Arbeitsrecht & Soziales

Lohnfortzahlung bei Krankheit – das ist zu be­achten

Sind Be­schäf­tig­te ar­beits­un­fä­hig, muss das Un­ter­neh­men oft die Lohn­fort­zah­lung bei Krank­heit leis­ten. Die Be­rech­nung ist et­was für Ex­per­ten. Denn hier gibt es vie­le De­tails zu be­ach­ten, bei­spiels­wei­se bei der Be­rück­sich­ti­gung von Zu­schlä­gen und Son­der­zah­lungen.

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Es klingt ganz einfach: Bleiben ihre Beschäftigten erkrankt zuhause, greift für Unternehmen die Pflicht zur Lohnfortzahlung bei Krankheit gemäß Lohnfortzahlungsgesetz. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern steht durch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für bis zu 6 Wochen ihr Gehalt in gewohnter Höhe zu. Über diese grundsätzliche Aussage hinaus stellen sich allerdings schnell viele Fragen, die die ganze Sache ziemlich kompliziert machen können. Was ist mit Aushilfen und Kurzzeitkräften? Was gilt für die Lohnfortzahlung in der Probezeit oder bei einem Minijob? Wie funktioniert die Berechnung der Krankheitstage, wenn jemand morgens in den Betrieb kommt und der fürsorgliche Chef ihn später heimschickt? Oder wenn sich jemand wiederholt krankmeldet? Wie sind beispielsweise Sonderzahlungen oder Zuschläge bei Berechnung der Lohnfortzahlung bei Krankheit zu berücksichtigen? Oder springt bei der Lohnfortzahlung nach 6 Wochen immer die Krankenkasse ein? Viele Antworten finden sich im Lohnfortzahlungsgesetz. Aber Unternehmer und Unternehmerinnen sollten auch stets Rücksprache mit der Steuerberaterin oder dem Steuerberater halten.

Die Grund­voraus­set­zung zur Lohnfortzahlung bei Krankheit

Voraussetzung für die Lohnfortzahlung bei Krankheit ist eine Arbeitsunfähigkeit durch Krankheit. Die liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin wegen des persönlichen Gesundheitszustands seine oder ihre Tätigkeit nicht ausüben kann. Diese Arbeitsunfähigkeit müssen Beschäftigte dem Chef oder der Chefin unverzüglich per Krankmeldung mitteilen. Dauert eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit länger als drei Tage, ist dem Unternehmen eine ärztliche Bescheinigung spätestens am Folgetag vorzulegen. So steht es im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) – umgangssprachlich auch Lohnfortzahlungsgesetz genannt. Auf Verlangen muss die Bescheinigung für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall aber auch schon eher bei der Personal- oder Abteilungsleitung eingehen. Erhält das Unternehmen sie nicht, darf es theoretisch den Lohn einbehalten. Reicht der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Dokument nach, besteht allerdings ein Anspruch auf Nachzahlung des Gehalts. Was dann für die Berechnung der Lohnfortzahlung bei Krankheit gilt, sollten Unternehmer mit ihrem Steuerberater oder ihrer Steuerberaterin klären.

Grafik zeigt Krankenstand von Arbeitnehmern im Lauf der Jahre zum Artikel über die Lohnfortzahlung bei Krankheit

Wer hat An­spruch auf die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall?

Alle Beschäftigten haben grundsätzlich Anspruch auf Lohnfortzahlung bei Krankheit – auch Auszubildende, Werkstudenten, Aushilfen mit Minijob sowie Mitarbeiter in der Probezeit. Nur für kurzfristige Aushilfen, deren Arbeitsverhältnis auf insgesamt unter 4 Wochen angelegt ist, sieht das Lohnfortzahlungsgesetz generell keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall vor – sie bekommen auch kein Krankengeld von der Krankenkasse. Die so entstehende Absicherungslücke können diese Beschäftigten nur privat schließen. Das geht entweder über einen zusätzlich abgeschlossenen Wahltarif mit Krankengeld bei einer gesetzlichen Krankenkasse oder über eine private Krankenversicherung.

Wann muss das Un­ter­neh­men keine Zah­lungen leisten?

Nicht zur Lohnfortzahlung bei Krankheit verpflichtet sind Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen, wenn Beschäftigte den Grund für die Arbeitsunfähigkeit selbst verschuldet haben. Als selbstverschuldet gelten beispielsweise Verletzungen durch einen Autounfall, falls jemand keinen Sicherheitsgurt angelegt oder sich betrunken ans Lenkrad gesetzt hat.

Für übermäßig riskantes Verhalten müssen Unternehmen also im Krankheitsfall keine Lohnfortzahlung leisten. Allerdings betrifft das nicht jede Leichtsinnigkeit. Juristen und Juristinnen werten als Selbstverschulden einen „groben Verstoß gegen das eigene Interesse eines verständigen Menschen“. Nur ein Anwalt oder eine Anwältin kann einschätzen, ob Beschäftigte so einen Verstoß begangen haben. Verschulden könnte beispielsweise vorliegen, wenn jemand Vorschriften zur Arbeitssicherheit missachtet hat. Doch darüber hinaus wird es schwierig – zumal der Chef oder die Chefin nicht einfach im Privatleben der Beschäftigten herumschnüffeln kann. Einfacher „Leichtsinn“ schließt den Anspruch auf Lohnfortzahlung bei Krankheit nach dem Lohnfortzahlungsgesetz nicht aus. So ist die Lohnfortzahlung etwa fällig, falls jemand versucht, eine Beißerei unter Hunden zu beenden. Oder sich beim Heimwerken fahrlässig verletzt. Die juristischen oder steuerlichen Beraterinnen beziehungsweise Berater sollten im Zweifelsfall den Zusammenhang genau prüfen.

Beweislast für Selbst­ver­schul­den liegt beim Unternehmen

Will ein Unternehmen die Lohnfortzahlung bei Krankheit wegen Selbstverschuldens verweigern, obliegt ihm die Beweislast. Es muss belegen, dass die geschädigte Person den Grund für die Arbeitsunfähigkeit selbst verschuldet hat. Für diesen Fall sieht das Lohnfortzahlungsgesetz keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall vor. Zwar kann das Unternehmen von seinen Beschäftigten verlangen, bei der Beweisführung mitzuwirken. Eine Verweigerung wäre eventuell ein Indiz für Selbstverschulden. Aber nur Fachleute können individuelle Fälle juristisch beurteilen. Gerade bei Suchterkrankungen, Sport- und Freizeitaktivitäten ist die Sache selten eindeutig. Bei Sportunfällen kann Selbstverschulden eine Ursache sein. Es gibt Abstufungen von gefährlichen und nicht gefährlichen Sportarten. So gilt Kickboxen laut Gerichtsurteil als gefährlich – nicht aber Amateurboxen. Entscheidend kann sein, ob die Schutzregeln der Sportart bei der Ausrüstung befolgt wurden. Verletzt sich jemand bei einer besonders gefährlichen Nebentätigkeit, kann ebenfalls eine selbst verschuldete Arbeitsunfähigkeit vorliegen. Immer zur Lohnfortzahlung bei Krankheit verpflichtet sind Unternehmen, wenn Beschäftigte ihre Organe oder Stammzellen spenden.

Diese Fris­ten gel­ten für die Lohnfortzahlung bei Krankheit

Unternehmen müssen die Lohnfortzahlung bei Krankheit für bis zu 6 Wochen oder 42 Tage leisten. Nur in den ersten 4 Wochen nach Beschäftigungsbeginn – also wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin in der Probezeit erkrankt – zahlt die Krankenkasse ein Krankengeld statt das Unternehmen die Lohnfortzahlung. Dies muss der oder die Versicherte bei der Krankenkasse beantragen. Bei Beschäftigten, die sich während eines Arbeitstages krankmelden, beginnt die Frist von 6 Wochen am folgenden Tag. Achtung: Sie endet dann aber nicht nach 6 Wochen ab Fristbeginn, sondern 6 Wochen nach dem Tag des Krankheitsbeginns. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten stets mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin über die Berechnung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sprechen. Nicht nur, um Fehler bei der Fristberechnung zu vermeiden. Sondern auch, wenn ein wegen wechselnder Arbeitszeiten oder Zuschläge schwankendes Gehalt die Berechnung der korrekten Lohnfortzahlung bei Krankheit kompliziert macht.

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Besondere Re­ge­lung­en gel­ten bei wie­der­hol­ter Krankmeldung

Der Anspruch auf Lohnfortzahlung bei Krankheit entsteht stets neu. Wird jemand also nach 6 Wochen wieder gesund, kommt zum Arbeiten und meldet sich dann aus einem anderen Grund abermals krank, besteht erneut ein Anspruch auf eine Lohnfortzahlung von wieder bis zu 6 Wochen. Beginnt dagegen die zweite Erkrankung während der sechswöchigen Ersterkrankung, endet die Lohnfortzahlung für den Arbeitgeber in jedem Fall nach 6 Wochen, hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden (Az.:5AZR505/18). Auch für dieselbe Erkrankung müssen Unternehmen manchmal regulär mehrmals Lohnfortzahlung leisten. Und zwar laut Entgeltfortzahlungsgesetz, wenn der Mitarbeiter vor der erneuten Krankschreibung mindestens sechs Monate nicht arbeitsunfähig war. Oder, wenn seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit ein Zeitraum von zwölf Monaten vergangen ist. Im Zweifel anwaltlichen Rat einholen sollten Unternehmerinnen und Unternehmer, wenn Beschäftigte wegen einer Grunderkrankung in größeren Abständen immer wieder ausfallen.

Das gilt für die Be­rech­nung der Lohn­fort­zah­lung bei Krankheit

Als Lohnfortzahlung bei Krankheit steht den Beschäftigten generell das volle Gehalt zu, das sie auch regulär erhalten würden. Während der Entgeltfortzahlung bleiben sie weiter versicherungspflichtig beim Unternehmen beschäftigt – außer, das Arbeitsverhältnis endet aus einem anderen Grund. Eine Erkrankung unterbricht nicht die Versicherungspflicht in der Sozialversicherung. Das weitergezahlte Entgelt gilt als Arbeitsentgelt. Daher führen Unternehmen natürlich Lohnsteuer darauf ab und bis zur Beitragsbemessungsgrenze die fälligen Sozialabgaben. Stets prüfen sollte der Steuerberater oder die Steuerberaterin allerdings, wie hoch genau die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sein muss. Sonst fällt eventuell nicht nur das Entgelt höher aus als vom Lohnfortzahlungsgesetz vorgesehen, sondern auch die Überweisung an Finanzamt und Sozialversicherung. Wichtige Aspekte dabei sind unter anderem: Gibt es tarifliche Vorgaben, sind größere Gehaltsschwankungen zu beachten, war oder ist Kurzarbeit angeordnet? Wegen dieser teils komplexen Fragen sollten die Berechnung der Lohnfortzahlung bei Krankheit unbedingt Fachleute in der Steuerkanzlei übernehmen

So können Un­ter­neh­men ein­ma­li­ge Lohnfortzahlung handhaben

Urlaubs- und Weihnachtsgeld müssen Unternehmer oder Unternehmerinnen bei der Berechnung der Lohnfortzahlung bei Krankheit nicht berücksichtigen. Bei anderen Einmalzahlungen oder Gratifikationen richtet sich die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall nach den vom Unternehmen gesetzten Regeln und der unternehmerischen Praxis, also bisherigen Gepflogenheiten. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können beispielsweise festlegen, dass eine Sonderzahlung während der Arbeitsunfähigkeit reduziert wird. Das sollten sie aber auf jeden Fall mit ihrer Anwältin oder ihrem Anwalt klären. Sonst halten die entsprechenden vertraglichen Formulierungen bei einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung der gerichtlichen Überprüfung möglicherweise nicht stand. Mit Blick auf die aktuelle Lohnfortzahlung bei Krankheit hilft nur, sich die jeweils aktuell gültigen Regelungen anzuschauen.

Welche Zu­schlä­ge gel­ten auch für die Lohnfortzahlung?

In jedem Fall zusätzlich zur Lohnfortzahlung fällig sind bei Krankheit die Sonn- und Feiertagszuschläge. Erkrankt jemand, wenn Dienst an einem Sonn- oder Feiertag oder nachts geplant war, muss das Unternehmen die jeweiligen Zuschläge auch im Krankheitsfall weiterzahlen, meint das Bundesarbeitsgericht (Az.:5AZR 89/08). Hier tappen viele Unternehmen leicht in eine Falle. Denn Zuschläge für Arbeit an Sonn- und Feiertagen oder Nachtarbeit sind nur lohnsteuer- und beitragsfrei, wenn sie für geleistete Arbeit fließen. Das allerdings trifft natürlich nicht auf Zulagen zu, die während der Arbeitsunfähigkeit anfallen – denn wer krankgeschrieben ist, arbeitet ja nicht. Somit sind die Zuschläge, die in die Entgeltfortzahlung eingehen – anders als sonst – plötzlich steuer- und beitragspflichtig. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten dieses Phänomen namens Phantomlohn unbedingt kennen und mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin besprechen. Ohne Unterstützung von Fachleuten ist die korrekte Berechnung der Lohnfortzahlung bei Krankheit durch diese und viele andere Unwägbarkeiten sehr schwierig.

Vorsicht bei der Lohnfortzahlung für Aus­hil­fen mit Minijob

Zuschläge während der Lohnfortzahlung bei Krankheit sind oft steuer- und beitragspflichtig. Das hat neben dem so entstehenden Phantomlohn noch eine weitere Folge. Sie zählen damit vollständig zum Arbeitsentgelt, und so kann die Lohnfortzahlung bei einer Aushilfe im Minijob mit Anrecht auf Zuschläge zum Überschreiten der 450-Euro-Grenze führen. Auch darauf sollten Unternehmen bei der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall achten. Es kann außerdem passieren, dass Beschäftigte sich über Einbußen bei der Lohnfortzahlung beschweren. Immerhin ist das Nettoentgelt etwa für Zuschläge während der Lohnfortzahlung geringer. Es gilt, dies den Betroffen zu erklären, damit keine unnötig schlechte Stimmung im Betrieb entsteht. Ausgleichen müssen Unternehmen die Differenz allerdings nicht. Die Steuerbefreiung ausschließlich für geleistete Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit ist rechtens, hat der Bundesfinanzhof geurteilt (Az.: VI B 69/08)

So ermit­teln Un­ter­neh­men die kor­rek­te Krankheitsdauer

Neben den Zuschlägen und darauf fälligen Steuern ist für die Lohnfortzahlung bei Krankheit der Zeitpunkt der Erkrankung von Bedeutung. Erkrankt jemand etwa im Laufe eines Dienstags – beispielsweise dem 10. März – und ist dann für sieben Wochen krankgeschrieben, beginnt die vom Lohnfortzahlungsgesetz vorgegebene Frist erst am Mittwoch, 11. März. Meldet sich jemand vor der Arbeit krank, ist der erste Fristtag dagegen bereits der Dienstag. Die Frist läuft dann bis Dienstag, 21. April – erst ab dann übernimmt die Krankenkasse weitere Leistungen. Meldet sich jemand nach dem ersten Arbeitstag aufgrund einer anderen Beschwerde gleich wieder 4 Wochen krank, muss der Betrieb weiterzahlen. Also beispielsweise nach einer sechswöchigen Lungenentzündung für das am Folgetag gebrochene Bein. Wiederholte Erkrankungen – teils sogar in Folge – sind eine besondere Belastung für Arbeitgeber. Unternehmen müssen sie aber in der Regel hinnehmen. Nur wenige Gründe stehen dem entgegen – dazu zählt neben der Zumutbarkeit vor allem die Krankheitsprognose für den Mitarbeiter.

Wann ist wie­der­hol­te Lohnfortzahlung bei Krankheit zumutbar?

Oft krankgeschriebene Beschäftigte kann das Unternehmen mit Blick auf die Belastungen – nicht nur durch Lohnfortzahlung bei Krankheit – unter Umständen entlassen. Solche Kündigungen sind aber schwer durchsetzbar. Voraussetzung ist, dass zum Zeitpunkt der Kündigung keine Aussicht auf Genesung besteht. Auch muss der krankheitsbedingte Ausfall den Betriebsablauf beeinträchtigen. Das Thema Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist gerade bei langwierigen Schwierigkeiten belastend für beide Seiten und letztlich auch für den Betriebsfrieden. Wann immer möglich, gilt es, eine gütliche Lösung zu finden. Auch hierüber sollten Unternehmer unbedingt mit ihrem Anwalt oder ihrer Anwältin sprechen und die rechtlichen Ansprüche oder Aussichten abwägen lassen. Zudem sind für den Fall einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung um eine Kündigung bestimmte Nachweise erforderlich. Das kann neben einem Störungsprotokoll für die Abläufe etwa die Aufstellung der Kosten für Lohnfortzahlung bei Krankheit und Zuschläge sein. Oder die Auflistung zusätzlich nötiger Löhne für Aushilfen. Oder auch eine Übersicht über durch krankheitsbedingt verursachte Ausfälle gezahlte Vertragsstrafen.

Ab 2022 ist kein gel­ber Zet­tel mehr zur Lohnfortzahlung nötig

Das Lohnfortzahlungsgesetz sieht ab 2022 eine bürokratische Entlastung der Betriebe vor. Dann löst die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung den sogenannten gelben Schein ab, also die bisher übliche Krankmeldung auf Papier. Die Krankenkassen informieren Unternehmen von 2022 an mit Blick auf die Lohnfortzahlung bei Krankheit elektronisch über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit der gesetzlich versicherten Arbeitnehmer. Hierfür ist derzeit ein elektronisches Verfahren für die Meldung durch Arztpraxen und Krankenkassen in Arbeit. Diese Gesetzesänderung soll einen schnellen Informationsfluss ermöglichen – und Fehler bei der Berechnung der Ansprüche auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall vermeiden helfen.

Was bei einer Kündigung mit Blick auf den Kündigungsschutz in Kleinbetrieben zu beachten ist, fasst folgendes Video zusammen.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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