Wann bei Unternehmen die Buchführungspflicht greift

Nicht jede Unternehmerin und jeder Unternehmer muss Bücher führen sowie eine Bilanz plus Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), also einen Jahresabschluss, erstellen. Doch wer ist zur Buchführung verpflichtet? Wann greift die Buchführungspflicht für Firmeninhaberinnen und -inhaber beziehungsweise Unternehmen bestimmter Gesellschaftsformen? Laut Handelsrecht ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen. Diese müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen, damit sich sachverständige Dritte einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens machen können. Als Kaufmann beziehungsweise Kauffrau gilt, wer ein Handelsgewerbe betreibt. In der Praxis heißt das: Gewerbebetriebe, die einen „in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“ erfordern, unterliegen der handelsrechtlichen und infolgedessen auch der steuerlichen Buchführungspflicht. Wer zur Buchführung verpflichtet ist und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhalten muss, das hängt im Einzelfall ab von

• der Betriebsgröße,
• der Unternehmensorganisation/Rechtsform sowie
• der Anzahl der Beschäftigten.

Rücksprache mit der Steuerberatungskanzlei suchen

Im Zweifelsfall empfiehlt sich die Rücksprache mit der Steuerberatungskanzlei, weil es auch Ausnahmen gibt. Beispielsweise für Einzelkaufleute, die bestimmte Grenzen bei Umsatz oder Jahresgewinn nicht überschreiten. Meistens gilt allerdings: Lässt sich eine Firma – ob verpflichtend oder freiwillig – ins Handelsregister eintragen, greift auch die Buchführungspflicht. Für bestimmte Rechtsformen wie die GmbH, GmbH & Co. KG oder Unternehmergesellschaft (UG) ist die doppelte Buchführung somit automatisch vorgeschrieben. Doppelt bedeutet, dass alle Geschäftsvorgänge auf mindestens zwei Konten – Konto und Gegenkonto – zu erfassen sind. In vielen Fällen unterliegen Unternehmen sowohl der handelsrechtlichen als auch der steuerlichen Buchführungspflicht. Die steuerlichen Vorschriften – gerade im Hinblick auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung – sollten Firmenchefs und Firmenchefinnen aber stets gesondert mit der Steuerberatungskanzlei besprechen. Denn manche Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte unterliegen zwar keiner handelsrechtlichen Buchführungspflicht, müssen jedoch Bücher für das Finanzamt führen. Auf Wunsch übernimmt die Steuerberatungskanzlei die Buchhaltung für den Betrieb und erstellt den Jahresabschluss.

Wer ist zur Buch­füh­rung ver­pflich­tet und was be­deu­tet das?

Schon bei der Unternehmensgründung stellt sich die Frage, wer zur Buchführung verpflichtet ist und was dies in der Praxis bedeutet. Buchführungspflicht bezeichnet die gesetzliche Verpflichtung, die Gewinne eines Unternehmens mittels doppelter Buchführung und Bilanzierung zu ermitteln. Alle Geschäftsvorfälle sind auf Aktiv- und Passivkonten zu verbuchen, also auf der Soll- und Haben-Seite. Und am Ende des Geschäftsjahres ist eine Bilanz aufzustellen. Greift die Buchführungspflicht, müssen Firmen ihren Gewinn durch einen Betriebsvermögensvergleich ermitteln: Vom Betriebsvermögen am Jahresende ist das Vermögen am Ende des Vorjahres abzuziehen. Unternehmen müssen folglich eine Eröffnungs- sowie eine Schlussbilanz erstellen. Um Vermögen und Schulden genau ermitteln zu können, ist eine Inventur notwendig. Wer zur Buchführung verpflichtet ist, muss zwingend die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) beachten. Darüber hinaus müssen alle Unternehmen – ob sie nun eine Bilanz erstellen oder mit der Steuererklärung nur eine einfache Einnahmen- Überschussrechnung (EÜR) einreichen – die GoBD einhalten. Diese gelten für alle digitalen Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten.

Für Kauf­leu­te gilt eine Buch­füh­rungs­pflicht nach Handels­recht

Buchführungspflicht bedeutet also die Gewinnermittlung per doppelter Buchführung. Diese Buchführung benötigt folglich einen Kontenrahmen und endet mit der Erstellung der Bilanz für das abgelaufene Geschäftsjahr. Wer zur Buchführung verpflichtet ist, muss wesentlich höhere Anforderungen erfüllen als kleine Gewerbetreibende und Freiberuflerinnen, die nur eine EÜR erstellen. Im Unterschied zu dieser einfachen Buchführung – die Einnahmen und Ausgaben eines Kalenderjahres saldiert – gelten für die meisten Kaufleute sowie Firmen bestimmter Rechtsformen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Wer ist aber nun zur doppelten Buchführung verpflichtet und wer nicht? Ergeben kann sich eine Buchführungspflicht aus

• dem Handelsrecht,
• dem Steuerrecht oder
• durch sogenanntes schlüssiges Verhalten.

Letzteres bedeutet, dass Unternehmen sich freiwillig für die doppelte Buchführung entscheiden. Dann sind sie an die gewählte Gewinnermittlungsart gebunden. Für Kaufleute schreibt das Handelsrecht eine Buchführungspflicht vor. Wer ein Handelsgewerbe betreibt, ist somit zur Buchführung verpflichtet und muss die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhalten. Dies schließt in der Regel alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen ein. Selbstständige, die ein Kleingewerbe führen, können wählen, ob sie einen Eintrag ins Handelsregister wünschen oder nicht. Falls ja, unterliegen auch sie der Buchführungspflicht. Ausgenommen sind nur Einzelkaufleute, also Einzelunternehmen, die weniger als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn machen. Diese Ausnahmeregelung greift selbst dann, wenn sich ein Einzelkaufmann ins Handelsregister eintragen lässt (e.K.).

Grenz­fälle: Steuer­be­rater sollte Buch­füh­rungs­pflicht prüfen

Grundsätzlich gilt: Wer nach handelsrechtlichen Vorschriften oder anderen Gesetzen – etwa der Gewerbeordnung – der Buchführungspflicht unterliegt, ist auch steuerrechtlich dazu verpflichtet und muss sich an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung halten. Doch es gibt keine Regel ohne Ausnahme: Sind etwa Einzelkaufleute wegen zu geringer Umsätze oder Gewinne von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit, kann steuerlich auch etwas anderes gelten. Etwa wenn der steuerliche Gewinn höher ausfällt als der handelsrechtliche, so dass die 60.000-Euro-Grenze überschritten wird. Ein Grund: Manche Betriebsausgaben sind nur nach dem HGB abzugsfähig, nicht aber steuerlich. Darüber hinaus sind bei der Prüfung der Umsatzgrenze zur steuerrechtlichen Buchführungspflicht zum Teil auch steuerfreie Umsätze und – nach dem Umsatzsteuergesetz – sogenannte nicht steuerbare Auslandsumsätze einzubeziehen. Deshalb sollte die Steuerberatungskanzlei immer für den individuellen Fall prüfen, wer in welchem Umfang zur doppelten Buchführung verpflichtet ist.

Gesell­schafts­form ent­schei­det über Buch­füh­rungs­pflicht

Wer zur Buchführung verpflichtet ist, lässt sich also nicht immer auf den ersten Blick erkennen. Eindeutig ist allerdings die Buchführungspflicht juristischer Gesellschaftsformen. Allein durch ihre Rechtsform sind alle Handelsgesellschaften schon Kaufmann: Sie müssen somit Bücher führen sowie Jahresabschlüsse erstellen, denen eine jährliche oder permanente Inventur vorausgeht. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung schreiben vor, dass sie alle laufenden Geschäftsvorfälle, die zu Bilanzveränderungen führen, vollständig erfassen – und diese auf Aktiv- und Passivkonten buchen. Folgende Rechtsformen unterliegen der handelsrechtlichen und somit auch der steuerlichen Buchführungspflicht:

• Aktiengesellschaft (AG)
• Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Unternehmergesellschaft (UG, haftungsbeschränkt)
• eingetragene Genossenschaft (eG)

Kapitalgesellschaften unterliegen also stets der Buchführungspflicht. Personengesellschaften dagegen müssen prüfen, ob sie aus anderen Gründen eventuell Bücher führen sowie Bilanzen aufstellen müssen – etwa als Handelsgewerbe. Dies betrifft die

• offene Handelsgesellschaft (OHG),
• Kommanditgesellschaft (KG) sowie
• GmbH & Co. KG.

Im letztgenannten Fall greift die Buchführungspflicht sowohl für die Komplementär-GmbH als auch für die KG. In den Büchern sind alle Handelsgeschäfte und das Vermögen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu dokumentieren. Diese Personengesellschaften müssen zwar auch eine Bilanz erstellen, sind aber – im Unterschied zur GmbH oder AG – nicht zu deren Veröffentlichung verpflichtet. Bei einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) sowie der Partnergesellschaft (PartG) ist eine mögliche Buchführungspflicht gesondert zu prüfen. Häufig greift diese nämlich erst, wenn die Umsatzgrenze von 600.000 Euro oder die Gewinngrenze von 60.000 Euro überschritten wird.

Wer ist steu­er­lich zur Buch­füh­rung ver­pflichtet?

Wer handelsrechtlich zur Buchführung verpflichtet ist, muss dies auch für das Finanzamt tun. Doch eine Buchführungspflicht für Unternehmen kann sich auch unmittelbar aus dem Steuerrecht ergeben, wenn die Gewinn- und Umsatzgrenzen überschritten werden. Zu den Details: Wer keinen vollkaufmännischen Geschäftsbetrieb betreibt, ist laut HGB nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet und muss keine Bilanz erstellen. Kleingewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte können aber trotzdem einer steuerlichen Buchführungspflicht unterliegen. Dies gilt, wenn

• der Jahresumsatz über 600.000 Euro beträgt,
• die Gewinne aus Gewerbebetrieb oder aus Land- und Forstwirtschaft die Grenze von 60.000 Euro pro Jahr übersteigen oder
• der Wirtschaftswert der selbstbewirtschafteten land- und forstwirtschaftlichen Flächen über 25.000 Euro liegt.

Ist nur ein Grenzwert überschritten, greift die steuerliche Buchführungspflicht. Jeder Betrieb wird dabei gesondert betrachtet, auch wenn ein Unternehmer oder eine Unternehmerin mehrere Firmen hat. Das Finanzamt informiert die Betroffenen, ab welchem Wirtschaftsjahr sie die doppelte Buchführung anwenden und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhalten müssen. Wer noch nicht zur Buchführung verpflichtet ist, aber bei Umsatz und Gewinn kräftig zulegt, sollte mit der Steuerberatungskanzlei sprechen, um sich auf die künftige Buchführungspflicht vorzubereiten. Die Steuerfachleute wissen auch, wie sich die Umsatzgrenze berechnet. Diese wurde nämlich erst 2021 an die Berechnungsmethode für die Ist-Besteuerung angepasst – mit dem Ergebnis, dass die steuerliche Buchführungspflicht weniger Unternehmen trifft. 

Sind Klein­unter­neh­mer von der Buch­füh­rungs­pflicht befreit?

Der Begriff des Kleinunternehmers spielt für die Erhebung oder Nichterhebung der Umsatzsteuer eine Rolle, hat aber erst einmal nichts mit der Buchführungspflicht zu tun. Wer weniger als 22.000 Euro Umsatz im Jahr erzielt und sich für die sogenannte Kleinunternehmerregelung entschieden hat, muss keine Umsatzsteuer ausweisen und ans Finanzamt abführen. Im Gegenzug für diese Vereinfachung darf allerdings auch keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Manche Selbstständige verzichten deshalb bewusst auf die Kleinunternehmerregelung. Wer so wenig Umsatz macht, ist zwar meistens nicht zur Buchführung verpflichtet, denn Kleinunternehmer erreichen die Umsatz- und Gewinngrenzen für die Buchführungspflicht nicht. Trotzdem schließt dies nicht generell eine Buchführungspflicht aus. Wer sein Geschäft als GmbH betreibt, ist natürlich zur Buchführung verpflichtet. 

Ausnahme: Kei­ne Buch­füh­rungs­pflicht für Frei­be­rufler

Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss nicht nur alle Geschäftsvorfälle richtig buchen, sondern auch regelmäßige Bilanzen sowie GuV erstellen. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind zwingend einzuhalten. Dies ist sehr aufwendig – vor allem, wenn Unternehmen sowohl eine Handels- als auch eine Steuerbilanz aufstellen müssen, für die teils andere Regeln und Bewertungsansätze gelten. Wollen kleine Gewerbetreibende eine Buchführungspflicht vermeiden, sollten sie daher mit der Steuerberatungskanzlei klären, wie sie Umsatz- und Gewinngrenzen einhalten können. Wer geplante Investitionen vorzieht, ist womöglich nicht oder erst später zur Buchführung verpflichtet. Freiberuflerinnen und Freiberufler haben dieses Problem nicht. Weil sie weder Kaufleute noch Gewerbetreibende sind, greift bei ihnen weder die handelsrechtliche noch die steuerliche Buchführungspflicht – egal, wieviel sie verdienen. Auch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gelten für sie nicht, wohl aber die GoBD. Diese regeln die Aufbewahrung elektronischer, steuerrelevanter Daten für alle Unternehmen sowie den Datenzugriff der Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung. Zu den Freiberuflern gehören etwa

• Steuerberater, Rechtsanwältinnen, Notare,
• Ingenieure, Architektinnen,
• Zahnärzte, Ärztinnen, Tierärzte, Heilpraktikerinnen, Krankengymnasten und Hebammen sowie
• alle Selbstständigen, die künstlerische, schriftstellerische, wissenschaftliche, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten ausüben.

Die Grund­sätze ordnungs­gemäßer Buch­füh­rung sind zu er­füllen

Grundsätzlich sollten Firmeninhaber und Unternehmerinnen mit Steuerfachleuten prüfen, ob und in welchem Umfang eine Buchführungspflicht für ihren Betrieb gilt – und welche Pflichten dies mit sich bringt. Denn wer zur Buchführung verpflichtet ist, muss die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhalten. Bei Verstößen beanstandet der Fiskus die Buchführung und kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Formelle oder inhaltliche Mängel führen in der Regel zu hohen Steuernachzahlungen und können auch strafrechtliche Konsequenzen haben – besonders im Insolvenzfall. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gelten für alle Kaufleute. Sie sind im HGB ausgeführt. Grundsätzlich sollte sich jedoch jedes Unternehmen, selbst wenn es nur der steuerlichen Buchführungspflicht unterliegen, an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung halten. Wie diese konkret umzusetzen sind, darüber informiert die Steuerberatungskanzlei. Wer zur Buchführung verpflichtet ist, muss unter anderem folgende Grundsätze beachten:

Richtigkeit und Willkürfreiheit:

• ordnungsgemäßer Jahresabschluss
• Ansätze und Werte sind anhand von Belegen und Büchern nachprüfbar
• chronologische und zeitnahe Verbuchung innerhalb von zehn Tagen
• fortlaufende Nummerierung der Seiten/Blätter in Buchführung und Belegbuchhaltung

Klarheit und Übersichtlichkeit:

• klare und übersichtliche Gliederung von Bilanz und GuV
• jede Änderung muss erkennbar sein
• Jahresabschluss in deutscher Sprache, Wertangaben in Euro
• leserliche und verständliche Buchungen
• Prozesse, die Belege betreffen, sind in einer Verfahrensdokumentation aufzuschlüsseln

Einzelbewertung:

• Vermögenswerte und Schulden sowie Aufwendungen und Erträge dürfen nicht saldiert, das heißt miteinander verrechnet werden

Vollständigkeit:

• Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle im Jahresabschluss
• jährliche Inventur der Bestände mit den zulässigen Verfahren
• Berücksichtigung aller relevanter Risiken
• Buchung von Rückstellungen, die das abgelaufene Jahr betreffen

Sicherheit:

• Maßnahmen zur Sicherung der Dokumente (GoBD bei elektronischen Daten)
• gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren

Belegprinzip:

• bei Buchführung und Kassenführung gilt: keine Buchung ohne Beleg
• anhand der Belege müssen sich sämtliche Geschäftsvorfälle zurückverfolgen lassen

Frei­willi­ger Wech­sel zur Buch­führungs­pflicht kann Vor­teile bringen

Auch wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist, sollte mit Steuerfachleuten prüfen, ob es Vorteile bringt, freiwillig die doppelte Buchführung anzuwenden. Die Entscheidung zur Buchführungspflicht kann in manchen Situationen sinnvoll sein, etwa wenn Unternehmen stark wachsen. Zwar ist die doppelte Buchführung wesentlich aufwendiger als eine EÜR, doch sie liefert dafür detailliertere Informationen über die wirtschaftliche Lage. Wer Kapital für größere Investitionen benötigt, kann deshalb von einem freiwilligen Wechsel zur Buchführungspflicht profitieren. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung garantieren, dass Investoren sich einen guten Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens verschaffen können. Auch Kreditgeber interessieren sich im Bankgespräch besonders für die Zahlen aus Bilanz und GuV. Unternehmen im Wachstum sind sowieso schnell von der Buchführungspflicht betroffen – spätestens, wenn sie die Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten.