Forderungsmanagement im Unternehmen ist un­verzichtbar

Auf den ersten Blick erscheint es als gute Idee, regelmäßig kurz vor Jahresende die Buchhaltung nach offenen Forderungen zu durchforsten. Schließlich will niemand auf Geld verzichten. Bei genauerer Betrachtung ist aber leicht erkennbar, dass es nur eine Anfängerstrategie sein kann, Außenstände erst kurz vor knapp hektisch einzutreiben, um sie vor der nach drei Jahren drohenden Verjährung zu retten. Profis unter den Inhabern kleiner und mittlerer Unternehmen haben das nicht nötig – sie setzen auf durchdachtes, effektives und stringentes Forderungsmanagement. Zwar können selbst dann Mahnungen und auch mal Inkasso oder Mahnverfahren erforderlich sein. Aber das zählt mit gutem Forderungsmanagement im Unternehmen zu den regulären betrieblichen Abläufen. Mit dem richtigen System bleiben offene Rechnungen im Blick und rechtzeitig auf Wiedervorlage. Deshalb sollten Unternehmerinnen und Unternehmer ihr Forderungsmanagement optimieren, falls sie es noch nicht getan haben. Nur wenige Rädchen müssen gut ineinandergreifen, damit es insgesamt besser läuft. Der Steuerberater unterstützt mit Tipps und Werkzeugen.

Unternehmen sichern mit Forderungsmanagement ihre Existenz

Unternehmen geraten natürlich nicht gleich wegen jeder übersehenen Rechnung in finanzielle Schieflage. Größere Ausfälle können jedoch durchaus bedrohlich sein. Auch viele kleine Beträge ergeben rasch eine stattliche Summe. Bei Insolvenzen spielt der akute Liquiditätsengpass eine größere Rolle als eine dauerhafte Überschuldung. Zudem sollten Unternehmer sich klarmachen, dass sie mit jeder offenen Forderung ihren Kunden einen Kredit geben. Das geht auf ihre Kosten und verursacht oft sogar erhebliche Finanzierungslücken. Finanzierungslücken wiederum spielen bei drei Viertel der Insolvenzen eine Rolle, beschreibt ein Fachbuch zu den „7 häufigsten Insolvenzgründen“. Die Definition für ein gutes Forderungsmanagement im Unternehmen beinhaltet aber nicht nur ein funktionierendes Debitorenmanagement mit allem Drum und Dran. Also Bonitätsprüfung, sinnvoll verzahntes Rechnungs- und Mahnwesen sowie sinnvolle Absicherung der damit verbundenen Warenkredite oder etwa auch externes Factoring. Damit das Konzept wirklich rund ist, muss außerdem unbedingt ein durchdachtes Liquiditätsmanagement her. Das hilft ebenfalls, den idealen Maßnahmenmix für das Forderungsmanagement im Unternehmen zusammenzustellen.

Gutes Forderungsmanagement ver­bes­sert die Zah­lungsmoral

Straffes innerbetriebliches Forderungsmanagement ist für Unternehmen schon in guten Zeiten für solides Wirtschaften wichtig. In Krisenzeiten ist es besonders nötig, um die Liquidität zu sichern. Die immerhin war zu Beginn der Corona-Krise nach Einschätzung der KfW bei Unternehmen hierzulande insgesamt gut. Wenn auch – wie bereits seit Jahren – manche Branchen und vor allem kleinere Unternehmen deutlich schlechtere und oft unzureichende Eigenkapitalquoten aufwiesen. Ein konsequentes Forderungsmanagement steigert die Zahlungsmoral der Kunden, das zeigt sich auch in der momentanen Krise. In der ziehen Unternehmen im Forderungsmanagement erfolgreich die Zügel an, so eine Umfrage des Warenkreditversicherers Coface. 62 Prozent der Befragten räumten ihren Kunden 2020 Zahlungsziele ein – deutlich weniger als 2019 mit 81 Prozent. Dabei sind Unternehmen auf dem heimischen Markt laut Coface besonders vorsichtig und Haupttreiber dieser Entwicklung mit 58 Prozent. 2019 waren es noch 80 Prozent. Auch hatte es im Vorjahr noch keinen Unterschied zwischen inländisch orientierten und exportierenden Unternehmen gegeben.

Die Zahlungs­fris­ten ha­ben sich 2020 spür­bar verkürzt

Konsequentes Forderungsmanagement im Unternehmen zahlt sich ganz offensichtlich aus. Die durchschnittliche Zahlungsfrist verkürzte sich vergangenes Jahr laut der Umfrage um drei Tage: auf eine Dauer von 34 Tagen. Im Jahr 2019 waren es noch 37 Tage. Die Hälfte der befragten Unternehmen forderte 2020 Zahlungen binnen null bis 30 Tagen von ihren Kunden ein. 2019 taten dies 43 Prozent der Unternehmen. Die Disziplin war denn auch 2020 deutlich besser. Während 2019 noch 85 Prozent der Befragten über Zahlungsverzögerungen berichteten, waren es 2020 nur noch 68 Prozent. Damit war der Anteil der gemeldeten Zahlungsverzögerungen der bei weitem niedrigste aus allen bislang vier Coface-Umfragen seit 2017. „Zum gegenwärtigen Zeitpunkt können wir nicht bestimmt sagen, ob dies alles durch die Corona-Krise verursacht wurde oder ob es Teil einer neuen Norm ist“, erklärt die Volkswirtin Christiane von Berg, Autorin der Studie.

Forderungsmanagement im Unternehmen braucht gu­te Verträge

Praktisch gehören zum konsequenten Forderungsmanagement im Unternehmen zahlreiche Punkte. Beispielsweise ein funktionierendes Rechnungswesen, das neben Zahlungsfristen und Lieferantenkrediten vor allem drohende Verjährungsfristen und Forderungsausfälle sowie Termine für Mahnbescheid oder das Mahnverfahren ebenso selbstverständlich im Blick behält wie die damit verknüpften Verträge oder Auftragsbestätigungen. Gute sowie insbesondere rechtssichere Verträge sorgen für klare Verhältnisse und fixieren schriftlich Absprachen, die Lieferant und Kunde miteinander treffen. Leistungen und Gegenleistungen sowie Zeiträume für Lieferung, Abnahme und Zahlung sollten Unternehmerinnen und Unternehmer möglichst klar definieren. Auf dieser Basis fällt es ihnen deutlich leichter, nach Erbringen ihrer Leistung auch die finanziellen Forderungen an den Kunden durchzusetzen.

Vor Vertrags­ab­schluss die Sol­venz der Kun­den über­prüfen

Gutes Forderungsmanagement im Unternehmen beginnt aber bereits vor Vertragsabschluss mit einem funktionierenden Austausch der Abteilungen oder Verantwortlichen im Betrieb. Schon vor der Auftragsannahme sollten Unternehmerinnen und Unternehmer prüfen lassen, ob ein Kunde wie angegeben firmiert. Spätestens für die Rechnung benötigt die Buchhaltung diese Angaben sowieso. Ein frühzeitiger Check schützt bereits vor Beginn einer geplanten Geschäftsbeziehung davor, Betrügern aufzusitzen oder aus anderen Gründen auf Forderungen sitzenzubleiben. Die Bonität der Partner sollte – zumindest bei wichtigen Kunden sowie großen Einzelaufträgen – auch wiederholt in regelmäßigen Abständen geprüft werden. Unternehmer sollten hierzu ruhig ihre Steuerberaterin oder ihren Steuerberater zu Rate ziehen. Die Experten können auf Daten von Wirtschaftsauskunfteien zugreifen oder etwa das Debitoren Monitoring von DATEV einsetzen. Natürlich sollten Unternehmer vor anstehenden Folgeaufträgen auch eigene Erfahrungen mit der Zahlungsmoral ihrer Kunden berücksichtigen. Dazu gehört dann beispielsweise auch, deren Zahlungsverhalten zu dokumentieren sowie Informationen über den Kunden allen beteiligten Mitarbeitern zugänglich zu machen.

Unternehmen müssen ihre Forderungen zü­gig stellen

Um zügig an ihr Geld zu kommen, sollten Unternehmen ihre Rechnungen stets umgehend stellen. Das schieben gerade kleine Betriebe etwa aus dem Handwerk gerne auf. Für ein gutes Forderungsmanagement brauchen Unternehmen also neben einer guten Struktur vor allem eins: Disziplin. Zur zügigen Rechnungsstellung sind Unternehmen übrigens sogar verpflichtet. Und das schon Anfang 2009 in Kraft getretene Forderungssicherungsgesetz gibt ihnen bei größeren Aufträgen die Möglichkeit, auch Abschlagszahlungen zu fordern. Die sollten Unternehmerinnen und Unternehmer nutzen, denn so ist ein Teil des Geldes früher auf dem Konto. Sie müssen die Konditionen hierfür allerdings vertraglich festlegen – am besten nach Rücksprache mit dem Steuerberater.

Forderungsmanagement im Unternehmen muss ab­ge­stimmt sein

Kurzfristig und konsequent Rechnungen zu stellen ist gut. Die Buchhaltung darf diese Forderung dann aber auch nicht mehr aus dem Blick verlieren. Dies gehört ebenfalls zum gekonnten Forderungsmanagement im Unternehmen. Die Verantwortlichen in Verkauf, Buchhaltung und Service sollten sich eng über die aktuellen sowie potenziellen Kunden austauschen. Nur dadurch ist ein reibungsloser und zügiger Ablauf gewährt und das Zahlungsverhalten mit Blick auf neue Vertragsschlüsse gewürdigt. Mit DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen können Unternehmerinnen und Unternehmer ihr Forderungsmanagement dahingehend perfektionieren. Die Software erfasst und verwaltet Kundenstammdaten sowie Rechnungen bis zur Mahnung. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Buchhaltung haben so einen Überblick über offene, unvollständig oder verspätet bezahlte Rechnungen. Außerdem bietet das Programm die Möglichkeit, eine ABC-Analyse von Schuldnern sowie Lieferanten anzulegen und zu verwalten. Auch die Steuerberaterin oder der Steuerberater kann hier Aufgaben übernehmen. Etwa Fälligkeiten überwachen, Mahnungen schreiben und im Fall der Fälle auch das Inkasso organisieren.

Das Mahn­we­sen ge­hört fest zum Forderungsmanagement

Bleiben Rechnungen offen, sollte die Buchhaltung rasch beim Kunden nachfassen – möglichst telefonisch, sobald die Forderung einige Tage fällig ist. Oft ist die Rechnung liegengeblieben und wird nach dem Erinnerungsanruf schnell beglichen. Der positiven Kundenbeziehung ist dies kommunikative Vorgehen zuträglich. Bleibt freundliches Nachfassen allerdings erfolglos, gilt es, rasch und konsequent zu mahnen. Die Schriftform ist zwar rein rechtlich betrachtet nicht nötig. Schon am Tag nach Ablauf der 30-tägigen gesetzlichen Zahlungsfrist vom Zeitpunkt des Rechnungseingangs geraten Kunden automatisch in Verzug. Ab Fälligkeit der Forderung können Unternehmen im Forderungsmanagement dann Verzugszinsen von neun Prozent – bei Privatkunden von fünf Prozent – über dem Basiszinssatz kalkulieren. Aber aus taktischen Gründen sind schriftliche Mahnungen empfehlenswert. Kunden können dann vor Gericht nicht so leicht behaupten, sie hätten die Forderung übersehen. Wenn sie wollen, dürfen Unternehmerinnen oder Unternehmer eine Mahnung auch reimen. Rechtlich hat das Bestand.

Unternehmen müssen im Forderungsmanagement ernst machen

Schon mit der Mahnung sollten Unternehmer säumige Kunden darauf aufmerksam machen, dass sie nach Fristablauf anwaltliche Hilfe in Anspruch nehmen. Mehr als zwei Mahnungen sollte auch das geduldigste Forderungsmanagement im Unternehmen nicht einplanen. Denn oft lassen Kunden solche Mahnungen unbeachtet – unabhängig davon, wie eindringlich sie formuliert sind. Mehr Nachdruck haben dann Mahnschreiben, die von einem Anwalt oder einer Anwältin, einer Steuerkanzlei oder auch einer Inkassogesellschaft kommen. Zahlt der Kunde trotzdem nicht, ist der nächste Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren. Nach dem Mahnbescheid und dem Ablauf einer bestimmten Frist lässt sich dann der Vollstreckungsbescheid beantragen. Damit können Unternehmerinnen und Unternehmer – falls der Kunde keinen Einspruch einlegt – auch die Zwangsvollstreckung einleiten. Für das gerichtliche Mahnverfahren empfiehlt sich stets der Gang zur Anwaltskanzlei, damit der Antrag für den Mahnbescheid richtig ausgefüllt ist. Außerdem kann der Anwalt oder die Anwältin später Anträge begründen und gegebenenfalls das folgende Klageverfahren führen.

Beim Forderungsmanagement auch auf Partner setzen

Gutes Forderungsmanagement bedeutet nicht, dass Unternehmen alles allein abwickeln müssen. Wenn Forderungen offen sind, dann sollten die Verantwortlichen sich nicht scheuen, den Vorgang abzugeben, beispielsweise an Anwältin oder Anwalt. Das Klageverfahren kommt in Gang, wenn der Kunde im gerichtlichen Mahnverfahrens einen Einspruch einlegt oder nicht auf die Mahnung der Anwaltskanzlei reagiert beziehungsweise ihr widerspricht. Im Unternehmen gehört zum Forderungsmanagement daher immer auch, schriftliche Verträge oder Auftragsbestätigungen vorsorglich stets griffbereit zu haben. Diese Aufgabe müssen Unternehmer immer für sich selbst einplanen – auch wenn sie andere Aufgaben im Forderungsmanagement beispielsweise dem Steuerberater überlassen. Sogar für kleine Betriebe kann sich auch der Abschluss einer Warenkreditversicherung lohnen. Manche Versicherer übernehmen aus dem Forderungsmanagement für den Versicherungsnehmer. Und über Finanzierungsformen wie das Factoring können Unternehmen das Forderungsmanagement oder zumindest große Teile davon ebenfalls nach außen abgeben.

Zum Thema Forderungsmanagement im Unternehmen informiert auch folgendes Video.