Die Prüfungsdichte in Restaurants, Cafés, Imbissstuben und ähnlichen Betrieben ist in den letzten Jahren stetig angestiegen. Gleichzeitig räumt die Kassen-Nachschau den Finanzbehörden immer mehr Rechte ein, wie beispielsweise das unangekündigte Betreten der Geschäftsräume und den sofortigen Einblick in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten. Ein weiterer Faktor ist die verpflichtende Nutzung von TSE-Kassen, die spätestens seit dem 01.01.2023 für alle Registrier-, PC- und Appkassen gilt. Damit werden die sukzessive verschärften Anforderungen an eine ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen des Gastgewerbes.
Wird gegen die Grundprinzipien der Kassenführung durch wesentliche formelle oder gar materielle Mängel verstoßen, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Zu Schätzungen kommt es nicht nur, weil gegebenenfalls Umsätze zu niedrig deklariert wurden. Häufig sind schon deshalb Schätzungen erforderlich, weil sich die Geschäftsvorfälle nicht nachvollziehen lassen oder nicht belastbar geprüft werden können. Neben den steuerlichen Auswirkungen durch Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, die bei ausreichender Kenntnis der Materie vermeidbar gewesen wären.
Die neue Auflage des Fachbuchs „Kassenführung in der Gastronomie“ gibt relevante Einblicke für alle Beteiligten der gesamten Branche. Darin sind Themen wie Kassen-Nachschau, Bewirtungskostenrechnungen, Einblicke in die Rechte von Prüfungsdiensten und vieles mehr enthalten.
Informationen zur Kassenführung in der Gastronomie aus erster Hand
Der Autor des Fachbuches, Gerd Achilles, ist seit fast 20 Jahren Betriebsprüfer des Landes NRW und befasst sich überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe. Unter anderem schult er Themen rund um die Kassenführung innerhalb der Oberfinanzdirektion NRW und ist zudem Gastdozent für „Risikomanagement bei Bargeschäften“ an der Bundesfinanzakademie (BFA). Außerhalb der Finanzverwaltung betätigt er sich als Autor diverser Fachbücher und Publikationen sowie als Referent für Kassenführung, Verfahrensdokumentation und Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Besonders Mandantenveranstaltungen liegen ihm am Herzen, um die Anforderungen des Gesetzgebers auch an der Basis ankommen zu lassen.
Detaillierte rechtliche Bestimmungen zur Kassenführung in der Gastronomie
Das Fachbuch führt zunächst in wichtige Begrifflichkeiten und Grundlagen rund um die Thematik Kassenführung in der Gastronomie ein. Die einführenden Kapitel widmen sich der Ordnungsmäßigkeit von Büchern und Aufzeichnungen, Grund(buch)aufzeichnungen, Kassenbuch und freiwilligen Aufzeichnungen. Auf diese Weise bauen Schank- und Speisegaststätten sowie ähnlich gelagerte Unternehmen ein Grundverständnis für das Thema Kassenführung in der Gastronomie auf. Darüber hinaus werden die Arten der Kassenführung strukturiert aufgezeigt und erläutert. Es folgt das Kapitel der steuerlichen Ordnungsvorschriften (§§ 145 – 147 AO). Zusätzlich wird auf die Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- & Vorlagepflichten bei elektronischen Aufzeichnungssystemen eingegangen. Der Tagesabschluss, die Rechtsfolgen einer fehlerhaften Kassenführung und die Kassen-Nachschau sind weitere Themen, die im Fachbuch detailliert beschrieben sind. Zum Abschluss wird der Manipulationsschutz für elektronische Aufzeichnungssysteme thematisiert.
Kassenführung in der Gastronomie, 3. Auflage
Die Prüfungsdichte in der Gastronomie ist in den letzten Jahren stetig angestiegen. Gleichzeitig räumt die Kassen-Nachschau den Finanzbehörden immer mehr Rechte ein. Erfahren Sie in diesem Fachbuch, was Prüfende der Finanzverwaltung dürfen und was nicht. Die aus der Feder des BMF stammenden FAQ und Anwendungserlasse sind ebenso berücksichtigt wie die GoBD.
Das Buch ist erhältlich im DATEV-Shop für DATEV-Mitglieder oder auch im Buchhandel bei Sack, Schweitzer online, Amazon oder Genialokal.
Mit Wissen zur Kassenführung gelassen einer Betriebsprüfung entgegensehen
Ein Hauptaugenmerk des Fachbuchs Kassenführung in der Gastronomie liegt auf dem Thema Kassen-Nachschau. Denn Prüfende dürfen Geschäftsräume inzwischen ohne vorherige Ankündigung betreten. Etwa um das Verhalten an der Kasse zu beobachten, Testkäufe durchzuführen oder auch sofort einen Zugriff auf die Einzelaufzeichnungen der elektronischen Aufzeichnungssysteme und auf die abgesicherten Daten der TSE zu nehmen.
Die Folge: Die ordnungsmäßig geführte Kasse wird zu einer zentralen Herausforderung für Betreibende von Gastronomiebetrieben, um keine nachteiligen Rechtsfolgen gegen sich gelten lassen zu müssen. Deswegen fokussiert sich das Fachbuch auch auf die korrekte Aufzeichnung von:
- Freigetränken/Happy-Hour-Zeiten,
- Verderb, Schwund und Diebstahl oder
- Trinkgeldern der Unternehmer sowie der Arbeitnehmer.
Des Weiteren erfahren Sie, was Prüfende der Finanzverwaltung dürfen und was nicht. Dabei werden die aus dem BMF stammenden FAQ und Anwendungserlasse zur Abgabenordnung ebenso berücksichtigt wie die GoBD.
Urteile der Finanzgerichtsbarkeit oder Ausführungen zu Notwendigkeit und Inhalten einer Verfahrensdokumentation runden das Werk ab. Sie machen es zum Ratgeber für typische Schank- und Speisegaststätten. Auch für ähnlich gelagerte Unternehmen (z. B. Systemgastronomie, Hotels, Gasthöfe, Diskotheken, Bars, Cafés, Imbissstuben) lassen sich die Ausführungen weitgehend analog anwenden. Mit dem Fachbuch zur Kassenführung in der Gastronomie können Sie Besuchen des Finanzamts gelassen entgegengesehen.
Leseprobe aus dem Kapitel „Manipulationsschutz für elektronische Aufzeichnungssysteme“
„Grundsätzlich gilt: Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe elektronischer oder computergestützter Kassensysteme, Registrierkassen oder Waagen mit Registrierkassenfunktion erfasst, hat ein (manipulationssicheres) Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet (§ 146a Abs. 1 Satz 1 AO). Bisherige Nichtbeanstandungsregeln des Bundes und der Länder aufgrund – auch pandemiebedingter – Lieferschwierigkeiten sind zum 31.03.2021 ausgelaufen. Gleiches gilt für eine aus Gründen des Investitionsschutzes geschaffene gesonderte Übergangsregel bis zum 31.12.2022 für bestimmte Registrierkassen, die bauartbedingt nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet werden konnten (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO).
Mithin müssen spätestens seit dem 01.01.2023 sämtliche in der Gastronomie eingesetzten Registrier- und PC-Kassen sowie Waagen mit Registrierkassenfunktion mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung versehen sein. Ohne Bedeutung ist, in wessen Eigentum sich die Aufzeichnungssysteme befinden. Auch geliehene oder geleaste Systeme fallen in den Anwendungsbereich des § 146a AO.
Mobile Endgeräte sind dahingehend zu unterscheiden, ob sie
a) ein eigenständiges Aufzeichnungssystem darstellen oder
b) als bloße Eingabehilfe zu qualifizieren sind.
Kann das Gerät offline ohne Anbindung an eine andere zentrale, die Aufzeichnungen führende Kasse betrieben werden, handelt es sich um ein selbständiges Aufzeichnungssystem, das unmittelbar an eine TSE anzubinden ist. Zu diesem Zweck sind z. B. Fiskaldrucker mit integrierter TSE erhältlich, die ggf. am Gürtel des Bedieners befestigt werden können, um Laufwege im Rahmen des Bezahlvorgangs einzusparen.
Gehen die Funktionen des Geräts dagegen nicht über die Funktionen einer „Fernbedienung“ hinaus, etwa bei Dateneingaben und -anzeigen nur in Verbindung mit dem Host, liegt ein bloßes Eingabegerät vor. Dann werden die generierten Geschäftsvorfälle unmittelbar nach ihrer Erfassung an ein mit einer TSE verbundenes Aufzeichnungssystem übergeben. Einer zusätzlichen Absicherung einer solchen Eingabehilfe mittels TSE bedarf es dann nicht (FAQ BMF).“
Quelle: Gerd Achilles, Kassenführung in der Gastronomie, 3. Auflage, 2023, Kapitel 9.1, Seite 120f.
