Organisation & Management

Auch Mittelständler brauchen eine Personalstrategie

In der Kri­se lohnt sich die Ent­wick­lung ei­ner gu­ten Personalstrategie. Wer jetzt die rich­ti­gen Schrit­te ein­lei­tet, pro­fi­tiert im Auf­schwung. Statt Per­so­nal frei­zu­set­zen, gilt es Fach­kräf­te zu bin­den und zu qua­li­fi­zie­ren. Das bringt lang­fris­tig Vor­tei­le.

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Es ist eine Binsenweisheit: Qualifizierte Beschäftigte sind der Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Doch viele Mittelständler tun sich schwer, Fachkräfte zu finden und langfristig an ihren Betrieb zu binden. Für zahlreiche Firmenchefs scheint Personalstrategie ein Fremdwort zu sein. Dabei ist die Entwicklung einer Personalstrategie gerade für kleinere Unternehmen besonders wichtig. Geschäftsführung und Personalverantwortliche müssten hier enger zusammenarbeiten, um Firmen- und Personalstrategie aufeinander abzustimmen. Sind die Unternehmensziele bekannt, lassen sich auch in der Personalarbeit die Weichen neu stellen. Auf Basis der Personalstrategie erstellen die Verantwortlichen für Human Resources (HR) geeignete Schritte für die Mitarbeitersuche und -qualifizierung sowie umfassende Maßnahmen zur langfristigen Personalentwicklung. Besonders in Krisenzeiten hilft das, auf Kurs zu bleiben. Denn wer heute überhastet Beschäftigte entlässt, um Kosten zu drücken, dem fehlen morgen Fachkräfte, wenn die Wirtschaft wieder Fahrt aufnimmt. Gerade jetzt könnten Mittelständler mit der richtigen Personalpolitik ihre Stärken ausspielen: Verlässlichkeit, Verantwortung, Weiterbildung und berufliche Perspektiven binden Mitarbeiter enger ans Unternehmen.

Was ist ei­ne Personalstrategie?

Die Beschäftigten leisten einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Doch gut ausgebildete Fachkräfte sind rar gesät und deshalb nicht leicht zu finden. Aus diesem Grund benötigt jede Personalabteilung einen langfristigen Plan für ihre Arbeit. Sie muss eine Personalstrategie erstellen, die Teil der Firmenstrategie ist und dazu beiträgt, die gesteckten Unternehmensziele zu erreichen. Damit dies gelingt, müssen Geschäftsleitung und Personalverantwortliche detailliert die strategischen Ziele sowie die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen besprechen. Die Entwicklung einer Personalstrategie bringt entscheidende Vorteile, denn sie legt den langfristigen Kurs des Unternehmens in der Personalpolitik fest. Die Personalstrategie definiert den künftigen Personalbedarf sowie die Qualifikationen für zu besetzende Stellen. Dabei berücksichtigt sie die Situation am Arbeitsmarkt, die Altersstruktur der eigenen Belegschaft sowie die betrieblichen Ziele und wirtschaftliche Aspekte. Sie gibt also die große Richtung vor und bildet den roten Faden für die gesamte Personalarbeit. Aus der Personalstrategie lassen sich konkrete Schritte und Maßnahmen ableiten, um die anvisierten Ziele zu erreichen.

Wa­rum die Ent­wick­lung ei­ner Personalstrategie wich­tig ist

Ohne Personalstrategie ist eine erfolgreiche Unternehmensführung kaum möglich. Wenn qualifizierte Beschäftigte fehlen, stehen die Bänder schnell still. Ohne motivierte Arbeitskräfte mit ihrem Know-how für Produktentwicklung, Produktion oder Vertrieb besteht kein Unternehmen am Markt. Gerade Mittelständler sollten sich deshalb die Zeit nehmen, eine langfristige Personalstrategie zu erstellen – auch mit Hilfe eines Coachs. Denn Spezialisten mit der benötigten Qualifikation sind angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels nicht leicht und insbesondere nicht über Nacht zu finden. Es braucht klare Zielvorgaben und Konzepte, um geeignete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewinnen, zu qualifizieren und zu binden. Blindflug in der Personalarbeit können Mittelständler sich nicht leisten, deshalb ist die Entwicklung einer Personalstrategie so wichtig wie selten zuvor. Es gilt langfristig zu planen und die Weichen richtig zu stellen – besonders in Krisenzeiten. Wer es sich leisten kann, stellt deshalb azyklisch ein. Wer in wirtschaftlichen Schwierigkeiten steckt, sollte Arbeitszeitkonten, Kurzarbeit oder auch die aktuellen Corona-Hilfen nutzen, um Mitarbeiter zu halten.

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Die He­raus­for­de­rung: Fach­kräf­te fin­den, qua­li­fi­zieren, bin­den

Die Pandemie bietet vielleicht auch eine Chance – nämlich erstmals eine langfristige Personalstrategie zu erstellen oder bestehende strategische Ziele zu hinterfragen. Sind diese Ziele angesichts der aktuellen wirtschaftlichen Lage realistisch? Firmenleitung und Personalverantwortliche müssen die großen Linien besprechen und gegebenenfalls neu festlegen. Die zentrale Frage: Wohin sollen das Unternehmen und damit auch die Personalarbeit in den nächsten Jahren steuern? Die Entwicklung einer Personalstrategie erfordert daher die Diskussion wichtiger Themen, zum Beispiel:

  • Ist das Geschäftsmodell noch tragfähig oder ein Kurswechsel nötig?
  • In welchen Bereichen sind Rationalisierungen nötig und Personalkosten zu senken?
  • Welche Geschäftsfelder laufen gut und lassen sich ausbauen?
  • Wo steht das Unternehmen bei der Digitalisierung?
  • Welche Kompetenzen und Qualifikationen werden künftig benötigt?
  • Gibt es für den geplanten Unternehmenskurs genügend qualifizierte Mitarbeiter?
  • Bestehen Möglichkeiten zur internen Aus- und Weiterbildung?
  • Sind neue Mitarbeiter mit einer bestimmten fachlichen Qualifikation einzustellen?
  • Welche Personalstruktur benötigt das Unternehmen in den kommenden Jahren?
  • Wie sieht die Altersstruktur der Belegschaft aus?
  • Wie lassen sich Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen binden?
  • Welche Maßnahmen zur Personalentwicklung eignen sich dafür?
  • Wie sollten Mitarbeitergespräche und Leistungsbeurteilungen ablaufen?
  • Ist die Vergütung anzupassen?
  • Wie lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit steigern?

Sind diese Punkte geklärt, können Geschäftsleitung und Personalverantwortliche eine zielgerichtete Personalstrategie erstellen sowie konkrete Schritte zu ihrer Umsetzung einleiten.

Fahr­plan zum Er­folg: Ei­ne Personalstrategie er­stel­len

Erfolgreich ist nur eine Personalstrategie, die auf realistischen Zielen basiert. Als Grundlage dient eine genaue Analyse der Ausgangssituation. Probleme sowie Verbesserungspotenziale sind zu benennen und die Ziele der Personalarbeit zu definieren. Nur wenn klar ist, wohin die Reise gehen soll, können Firmenleitung und Personalverantwortliche an einem Strang ziehen. Die Personalstrategie soll den Personalbedarf von morgen ermitteln sowie möglichen Engpässen vorbeugen. Gerade für Mittelständler ist die Entwicklung einer Personalstrategie deshalb von zentraler Bedeutung. Sie sind vom Fachkräftemangel häufig stärker betroffen als finanzstarke Konzerne. Oft ist ihre Belegschaft überaltert. Scheiden langjährige Mitarbeiter altersbedingt aus, fällt es den Firmen schwer, die Lücken mit eigenem Nachwuchs zu füllen. Ihre Personalstrategie muss daher langfristig darauf ausgerichtet sein, gut ausgebildete Fachkräfte für eine Karriere im Mittelstand zu begeistern. Sind Personalbedarf und benötigte Qualifikationen in der Personalstrategie verankert, folgen darauf abgestimmte Schritte und Maßnahmen, um das Ziel zu erreichen. Weitere Beispiele einer Personalstrategie könnten außerdem sein,

  • die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Abteilungen effizienter zu gestalten,
  • klare Verantwortlichkeiten und Stellenbeschreibungen festzulegen,
  • die Personalkosten durch eine bessere Personalplanung und Jobsharing zu senken,
  • attraktive Karrierewege für Nachwuchskräfte zu etablieren, etwa über Traineeprogramme,
  • die Attraktivität als Arbeitgeber durch gezieltes Personalmarketing und Arbeitgebersiegel zu erhöhen,
  • die Bindung der Belegschaft durch Kinderbetreuung und Werkswohnungen zu stärken oder
  • verstärkt in die Aus- und Weiterbildung der Belegschaft zu investieren.

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Aus der Strategie die rich­ti­gen Schrit­te ab­lei­ten

Welche Schritte sich zur Umsetzung der Personalstrategie eignen, hängt vom Unternehmen ab. Entscheidend ist, dass Geschäftsführung und Personalverantwortliche gemeinsam Maßnahmen und Etappenziele sowie den finanziellen Rahmen festlegen. Es gilt, die Personalstrategie in konkrete Schritte zu übersetzen und klare Zuständigkeiten zu benennen. Je nach Budget und Personalausstattung der Personalabteilung kommen verschiedene Instrumente und Werkzeuge in Frage. Manche Unternehmen legen den Schwerpunkt ihrer Personalstrategie derzeit zum Beispiel auf das digitale Recruiting. Sie intensivieren ihre Maßnahmen zum Personalmarketing im Netz und nutzen Digitalkanäle sowie Plattformen, um technikaffine Fachkräfte zu gewinnen. Benötigt der Betrieb mehr technische Expertise, ist es auch sinnvoll, Beschäftigte weiterzubilden und ihnen berufliche Perspektiven zu bieten. Welche Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter dafür Potential haben und eine Qualifizierung auf Firmenkosten bekommen sollten, wissen meist die Abteilungschefs. Maßnahmen zur Personalentwicklung sind deshalb wichtiger Bestandteil jeder Personalstrategie. Die Entwicklung einer Personalstrategie darf sich aber nicht auf die Papierform beschränken. Sie muss kommuniziert und gelebt werden.

Personalstrategie

Personalstrategie über­den­ken: Was sich durch Co­ro­na än­dert

Die Pandemie zwingt Unternehmen, ihre Personalstrategie zu überdenken und neu zu justieren. Sie müssen jetzt die Weichen für die Zukunft richtig stellen. Das gilt generell für die Personalarbeit. Betriebe suchen deshalb nach Möglichkeiten, ihre Personalkosten zu senken, aber Entlassungen zu vermeiden. Wie Firmen in Krisenzeiten kommunizieren und mit ihrer Belegschaft umgehen, spielt dabei eine entscheidende Rolle. Sie müssen erklären, welche Schritte zur Umsetzung der Personalstrategie nötig sind und warum. Das schafft Transparenz und Vertrauen. Eine wertschätzende Mitarbeiterführung und offene Kommunikation sollte daher zentraler Bestandteil der Personalstrategie sein. Auch die Arbeitswelt verändert sich grundlegend. Flexible Arbeitszeitmodelle, das Arbeiten im Home-Office und die virtuelle Zusammenarbeit nehmen zu, so das Institut für Beschäftigung und Employability. Laut seiner Studie „Personalpolitik in der Corona-Krise“ arbeiten Beschäftigte mehr von unterwegs oder zu Hause aus – zum beiderseitigen Vorteil. Die Pandemie eröffnet Chancen zur Entwicklung einer zukunftsorientierten Personalstrategie. Ihre wesentlichen Bestandteile: Neue Arbeitszeitmodelle, stärkere Digitalisierung, mehr betrieblicher Zusammenhalt.

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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