Rund um den Jahreswechsel beginnt das große Zählen, Messen und Wiegen. Unternehmen erfassen und bewerten ihre Bestände im Rahmen der Inventur, listen sie im Inventar auf und erstellen daraus die Bilanz. Gute Vorbereitung, die Wahl des geeigneten Inventurverfahrens sowie klare Anweisungen aus dem Bereich Rechnungswesen sind dabei entscheidend. Denn nur eine lückenlose Inventur liefert exakte Zahlen, um Inventar und Bilanz erstellen zu können. Auch wenn Unternehmen die jährliche Inventur zügig abschließen wollen – beim Erfassen der Bestände zählt Gründlichkeit. Zwar kostet jeder Tag mehr Geld, weil der Geschäftsbetrieb in dieser Zeit meist ruht. Dies darf jedoch nicht zum Schludern verleiten, weil Fehler gravierende Folgen haben können. Stimmt die Inventur nicht, sind auch Inventar und Bilanz angreifbar: Schnell steht der Verdacht auf Bilanzfälschung im Raum. Deshalb ist es wichtig, dass Verantwortliche den Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz kennen. Der Unterschied zwischen Inventar und Bilanz ist dagegen eher für das Rechnungswesen relevant.
Bestandsaufnahme: Für Kaufleute ist die Inventur eine Pflicht
Wer eine Bilanz erstellen muss, kommt um die Inventur nicht herum. Einmal jährlich müssen buchführungspflichtige Unternehmen ihre Vermögenswerte sowie Schulden erfassen und bewerten. Das Ergebnis der Inventur, die auch Inventar genannte Bestandsliste, bildet nämlich die Basis für die Bilanz. Dieser Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz sollte allen Kaufleuten klar sein, denn sie sind zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet. Gewerbetreibende und Freiberufler, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, dürfen statt Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung abgeben. Für Kapitalgesellschaften und umsatzstarke Betriebe ist die Inventur jedoch eine Pflichtübung
- bei der Geschäftsaufnahme,
- jährlich zum Ende eines Geschäftsjahrs sowie
- bei der Aufgabe des Betriebs.
Die körperliche Inventur – das Zählen, Messen und Wiegen – findet meist zeitnah zum Bilanzstichtag statt und bedarf einer sorgfältigen Planung. Viele Geschäfte schließen für das aufwändige Erfassen und Bewerten der Lager- und Warenbestände vorübergehend. Außerdem brauchen Firmen oft Hilfskräfte oder müssen Überstunden anordnen. Wer ein Warenwirtschaftssystem nutzt, kann durch eine permanente Inventur die Kosten reduzieren. Aber auch hier gilt: Die Zahlen müssen stimmen. Sind Inventur und Inventar fehlerhaft, lässt sich keine ordnungsgemäße Bilanz erstellen – das Rechnungswesen braucht deshalb verlässliche Mengen- und Wertangaben. Auch die Ergebnisse der Buch- und Anlageninventur müssen korrekt sein. Aktuelle Werte von Forderungen, Verbindlichkeiten, Bargeldbeständen, Bankguthaben und Schulden sowie Maschinen und Fahrzeugen liefert die Buchhaltung. Betriebsprüfer oder -prüferinnen schauen sich Inventar und Bilanz meist genauer an, wenn ihnen Bestände und Bewertungen zu hoch oder zu niedrig erscheinen. Der Verdacht der Bilanzfälschung erhärtet sich, wenn bei der Inventur grobe Fehler gemacht wurden.
Der Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz
Inventur, Inventar und Bilanz sind Begriffe aus dem Rechnungswesen, die in engem Zusammenhang stehen. Salopp gesagt: Ohne Inventur gibt es keine aktuelle Inventarliste, und ohne Inventar lässt sich keine Bilanz erstellen. Deshalb versteht sich von selbst, dass Unternehmen die Bestandsaufnahme und Bewertung der Vermögenswerte sorgfältig planen und gut organisieren müssen. Vorab ist zu klären, wie sich Lager- und Warenbestände, Rohstoffe oder Zwischenprodukte am besten erfassen lassen. Was sich schlecht zählen lässt, müssen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen messen oder wiegen. Zum Teil sind auch Stichproben zulässig. Die Steuerberatungskanzlei weiß, worauf es bei der Inventur ankommt, damit sich ein lückenloses Bestandsverzeichnis und ein korrekter Jahresabschluss erstellen lassen. Das Ergebnis der Inventur, das Inventar, enthält folgende Gliederungspunkte, die sich in veränderter Form auch in der Bilanz wiederfinden – der Unterschied ist minimal:
- Vermögen – unterteilt in Anlagevermögen und Umlaufvermögen
- Schulden – nach Fälligkeit untergliedert in langfristige und kurzfristige Schulden
- Eigenkapital – Vermögen minus Schulden
Das Bestandsverzeichnis listet alle Vermögenswerte und Schulden – wie Bankkredite oder Gesellschafterdarlehen – einzeln auf und ordnet sie den übergeordneten Kategorien zu. Damit sich aus dem Inventar eine ordnungsgemäße Bilanz erstellen lässt, sind zu jedem Gegenstand folgende Angaben zu machen:
- Art des Vermögens beziehungsweise der Schuld,
- Menge (Anzahl, Gewicht, Maß),
- Geldwert pro Einheit.
Auch der Gesamtwert des jeweiligen Bestandes ist zu errechnen und in der Inventarliste auszuweisen. Der enge Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz bringt zudem einige Dokumentationspflichten mit sich. Unternehmen müssen Protokolle, Aufnahmebelege und Anweisungen zur Durchführung und Kontrolle der Inventur zehn Jahre lang aufbewahren – gleiches gilt für Inventar und Bilanz. Eine mögliche Bilanzfälschung durch eine fehlerhafte oder unvollständige Inventur lässt sich so durch eine Betriebsprüfung noch Jahre später aufdecken.
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Der Unterschied zwischen Inventur, Inventar und Bilanz
Inventur, Inventar und Bilanz bauen also aufeinander auf – das Rechnungswesen benötigt die jeweiligen Daten und Werte, um den Jahresabschluss erstellen zu können. Machen Unternehmen keine Inventur oder weist das Inventar wesentliche Mängel auf, ist auch die Bilanz zu beanstanden. Die Buchführung ist dann nicht ordnungsgemäß. Der Verdacht der Bilanzfälschung drängt sich auf, sobald Prüfer offensichtliche Fehler bei der Inventur feststellen. Unternehmen müssen deshalb dem Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz unbedingt Rechnung tragen, indem sie Bestände sorgfältig ermitteln und bewerten. So entsteht ein lückenloses Inventar, auf dessen Grundlage im Rechnungswesen die Bilanz erstellen wird. Der Unterschied zwischen Inventar und Bilanz ist jedoch nicht so groß, wie viele vermuten. Lediglich Gliederung und Darstellung unterscheiden sich. Das Inventar listet Menge und Werte aller Vermögenswerte und Schulden auf, die Bilanz fasst die Positionen zu einem Gesamtwert zusammen. Sie ist quasi ein verkürztes Inventar: Das Rechnungswesen stellt Vermögen und Kapital in Kontenform einander gegenüber.
Diese Abschlussrechnung sieht in ihrer Grundform wie folgt aus:
| Aktiva | Passiva |
| Vermögen I. Anlagevermögen II. Umlaufvermögen | Eigenkapital Verbindlichkeiten I. Langfristige Verbindlichkeiten II. Kurzfristige Verbindlichkeiten |
Im Unterschied zum Inventar steht das Eigenkapital in der Bilanz vor dem Fremdkapital. In der Bilanz werden die Schulden zudem als Verbindlichkeiten bezeichnet. Nur wenn die Summe der Aktiva auch der Summe der Passiva entspricht, stimmt die Bilanz. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin beantwortet Fragen zur Inventur und hilft, Inventarliste sowie den Jahresabschluss richtig zu erstellen.
Fehlerhafte Inventur und der Verdacht auf Bilanzfälschung
Professionelle Unterstützung beim komplexen Thema Inventur, Inventar und Bilanz benötigen vor allem Unternehmen, die erstmals einen Jahresabschluss erstellen. Das kann etwa passieren, weil sie höhere Umsätze erwirtschaften oder die Rechtsform gewechselt haben. Damit einher geht oft auch die Pflicht, die Bilanz zu veröffentlichen. Betroffene Firmen sollten deshalb die Inventur sorgfältig vorbereiten, damit im Rechnungswesen auf Basis einer lückenlosen Bestandsliste die Bilanz erstellt werden kann. Einen gewissen Bewertungsspielraum haben bilanzierende Unternehmen, doch sollten sie diesen nicht ausreizen. Wer falsch zählt oder Bestände nicht realistisch bewertet, riskiert dass Betriebsprüfer und Betriebsprüferinnen den Jahresabschluss beanstanden. Der Tatbestand der Bilanzfälschung ist erfüllt, wenn nach einer fehlerhaften Inventur wissentlich falsche Werte in Inventar und Bilanz übernommen werden. Unternehmen stellen also ihre Vermögens-, Finanz- und Ertragslage falsch dar, um beispielsweise
- Steuervorteile zu erzielen,
- einen Kredit zu bekommen,
- eine drohende Überschuldung zu kaschieren oder
- einen guten Verkaufspreis zu erzielen.
Nutzen Unternehmen den Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz, um ihre wirtschaftliche Lage falsch darzustellen, ist dies eine Straftat. Denn dies gilt als wissentliche Verletzung der Buchführungspflichten. Den Verantwortlichen droht eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder eine saftige Geldbuße.
Inventur: So erstellen Firmen das Inventar und die Bilanz richtig
Eine korrekte Inventur ist die Voraussetzung dafür, ein vollständiges Inventar sowie eine ordnungsgemäße Bilanz zu erstellen – das Rechnungswesen muss sich darauf verlassen können, dass Mengen und Werte stimmen. Unternehmen sollten deshalb Organisation und Durchführung der jährlichen Inventur in erfahrene Hände geben. Beschäftigte müssen den Ablauf und ihre Aufgabe kennen und wissen, wer im Zweifelsfall entscheidet. Eingespielte, geschulte Inventurteams erfassen Bestände lückenlos und kennen im Unterschied zu Aushilfskräften den Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz. Ergeben sich Differenzen beim Abgleich der gezählten Waren mit den Soll-Ständen, sind die Ursachen aufzuklären. Dahinter können Fehler in der Buchführung, falsche Auszählungen einzelner Bestände, aber auch Diebstähle stecken. Gegebenenfalls ist die Inventur zu überprüfen, damit im Rechnungswesen keine falschen Werte übernommen werden. Kleinere Inventurdifferenzen lassen sich als Bestandsveränderung oder Materialeinsatz buchen. Bei wertvollen Gütern ist eine Kontrolle generell sinnvoll. Denn nur wenn Inventur und Inventar stimmen, ist auch die Bilanz ordnungsgemäß.
Worauf Unternehmen bei der Inventur achten müssen, erklärt folgendes Video:
