Digitale Arbeitszeit­erfassung für bessere Unternehmensführung

Schon 2019 hatte ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung viele Unternehmerinnen und Unternehmer verunsichert. Ende 2022 folgte dann eine entsprechende Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG): „Der Arbeitgeber ist nach §3 Abs.2 Nr.1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“ Dies folge aus der EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung ebenso wie aus dem deutschen Arbeitsschutzgesetz, das EU-Vorgaben fast wortgleich in nationales Recht umsetze. Deshalb müssten Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen – mit Ausnahmen für wenige Personen. Wie die Arbeitszeiterfassung erfolgen muss, etwa über elektronische Wege oder auf Papier, gibt das Urteil nicht vor. Der Gesetzgeber muss noch Regelungen dafür sowie die bei Verstößen fälligen Strafen beschließen. Deshalb drohen Betrieben, die kein System zur Erfassung der Arbeitszeit haben, derzeit keine automatischen Sanktionen. Firmenchefs und -chefinnen sollten trotzdem schnellstens klären, ob etwa eine digitale Arbeitszeiterfassung – idealerweise online – nicht generell die Arbeit der Verwaltung erleichtert.

BAG: EU-Richtlinie macht Arbeitszeiterfassung zur Pflicht

Bis zu den Urteilen vom EuGH und vom BAG herrschte hierzulande die Meinung, es gebe in Deutschland keine allgemeine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit. Aufzeichnungspflichten ergaben sich danach nicht aus der EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung, sondern aufgrund betrieblicher oder tarifvertraglicher Vorgaben sowie für gesetzlich geregelte Sonderfälle. Stichworte hier sind unter anderem das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, die geringfügige Beschäftigung, das Mindestlohngesetz und die Lenkzeiten von Berufskraftfahrern mit Blick auf Sicherheitsaspekte. Laut Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sind die Arbeitszeiten in Wirtschaftsbereichen mit besonderer Missbrauchsgefahr zu erfassen. Also in Baugewerbe, Messebau, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigungen, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gaststätten und Herbergen sowie im Speditions-, Transport- und Logistikbereich. Auch für Zeitungszustellerinnen und -zusteller sowie für die Beschäftigten bei Paketdiensten gilt die Arbeitszeiterfassung. Dabei entscheidet der Betrieb, ob etwa online oder über digitale Tools eine elektronische Arbeitszeiterfassung stattfindet oder Papier zum Einsatz kommt. Unternehmerinnen und Unternehmer mit Weitblick nutzen jedoch gleich professionelle Programme für die Personalwirtschaft, die automatisch der Lohnbuchhaltung revisionssichere Daten bereitstellen.

Elektronische Arbeitszeiterfassung erleichtert Dokumentation

Natürlich war auch ohne Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit aufgrund der EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung schon das deutsche Arbeitszeitgesetz einzuhalten. Danach sind über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Stunden aufzuzeichnen. Ist jemand werktags mehr als die üblichen acht Stunden im Betrieb, sind diese Arbeitszeiten zu erfassen. Für Sonn- und Feiertage gilt ebenfalls eine Aufzeichnungspflicht der geleisteten Stunden. Im Kern ging es dabei um Überstunden sowie Einsätze zu Zeiten, für die Zuschläge anfallen. Sich bei der Dokumentation auf solche Fälle zu beschränken, war aber noch nie eine gute Idee. Bei Auseinandersetzungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über geschuldeten Lohn geht es oft um geleistete Stunden. Und die sollten Unternehmerinnen oder Unternehmer im Streitfall stets auflisten können, um ihre Position zu stärken. Besonders geeignet ist dafür ein Arbeitszeitkonto, durch das sich gleichzeitig auch ein flexiblerer Personaleinsatz organisieren lässt. Mit so einem Arbeitszeitkonto lässt sich direkt eine elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder über digitale Tools installieren.

BAG bezieht sich auf EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung

Aufgrund des BAG-Urteils, das sich auf die EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung und das deutsche Arbeitsschutzgesetz bezieht, sind Unternehmen künftig verpflichtet, die Arbeitszeiten fast aller Beschäftigten genau zu erfassen. Der Gesetzgeber muss das Gesetz anpassen und vorgeben, welche Details der Arbeitgeber beachten soll und welche Strafen bei Verstößen drohen. Aber schon jetzt müssen Unternehmen aufgrund des BAG-Urteils geeignete Systeme für die Erfassung der Arbeitszeit installieren. Dabei können sie sich – bis das angekündigte Gesetz greift – an groben Vorgaben des Gerichts orientieren:

1. Alle Betriebe müssen ab sofort ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen und nutzen.
2. Eine elektronische oder digitale Arbeitszeiterfassung ist nicht verpflichtend. Die Arbeitszeiterfassung online ist ebenso erlaubt wie das Ausfüllen von Papierformularen, die Auswahl obliegt der Unternehmerin oder dem Unternehmer. Das System zur Erfassung der Arbeitszeit muss auch nicht unternehmensweit einheitlich sein, sondern kann unterschiedlichen lokalen betrieblichen Gegebenheiten angepasst sein. Die Aufzeichnung darf auch den Beschäftigten überlassen werden, sie ist nicht zwingend eine Aufgabe für die Vorgesetzten.
3. Die Arbeitszeit ist genau zu erfassen, also der Beginn der Arbeit sowie eingelegte Pausen und das Ende der Arbeit. Nur so lassen sich die Vorgaben beispielsweise zur Höchstarbeitszeit mit Blick auf den Arbeitsschutz wirkungsvoll kontrollieren – und genau darauf zielt das Urteil des BAG im Kern ab.
4. Leitende Angestellte müssen ihre Arbeitszeiten nicht erfassen. Dies dürfte aber nur für echte Leitende gelten, die entsprechende Befugnisse haben. Daraus lässt sich ableiten, dass Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer nicht zur Erfassung ihrer eigenen Arbeitszeit verpflichtet sind. Wer noch als leitend im Sinne des Gesetzes gilt und damit von der Arbeitszeiterfassung ausgenommen ist, sollte die Rechtsanwaltskanzlei klären.
5. Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich, sofern die Pflicht zur Zeiterfassung eingehalten wird.

Darum ist das Erfassen von Arbeitszeiten immer sinnvoll

Unabhängig von der EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung sowie anstehenden gesetzlichen Regelungen sollten sich Unternehmerinnen und Unternehmer generell dem Thema Arbeitszeiterfassung widmen. Es ist ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung. Viele Menschen dürften nach Corona weiterhin im Homeoffice oder mobil arbeiten. Deshalb dürften vielen Unternehmen schon im eigenen Interesse die Arbeitszeiten genau erfassen wollen, um nachvollziehbar dokumentierte Auflistungen der Arbeitsstunden zu bekommen. Außerdem ist die Erfassung der Arbeitszeit mehr als eine Frage des Vertrauens zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Es wäre falsch, das Thema darauf zu reduzieren, dass Vorgesetzte ihren Leuten misstrauen oder Beschäftigte unbezahlte Mehrleistung befürchten. Auch im Homeoffice sind Unternehmen etwa für die Einhaltung der Pausenzeiten oder Vorschriften zu Arbeitssicherheit verantwortlich. Wer eine elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder über digitale Tools nutzt, kann die Beschäftigten auch ans Befolgen solcher Vorgaben erinnern. Und per angeschlossenem Arbeitszeitkonto ist nicht nur die Dokumentation leichter, sondern auch das Verwalten von Überstunden sowie die Personalplanung.

Bessere Datenübernahme durch digitale Arbeitszeiterfassung

Zudem ist die Erfassung der Arbeitszeit unabhängig von der EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung eine Frage der effizienteren Unternehmensführung beziehungsweise Projektabrechnung. Erfassen Beschäftigte mit ihren Arbeitszeiten die geleisteten Stunden so, dass diese sich einzelnen Kunden oder Aufträgen zuordnen lassen, erleichtert dies das Controlling sowie Kalkulationen. Mit passenden Lösungen lassen sich Aktivitäten rund um Aufträge besser in Zahlen abbilden oder Projekte exakter planen. So können beispielsweise Einsätze leichter vorbereitet und Leistungen rund um Aufträge genau in Zahlen gefasst werden. Dies bedeutet aber idealerweise eine elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder über digitale Tools mit entsprechender Anbindung an die kaufmännische Software. Denn Stunden zunächst auf Papier zu notieren und dann manuell ins IT-System zu übertragen, wäre unökonomisch. Ein Leitfaden des Bundeswirtschaftsministeriums gibt einen Überblick zu Möglichkeiten der mobilen Zeiterfassung. Der Einsatz solcher Lösungen sollte allerdings genau mit der Steuerberatungskanzlei abgestimmt sein.

Zustimmung zur Erfassung der Arbeitszeit kann nötig sein

Grundsätzlich hat der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung von Systemen zur Arbeitszeiterfassung ein Mitbestimmungsrecht. Er kann nicht mitentscheiden, wie der Beschäftigten ihre Arbeitszeiten erfassen müssen – dies obliegt einzig dem Unternehmen. Mitbestimmen darf der Betriebsrat allerdings, wie das gewählte System dann in der Praxis umgesetzt wird. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten dieses Thema also frühzeitig mit der Arbeitnehmervertretung besprechen. Das gilt unabhängig von der EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung beziehungsweise den EuGH- und BAG-Urteilen. Sinnvoll ist es im Gespräch mit dem Betriebsrat stets, die Vorteile einer Erfassung der Arbeitszeit zu erklären. So lassen sich Urlaub, Dienstreisen, Ruhezeiten, Überstunden oder Wochenenddienste sauber dokumentieren sowie entsprechend die Löhne, Gehälter und Zuschläge leichter berechnen. Diese Aspekte sollten im Vordergrund stehen, nicht Fragen der Kontrolle und Überwachung. Zur Sprache aber dürften sie trotzdem kommen, gerade wenn eine elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder über digitale Tools an gedacht ist. Hier sind spezielle Regelungen zu beachten.

Arbeitszeiterfassung online wird schnell Datenschutz-Thema

Wer eine elektronische Arbeitszeiterfassung online oder über digitale Tools plant, muss unbedingt an Datenschutz und Datensicherheit denken. Dabei geht es vor allem um die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Beim Einsatz digitaler Systeme erhebt der Betrieb personenbezogene Daten seiner Beschäftigten und verarbeitet sie. Deshalb gelten die strengen Datenschutzregelungen der DS-GVO. Wichtig ist, als Arbeitgeber von Beschäftigten, die so ihre Arbeitszeiten erfassen, eine Einwilligung zur Erhebung und Speicherung der Daten einzuholen. Dies gilt insbesondere bei einer Erfassung der Arbeitszeit über eine Software auf einem Mobilgerät, die die Erstellung von Bewegungsprofilen erlaubt. Einige Anbieter werben damit, dass ihre App per GPS-Ortung automatisch aufzeichnet, ob jemand im Einsatzgebiet – etwa einer Baustelle – ist oder bei der Anfahrt. So entstehen individuelle Bewegungsprofile, die exakt Arbeitszeiten und Einsatzorte dokumentieren sowie die eventuell unterschiedliche Betrachtung von Fahrt- und Arbeitszeiten erlauben. Das ist praktisch für die Lohnabrechnung, aber vorher unbedingt mit einem Anwalt oder Anwältin zu besprechen.

Beschäftigte gut informieren und schriftlich zustimmen lassen

Generell sollten Unternehmerinnen und Unternehmer, die eine elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder via digitale Tools planen und damit auch die Vorgaben der EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung beziehungsweise einer absehbaren nationalen Regelung erfüllen wollen, dies frühzeitig und strukturiert mit auf Datenschutz und die DS-GVO spezialisierten Fachleuten vorbereiten. Sie sollten

• die Beschäftigten genau über das Erheben, Speichern und Verarbeiten personenbezogener Daten informieren, die beim Erfassen von Arbeitszeiten anfallen,
• nach dieser Aufklärung eine schriftliche Einverständniserklärung zur Erfassung der Arbeitszeit auf diesem Wege einholen sowie
• eventuell zuerst eine Datenschutz-Folgenabschätzung vornehmen. Zwingend ist das zumindest bei der Verwendung von biometrischen Daten für die Arbeitszeiterfassung über digitale Tools. Zum Einsatz ihres Fingerabdrucks sind Beschäftigte nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg übrigens nicht verpflichtet.

Elektronische oder Online-Arbeitszeiterfassung – oder doch Papier?

Natürlich ist die elektronische Arbeitszeiterfassung beispielsweise online oder über digitale Tools nicht alternativlos. Grundsätzlich könnten Unternehmen nach dem BAG-Urteil, das auf der EU-Richtlinie zu Arbeitszeiterfassung fußt, klassische Methoden zum Festhalten geleisteter Stunden nutzen. Der Zettel zur Erfassung der Pausen- und Arbeitszeiten wäre ebenso denkbar wie die Stempeluhr am Eingang. Aber sollten künftig alle Beschäftigten – mit Ausnahme echter leitender Angestellter – zum Erfassen der Arbeitszeiten ein- und ausstempeln oder Zettel ausfüllen? Unternehmerinnen und Unternehmer mit Weitblick lassen, falls sie nicht sowieso schon tun, Arbeitszeiten in Zukunft elektronisch erfassen. Es existieren viele professionelle Lösungen, die sich mit Programmen der Personalwirtschaft verbinden lassen. Sie versorgen beispielsweise die Lohnbuchhaltung in einem reibungslosen Workflow mit revisionssicheren Daten. Zugleich lassen sich so problemlos Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten einhalten. Bei der Wahl des passenden Systems unterstützt die Steuerberatungskanzlei. Ihre Fachleute können beurteilen, wie sich die Erfassung der Arbeitszeit in bestehende kaufmännische Systeme integrieren lässt.

Passende Lösung zum Erfassen der Arbeitszeiten finden

Vor Investitionsentscheidungen ist aber die ausführliche Beratung mit verschiedenen Experten oder Expertinnen erforderlich. Unabhängig davon, wie weitgehend die aus der EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung und dem BAG-Urteil resultierende Gesetzesänderung nun ausfällt – bei der Anwalts- sowie der Steuerberatungskanzlei gibt es wertvolle Tipps zur Gestaltung der künftigen Erfassung der Arbeitszeit. Denn wer eine moderne Lösung zur Arbeitszeiterfassung sucht, sollte neben dem gesetzlichen Rahmen auch die Anforderungen des Betriebs berücksichtigen. Ob stationäre elektronische Arbeitszeiterfassung oder eine digitale Arbeitszeiterfassung komplett online: Die Lösung muss zum Unternehmen passen. Deshalb sind insbesondere die Antworten auf folgende Fragen wichtig:

• Wo arbeiten die Beschäftigten? Sind viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterwegs bei Kunden oder im Homeoffice, ist das Erfassen der Arbeitszeiten über Online-Lösungen besonders sinnvoll.
• Gelten branchenspezifische Anforderungen? Dienen Daten aus der Arbeitszeiterfassung speziellen Zwecken abseits der Lohnabrechnung, etwa der Dokumentation von Lenkzeiten, sind umfassende Branchenlösungen zu präferieren.
• Was ist technisch sinnvoll? Haben die Beschäftigten für berufliche Zwecke ein Mobilgerät oder einen Computer am Arbeitsplatz, funktioniert natürlich eine elektronische Arbeitszeiterfassung am Arbeitsplatz. Stehen sie in Hallen und bedienen Maschinen, braucht es Lösungen zum „Einstempeln“ per Chipkarte an der Tür oder Maschine.

Elektronische Arbeitszeiterfassung mit Fachleuten besprechen

Die Frage nach der optimalen Einbindung von Daten aus der Arbeitszeiterfassung in kaufmännische Software beantwortet die Steuerberaterin oder der Steuerberater. Mit diesen Fachleuten wäre das erste Gespräch zu führen. Technische Dienstleister liefern Informationen dazu, welche Lösungen zum Erfassen der Arbeitszeiten für welchen Zweck existieren. Das könnte die App auf dem Mobilgerät, die Software auf dem Rechner, der Scanner an der Tür sein. Wichtig ist, ob die Erfassung der Arbeitszeit eine individuelle Dateneingabe erfordert oder die Ermittlung von Zeiträumen automatisch funktioniert. Und, ob spezielle Features erforderlich sind, etwa wie das Identifizieren biometrischer Merkmale. Dies kann sinnvoll sein, wenn Arbeitszeiterfassung und Zugangskontrolle für sensible Bereiche verbunden sind. An die Anwaltskanzlei geht die Frage nach dem Mitspracherecht des Betriebsrats sowie möglichen speziellen Anforderungen an Datenschutz oder Datensicherheit. Elektronische Arbeitszeiterfassung im Allgemeinen und Arbeitszeiterfassung online im Besonderen kann unter diesen Aspekten heikel sein. Deshalb sollten neue Systeme nie ohne fundierten Expertenrat eingesetzt werden.