Elektronischer Datenaustausch – mehr als Rechnungsversand

Die Digitalisierung bietet enorme Möglichkeiten, Abläufe in kaufmännischen Verwaltungen zu verbessern, völlig unabhängig von Größe und Branche des Unternehmens. Digitalisierung bedeutet in diesem Zusammenhang mehr als die Einführung von ERP- und Warenwirtschaftslösungen oder Dokumenten-Management-Systemen. Wesentliche Optimierungen können durch elektronischen Datenaustausch stattfinden.

Zeit und Kosten sparen mit elektronischem Datenaustausch

Im Hinblick auf die diversen Geschäftsvorgänge zwischen Partnern ist der elektronische Datenaustausch (engl. Electronic Data Interchange, EDI) weit mehr als der herkömmliche Rechnungsversand. EDI bedeutet: Alle Fakturierungsbelege, angefangen vom Angebot bis hin zum Lieferschein, im jeweils benötigten Empfangsformat zuzustellen und die Daten beim Empfänger maschinell weiterverarbeiten zu können.

Die Vorteile reichen dabei vom Versand und Empfang der Belege in Echtzeit bis hin zur Senkung von Durchlaufzeiten und Verringerung der Kosten für Material und Archivierung. Den höchsten Profit gibt es regelmäßig bei den Ressourcen, das heißt: weniger benötigte Arbeitszeit und Vermeidung von Bearbeitungsfehlern. Dazu kommt eine verbesserte Liquidität im Unternehmen, denn die elektronische Bereitstellung ermöglicht sowohl Sendern als auch Empfängern eine zügige Bearbeitung. Perspektivisch gesehen fördert EDI die Zusammenarbeit zwischen den Partnern.

Elektronische Rechnung künftig verpflichtend für alle Unternehmen

Unabhängig von den Vorteilen, die der elektronische Datenaustausch bietet: Mit Einführung des von der Ampelkoalition geplanten elektronischen Meldesystems für Rechnungen, bekannt unter dem Stichwort Continuous Transaction Control (CTC), wird die E-Rechnung in absehbarer Zeit auch für privatunternehmerische Geschäftspartner Pflicht. Wir empfehlen daher, das Thema frühzeitig anzugehen. DATEV bietet die passenden Softwarelösungen, mit denen die Umstellung auf die E-Rechnung so einfach wie möglich gestaltet werden kann.

Zwei Lösungen für den elektronischen Datenaustausch

Die wesentlichen Herausforderungen beim elektronischen Datenaustausch sind meist die unterschiedlichen individuellen IT-Systeme der jeweiligen Geschäftspartner. DATEV bietet dafür zwei EDI-Lösungen, die sich in Ihrem Funktionsumfang unterscheiden. Aus den rechnungsschreibenden DATEV-Anwendungen, wie dem Auftragswesen und Mittelstand Faktura, können schon heute eine XRechnung für staatliche Institutionen sowie eine PDF-Datei im ZUGFeRD-Format erstellt werden, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Die Cloud-Lösung DATEV SmartTransfer ist ein Transaktionssystem, das sich vollkommen auf die individuellen Anforderungen des Rechnungsempfängers in Sachen Datenformat und Inhalt einstellt und darüber hinaus einen schrittweisen Einstieg in die Digitalisierung ermöglicht. Denn durch die Anbindung ans DATEV-Druckzentrum können je nach Anforderung auch Belege in Papierform zugestellt werden. Diese Anbindung ist unabhängig vom rechnungsschreibenden System und ermöglicht ein hohes Maß an Flexibilität und Vielfalt.