Arbeitsrecht & Soziales

A1-Bescheinigung bei Dienstreisen möglichst dauerhaft ausstellen lassen

Die A1-Bescheinigung ist bei Dienst­rei­sen von Deutsch­land in vie­le eu­ro­pä­i­sche Län­der Pflicht und lässt sich oft dauer­haft er­tei­len. Fir­men soll­ten dies nut­zen, um ih­ren Auf­wand zu re­du­zie­ren und Rechts­si­cher­heit zu schaf­fen. Oh­ne das For­mu­lar dro­hen ho­he Bußgelder.

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Auf einen Blick:

– Beschäftigte, Geschäftsführer oder Selbstständige mit EU-Staatsbürgerschaft brauchen bei Dienstreisen egal welcher Dauer ins EU-Ausland sowie nach Großbritannien, Island, Liechtenstein, Norwegen und in die Schweiz eine A1-Bescheinigung.
– Die A1-Bescheinigung bestätigt ihre Absicherung in der deutschen Sozialversicherung. Dies verhindert, dass sie in die Sozialversicherung aller Länder einzahlen müssen, wo sie vorübergehend arbeiten.
– Für Personen ohne EU-Pass gelten andere Bedingungen. Kommen sie aus EWR-Staaten und Großbritannien sowie der Schweiz, können kuriose Konstellationen entstehen. Deshalb ist fachlicher Rat wichtig.
– Die A1-Bescheinigung ist fast ausschließlich digital anzufordern.

In der Wirtschaft herrscht oft Unmut darüber, dass viele Beschäftigte, Geschäftsführer oder Selbstständige für jeden beruflichen Einsatz in den EU-Staaten sowie Großbritannien, Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz eine A1-Bescheinigung beantragen müssen. Dabei wären hier die Vorteile der A1-Bescheinigung bei Dienstreisen ins Ausland zu bedenken. Auch auf ihr basieren die „Vier Freiheiten“ des Binnenmarktes: Der freie Verkehr von Waren, Personen, Dienstleistungen und Kapital. Die Wirtschaft profitiert davon. Ob Führungspersonal, Fachkräfte oder Aushilfen – alle sind per A1-Bescheinigung bei Tätigkeiten im Ausland sozialversicherungsrechtlich wie in Deutschland abgesichert. Dies verhindert, dass man überall in die Sozialversicherung einzahlen muss, wohin man vorübergehend geschäftlich reist – es besteht ja eine Absicherung im Heimatland. Wichtig: Laut sozialversicherungsrechtlicher Definition gilt jeder geschäftliche Abstecher in diese Länder – unabhängig von der Dauer – als Entsendung und erfordert eine A1-Bescheinigung. Generell zu unterscheiden ist zwischen der A1-Bescheinigung – die auch dauerhaft gelten kann – sowie der Ausnahmevereinbarung für einen Zeitraum von über 24 Auslandsmonaten.

A1-Bescheinigung ist für jede Dienstreise erforderlich

Für welche Länder ist die A1-Bescheinigung notwendig?

Nicht jede Person kann eine A1-Bescheinigung erhalten

Wo gibt es die A1-Bescheinigung für eine Dienstreise?

Der A1-Antrag ist ab 2024 fast nur noch digital zu stellen

Man kann eine A1-Bescheinigung dauerhaft erhalten

A1-Bescheinigung oder Ausnahmevereinbarung?

A1-Bescheinigung ist für jede Dienstreise erforderlich

Wer aus Deutschland eine Dienstreise ins europäische Ausland macht, muss wissen, für welche Länder das Mitführen der A1-Bescheinigung verpflichtend ist. Dies gilt für Beschäftigte, Geschäftsführer oder Selbstständige bei Dienstreisen für alle noch so kurzen geschäftlichen beziehungsweise beruflichen Aufenthalte in einem EU-Land sowie in Großbritannien, Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz. Die A1-Bescheinigung verhindert, dass jemand in die Sozialversicherung eines Landes einzahlen muss, wo er oder sie sich vorübergehend dienstlich aufhält. Schließlich besteht im Heimatland eine soziale Absicherung. Unbedingt zu beachten ist die Definition von Dienstreisen im Sinne der A1-Bescheinigung – die Dauer spielt hierbei keine Rolle. Dienstreisen sind neben mehrtägigen Aufenthalten zur Montage auf einer Baustelle oder zur Vorbereitung eines Messeauftritts auch knappe firmeninterne Besprechungen etwa in der Firmenniederlassung kurz jenseits der deutschen Grenze. Genau genommen kann sogar die Fahrt zur Tankstelle im Nachbarland, wo sich der Firmenwagen billiger betanken lässt, eine Dienstreise sein. Selbst das könnte als geschäftliche Tätigkeit gelten.

A1-Bescheinigung im Ausland immer mitführen

Zwar sieht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) keine generelle Mitführungspflicht für eine A1-Bescheinigung im Ausland und meint, bei kurzfristig anberaumten und/oder kurzzeitigen Tätigkeiten außerhalb von Deutschland mit bis zu einer Woche Dauer sei sie nicht immer vorher zu besorgen. Allerdings schränkt das BMAS ein: „Soweit eine Pflicht zur Beantragung einer Bescheinigung A1 nach nationalem Recht im Zielstaat besteht, kann der Verzicht der vorherigen Antragstellung auch in Ausnahmefällen nicht empfohlen werden“. Grundsätzlich brauchen also alle, die eine Dienstreise im Sinne der sozialversicherungsrechtlichen Definition in einen EU- oder EWR-Staat, die Schweiz oder nach Großbritannien führt, durchaus eine A1-Bescheinigung. Wer ohne dieses Dokument eine Messe besucht, Kunden trifft oder Waren ordert, riskiert bei Kontrollen empfindliche Bußgelder. Vor der Corona-Pandemie haben Staaten wie Österreich gezielt nach Geschäftsreisenden gesucht, die ohne A1-Bescheingung unterwegs sind, beispielsweise in Business-Hotels oder an Flughäfen. Mit der zunehmenden Normalisierung des Wirtschaftslebens dürften sie diese Praxis vermutlich wieder aufnehmen.

Für welche Länder ist die A1-Bescheinigung notwendig?

Tatsächlich verursacht diese Regelung für Beschäftigte, Geschäftsführer oder Selbstständige eine ziemliche Bürokratie. Denn eine A1-Bescheinigung gibt es nur auf Antrag im sogenannten Bescheinigungsverfahren von den zuständigen gesetzlichen Krankenkassen, den Rentenversicherungsträgern oder der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV). Das betrifft grenznahe Unternehmen, bei denen regelmäßige Kurztrips ins Ausland die A1-Bescheinigung quasi täglich zum Thema machen, ebenso wie Betriebe mit Transitfahrten in beziehungsweise durch das EU- und EWR-Ausland, die Schweiz und Großbritannien. Letztlich also alle Firmen in Deutschland, die Beschäftigte – egal für welche Tätigkeiten und welche Dauer – auf eine Dienstreise in die genannten Länder schicken.

Darum ist es wichtig, schon vor der Grenzüberquerung die mit der A1-Bescheinigung verbundenen Fragen geklärt zu haben, um den Aufwand möglichst gering zu halten. Nachmeldungen sind im bestimmten Rahmen machbar, verursachen aber neben zusätzlicher Arbeit eventuell auch Ärger, falls bereits eine Kontrolle stattgefunden hat. Die Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung sollte sich also rechtzeitig mit geplanten Dienstreisen und der dann möglicherweise notwendigen A1-Bescheinigung beschäftigen. Entscheidend ist, ob in einem Land die berufliche Tätigkeit gemäß der für die A1-Bescheinigung zugrundeliegenden Definition ausgeübt wird. Fährt beispielsweise Montagepersonal für einen Auftrag oder eine befristete Tätigkeit von Deutschland durch Österreich nach Italien, braucht es für Österreich keine A1-Bescheinigung. Dienstliche Telefongespräche oder E-Mails sind dabei erlaubt, aber eben kein direktes Arbeiten in Österreich. Wer am Steuer eines Lkw sitzt, übt hingegen während der gesamten Zeit eine Transporttätigkeit aus. Also ist für jedes durchquerte Land eine A1-Bescheinigung erforderlich.

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DATEV A1-Vorerfassung ermöglicht eine einfache elektronische Vorerfassung von Stammdaten für A1-Anträge und erleichtert somit den arbeitsteiligen Prozess. Die Software bietet außerdem die Möglichkeit der Massenerfassung von A1-Stammdaten.

Nicht jede Person kann eine A1-Bescheinigung erhalten

Vor dem Antrag auf eine A1-Bescheinigung steht bei Dienstreisen von Deutschland ins europäische Ausland aber stets die Frage, welche Beschäftigte, Geschäftsführer oder Selbstständige darauf überhaupt einen Anspruch haben. Qua sozialversicherungsrechtlicher Definition gilt die A1-Bescheinigung, egal ob einmalig oder dauerhaft ausgestellt, nämlich nur für Personen, die die dafür erforderlichen persönlichen Voraussetzungen erfüllen. Vereinfacht gesagt: In den Genuss einer A1-Bescheinigung kommt nur, wer entweder die EU-Staatsangehörigkeit besitzt oder den Pass des Ziellandes. Dies ist in Zeiten zunehmend diverser Belegschaften vor Dienstreisen genau zu prüfen, selbst wenn alle handelnden Personen aus Europa stammen. So kann etwa eine in Deutschland beschäftigte Person mit norwegischem Pass nicht per A1-Bescheinigung zum Einsatz in die Schweiz. Das geht ausschließlich mit einem Pass der Schweiz oder der EU – Norwegen aber gehört nur zu den EWR-Staaten.

Beim Thema A1-Bescheinigung ganz außen vor sind – trotz voller Sozialversicherungspflicht in Deutschland – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer anderen Staatsbürgerschaften, etwa der indischen, türkischen, chinesischen oder US-amerikanischen. Vor ihrem Einsatz außerhalb Deutschlands muss die Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung klären, ob sich durch Sozialversicherungsabkommen andere Formulare als eine A1-Bescheinigung anbieten oder generell keine Entsendebescheinigung verfügbar ist.

Wo gibt es die A1-Bescheinigung für eine Dienstreise?

Es existieren unterschiedliche Ansprechpartner für einzelne Personengruppen – je nachdem, wie der Antragsteller oder die Antragstellerin krankenversichert ist.

  • Die Krankenkasse ist zuständig für alle, die in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig, familien- oder pflichtversichert sind. Gleiches gilt für Personen, die in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind und über eine private Zusatzversicherung verfügen.
  • Die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) ist zuständig für alle, die eine berufsständische Versorgung haben. Dies gilt auch für jene, die für die Gesundheit nur über eine private Krankenversicherung verfügen.
  • Der Rentenversicherungsträger ist zuständig, wenn jemand weder gesetzlich krankenversichert noch berufsständisch versorgt ist. Dies betrifft also Personen, die ausschließlich bei einer privaten Krankenversicherung angemeldet sind und über keine berufsständisch Altersabsicherung verfügen.
  • Der GKV-Spitzenverband ist für Personen zuständig, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat beruflich tätig sind, also einer sogenannten gewöhnlichen Mehrfacherwerbstätigkeit nachgehen. Das bedeutet, die Tätigkeit wird mindestens an einem Tag pro Monat oder fünf Tagen pro Quartal auch in mindestens einem anderen Mitgliedstaat ausgeübt. Der Antrag auf Erteilung einer A1-Bescheinigung geht an den zuständigen Träger des Wohnstaats, in Deutschland ist das der GKV-Spitzenverband.

Der A1-Antrag ist ab 2024 fast nur noch digital zu stellen

Beschäftigte der Privatwirtschaft erhalten die A1-Bescheinigung für Dienstreisen von Deutschland ins europäische Ausland schon seit Juli 2019 nur per elektronischem Antrag. Mittlerweile müssen so gut wie alle Anträge digital erfolgen – seit 2021 auch für Beamtinnen und Beamte, seit 2022 für Selbstständige. Ab Anfang 2024 sind dann Grenzgänger zur elektronischen Antragstellung der A1-Bescheinigung verpflichtet. Ausnahmen sollen nur noch für bestimmte Mehrfacherwerbstätige und eventuell Ausnahmevereinbarungen greifen. Die Details gilt es mit der Steuerberatungskanzlei zu klären. Prinzipiell lässt sich der elektronische Antrag über SV.net stellen, ein Angebot der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG). Aber besser ist es natürlich, dafür ein entsprechend systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm zu nutzen. Dann läuft der Prozess automatisch im eigenen kaufmännischen Bereich mit. Wer noch kein solches Entgeltabrechnungsprogramm einsetzt, sollte mit der Steuerberaterin oder dem Steuerberater unbedingt über dieses Thema sprechen.

Man kann eine A1-Bescheinigung dauerhaft erhalten

Eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten übt aus, wer regelmäßig in anderen Ländern arbeitet. Als regelmäßig gelten ein Tag im Monat oder fünf Tage im Quartal bei den voraussichtlichen Arbeitseinsätzen der nächsten zwölf Monate. Dann lässt sich die A1-Bescheinigung bei Dienstreisen von Deutschland ins europäische Ausland dauerhaft ausstellen statt jeweils einzeln. Sie kann für die Dauer von bis zu fünf Jahren für Staaten gelten, wo die Erwerbstätigkeit gewöhnlich stattfindet. Das läuft über die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA). Beispiel: Ein Maler in Aachen hat Aufträge aus Nachbarländern. Sein Team ist einmal wöchentlich in Belgien und zweimal monatlich in Holland. Zudem muss es einmal überraschend nach Luxemburg. Die Beschäftigten sind mit Blick auf ihre Tätigkeit in Belgien und Holland gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten aktiv. Die A1-Bescheinigung gilt dauerhaft und kommt via DVKA. Der Luxemburg-Einsatz gilt als einzelne Entsendung. Die dafür benötige A1-Bescheinigung erteilen die jeweiligen Krankenkassen.

A1-Bescheinigung oder Ausnahmevereinbarung?

Ob Selbstständige, Geschäftsführer oder Beschäftigte – bei Dienstreisen von Deutschland in europäische Länder müssen viele Personen also eine A1-Bescheinigung beantragen. Sie lässt sich für eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Staaten auch dauerhaft ausstellen statt einzeln für jede Dienstreise. Dann gilt die A1-Bescheinigung für die Dauer von bis zu fünf Jahren. Dies gilt aber nur für grenzüberschreitende Tätigkeiten innerhalb der EU sowie in Großbritannien, Liechtenstein, Island, Norwegen oder der Schweiz. Und für einen Auslandsaufenthalt von maximal 24 Monaten. Eine sogenannte Ausnahmevereinbarung statt einer einfachen A1-Bescheinigung ist erforderlich, sobald die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit für eine Entsendung gelten sollen, die länger als zwei Jahre dauert. Die Ausnahmevereinbarung ist immer bei der DVKA anzufordern. Solche langen Auslandseinsätze sollten Unternehmerinnen und Unternehmer aber stets mit ihren steuerlichen und rechtlichen Beraterinnen oder Beratern besprechen. Hier sind neben der Sozialversicherung viele weitere Themen zu bedenken. Unter anderem die Regelungen am jeweiligen Einsatzort.

Mehr Informationen den Themen Entsendung, A1-Bescheinigung und Ausnahmevereinbarung gibt es in diesem Video.
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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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