen. Es ist tabu, Schubladen oder Schränke zu öffnen. Auch auf Kassendaten, die beim Steuerberater liegen, können sie im Rahmen einer Kassennachschau nicht sofort zugreifen. Betriebsprüfer dürfen aber zur steuerlichen Außenprüfung übergehen und Einsicht in alle Unterlagen verlangen. Ihren Besuch in der Kanzlei müssen die Finanzbeamten dabei vorher ankündigen. Bei einer Kassennachschau im Betrieb geht alles schneller. Die Prüfer haben folgende Rechte und dürfen diese Unterlagen umgehend verlangen:

  • Verfahrensdokumentation zur Kassennachschau
  • Durchführung eines Kassensturzes (Soll-Ist-Abgleich)
  • Prüfung der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben
  • Einsicht in alle relevanten Kassenunterlagen, wie Kassenberichte, Zählprotokolle und weitere Dokumente
  • Prüfung des Kassensystems, der gespeicherten Daten und der Programmierung
  • Abgleich mit den Daten des Warenwirtschaftssystems
  • Datenexport und Mitnahme auf einem USB-Stick (mit Einführung der DSFinV-K)

Kassennachschau: Die Verfahrensdokumentation ist wichtig

Die Verfahrensdokumentation ist nichts Neues. Die GoBD schreiben sie für jedes Unternehmen vor. Bücher und Aufzeichnungen sind ordnungsgemäß zu führen, manipulationssicher elektronisch zu speichern und so aufzubewahren, dass ein Datenzugriff jederzeit möglich ist. Trotzdem ist die Dokumentation der Prozesse in vielen Betrieben lückenhaft. Dabei sehen sich Prüfer bei einer Kassennachschau die Verfahrensdokumentation sehr genau an. Sie gibt einen Überblick über vorhandene IT-Systeme, wie Kassen und Nebensysteme, und die dazugehörigen steuerrelevanten Prozesse. Eine Verfahrensdokumentation ist mehr als eine Checkliste für die Kassennachschau. Sie gehört zum unternehmerischen Pflichtprogramm – zu den Arbeitsanweisungen. Sie beschreibt, wie der Betrieb Belege und Kassendaten erfasst, verarbeitet, ausgibt, revisionssicher aufbewahrt und wie das interne Kontrollsystem (IKS) funktioniert. Bei der Kassennachschau ist eine saubere Verfahrensdokumentation entscheidend. Wenn sie schlüssig und vollständig erklärt, wie das Datenverarbeitungsverfahren funktioniert, und mögliche Systemänderungen lückenlos dokumentiert, sind die Prüfer zufrieden. Wer hier schludert, geht ein hohes Risiko ein: Finanzbeamte suchen dann akribisch nach Manipulationen.

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So sieht die Verfahrensdokumentation zur Kassennachschau aus

Bemängeln Prüfer bei einer Kassennachschau die Verfahrensdokumentation, sind die Folgen oft unangenehm und teuer. Die Finanzbeamten suchen dann gezielt nach Fehlern und finden meist auch welche. Bei elektronischen Kassensystemen stellt der Fiskus immer wieder Manipulationen fest. Darum ist die Beschreibung und lückenlose Dokumentation der Kassenprogrammierung besonders wichtig. Fehlt diese, spricht dies für eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung, entschied der Bundesfinanzhof (Az.XR20/13). Dies sei mit dem Fehlen der Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse gleichzusetzen. Unternehmer sollten daher mit ihrem Steuerberater eine To-do-Liste beziehungsweise Checkliste für die Kassennachschau erarbeiten. Sie hält fest, welche Unterlagen das Finanzamt verlangt und welche Dokumente die Firma dringend nachliefern oder überarbeiten muss. Eine Orientierungshilfe bietet die Muster-Verfahrensdokumentation des Deutschen Fachverbands für Kassen- und Abrechnungstechnik (DFKA). Damit bei der Kassennachschau alles glatt läuft, muss die Verfahrensdokumentation folgende Punkte enthalten:

  • Beschreibung der verwendeten Kassen und Kassensysteme
  • Einsatzorte und -zeiträume
  • Benutzerhandbuch oder Bedienungsanleitung des Herstellers
  • Programmieranleitung
  • Einrichtungsprotokolle
  • Arbeitsanweisungen für Kassierer
  • Zuständigkeiten im Betrieb
  • Beschreibung der organisatorischen Abläufe
  • Funktionsweise des internen Kontrollsystems (IKS)
  • technische Infrastruktur, Hard- und Software
  • Beschreibung der Archivierungsfunktionen (revisionssicher)

Checkliste: Das ri­chti­ge Ver­hal­ten bei der Kassennachschau

Mit einer sauberen Verfahrensdokumentation muss kein Firmenchef die Kassennachschau fürchten. Denn wer mit dem Steuerberater bespricht, wie die unangekündigte Überprüfung der Kasse abläuft, gewinnt Sicherheit. Unternehmer sollten das Verhalten im Prüfungsfall mit ihren Mitarbeitern durchspielen und klare Zuständigkeiten festlegen. Denn eine Kassennachschau kann auch in Abwesenheits des Chefs stattfinden. Eine Checkliste zur Kassennachschau ist eine gute Vorbereitung auf den Ernstfall. Sie enthält alle wichtigen Kontaktdaten, Passwörter sowie Zugangscodes für das Kassensystem und benennt einen Ansprechpartner. Auskünfte darf nur er den Prüfern erteilen. Natürlich sind Unternehmer und Steuerberater unverzüglich zu informieren, sobald Finanzbeamte Kassendaten einsehen wollen. Ist niemand erreichbar, müssen die Mitarbeiter jedoch alleine klarkommen. Prüfer unterbrechen die Kassennachschau in der Regel nicht, nur weil der Chef unterwegs ist. Eine Checkliste zur Kassennachschau sollte daher die Verhaltensregeln klar definieren: kooperativ, aber nicht zu redselig. Mitarbeiter müssen wissen, was Prüfer dürfen, auf welche Fragen sie antworten sollten und auf welche nicht.

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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