Mahnwesen auto­matisieren, Liqui­dität sichern

Manchmal zahlen Kunden nicht. Ob nun aus Vergesslichkeit, finanzieller Schieflage oder aus Kalkül, am Ende bleibt das Unternehmen, das die Leistung erbracht hat, auf dem finanziellen Schaden sitzen. Ein Schaden, der sich auf weitere Unternehmensbereiche auswirken kann. Im wiederholten Fall kann dies zu sinkender Qualität der eigenen Produkte und Dienstleistungen führen – und damit zu Absatzverlust. Die Folgen: mangelnde Liquidität, was sich wiederum auf Kreditwürdigkeit, Investitionen und Wettbewerbsfähigkeit auswirkt. Im schlimmsten Fall droht die Insolvenz. Und zwar nicht erst dadurch, dass jemand nicht zahlt, sondern auch dann, wenn die Kunden spät oder zu spät zahlen. Das Mahnwesen zu automatisieren, kann hier vor unangenehmen Folgen bewahren.

Forderungsmanagement gegen schlechte Zahlungsmoral

Laut einer Studie der Creditreform Wirtschaftsforschung „verzeichneten im zweiten Halbjahr 2022 […] Lieferanten und Kreditgeber im B2B-Geschäft einen durchschnittlichen Zahlungsverzug von 10,95 Tagen.“ Das Baugewerbe steht mit einer Verzugsdauer von 14,79 Tagen an der Spitze der Branchen.

Um einer schlechten Zahlungsmoral entgegenzuwirken, ist ein Forderungsmanagement mit Mahnwesen zwingend notwendig. Damit lassen sich bei säumigen Kunden ausstehende Forderungen effizient eintreiben. Zu den Schritten, die ein Unternehmen ergreifen muss, um seine offenen Forderungen zu begleichen, gehören unter anderem die Rechnungsstellung, die Überwachung der Zahlungseingänge und das eigentliche Mahnwesen. In seiner Gesamtheit ein umfangreicher Prozess. Immer wieder muss nachgefasst und kontrolliert werden. Ein Prozess der Aufwand erfordert, der sich jedoch optimieren lässt, wenn man das Mahnwesen automatisiert.

Mahnwesen automatisieren, lehrt die Erfahrung

Das Mahnwesen zu automatisieren kann viele Vorteile haben: So lassen sich beispielsweise Fälligkeitsdaten und Zahlungseingänge einfacher verfolgen. Moderne Plattformen oder Softwarelösungen bieten heutzutage die Möglichkeit, alle Schritte zentral und automatisiert abzubilden, ohne, dass noch groß eingegriffen werden muss. Solch eine Lösung nutzt auch das Unternehmen rentem® GmbH.

Das 2017 in Nürnberg gegründete Unternehmen hat sich 2021 für die Lösung Debitorcloud des DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partners riecken.io entschieden. Bis es so weit war, musste das Unternehmen jedoch erst erfahren, wie wichtig ein fest etabliertes und gut funktionierendes Mahnwesen ist. „Das Mahnwesen war bei uns lange Zeit das Stiefkind“, sagt Kerstin Kluge, Syndikus-Steuerberaterin beim Unternehmen rentem®. Bevor sie 2019 in das Unternehmen eintrat, gab es zwar jemanden, der sich kümmerte, aber das Mahnwesen nur hin und wieder betreute. Dann kamen die Forderungsausfälle. „Die Kunden zahlten, wenn überhaupt, erst wenn sie erinnert wurden – und wenn wir an dem Fall drangeblieben sind. Da haben wir gesagt, okay, wir brauchen eine Lösung“, erinnert sich Kerstin Kluge.

Schlechte Zahlungsmoral ist ein Umstand, den nicht nur das Unternehmen rentem® erfährt. Laut Creditreform ist in der zweiten Hälfte des vergangenen Jahres der Wert überfälliger Rechnungen insgesamt um 2,4 Prozent gestiegen. Experten gehen davon aus, dass sich die Zahlungsmoral von Unternehmen in den nächsten Jahren weiter verschlechtern wird. Die Gründe sind Kostensteigerungen und finanzielle Miss-Stände aufgrund der wirtschaftlich angespannten Lage.

Fehlgriff beim Forderungsmanagement: Factoring-Dienstleister

Bevor sich rentem® für die Partnerlösung entschied, versuchte es 2018 das Forderungsmanagement zunächst an eine Factoring-Firma auszulagern. Im Nachhinein eine schlechte Entscheidung, sagt Kerstin Kluge: „Dass der Kunde nicht zahlte, und die Factoring-Firma diesen nicht mehr weiterverfolgte, darüber wurde zu spät informiert. Da hatte rentem® leider schon weitere fünf Aufträge an den Dienstleister vergeben und eine offene Forderungssumme im fünfstelligen Bereich.“ Das Ergebnis war ein Auftragsstopp an den Dienstleister. Dessen Kündigung folgte 2020 und die Recherche nach einer Software-Lösung begann, um im Unternehmen das Mahnwesen zu automatisieren.

Eine geeignete Lösung musste DATEV-kompatibel sein und einen hohen Grad an Automatisierung aufweisen. Das oberste Ziel war digitale Effizienz. Das Unternehmen wollte niemanden einstellen, der das Mahnwesen aufwändig betreuen muss, oder extra jemanden dafür abstellen. „Wir sind digital aufgestellt, es ist das digitale Zeitalter, es musste eine digitale Lösung her, die das erledigen kann“, so Kerstin Kluge. Damit fiel die Entscheidung auf die Lösung Debitorcloud des DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partners riecken.io.

Automatisiertes Mahnwesen wird zum Selbstläufer

Wenn heute rentem® eine Rechnung schreibt, bucht sie diese über DATEV. Das aktiviert das Debitorenkonto in der Lösung Debitorcloud. Im Hintergrund ist beim Debitor das Zahlungsziel angelegt, also nach wie vielen Tagen gezahlt sein soll. In Debitorcloud lässt sich einstellen, in welchem Rhythmus und an welchem Tag gemahnt werden soll und ob Gebühren, Zinsen oder Ähnliches hinzukommen.

Geht keine Zahlung ein, bleibt der Posten offen. Und wenn das passiert, dann zieht Debitorcloud den offenen Saldo, inklusive des Belegs. „Man sieht genau die Rechnung, die offen ist. Dahinter steht ein Prozess, der alle bei uns überfälligen Forderungen nach drei Tagen anmahnt. Ich mache in diesem Sinne nichts mehr selbst. Das Programm regelt das alles alleine“, erklärt Kerstin Kluge.

Auch bildet das Programm ab, wie oft ein Kunde gemahnt wurde und zeigt die Problemkunden an. „Ein Diagramm hilft bei der Übersicht, wann das letzte Mal gezahlt wurde und wie allgemein das Zahlungsverhalten war. Das erleichtert die Arbeit sehr“, so Kerstin Kluge weiter.

Nur wenn die ersten beiden Mahnungen ohne Reaktion bleiben, muss Kerstin Kluge tätig werden. Wenn auch die zweite Mahnung erfolglos geblieben ist, weist das Programm sie darauf hin, dass der Kunde nicht gezahlt hat und angerufen werden muss. Dieser Prozess ist bei rentem® so eingestellt, sagt Syndikus-Steuerberaterin Kerstin Kluge, „weil wir uns bewusst entschieden haben, nach der zweiten nicht gezahlten Mahnung anzurufen. Dann sagen wir dem Kunden, zahle bitte oder wir geben das weiter zum Inkasso. Wir sind da mittlerweile sehr streng.“

Automatisiertes Mahnwesen einfach implementiert

Die Implementierung war keine große Sache. Voraussetzung ist die DATEV-Schnittstelle DATEVconnect, um die Einrichtung hat sich der Partner riecken.io gekümmert. Natürlich sind gut gepflegte Stammdaten nötig, und die Mahntexte müssen noch geschrieben und hinterlegt werden. Da das Programm selbsterklärend ist, war nur eine kurze Schulung notwendig. Dann noch eine hinterlegte E-Mail- oder Postadresse und ein individuell eingestellter Workflow und schon arbeitet das Mahnwesen, erzählt Kerstin Kluge: „Bei uns aktualisiert die Software dreimal täglich den Status Quo der Zahlungseingänge. Und je nach Notwendigkeit kann eingestellt werden, dass im Verzug des Kunden stets um 18 Uhr die Mahnung rausgeht oder um sieben oder um zwölf Uhr und die zweite Mahnung zum Tag X. Das ist schon cool.“

Empfehlung: Mahnwesen automatisieren

Kerstin Kluge würde jederzeit die Debitorcloud empfehlen, um das Mahnwesen zu automatisieren: „Man muss sich einmal Gedanken darüber machen, wie man die Workflows einrichten will, und wer für welche Aufgabe zuständig ist, dann läuft das.“ Einzig wegen eines Synchronisierungsfehlers musste sie einmal den Support des DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partners riecken.io bemühen. Aber das wurde schnell und unkompliziert erledigt. Insgesamt war es die richtige Entscheidung das Mahnwesen mit Debitorcloud zu automatisieren. „Dafür kriegst du keinen Mitarbeiter, dafür kriegst du keine Arbeitskraft gestellt, die das tut, was das System kann.“