Steuern & Abgaben

Überstunden auszahlen – was Unternehmer beachten müssen

Wer fin­an­zielle Ein­bußen hat­te, will lie­ber Über­stun­den aus­zahlen las­sen, statt sie ab­zu­bum­meln. Ob das geht, re­gelt der Ar­beits- oder Ta­rif­ver­trag. Chef und Mit­ar­beiter brau­chen zu­dem gu­te Be­ra­tung: Wer sich Über­stun­den aus­zah­len lässt, muss die­se voll ver­steu­ern.

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Deutsche Arbeitnehmer leisteten laut Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) in den vergangenen Jahren durchschnittlich zwischen 45 und 50 Überstunden. Besonders Fachkräfte arbeiten häufig länger, als sie vertraglich müssten. Der Mangel an qualifiziertem Personal lässt ihren Chefs kaum eine andere Möglichkeit, als Zusatzstunden leisten zu lassen. Besteht keine Chance zum Abbummeln, müssen Unternehmer angeordnete Überstunden auszahlen. Eigentlich zur Freude vieler Beschäftigter: Sie ziehen Geld dem Freizeitausgleich vor. Wichtig ist aber, dass sich Arbeitgeber und Betroffene vom Steuerberater über die Regeln zur Auszahlung und die finanziellen Konsequenzen informieren lassen. Überstunden auszahlen können Unternehmen, wenn der Arbeits- oder Tarifvertrag dies vorsieht beziehungsweise es in Betrieb oder Branche üblich ist. Oft ist die Entlohnung der Mehrarbeit vertraglich geregelt. Überstundenzuschläge gibt es in wenigen Betrieben. Um Enttäuschung bei Mitarbeitern zu vermeiden, sollten Firmenchefs erläutern, wie sich der Abzug von Steuern und Sozialabgaben auswirkt. Und klären, was mit Überstunden passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

Überstunden auszahlen oder ab­fei­ern? Der Ver­trag ent­schei­det

Über die Hälfte der Beschäftigten parkt Überstunden auf einem Arbeitszeitkonto. Bei guter Auftragslage arbeiten sie länger, später bummeln sie die Stunden ab. Fällt dauerhaft mehr Arbeit an, möchten die Betroffenen sich ihre Überstunden auszahlen lassen, bevor sie möglicherweise verfallen. Auch wer nach Kurzarbeit finanzielle Einbußen hatte, möchte oft lieber den Zuschlag zum Gehalt als Freizeitausgleich. Doch Überstunden auszahlen – das geht laut Arbeitsrechtnicht so einfach. Generell regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und/oder Betriebsvereinbarung, was in punkto Arbeitszeiten und Überstunden gilt. Steht nichts dazu in den Verträgen, sind Mitarbeiter nicht verpflichtet, Überstunden zu leisten. Nur in bestimmten Notsituationen dürfen Chefs dann anordnen, dass jemand bis zu zehn Stunden täglich arbeitet. Den Beschäftigten steht für diese Mehrarbeit ein Ausgleich zu: Freizeit oder Geld. Ist ein Abbummeln nicht möglich, sollten Arbeitgeber die Überstunden auszahlen. Gerichte entscheiden meist pro Mitarbeiter: Wer kein leitender Angestellter ist, darf eine Vergütung für Überstunden erwarten, die sein Chef angeordnet hat.

Grafik zum Thema Überstunden auszahlen zeigt dass 2019 jeweils rund 950 Millionen bezhalte und unbezahlte Überstunden in Deutschland geleistetet wurden, insgesamt im Schnitt knapp 47 pro beschäftigter Person

Überstunden sind nicht pau­schal mit dem Ge­halt ab­ge­gol­ten

Viele Arbeitsverträge regeln das Thema Überstunden zugunsten des Arbeitgebers, der natürlich möglichst keine Überstunden auszahlen will. Doch Klauseln, die generell das Ableisten von Überstunden ohne Bezahlung festlegen, sind meist ungültig. Pauschal „Erforderliche Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ festschreiben – das geht nicht. Steht im Vertrag nicht deutlich, wann und in welcher Höhe möglicherweise Mehrarbeit zu leisten ist, hat er vor Gericht keinen Bestand. Wirksam sind solche Klauseln nur, wenn sie unbezahlte Überstunden auf ein übliches Maß begrenzen – beispielsweise drei Stunden pro Woche. Für weitere Mehrarbeit gibt es freie Tage, oder der Chef muss die Überstunden auszahlen. Sieht der Branchentarifvertrag vor, Mehrarbeit finanziell zu entlohnen, können Mitarbeiter die branchenübliche Vergütung verlangen. Auch Betriebe ohne Tarifbindung müssen Überstunden auszahlen. Insbesondere Arbeitnehmer mit geringem Gehalt haben einen Anspruch auf Bezahlung der zusätzlich geleisteten Stunden. Leitende Angestellte hingegen nicht. Liegt ihr Verdienst über der Beitragsbemessungsgrenze, können sie sich keine Überstunden auszahlen lassen.

Wel­cher Stun­den­satz gilt, wenn Sie Überstunden auszahlen

Ist vertraglich nichts anderes vereinbart, bekommen Mitarbeiter für Überstunden genauso viel Geld wie für reguläre Arbeitsstunden. Auf Basis des Monatslohns berechnet der Arbeitgeber den Stundensatz. Gibt es einen Zuschlag zum Stundensatz, arbeiten Beschäftigte natürlich noch lieber länger. Manche Arbeits- oder Tarifverträge sehen solche Überstundenzuschläge vor. Sie liegen zwischen 15 und 40 Prozent des normalen Stundenlohns. Wer Teilzeit arbeitet, bekommt diesen vertraglich vereinbarten Aufschlag auch – ab der ersten Zusatzstunde. Einen gesetzlichen Anspruch auf Zahlung eines Überstundenzuschlags gibt es aber nicht. Überstunden auszahlen können Arbeitgeber natürlich nur, wenn ein entsprechender Nachweis vorliegt. Eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten gehörte schon vor dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur unternehmerischen Pflicht. Viele Betriebe nutzen Arbeitszeitkonten zur Dokumentation und als Berechnungsgrundlage. Wichtig: Überstunden auszahlen müssen nicht nur Firmenchefs, die Mehrarbeit anordnen. Sondern auch jene, die sie stillschweigend dulden. Fallen regelmäßig Überstunden an, gehört dies zur betrieblichen Übung. Die Mehrarbeit ist zu bezahlen.

Aus­ge­zahl­te Überstunden sind steu­er­pflich­tiger Ar­beits­lohn

Wer sich Überstunden auszahlen lässt, muss wissen: Es handelt sich um normalen – eventuell erhöhten – Arbeitslohn, auf den Steuern und Sozialabgaben anfallen. Ausnahmen macht der Gesetzgeber – unabhängig davon, ob es um Überstunden geht – nur bei Zuschlägen für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit: Sie bleiben zu einem bestimmten Anteil steuerfrei. Beschäftigte sind oft geschockt, wenn sie ihren Lohnzettel studieren. Lassen sie sich viele Überstunden auszahlen, steigt die Steuerlast deutlich. Netto bleibt weniger übrig als erwartet. Günstiger ist es, wenn Arbeitgeber zeitnah Überstunden auszahlen – etwa mit dem nächsten Monatslohn. Kommt das Geld in einer Summe, weil der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, greift die sogenannte Fünftel-Regelung. Wenn Mitarbeiter und Firmenchef im Aufhebungsvertrag vereinbaren, dass aufgelaufene Überstunden auszuzahlen sind, lässt sich – wie bei einer Abfindung – der ermäßigte Steuersatz anwenden. Der Steuerberater beantwortet Fragen zu den Details und berechnet die Steuerlast.

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Bei Kün­di­gung dro­hen nicht sel­ten ho­he Nach­zah­lungen

Wenn sich Unternehmer und Mitarbeiter gut verstehen, lässt sich das Thema Überstunden auszahlen meistens leicht regeln. Idealerweise sollten elektronische Systeme die Arbeitszeiten erfassen und so eine objektive Abrechnungsgrundlage bilden. Nach Absprache können die Beschäftigten ihre Überstunden natürlich auch aufschreiben sowie wöchentlich vom Arbeitgeber abzeichnen lassen. Schnell zum Streit kommt es jedoch, wenn ständig Überstunden anfallen und jemand kündigt. Hier helfen gute Dokumentationen und klare Regelungen, eine einvernehmliche Lösung zu finden. Manche Beschäftigte drohen mit einer Klage auf Auszahlung der Überstunden. Dann empfiehlt sich eine gütliche Einigung. Richter entscheiden solche Fälle meist zugunsten der Mitarbeiter. Leisteten diese etwa unverhältnismäßig viele unbezahlte Überstunden bei schlechter Entlohnung, drohen Nachzahlungen. Hier gelten jedoch Fristen: Unternehmen müssen nur Überstunden auszahlen, wenn Beschäftigte den Anspruch innerhalb von drei Jahren geltend machen.

Manche Mitarbeiter wollen Überstunden lieber abfeiern, um den Betrieb nach einer Kündigung früher zu verlassen. Das ist Verhandlungssache. Ebenso die Frage, was bei einer kurzfristigen Vertragsauflösung mit Überstunden passiert. Ganz wichtig für Unternehmer: Sie sollten daran denken, Mitarbeiter bei einem Auflösungsvertrag im Gegenzug für eine Abfindung eine Ausgleichsquittung unterschreiben zu lassen. Damit verzichten diese auf weitere Ansprüche.

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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