Das Zahlungsverhalten verschlechtert sich deutlich. Mehr Schuldnerinnen und Schuldner lassen Zahlungsfristen verstreichen, sie begleichen Rechnungen durchschnittlich 10,5 Tage verspätet. Häufig mussten Unternehmen mit dem Inkasso einen Dienstleister beauftragen, um ihr Geld zu bekommen. Doch was ist Inkasso, wie funktioniert das Verfahren? Viele scheuen sich, beim Forderungsmanagement zum Eintreiben der Außenstände ein Inkassounternehmen einzuschalten, schon wegen der Kosten. Zwar muss die Gegenseite beim Inkasso alle Gebühren und Kosten tragen. Aber nur, wenn die Ware ordnungsgemäß geliefert sowie in Rechnung gestellt wurde und Kundinnen oder Kunden trotzdem nicht fristgerecht zahlen. Beim Widerspruch gegen das Inkasso könnten Firmen durchaus auf den Kosten sitzenbleiben. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten deshalb wissen, was Inkasso ist, was es bedeutet und wie viele Mahnungen sie vor dem Inkasso verschicken müssen. Zwar ist Inkasso ohne vorherige Mahnung per Brief möglich, doch die Kosten lassen sich dann häufig nicht abwälzen. Darum sind insbesondere folgende Fragen zum Inkasso vorab zu klären:
- Was ist das richtige Vorgehen?
- Welches Unternehmen sollte man mit dem Inkasso beauftragen?
- Wie schnell fließt Geld, wenn Profis das Mahnverfahren einleiten?
- Sollten Schuldnerinnen oder Schuldner mit Zahlungsschwierigkeiten die Chance zur Ratenzahlung oder Stundung bekommen?
- Wie lässt sich verhindern, dass die Beziehung zum Kunden oder zur Kundin leidet?
Gut zu wissen: Für das Eintreiben offener Forderungen gelten klare Regeln, an die sich Inkassounternehmen halten müssen – sowohl was die Kosten als auch die Wahl der Methoden angeht. Hausbesuche und Drohungen sind generell tabu.
Wenn säumige Schuldner nicht zahlen: Was ist Inkasso?
Bei der Frage „Was ist Inkasso?“ denken viele an Schlägertrupps, die jemandem im Hauseingang auflauern. Die Schuldnerinnen oder Schuldner handgreiflich überzeugen wollen, besser zu zahlen, nachdem die schriftlichen Zahlungsaufforderungen, das Inkasso per Brief, ignoriert wurden. Doch die Branche ist besser als ihr Ruf. Die meisten Inkassounternehmen arbeiten seriös, ihre Kosten, Gebühren sowie die beim Inkasso angewandten Verfahren sind transparent. Mit dem Eintreiben offener Forderungen, dem klassischen Inkasso, beauftragen Unternehmen spezialisierte Dienstleister. Was ist Inkasso dann in der Praxis und was bedeutet es? Inkassounternehmen vermitteln zwischen Firmen und Kunden. Sind die Forderungen berechtigt, legen Zahlungsmuffel gegen das Inkasso deshalb meistens keinen Widerspruch ein – die im Brief aufgelisteten Gebühren sowie Kosten des Inkassoverfahrens schrecken ab. Weiterhin nicht zu zahlen, wird teuer, wenn die Schonfrist abgelaufen ist. Unternehmen lagern das Inkasso normalerweise nicht aus, ohne vorher mindestens eine Mahnung zu schicken. Wie viele Mahnungen vor dem Inkasso rausgehen, entscheidet jede Firmenleitung individuell.
Was bedeutet Inkasso in der Praxis?
Doch was bedeutet Inkasso in der Praxis, wenn Unternehmen einen Dienstleister beauftragen? Was das Inkasso ist, nämlich das professionelle Eintreiben von Außenständen, mag vielen Firmenchefs und -chefinnen geläufig sein. Doch wie das außergerichtliche oder gerichtliche Inkasso funktioniert und welche Schritte im Verfahren vorgesehen sind, wissen die wenigsten. Einigkeit herrscht nur in einem Punkt: Sobald ein Inkassounternehmen übernimmt, kommen hohe Kosten auf Schuldnerinnen und Schuldner zu. Wer beim Inkasso nicht auf den ersten Brief reagiert oder Widerspruch einlegt, trägt sämtliche Gebühren und Kosten für das Verfahren. Manche Firmen fürchten daher, Kundinnen und Kunden zu verprellen, wenn sie ein externes Unternehmen mit Mahnwesen und Inkasso beauftragen. Doch diese Sorge ist unbegründet. Was Inkasso ist und welche Bedeutung die Branche für die Wirtschaft hat, zeigen aktuelle Zahlen. 98,4 Prozent aller Forderungen begleichen Schuldnerinnen und Schuldner außergerichtlich. Sechs Milliarden Euro pro Jahr spült das Inkasso – ob mit oder ohne vorherige Mahnung – in die Firmenkassen.
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Inkasso: Was ist das und wie läuft das Verfahren ab?
Nur wenn eine Forderung berechtigt sowie das Zahlungsziel überschritten ist, dürfen Firmen mit dem Inkasso ein spezialisiertes Unternehmen beauftragen. Beim Forderungseinzug gehen diese Dienstleister, oft Rechtsanwalts- oder Inkassobüros, durchaus mit Fingerspitzengefühl vor. Sie übernehmen die komplette Kommunikation mit dem Kunden oder der Kundin und passen das Inkasso individuell an – ohne vorherige Mahnung mit erneuter Fristsetzung leiten sie in der Regel keine rechtlichen Schritte ein. Sie prüfen die Bonität der Schuldnerinnen und Schuldner, gegebenenfalls bieten sie einen weiteren Zahlungsaufschub oder die Möglichkeit zur Ratenzahlung an. Außerdem klären sie rechtliche Fragen, wenn Kundinnen oder Kunden partout nicht zahlen und Widerspruch gegen das Inkasso einlegen. Was ist aber beim Inkasso erlaubt und was nicht? Das professionelle Inkasso folgt einem festgelegten Verfahren und läuft wie folgt ab:
- Der Dienstleister informiert den Kunden oder die Kundin über den Auftrag zum Inkasso, mahnt per Brief die Zahlung an und setzt dabei eine neue Zahlungsfrist.
- In dem Schreiben sind der Rechnungsbetrag und die Gebühren aufgeschlüsselt.
- Auf die Folgen eines weiteren Zahlungsverzugs weist der Brief ausdrücklich hin, vom gerichtlichen Mahnverfahren bis zur Zwangsvollstreckung.
- Wie viele Mahnungen das Büro im außergerichtlichen Inkasso verschickt, wird zuvor mit den auftraggebenden Unternehmen vereinbart.
- Erfolgt kein Geldeingang innerhalb der gesetzten Frist, bemühen sich Inkassobüros um einen telefonischen Kontakt, bevor sie einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen.
- Bei Zahlungsschwierigkeiten lassen sich Ratenzahlungen oder Stundungen aushandeln.
- Sind Schuldnerinnen oder Schuldner allerdings zahlungsunfähig, ist auch per Zwangsvollstreckung kein Geld zu holen. Auf Wunsch übernehmen die Inkassounternehmen die Titelüberwachung – die Kosten lassen sie sich von der Schuldnerin oder vom Schuldner erstatten. Bei einer veränderten Vermögenslage können Forderungen sowie die Inkassokosten noch viele Jahre später eintrieben werden. Der Vollstreckungsbescheid hemmt die Verjährung für 30 Jahre.
Ist Inkasso ohne vorherige Mahnung per Brief möglich?
Gerade in Krisenzeiten brauchen Firmen ausreichend Rücklagen und genug Liquidität, um den Betrieb am Laufen zu halten. Deshalb kommt den Fragen „Was ist Inkasso?“ und „Wann sollten Unternehmen mit dem Inkasso einen Dienstleister beauftragen?“ eine besondere Bedeutung zu. Wer das Eintreiben überfälliger Forderungen nämlich nicht schnell und konsequent verfolgt, riskiert Geld zu verlieren. Selbst Kundinnen und Kunden mit guter Bonität können in Zeiten von Inflation und steigenden Energiepreisen finanzielle Probleme bekommen. Unternehmen sollten das Inkasso deshalb bereits im ersten Brief ankündigen, mit dem sie eine ausstehende Zahlung anmahnen. Dann ist klar: Die nächste Mahnung kommt vom Inkassounternehmen, was weitere Kosten sowie Gebühren und in letzter Konsequenz das Inkasso per gerichtlichem Verfahren nach sich zieht. Rechtlich ist das Inkasso allerdings auch ohne vorherige Mahnung möglich, sofern der Schuldner oder die Schuldnerin in Zahlungsverzug gerät. Dies ist der Fall, wenn
- das in der Rechnung genannte Zahlungsziel überschritten ist oder
- 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung noch keine Zahlung erfolgte.
Inkassounternehmen: Schuldner müssen die Kosten zahlen
Dennoch ist es sicherer, wenn Unternehmen zumindest eine Mahnung selbst verschicken – gerade bei Verbrauchergeschäften. Denn das setzt die Kundin oder den Kunden nachweisbar in Zahlungsverzug. Beauftragen Unternehmen bereits mit der ersten Mahnung ein auf Inkasso spezialisiertes Büro, lassen sich die Kosten oft nicht auf Privatpersonen abwälzen. Was ist nun beim Inkasso erlaubt und was bedeutet es für Kundinnen und Kunden? Die Erfahrung zeigt: Solange eine Forderung unstrittig und der Zahlungsverzug eingetreten ist, gibt es gegen das Inkasso kaum einen Widerspruch. Dann ist die Rechtslage nämlich eindeutig: Schuldnerinnen und Schuldner müssen zahlen – den Rechnungsbetrag sowie Kosten und Gebühren für das Inkasso. Wie viele Mahnungen rausgehen, bevor das außergerichtliche Inkasso endet und das gerichtliche Verfahren beginnt, entscheiden Unternehmen mit ihrem Dienstleister. Üblich sind drei Mahnungen.
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Zulässige Gebühren und Kosten: Was beim Inkasso erlaubt ist
Was bedeutet Inkasso für Schuldnerinnen und Schuldner? Viele assoziieren Inkasso mit enormen Gebühren und Kosten. Doch Inkassounternehmen dürfen nicht beliebig hohe Kosten verlangen. Was ist also beim Inkasso erlaubt? Welche Kosten müssen Schuldnerinnen und Schuldner tragen und wann lohnt es sich, Widerspruch gegen das Inkasso einzulegen? Grundsätzlich gilt: Firmen sollten mit dem Inkasso nur seriöse Unternehmen beauftragen, die ihr Geschäft verstehen und sauber abrechnen. Seit 2021 gelten für Dienstleistungen im Bereich Inkasso deutlich niedrigere Gebühren – für Brief, Mahnungen und Auslagen gibt es feste Sätze. Inkassounternehmen müssen ihre Kosten aufschlüsseln und erweiterte Informationspflichten erfüllen, wenn sie Forderungen erstmals gegen Privatpersonen geltend machen. Berechnen sie etwa mehrfach Mahngebühren, obwohl das Inkasso ohne zweite und dritte Mahnung ins gerichtliche Verfahren übergeht, ist ein Widerspruch aussichtsreich. Inkassounternehmen dürfen die gleichen Kosten in Rechnung stellen wie Anwaltskanzleien. Was beim Inkasso auf der Abrechnungsseite erlaubt ist, zeigt folgende Aufzählung:
- Rechnungsbetrag
- Verzugszinsen
- Gebühren in Abhängigkeit vom Rechnungsbetrag gemäß Rechtsanwaltsvergütungsgesetz: 0,9-Geschäftsgebühr im Regelfall, 0,5-Geschäftsgebühr bei Zahlung innerhalb von zwei Wochen
- ermäßigte Gebühr für Forderungen bis 50 Euro: Die Kosten für das Inkasso eines Rechnungsbetrags von 45 Euro betragen – bei sofortiger Zahlung – 15 Euro, sonst 27 Euro
- Mahnkosten ab der zweiten Mahnung von je 2,50 Euro
- Kosten für Bankrücklastschriften
- Auslagenpauschale (maximal 20 Euro)
- Wer nacheinander ein Inkassounternehmen und eine Rechtsanwaltskanzlei beauftragt, bekommt Kosten nur einmal erstattet, wenn es um dieselbe Forderung geht
- Kümmern sich Inkassobüros um das gerichtliche Mahnverfahren, gelten die Gebührensätze des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes
Viele Inkassounternehmen arbeiten erfolgsbasiert. Gläubigerinnen und Gläubiger tragen dann kein Kostenrisiko. Scheitert das außergerichtliche Inkasso sowie das gerichtliche Verfahren, fallen für sie meistens keine weiteren Kosten an. Den Zahlungsausfall müssen Unternehmen allerdings verkraften – falls sie sich nicht durch eine Kreditversicherung oder den Verkauf ihrer Forderung mittels Factoring abgesichert haben.
Wenn Kunden gegen das Inkasso Widerspruch einlegen
Das Eintreiben offener Forderungen ist langwierig und aufwändig. Kein Wunder, dass Gewerbetreibende, Handwerk und Industrie mit dem Inkasso spezialisierte Unternehmen beauftragen. Inkasso bedeutet mehr, als Zahlungen per Brief anzumahnen und telefonisch säumigen Kundinnen oder Kunden nachzujagen. Fristen sind zu überwachen und rechtliche Schritte zu prüfen. Firmen geben deshalb das außergerichtliche Inkasso sowie das gerichtliche Verfahren häufig in professionelle Hände. Was ist aber, wenn Betroffene gegen das Inkasso schriftlich Widerspruch einlegen? Was bedeutet das für Unternehmen, die schneller an ihr Geld kommen wollen? Wer trägt die Kosten und Gebühren beim Inkasso, wenn Zahlungsmuffel einer Forderung widersprechen? Klar ist: Unberechtigte Forderungen müssen Kundinnen und Kunden nicht bezahlen. Wurde die Ware nicht geliefert, eine Dienstleistung nicht ordnungsgemäß erbracht oder eine fehlerhafte Rechnung gestellt, dürfen Firmen kein Inkassounternehmen einschalten, das die Kosten als Verzugsschaden auf Schuldner oder Schuldnerin abwälzt. Ist der Widerspruch gegen das Inkasso berechtigt, bleiben sie auf den Gebühren sitzen.
Grundsätzlich gilt nämlich: Kosten für das Inkasso – ob mit oder ohne Mahnung – müssen Schuldnerinnen und Schuldner nur tragen, sofern diese notwendig oder zweckmäßig sind. Das ist nicht der Fall, wenn Unternehmen schon wissen, dass Rechnungsempfänger die Forderung bestreiten oder nicht zahlen können. Dann hilft nur eine gütliche Einigung oder Klage vor Gericht. Bei Zahlungsunfähigkeit des Kunden oder der Kundin sollten Firmen direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, ohne ein Inkassobüro einzuschalten.
Mit dem Inkasso nur seriöse Unternehmen beauftragen
Firmen sollten also ihre Hausaufgaben machen, bevor sie mit dem Inkasso ein Unternehmen beauftragen – sonst müssen sie die Kosten und Gebühren für das Verfahren selbst tragen. Und ganz wichtig: Es sollte ein seriöser und professioneller Dienstleister sein, um die Kundenbeziehung nicht zu gefährden. Die Frage „Was ist beim Inkasso erlaubt?“ sollten Firmen daher bei der Auswahl immer im Kopf haben. Nur so können sie Inkassobüros mit fragwürdigen Methoden und unlauterer Abrechnungspraxis ausschließen. Grundsätzlich benötigen Inkassodienstleister eine amtliche Zulassung und sind registriert. Auch die Mitgliedschaft im Branchenverband spricht meist für eine seriöse Arbeitsweise. Professionelle Inkassounternehmen schlüsseln ihre Kosten genau auf und suchen gemeinsam mit Schuldnerinnen und Schuldnern nach Lösungen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Wird gegen das Inkasso schriftlich Widerspruch eingelegt, reagieren seriöse Büros umgehend und versuchen, offene Fragen zu klären. Das gerichtliche Inkasso einzuleiten, ohne vorher eine Mahnung per Brief zu verschicken und Rücksprache zu halten, ist deshalb nicht üblich.
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