Organisation & Management

Homeoffice – mehr als ein Fra­ge von Gesetz und Verordnung

Wer Beschäftigten ein Home­of­fice ein­rich­ten will, braucht über Recht und Ge­setz hi­naus ei­ne pas­sen­de in­di­vi­duel­le Re­ge­lung für die Pra­xis. Es geht um ju­ris­ti­sche oder tech­ni­sche Fra­gen. Und neue Ar­beits­wei­sen stel­len neue Her­aus­for­de­run­gen an die Führungskultur.

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Viele nutzen Homeoffice oder mobiles Arbeiten, doch arbeitsrechtlich ist das Thema so rudimentär geregelt, wie die gesetzliche Definition offen ist. Noch fehlt das angekündigte Gesetz, weshalb weder ein Anspruch auf Homeoffice besteht noch eine Pflicht dazu, etwa auf Weisung von Vorgesetzten. Nur zu Beginn der Corona-Pandemie schickte die Politik die Menschen per Verordnung vorübergehend ins Homeoffice – diese Regelung ist ausgelaufen. Wer die Arbeit im Homeoffice festschreiben, eventuell sogar den Beschäftigten den Arbeitsplatz einrichten will, sollte sich intensiv mit Fachleuten besprechen sowie eine schriftliche Ergänzung zum Arbeitsvertrag aufsetzen. Zu den rechtlichen Fragen gehört etwa, inwieweit der Betriebsrat einzuschalten ist. Auch andere Rechtsfelder sind betroffen, beispielsweise Arbeitssicherheit und Datenschutz – das vom Arbeitgeber eingerichtete Homeoffice erfordert etwa eine Gefährdungsbeurteilung. Hinzu kommen steuerliche sowie versicherungsrechtliche Fragen. Ganz wichtig: Das Arbeiten im Homeoffice klappt nur gut, wenn die technische Ausrüstung passt, der organisatorische Rahmen steht und alle Beteiligten mit Führung auf Distanz zurechtkommen.

Qua Gesetz gibt es keine Definition von Homeoffice

Das Homeoffice möglichst mit eigener Technik einrichten

Steuerliche und versicherungsrechtliche Aspekte beachten

Homeoffice erfordert eine neue Definition von Führung

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Qua Gesetz gibt es keine Definition von Homeoffice

Per Gesetz definiert ist nur Telearbeit, zum Homeoffice existiert weder eine verbindliche Definition noch Verordnung oder andere Regelung – also auch keine Pflicht oder Vorgaben zum Einrichten. Laut Arbeitsstättenverordnung findet Telearbeit an einem vom Unternehmen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich statt. Der Telearbeitsplatz ersetzt vorübergehend oder komplett den Büroarbeitsplatz. Deshalb gelten die Vorschriften der Arbeitsstättenverordnung. Eine anfängliche Gefährdungsbeurteilung und eine Unterweisung der Beschäftigen, damit sie sich sicherheitsgerecht am Arbeitsplatz verhalten, ist Pflicht und – anders als beim Homeoffice – auch, den Arbeitsplatz als Unternehmen professionell auszustatten sowie zu warten. Beim Homeoffice gilt das nicht, da es keine Arbeitsstätte der Firma ist. Dennoch ist der allgemeine Arbeitsschutz gemäß Arbeitsschutzgesetz zu gewährleisten. Weil auf Gesundheitsschutz in Privaträumen kaum Einfluss besteht, beschränken sich die Unternehmenspflichten meistens auf die allgemeine Gefährdungsbeurteilung, Hinweise zu typischen Gefahren des Arbeitsplatzes sowie generelle Arbeitsanweisungen und Rahmenvorgaben. Das Einhalten dieser Vorgaben sollte stichprobenartig überprüft und regelmäßig nach möglichen neuen Gefährdungen gefragt werden.

Beim Einrichten des Homeoffice die Geräte stellen

Immer gelten allerdings – auch ohne Gesetz oder Verordnung zum Homeoffice – die Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung. Sie betreffen qua Definition die Bereitstellung sowie Verwendung von Arbeitsmitteln im Homeoffice. Betrieblich gestellte Geräte müssen sicher sein und gewartet sowie geprüft werden, etwa Notebooks. Damit könnten auch spezifische Anforderungen zur Ergonomie bei Bildschirmarbeit ein Thema sein, beispielsweise ein großer Bildschirm und eine getrennte Tastatur. Rechtlich existiert beim Homeoffice zwar keine Regelung mit der Pflicht, dass Firmen den Arbeitsplatz komplett einrichten. Trotzdem wäre dies sinnvoll. Erstens arbeitet es sich besser mit professionellen Geräten und Möbeln, die der Betrieb stellt. Das ist allein deshalb wichtig, weil es Krankmeldungen wegen Fehlhaltungen am Schreibtisch und damit Fehlzeiten vermeidet. Zweitens lässt sich so die Privatnutzung von Geräten untersagen, jederzeit ihre Herausgabe verlangen und eine konkretere Vorgabe zum Datenschutz machen. Das erhöht den Schutz von Daten und Geschäftsgeheimnissen. Der lässt sich dann besser vertraglich festschreiben und durch eigene technische Ausstattung erreichen.

Über wichtige Punkte zum Thema Homeoffice informiert dieses Video.

Im Homeoffice gelten Gesetze zum Schutz des Personals

Natürlich gilt bei Tätigkeiten abseits des Firmengeländes auch ohne Gesetz und Verordnung zum Homeoffice, was das Arbeitszeitgesetz zu Arbeitszeit und Pausen festlegt. Das sind etwa maximal zehn Stunden an Werktagen, 48 Stunden Höchstarbeitszeit pro Woche, mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit, nur ausnahmsweise Sonn- oder Feiertagsarbeit, ausreichende Pausen. Das Unternehmen sollte deshalb Arbeitszeiten vorgeben und die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice zur Pflicht machen sowie diese Bemühungen dokumentieren. Inzwischen gibt es viele Möglichkeiten für eine Regelung zum Homeoffice, die eine digitale Zeiterfassung am Rechner oder per App einschließt. Generell stehen Beschäftigte auf dem Weg zum sowie am Arbeitsplatz unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Versichert ist dort zumindest die Arbeit am Schreibtisch. Anderes dürfte nach Unfällen auf gerichtliche Einzelentscheidungen hinauslaufen, insbesondere beim mobilen Arbeiten. Wichtig ist, mit den Beschäftigten genau zu besprechen, ob vom Betrieb gestellte Geräte bei Unfällen und Diebstahl durch bestehende Policen versichert sind oder eine eigene Versicherung erforderlich ist.

Das Homeoffice möglichst mit eigener Technik einrichten

Für das Homeoffice sollte der gleiche Sicherheitsstandard gelten wie für Arbeitsplätze im Betrieb, hier machen die Datenschutzbehörden keinen Unterschied. Selbst ohne spezielles Gesetz oder eine Verordnung zum Homeoffice hat die Firmenleitung die Pflicht, für höchste Sicherheit zu sorgen. Persönliche Daten sind im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) stets umfassend vor unbefugten Zugriffen durch Dritte und Missbrauch zu schützen. Unabhängig davon, wo jemand räumlich sitzt, gilt die Geschäftsleitung als verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Also muss sie durch entsprechende technische sowie organisatorische Maßnahmen dafür sorgen, dass sich die Vorgaben zum Datenschutz einhalten lassen. Zudem liegt es im Interesse des Unternehmens, dass – über den Datenschutz hinaus – keine Interna an Unbefugte gelangen. Wer Arbeiten im Homeoffice zulässt, sollte also den Arbeitsplatz zumindest so technisch einrichten, dass die IT und damit alle Daten optimal geschützt sind. Sinnvoll ist darüber hinaus eine Regelung zum Homeoffice, die den Beschäftigten für mehr Sicherheit bestimmte Verhaltensweisen vorschreibt.

Datenschutz ist auch im Homeoffice eine wichtige Pflicht

Am besten sollten Unternehmen eine durchdachte Regelung formulieren und Beschäftigten im Homeoffice ihren Arbeitsplatz einrichten – verbunden mit der Pflicht, ausschließlich gestellte Hard- und Software einzusetzen. Die Nutzung privater Endgeräte verursacht häufig Sicherheitsmängel, während die IT-Abteilung gestellte Hard- und Software zentral verwalten kann. So ist etwa die (Sicherheits-)Software stets aktuell. Außerdem erleichtert homogene Technik den Austausch von Daten und Dokumenten sowie den Zugriff darauf und so die Zusammenarbeit. Wichtig ist auch eine stets sichere Verbindung zwischen Homeoffice und Firmen-IT. Dafür eignet sich der Aufbau einer verschlüsselten VPN-Verbindung, abgesichert durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die man etwa vom Online-Banking kennt. Hier gibt es diverse Kombinationen etwa aus Passwort oder PIN und Hardware-Token oder individuellem Software-Zertifikat, die sich nutzen lassen. Sinnvoll ist auch eine Festplattenvollverschlüsselung. Das alles ist natürlich nachvollziehbar zu dokumentieren, damit die Geschäftsleitung dann im Falle einer Datenpanne belegen kann, dass sie die Vorgaben der DS-GVO ernstgenommen und in der Praxis umgesetzt hat.

Homeoffice braucht eine Regelung zum Umgang mit Daten

Jedes technische Sicherheitskonzept ist nur so gut wie die Umsetzung. Darum sollten Unternehmen ihren Beschäftigten im Homeoffice den Arbeitsplatz einrichten. Sie sollten ihnen aber insbesondere auch genaue Handlungsanweisungen geben, damit Datenpannen nicht aus Unachtsamkeit oder Uninformiertheit passieren. Die Erlaubnis zum Homeoffice lässt sich mit der Pflicht kombinieren, eine klare Regelung zur Datensicherheit einzuhalten, die im Unternehmen quasi Gesetz ist. In eine Dokumentation der technischen Schutzmaßnahmen gehört eine Definition, welches Verhalten im Homeoffice erwartet wird. Zu den Anweisungen sollte beispielsweise gehören, eine unberechtigte Einsichtnahme in Geräte und Dokumente durch Familienmitglieder und Freunde zu verhindern. Ein Notebook etwa sollte selbst bei kurzer Abwesenheit gesperrt sein. Wichtig ist außerdem ein Verbot der lokalen Datenspeicherung, weil Daten durch einen Diebstahl oder Defekt sonst unwiederbringlich verloren gegen könnten. Die Beschäftigten sollten eine entsprechende Verpflichtungserklärung abzeichnen. Das schafft die notwendige Sensibilität. Wichtig ist zudem die Möglichkeit, bei Unklarheiten nachfragen oder in einem Handbuch nachschlagen zu können.

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Steuerliche und versicherungsrechtliche Aspekte beachten

Will das Unternehmen den Arbeitsplatz im Homeoffice einrichten, sollte dies erst nach Rücksprache mit der Steuerberatungskanzlei geschehen. Die Überlassung von Arbeitsmitteln etwa ist qua Gesetz auch beim Homeoffice nur unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Die Geräte müssen Eigentum des Arbeitgebers bleiben und nur dem beruflichen Einsatz dienen. Eine private Mitnutzung ist vertraglich – möglichst schriftlich – auszuschließen, sonst entsteht durch den privaten Gebrauch prinzipiell ein zusätzlicher Arbeitslohn. Das Unternehmen sollte eine entsprechende betriebliche Regelung für das Homeoffice aufsetzen, in dem die Pflicht der Beschäftigten zum Einhalten auch der steuerlich relevanten Aspekte festgeschrieben ist.

Beim Mitnutzen von Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten für Privatzwecke kann allerdings auch Steuerfreiheit vorliegen. Die Details sind mit Fachleuten zu besprechen und den Beschäftigten zu erklären. Bei beruflicher Veranlassung ist eine Erstattung für Telefonkosten auch ohne Einzelnachweis steuerfrei möglich. Und zwar für bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, aber maximal 20 Euro im Monat. Barzuschüsse für Internetkosten hingegen unterliegen einer Pauschalbesteuerung von 25 Prozent, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Die Übernahme sonstiger Kosten gilt als Arbeitslohn und ist damit grundsätzlich steuerpflichtig. Dafür können die Beschäftigten beispielsweise Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich ansetzen. Grundsätzlich interessant, steuerlich aber ein besonders komplexes Thema, ist eine Erstattung von Mietkosten durch das Unternehmen. Oder das Vermieten von Räumen der Beschäftigten, die als Homeoffice dienen, an das Unternehmen. Solche Konstruktionen sollte immer der Steuerberater oder die Steuerberaterin für beide Seiten genau durchrechnen.

Blick auf Absicherung im Homeoffice muss Pflicht sein

Beim Thema Versicherung im Homeoffice steht die persönliche Unfallversicherung sowie die Sachversicherung der Arbeitsgeräte im Fokus. Der gesetzliche Unfallversicherungsschutz ist dabei kompliziert. Private Umwege, Erledigungen und Verrichtungen erfasst die gesetzliche Unfallversicherung generell nicht. Das gilt qua Gesetz im Betrieb wie im Homeoffice. In der Firma gelten jedoch Ausnahmen etwa für den Weg zur Toilette oder Kantine. Er ist versichert, da jemand durch Anwesenheit in der Betriebsstätte gezwungen ist, die Notdurft an einem anderen Ort zu verrichten. Das gilt zuhause nicht: Wohnung und Arbeitsplatz sind in einem Gebäude, so das Sozialgericht München. Ein Unfallopfer hatte argumentiert, die Treppe zum Homeoffice im Untergeschoss des Einfamilienhauses werde ausschließlich betrieblich genutzt. Doch nur der Weg von und zu den betrieblichen Arbeitsstätten ist versichert.

Anders gelagert war der Fall bei einem Beschäftigten, der morgens beim ersten Gang ins Arbeitszimmer auf der Treppe ausrutschte und sich verletzte. Hier urteilte das Bundessozialgericht, dies sei vergleichbar mit dem Arbeitsweg zum Unternehmen, also versichert. Aber eben nur dieser erste Gang und dann – analog dazu – vermutlich auch der letzte nach Arbeitsende. Das Unternehmen sollte die Beschäftigten darauf hinweisen, dass eine ergänzende private Absicherung deshalb sinnvoll sein könnte. Trägt es die Kosten, ist die Zuwendung steuer- und abgabenpflichtig. Im Rahmen einer Regelung zum Homeoffice sollten Unternehmen es sich selbst zur Pflicht machen, eine Art Gefährdungsbeurteilung vorzunehmen und das Homeoffice eventuell zumindest teilweise selbst einrichten, um Gefahrenquellen zu entdecken und zu beseitigen. Das ist im eigenen Interesse – schließlich will niemand, das Beschäftigte wegen absehbarer und damit vermeidbarer Unfälle im Homeoffice ausfallen.

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Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice für die Versicherung

Aber im Homeoffice geht es nicht nur um die Pflicht, Menschen abzusichern, sondern auch um Geräte. Unternehmen sollten daher klären, ob etwa eine existierende Betriebsausfallversicherung oder Cyberpolice das Homeoffice erfasst beziehungsweise sich darauf erweitern lässt. Auch heimische Netze können angegriffen werden oder für den reibungslosen Geschäftsbetrieb wichtige Geräte dort ausfallen. Zu prüfen wäre zudem, ob sich eine zusätzliche Haftpflichtversicherung für einzelne Beschäftigte im Homeoffice anbietet – für Führungskräfte etwa eine spezielle Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, die sogenannte D&O-Police. Eine weitere Klärung betrifft die Hausratversicherung: Ist hier schon ein Schutz vorhanden und auch ausreichend? Denn nur so wäre die Einrichtung – und damit das Arbeitsgerät – gegen Brand- und Wasserschäden oder Einbruchdiebstahl versichert. Je nach betrieblicher Ausrüstung in den Privaträumen kann es für Beschäftigte sinnvoll sein, vorhandene Policen aufzustocken beziehungsweise zu erweitern. Auch das ist eine Art Gefährdungsbeurteilung und sollte Bestandteil der Regelung zum Homeoffice sein – unabhängig davon, dass es dafür keine Verordnung und kein Gesetz gibt.

Homeoffice erfordert eine neue Definition von Führung

Mit Beschäftigten im Homeoffice haben Unternehmerinnen und Unternehmer die Pflicht, sich umzustellen – und zwar in puncto Führungsverhalten. Sie sollten vermeiden, dass sie einen Kontrollverlust spüren oder tatsächlich erleiden. Wichtig ist, dass Vorgesetzte ihrem Team vertrauen und Beschäftigte genug Selbstvertrauen für ihre Aufgaben bekommen – auch durch gutes Feedback. Homeoffice ist – unabhängig vom vielleicht kommenden Gesetz – keine Frage nur der Verordnung und passenden Regelung. Führung auf Distanz stellt alle Beteiligten vor neue Herausforderungen, aber gerade Firmenchefs und -chefinnen sind gefordert. Sie müssen Strukturen und Spielregeln vorgeben sowie im Tagesgeschäft leben, sie setzen die Grundstimmung und können so motivieren. Wichtig ist, dass Führungskräfte die Vorstellung vergessen, Personen im Homeoffice machten, was sie wollen. Würden oft wenig produktiv, manchmal überhaupt nicht arbeiten. Das passiert nur ohne Spielregeln und definierte Arbeitsergebnisse, die es zu liefern gilt. Unternehmen, die ein Homeoffice einrichten,ihren Beschäftigten vertrauen und sie klar führen, erreichen Ziele auch mit Teams in Heimarbeit.

Überwiegend befürchten die Vorgesetzten durch das Homeoffice keine Einbußen bei der Produktivität Mitarbeiter

Jede Regelung zum Homeoffice lebt von Vertrauen

Ob Gesetz, Verordnung oder individuelle Regelung – Homeoffice als Variante der Zusammenarbeit auf Distanz lebt von umfassendem Vertrauen. Teamvertrauen bedeutet die Bereitschaft aller, bei wichtigen Aspekten der Zusammenarbeit ohne Angst vor negativen Konsequenzen auch Schwächen zu zeigen und Fehler einzugestehen. Kompetenz, Wohlwollen, Integrität, Transparenz sowie eine persönliche Vertrauensneigung sind die Basis guter Teamarbeit. Teammitglieder wollen sich darauf verlassen, dass sie mit Menschen zusammenarbeiten, die wohlwollend sowie kollegial miteinander umgehen. Ebenso wichtig ist das Vertrauen in den Arbeitgeber. Unternehmen sollten daher laufend transparent über die Geschäftsentwicklung berichten, um positive Nachrichten für einen Energie- und Motivationsschub zu nutzen. Entscheidend ist außerdem ehrliches und konstruktives Feedback. Die Unternehmensleitung sollte mit den Vorgesetzten ein System schaffen, in dem die Teams bei regelmäßigen virtuellen Treffen die Arbeitsergebnisse, Prozesse und Zusammenarbeit insgesamt Revue passieren lassen. Hier können Leistungen gewürdigt und Verbesserungen geplant werden. Wichtig ist, mit Personalfachleuten auch Formen für konstruktive Konfliktgespräche zu finden, die Lösungen liefern.

Motivation im Homeoffice klappt nicht per Verordnung

Wer allein im Homeoffice sitzt, muss sich motivieren und organisieren. Diese Fähigkeit ist nicht jedem in die Wiege gelegt. Vorgesetzte müssen daher beim Verteilen von Aufgaben im Blick haben, wer was auf welche Weise leisten kann. Unbeabsichtigte Überforderung – vielleicht noch gepaart mit fehlendem Feedback – kann viele Beschäftigte demotivieren, ohne das es gleich auffällt. Später zeigen sich dann tiefgreifende Folgen. Deshalb ist es wichtig, sich intensiver und strukturierter um jeden einzelnen zu kümmern als im Büro, wo sich vieles quasi im Vorbeigehen klären lässt, bevor größere Probleme entstehen. Es ist also sehr wichtig, die Aufgaben richtig zu verteilen sowie auch die Anreize richtig zu setzen, weil Korrekturen schwieriger sind. Zugleich gilt es, Beschäftigten im Homeoffice zielgerichtete Angebote zu machen, wie sie sich gut organisieren und insgesamt besser werden können. Ihnen also ungewohnte Aufgaben zu stellen, an denen sie wachsen können, und sie dabei gezielt zu unterstützen. Das steigert Motivation und Qualifikation.

Beim Einrichten des Homeoffice an Arbeitsprozesse denken

Eine besondere Herausforderung ist die Regelung der Kommunikation in Unternehmen mit vielen Beschäftigen und Teams im Homeoffice. Hier sind Zusammenarbeit und Austausch innerhalb einzelner Gruppen, zwischen diversen Gruppen sowie auf übergeordneter Ebene zu organisieren. Dazu brauchen Unternehmen nicht nur passende Software-Lösungen, sogenannte Kollaboration-Tools für reibungslose virtuelle Zusammenarbeit, wenn sie das Homeoffice einrichten. Wichtig sind auch durchdachte Teamstrukturen und Arbeitsprozesse – das bewirkt beim Homeoffice kein Gesetz oder keine Verordnung, sondern nur gute Vorbereitung. Bei gleichzeitiger Anwesenheit im Unternehmen laufen viele Abstimmungen persönlich, direkt und live. Dagegen kommt bei räumlich verteilten Arbeitsplätzen oft Technik zum Einsatz, die den Austausch unpersönlicher macht und für zeitliche Verschiebungen sorgt. Neuerdings nutzen Unternehmen verstärkt eine Pull- statt Push-Kommunikation, um die interne E-Mail-Flut zu stoppen. Pull bedeutet, dass Nachrichten nicht zugeschickt werden, sondern die Beschäftigten sich die benötigten Informationen bei Bedarf vom zentralen Kollaboration-Tool holen. Dies erleichtert die asynchrone Kommunikation und ermöglicht ein aktiv gelebtes Wissensmanagement.

Viele Vorgesetzte sagen, dass sich durch das Homeoffice der Kontakt zu den Beschäftigten reduziert

Regelung der Videokonferenzen – essenziell beim Homeoffice

Im Zentrum der virtuellen Zusammenarbeit zwischen Beschäftigten im Homeoffice und im Betrieb steht der Austausch per Videokonferenz, darum sollte das Unternehmen beim Einrichten passende technische Lösungen suchen. Wichtig sind aber auch klare Spielregeln. Termine sollten gut geplant sein: Nicht zu lang, um ein Zerfasern zu verhindern, mit genug Zeitpuffern sowie regelmäßigen, ausreichenden Pausen. Es braucht klare Vorgaben und gute Gründe, wann die Kamera an sein muss beziehungsweise ausgeschaltet werden darf oder soll. Daran müssen sich alle halten. Wer moderiert, sollte die Diskussion straff führen, bei professioneller Videokonferenz-Software erleichtert eine Hand-heben-Funktion das Koordinieren der Wortmeldungen. Idealerweise ermöglicht die Software auch den vorübergehenden Austausch in virtuellen Nebenräumen, um parallel diverse Einzelfragen zu klären. Danach wird wieder das Plenum zusammengeschaltet. Kanban- oder Conceptboards und Abstimmungstools oder Apps zur Visualisierung erleichtern die Diskussion, den kreativen Prozess sowie das Verteilen der Aufgaben.

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Tipps für Videokonferenzen

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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