Arbeitsrecht & Soziales

Krankmeldung: Arbeitgeber müssen Details im Gesetz beachten

Zwar re­gelt das Ge­setz, was Ar­beit­ge­ber und selbst­stän­dig Tä­tige bei ei­ner Krank­mel­dung tun müs­sen. Trotz­dem blei­ben Fra­gen of­fen. Vor al­lem ist mit Fach­leu­ten für Recht und Steu­ern zu klä­ren, was bei der Krank­mel­dung selbst so­wie der Lohn­ab­rech­nung zu be­achten ist.

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Per Gesetz haben Arbeitgeber bei jeder Krankmeldung von Beschäftigten viele Pflichten, vor allem die zur Weiterzahlung des Lohns gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern steht nach einer Krankmeldung – meistens auch rückwirkend – für bis zu sechs Wochen das gewohnte Gehalt zu. Voraussetzung ist eine ärztliche Bescheinigung, dass man wegen des persönlichen Gesundheitszustands die berufliche Tätigkeit nicht ausüben kann. Genauso läuft auch die Krankmeldung selbstständig Tätiger ab, die Anspruch auf finanzielle Leistungen durch eine Versicherung haben. Dieses Prozedere der Krankmeldung soll eine elektronische Bescheinigung vereinfachen, die sogenannte eAU. Doch ihre flächendeckende Einführung dauert noch – und auch mit ihr müssen Arbeitgeber weiterhin einiges rund um Krankmeldungen und Entgeltfortzahlung beachten. Deshalb sollten sie sich grundsätzlich bei Fachleuten für Recht und Steuern über die aktuellen Regeln informieren. Zahlreiche Details sind zu beachten. Etwa, wenn die Krankmeldung rückwirkend beim Arbeitgeber eingeht, sich auf Kinder bezieht oder verlängert wird.

Krankmeldung bei Arbeitgeber und Sozialversicherung

Arbeitgeber hat bei Krankmeldung eindeutige Pflichten

Das gilt laut Gesetz bei einer Krankmeldung beim Arbeitgeber

Beschäftigte und Arbeitgeber müssen Fristen wahren

Neues Gesetz: Besondere Regeln für wiederholte Krankmeldung

Falle bei Verlängerung der Krankmeldung wurde entschärft

Krankengeld ist ohne Wartezeit auch mit Pause verlängerbar

Das gilt bei Krankmeldungen für Gehalt und Versicherungen

Arbeit trotz Krankmeldung – erlaubt, aber heikel

Gelber Zettel für die Entgeltfortzahlung soll weg

Krankmeldung bei Arbeitgeber und Sozialversicherung

Mit einer Krankmeldung von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern umzugehen, gehört für Arbeitgeber zur alltäglichen betrieblichen Praxis. Immer wieder erhalten Personalverantwortliche eine ärztliche Bescheinigung, dass jemand nicht arbeiten kann. Sie ist vom Arbeitgeber laut Gesetz als Krankmeldung bei der Lohnabrechnung zu berücksichtigen. Allerdings: Salopp gesagt, ist Krankmeldung nicht gleich Krankmeldung, bei fest angestellten Beschäftigten wie auch bei selbstständig Tätigen. Die Vorgaben, wann die Sozialversicherungsträger welche Zahlungen an Versicherte zu leisten haben, finden sich in §107 Sozialgesetzbuch (SGB) IV. Das Gesetz bildet die Rechtsgrundlage für die Übermittlung einer Bescheinigung über die Unfähigkeit zu arbeiten unter anderem für folgende Entgeltersatzleistungen durch die Krankenkasse oder andere Sozialversicherungen:

  • Krankengeld (auch Versorgungskrankengeld)
  • Kinderkrankengeld (Krankengeld bei Erkrankung des gesetzlich versicherten Kindes)
  • Kinderverletztengeld (Verletztengeld bei Verletzung eines Kindes – im Auftrag der Unfallkasse)
  • Mutterschaftsgeld
  • Übergangsgeld der Unfallversicherung beziehungsweise der Bundesagentur für Arbeit
  • Leistungen zur medizinischen Rehabilitation der Rentenversicherung
  • Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben der Rentenversicherung
  • Verletztengeld (durch die Unfallkassen oder Berufsgenossenschaften)

Entgeltfortzahlungsgesetz regelt Entlohnung bei Krankheit

Ein weiteres wichtiges Gesetz regelt die Pflichten der Arbeitgeber rund um die Krankmeldung ihrer Beschäftigten, insbesondere mit Blick auf Fortzahlung von Lohn und Gehalt: Im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) finden sich die Vorgaben zum Anspruch auf Fortzahlung des Entgelts bei einer Krankmeldung gegenüber dem Arbeitgeber, dessen Höhe, Anzeige- und Nachweispflichten sowie diverse Spezialfragen rund um Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Sondervergütung oder Heimarbeit.

Grundlegende Informationen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung finden sich in diesem Video.

Arbeitgeber hat bei Krankmeldung eindeutige Pflichten

Die Pflicht zur Entgeltfortzahlung gilt für Arbeitgeber nach einer Krankmeldung qua Gesetz für alle Beschäftigten. Auch Auszubildenden, Werkstudenten, Aushilfen mit Minijob sowie Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in der Probezeit steht bei einer Krankmeldung die Fortzahlung des Entgelts zu – aber erst nach über vier Wochen Betriebszugehörigkeit. Was im Detail für die Berechnung der Entgeltfortzahlung bei einer Krankmeldung gilt, sollten Unternehmen mit ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater klären, falls das Buchführungsprogramm die besonderen Regelungen nicht automatisch berücksichtigt. Zur Entgeltfortzahlung aufgrund einer Krankmeldung nicht verpflichtet sind Arbeitgeber nach §3 Entgeltfortzahlungsgesetz lediglich, wenn Beschäftigte den Grund für ihren Ausfall selbst verschuldet haben. Allerdings betrifft dieser Passus im Gesetz nicht jede Leichtsinnigkeit. Vorsichtshalber sollten Firmenchefs und -chefinnen stets den Rat der Anwaltskanzlei einholen, was wirklich als Selbstverschulden zu werten ist. Auf Nummer Sicher zu gehen, ist wichtig. Denn die Beweislast trägt der Arbeitgeber, wenn er bei einer Krankmeldung die Fortzahlung des Lohns wegen Selbstverschuldens verweigern will.

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Das gilt laut Gesetz bei einer Krankmeldung beim Arbeitgeber

Beschäftigte erhalten nach der Krankmeldung – gegebenenfalls rückwirkend – qua Gesetz für bis zu sechs Wochen das gewohnte Gehalt vom Arbeitgeber. Voraussetzung ist eine entsprechende ärztliche Bescheinigung, dass jemand wegen des persönlichen Gesundheitszustands nicht arbeiten kann. Dauert der Ausfall länger als drei Tage, muss laut Entgeltfortzahlungsgesetz die Krankmeldung am Folgetag beim Arbeitgeber eingehen – auf Verlangen früher. Arbeitgeber dürfen Krankmeldungen schon ab dem ersten Krankheitstag verlangen. In Unternehmen mit einem Betriebsrat muss der bei einer entsprechenden allgemeinen Anordnung beteiligt werden. Begründen müssen Arbeitgeber eine solche Regelung aber nicht. Ohne Krankmeldung könnten Arbeitgeber gemäß Gesetz theoretisch den Lohn einbehalten. Wie sie in so einem Fall tatsächlich verfahren, sollten sie aber stets individuell mit ihrer Anwaltskanzlei klären. In jedem Fall haben Beschäftigte einen Anspruch auf Nachzahlung des Gehalts, sobald sie das Dokument nachgereicht haben. Wer selbstständig ist und ähnliche finanzielle Ansprüche geltend machen könnte, muss ebenfalls das Vorgehen bei einer Krankmeldung kennen und einhalten.

Beschäftigte und Arbeitgeber müssen Fristen wahren

Ist die Frage der Entgeltfortzahlung bei einer Krankmeldung geklärt, müssen Arbeitgeber die vom Gesetz festgelegten Fristen und Pflichten beachten. Die Lohnfortzahlung aufgrund einer ärztlichen Bescheinigung ist für bis zu sechs Wochen oder 42 Tage zu leisten. In den ersten vier Wochen nach einer Neueinstellung zahlt die Krankenkasse direkt ein Krankengeld. In diesen Fällen muss der oder die Versicherte die Ersatzleistung immer selbst bei der Kasse beantragen. Bei einer Krankmeldung während des Arbeitstages beginnt die Sechs-Wochen-Frist am folgenden Tag zu laufen. Allerdings endet sie dann nicht nach sechs Wochen ab Fristbeginn, sondern sechs Wochen nach dem Tag des Krankheitsbeginns. Wegen dieser und weiterer Fallen – beispielsweise wenn die Krankschreibung rückwirkend erfolgt oder verlängert wird – sollten Arbeitgeber stets mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin die Berechnung der Entgeltfortzahlung bei einer Krankmeldung klären. Wechselnde Arbeitszeiten oder Zuschläge und ein damit schwankendes Gehalt machen die Berechnung der korrekten Entgeltfortzahlung ebenfalls kompliziert.

Neues Gesetz: Besondere Regeln für wiederholte Krankmeldung

Eine neue Krankmeldung löst laut Gesetz den Anspruch auf Entgeltfortzahlung gegen den Arbeitgeber erneut aus. Ist jemand also genesen, kommt zur Arbeit und meldet sich dann aus einem anderen Grund wieder krank, entsteht erneut ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen. Auch für dieselbe Erkrankung kann das mehrmals möglich sein – laut Entgeltfortzahlungsgesetz dann, wenn jemand vor der erneuten Krankmeldung mindestens sechs Monate nicht arbeitsunfähig war oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit zwölf Monate vergangen sind. Beginnt dagegen die zweite Erkrankung während der sechswöchigen Ersterkrankung, endet die Lohnfortzahlung für den Arbeitgeber stets nach sechs Wochen, so das Bundesarbeitsgericht (BAG). Unternehmerinnen und Unternehmer sollten in jedem Fall anwaltlichen Rat einholen, wenn Beschäftigte wegen einer Grunderkrankung in größeren Abständen immer wieder ausfallen. Eine krankheitsbedingte Kündigung könnte möglich sein. Wer selbstständig ist und ähnliche finanzielle Ansprüche geltend machen könnte, muss sich über die entsprechenden Vorgaben informieren.

Falle bei verlängerter Krankschreibung wurde entschärft

Dauert der Ausfall länger als erwartet, können Patientinnen und Patienten die Krankmeldung verlängern lassen. Hier steckte die Tücke lange im Detail. Die Bescheinigung eines Arztes gilt nämlich erst ab dem Tag nach dem Praxisbesuch – nicht am Tag des Arztbesuchs selbst. Das Problem dabei war jahrelang: Wer eine Krankmeldung verlängern musste, brauchte eine lückenlose Folgebescheinigung. Dafür musste man zwingend am letzten ärztlich bescheinigten Krankheitstag die neue Bescheinigung in der Praxis holen. Ging jemand erst am Folgetag, konnte der fehlende Krankheitstag durch die so entstehende Lücke das Krankengeld kosten, wie das Bundessozialgericht (BSG) im März 2014 höchstrichterlich urteilte. Diese strengen Bedingungen bestätigte das Bundessozialgericht in drei Fällen (Az.:B1KR31/14, Az.:B1KR35/14, Az.:B1KR37/14). Zudem entschied es, dass Krankenkassen eine geschlossene Praxis oder falsche ärztliche Auskunft nicht als Grund akzeptieren müssen. Versicherte müssen darüber hinaus nicht nur rechtzeitig die AU-Bescheinigung abholen, sondern selbst dafür sorgen, dass die Krankenkasse rechtzeitig von der weiteren Krankmeldung erfährt.

Die gute Nachricht: Die Bundesregierung hat dieses für viele Versicherte gravierende Problem durch Einfügen eines Satzes in §46 des fünften Sozialgesetzbuchs (SGB V) entschärft. Der Anspruch auf Krankengeld bleibt nun qua Gesetz bestehen – auch wenn der Arzt die Krankheit nach Ende der Krankmeldung neu bescheinigt.

Krankengeld ist ohne Wartezeit auch mit Pause verlängerbar

Bekommen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wegen derselben Erkrankung nach ein paar Tagen Arbeit nochmal eine ärztliche Krankmeldung, ist das kein Problem. Krankheitszeiten wegen derselben Erkrankung müssen die Krankenkassen zusammenrechnen, selbst wenn dazwischen ein paar Tage Arbeit liegen. Damit will das Gesetz verhindern, dass mehrfach die Wartezeit von sechs Wochen entsteht, bevor Krankengeld aufgrund der Krankmeldung gezahlt wird – gut zu wissen auch für Arbeitgeber. Geben selbstständig Tätige eine Krankmeldung bei der Krankenkasse ab, bringt dies aber zuweilen Streit mit sich. In solchen Fällen lohnt der Verweis auf ein Bundessozialgerichtsurteil von 2019 (Az.B3KR15/17 R) und die Rücksprache mit der Rechtsanwaltskanzlei.

Das gilt bei Krankmeldungen für Gehalt und Versicherungen

Als Entgeltfortzahlung steht Beschäftigten bei einer Krankmeldung qua Gesetz das volle Gehalt vom Arbeitgeber zu, das sie regulär erhalten würden. Sie bleiben während der Entgeltfortzahlung versicherungspflichtig beschäftigt – außer, das Arbeitsverhältnis endet aus einem anderen Grund. Eine Krankmeldung unterbricht also nicht die Versicherungspflicht in der Sozialversicherung, sie läuft trotz Krankmeldung weiter. Das vom Arbeitgeber fortgezahlte Entgelt gilt als Arbeitsentgelt. Daher führen Arbeitgeber für ihre Beschäftigten bei einer Krankmeldung gemäß Gesetz die Lohnsteuer sowie die bis zur Beitragsbemessungsgrenze fälligen Sozialabgaben auf das fortgezahlte Entgelt ab. Arbeitgeber müssen die Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen oder weitergezahlten Arbeitgeberleistungen während des Bezugs von Sozialleistungen bei Krankmeldungen elektronisch übermitteln.

Genau prüfen muss der Steuerberater oder die Steuerberaterin, wie hoch die Fortzahlung des Lohns oder Gehalts aufgrund der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausfällt. Wichtige Aspekte sind dabei tarifliche Vorgaben, größere Gehaltsschwankungen oder, ob Kurzarbeit angeordnet war. Auch die Krankmeldung an Sonn- oder Feiertagen ist nach dem Gesetz anders zu handhaben. Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder einmalige Gratifikationen sind ebenfalls zu berücksichtigen. Insbesondere bei geringfügig oder im Übergangsbereich tätigen Beschäftigten droht zudem die Phantomlohnfalle. Arbeitgeber bekommen es bei Krankmeldungen also mit komplexen Sachverhalten zu tun – und die Aufbewahrung der Unterlagen müssen sie selbstverständlich auch im Blick haben. All dies sollten sie mit Steuerfachleuten besprechen. Ohne diese ist eine korrekte Berechnung der Entgeltfortzahlung bei Krankmeldung durch diese und viele andere Unwägbarkeiten sehr schwierig.

Arbeit trotz Krankmeldung – erlaubt, aber heikel

Es kommt vor, dass Beschäftigte trotz Krankmeldung arbeiten wollen. Weil sie wieder fit sind, bevor die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung endet – und vielleicht Arbeit liegenbleibt. Oder manchmal auch, weil das Krankengeld nicht weiter gezahlt wird. Wissenswert für Arbeitgeber ist bei einer Krankmeldung mit Blick auf das Gesetz: Die Krankmeldung bedeutet kein Arbeitsverbot – für selbstständig Tätige sowieso nicht, aber auch nicht für Beschäftigte. Arbeitsrechtlich stellt die ärztliche Bescheinigung nur fest, dass jemand zum aktuellen Zeitpunkt arbeitsunfähig ist. Damit verbunden trifft sie eine Prognose darüber, wie lange dieser Zustand voraussichtlich anhalten dürfte. Ist jemand früher vollständig genesen, gehört es zu den Pflichten gegenüber dem Arbeitgeber, trotz Krankmeldung wieder zur Arbeit zu erscheinen. Das gilt auch, wenn der Arzt oder die Ärztin meint, dass Arbeiten die Gesundheit noch beeinträchtige. Gleichzeitig haben Vorgesetzte durchaus auch eine Fürsorgepflicht. Will jemand also trotz Krankmeldung wieder arbeiten, ist der Arbeitgeber nicht automatisch verpflichtet, die angebotene Arbeitsleistung anzunehmen.

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Bei Arbeit trotz Krankmeldung drohen rechtliche Risiken

Eine Fürsorgepflicht haben Arbeitgeber laut Gesetz mit Blick auf eine Krankmeldung nicht nur für erkrankte Beschäftigte, sondern auch für andere Personen. Bedenken sind bei einer eigenmächtig verkürzten Krankmeldung etwa geboten, falls jemand womöglich unter Medikamenteneinfluss eine Maschine falsch bedienen könnte. Auch wenn die Ansteckung von Kollegen und Kolleginnen oder Kunden zu befürchten ist, wäre Rücksprache mit dem Anwalt oder Anwältin ratsam, insbesondere bei meldepflichtigen Erkrankungen wie derzeit etwa Covid-19, aber auch Tuberkulose, Wind- oder Affenpocken. Die zuletzt für Covid-19 verkürzten Isolationsregeln stehen dahingehend teils im Widerspruch zu zumindest bis voraussichtlich Mitte Oktober noch geltendem Gesetz und schließen auch nicht aus, dass Geschädigte später Haftungsansprüche geltend machen oder sogar ein Strafverfahren in Gang setzen könnten. Zweifelsfälle sollten Arbeitgeber vor Verkürzung einer Krankmeldung mit Blick auf das Gesetz daher besser mit der Anwaltskanzlei klären. Auch selbstständig Tätige müssen im Hinblick darauf genau prüfen, wie sie mit der eigenen Krankmeldung umgehen.

Gelber Zettel für die Entgeltfortzahlung soll weg

Das Entgeltfortzahlungsgesetz sieht eine bürokratische Entlastung der Arbeitgeber vor. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sollte eigentlich schon 2022 den sogenannten gelben Schein ablösen, also die bisher übliche Krankmeldung auf Papier. Krankenkassen sollten Arbeitgeber dann mit Blick auf die Lohnfortzahlung bei Krankheit elektronisch über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit gesetzlich versicherter Arbeitnehmer informieren. Dazu ist ein elektronisches Verfahren für die Meldung durch Arztpraxen und Krankenkassen in Arbeit. Die Testphase für das neue System wurde aber auf unbestimmte Zeit verlängert. Viele Praxen verfügen auch noch nicht über die notwendige Technik. Kann die Arztpraxis aus technischen Gründen noch keine eAU ausstellen, darf sie Patientinnen und Patienten die Krankmeldung für Arbeitgeber qua Gesetz weiterhin in Papierform geben. Privatversicherte sind bisher generell von der eAU ausgenommen. Selbstständig Tätige müssen mit Blick darauf genau prüfen, was künftig für ihre Krankmeldung gilt, falls sie gesetzlich versichert sind.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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