Die Prüfungsdichte in Restaurants, Cafés, Imbissstuben und ähnlichen Betrieben hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Gleichzeitig werden den Finanzbehörden bei der Kassen-Nachschau immer mehr Rechte eingeräumt. Darunter fallen zum Beispiel das unangekündigte Betreten der Geschäftsräume und die sofortige Einblicknahme in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten. Hinzu kommt der verpflichtende Einsatz von TSE-Kassen. Dieser gilt spätestens seit dem 1. Januar 2023 für alle Registrier-, PC- und App-Kassen. Die sukzessive Verschärfung der Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung wird damit zu einer der zentralen Herausforderungen für das Gastgewerbe.
– Die Anforderungen an die Kassenführung in der Gastronomie haben sich deutlich verschärft, insbesondere durch TSE-Pflicht und Kassen-Nachschau.
– Schon kleine Mängel können zu Schätzungen, steuerlichen Nachteilen oder sogar Strafverfahren führen.
– Das DATEV-Fachbuch erklärt rechtliche Grundlagen, Anforderungen und typische Fehlerquellen in der Gastronomiekassenführung.
– Es behandelt Themen wie Verfahrensdokumentation, Prüfungsrechte, elektronische Systeme und die neue Meldepflicht ab 2025.
– Ziel ist es, Gastronomen praxisnahes Wissen zu vermitteln, um Betriebsprüfungen rechtssicher und gelassen zu begegnen.
Werden die Grundsätze der Kassenführung durch erhebliche formelle oder gar materielle Mängel verletzt, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Schätzungen sind nicht nur erforderlich, weil Umsätze zu niedrig deklariert wurden. Häufig sind Schätzungen schon deshalb erforderlich, weil Geschäftsvorfälle nicht nachvollzogen oder nicht verlässlich geprüft werden können. Neben den steuerlichen Folgen von Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, die bei ausreichender Kenntnis der Materie vermeidbar gewesen wären.
Die Neuauflage des Fachbuchs „Kassenführung in der Gastronomie“ bietet relevante Einblicke für alle Beteiligten der gesamten Branche. Themen wie Kassen-Nachschau, Bewirtungskostenrechnungen, Einblicke in die Rechte von Prüfungsdiensten und vieles mehr gehören dazu.
Auch die seit dem 1. Januar 2020 ausgesetzte Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ist seit dem 1. Januar 2025 technisch umsetzbar. Sie wirft rechtliche sowie prozessuale Fragestellungen auf, die für die Meldung an das jeweilige Finanzamt relevant sind.
Informationen zur Kassenführung in der Gastronomie aus erster Hand
Der Autor Gerd Achilles ist seit über 20 Jahren Betriebsprüfer des Landes Nordrhein-Westfalen. Er befasst sich überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe. Unter anderem schult er Themen rund um die Kassenführung innerhalb der Oberfinanzdirektion NRW und ist zudem Gastdozent für „Risikomanagement bei Bargeschäften“ an der Bundesfinanzakademie (BFA). Außerhalb der Finanzverwaltung betätigt er sich als Autor diverser Fachbücher und Publikationen sowie als Referent für Kassenführung, Verfahrensdokumentation und Schätzung der Besteuerungsgrundlagen.
Der zweite Autor des Fachbuchs, Viktor Rebant, hat seine Tätigkeitsschwerpunkte in den Bereichen Tax CMS, compliance-konforme Gestaltung von Prozessen (u. a. IKS, GoBD, KassenG), digitale Betriebsprüfung sowie Digitalisierungs- und Transformationsberatung. Darüber hinaus berät er überwiegend in der Schnittstelle zwischen IT und Steuerrecht.
Kassenführung in der Gastronomie, 4. Auflage
Die Prüfungsdichte in der Gastronomie hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Gleichzeitig räumt die Kassen-Nachschau den Finanzbehörden immer mehr Rechte ein. Erfahren Sie in diesem Fachbuch, was Prüfende der Finanzverwaltung dürfen und was nicht. FAQ und Anwendungserlasse aus der Feder des BMF sind ebenso berücksichtigt wie die GoBD. Das Buch ist erhältlich im DATEV-Shop für DATEV-Mitglieder oder auch im Buchhandel bei Sack, Schweitzer online, Amazon oder Genialokal.
Detaillierte rechtliche Bestimmungen zur Kassenführung in der Gastronomie
Das Fachbuch führt zunächst in wichtige Begriffe und Grundlagen rund um das Thema Kassenführung in der Gastronomie ein. Die einführenden Kapitel widmen sich der Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen, den Grund(buch)aufzeichnungen, dem Kassenbuch und den freiwilligen Aufzeichnungen. Damit wird Schank- und Speisegaststätten sowie ähnlichen Betrieben ein Grundverständnis für das Thema Kassenführung in der Gastronomie vermittelt. Darüber hinaus werden die Arten der Kassenführung strukturiert dargestellt und erläutert.
Daran schließt sich das Kapitel der steuerlichen Ordnungsvorschriften (§§ 145 – 147 AO) an. Zusätzlich wird auf die Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten bei elektronischen Aufzeichnungssystemen eingegangen. Der Tagesabschluss, die Rechtsfolgen einer fehlerhaften Kassenführung und die Kassen-Nachschau sowie der Manipulationsschutz für elektronische Aufzeichnungssysteme sind weitere Themen, die in dem Fachbuch detailliert beschrieben sind.
Abschließend geht es um die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme. Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme gilt seit dem 1. Januar 2025 und kann über drei verschiedene Übermittlungswege an das Finanzamt erfolgen, die im Buch vorgestellt werden. Sie betrifft im Jahr 2025 alle Gastronomen , die ein oder mehrere Kassen(systeme) einsetzen. Insbesondere bei mehreren Betriebsstätten sind Besonderheiten im Meldeverfahren zu beachten.
Mit Wissen zur Kassenführung einer Betriebsprüfung gelassen entgegensehen
Ein Schwerpunkt des Fachbuchs Kassenführung in der Gastronomie ist das Thema Kassen-Nachschau. Denn Prüfende haben inzwischen das Recht, die Geschäftsräume unangemeldet zu betreten. Zum Beispiel, um das Verhalten an der Kasse zu beobachten, Testkäufe durchzuführen oder auch sofort auf die Einzelaufzeichnungen der elektronischen Aufzeichnungssysteme und auf die abgesicherten Daten der TSE zuzugreifen.
Die Folge: Die ordnungsgemäße Kassenführung wird zu einer zentralen Herausforderung für Betreibende von Gastronomiebetrieben, um keine nachteiligen Rechtsfolgen gegen sich in Kauf nehmen zu müssen. Aus diesem Grund konzentriert sich das Fachbuch auch auf die korrekte Aufzeichnung von:
- Freigetränken,
- Verderb, Schwund und Diebstahl oder
- Trinkgeldern.
Außerdem erfahren Sie, was Prüfende der Finanzverwaltung dürfen und was nicht. Dabei werden die FAQ und Anwendungserlasse aus dem BMF zur Abgabenordnung ebenso berücksichtigt wie die GoBD.
Urteile der Finanzgerichtsbarkeit oder Ausführungen zur Notwendigkeit und zum Inhalt einer Verfahrensdokumentation runden das Werk ab. Sie machen es zum Leitfaden für typische Schank- und Speisegaststätten. Auch für ähnlich gelagerte Unternehmen (etwa Systemgastronomie, Hotels, Gasthöfe, Diskotheken, Bars, Cafés, Imbissstuben) lassen sich die Ausführungen weitgehend sinngemäß anwenden. Mit dem Fachbuch zur Kassenführung in der Gastronomie können Sie dem Besuch des Finanzamts gelassen entgegengesehen.
Leseprobe aus dem Kapitel „Manipulationsschutz für elektronische Aufzeichnungssysteme“
„Grundsätzlich gilt: Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe elektronischer oder computergestützter Kassensysteme, Registrierkassen oder Waagen mit Registrierkassenfunktion erfasst, hat ein (manipulationssicheres) Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet (§ 146a Abs. 1 S. 1 AO).
Bisherige Nichtbeanstandungsregeln des Bundes und der Länder aufgrund – auch pandemiebedingter – Lieferschwierigkeiten sind zum 31.03.2021 ausgelaufen. Gleiches gilt für eine aus Gründen des Investitionsschutzes geschaffene gesonderte Übergangsregel bis zum 31.12.2022 für bestimmte Registrierkassen, die bauartbedingt nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet werden konnten (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO).
Mithin müssen spätestens seit dem 01.01.2023 sämtliche in der Gastronomie eingesetzten Registrier- und PC-Kassen sowie Waagen mit Registrierkassenfunktion mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung versehen sein. Ohne Bedeutung ist, in wessen Eigentum sich die Aufzeichnungssysteme befinden. Auch geliehene oder geleaste Systeme fallen in den Anwendungsbereich des § 146a AO.
Mobile Endgeräte sind dahingehend zu unterscheiden, ob sie
- a) ein eigenständiges Aufzeichnungssystem darstellen oder
- b) als bloße Eingabehilfe zu qualifizieren sind.
Kann das Gerät offline ohne Anbindung an eine andere zentrale, die Aufzeichnungen führende Kasse betrieben werden, handelt es sich um ein selbständiges Aufzeichnungssystem, das unmittelbar an eine TSE anzubinden ist. Zu diesem Zweck sind z. B. Fiskaldrucker mit integrierter TSE erhältlich, die ggf. am Gürtel des Bedieners befestigt werden können, um Laufwege im Rahmen des Bezahlvorgangs einzusparen.
Gehen die Funktionen des Geräts dagegen nicht über die Funktionen einer „Fernbedienung“ hinaus, etwa bei Dateneingaben und -anzeigen nur in Verbindung mit dem Host, liegt ein bloßes Eingabegerät vor. Dann werden die generierten Geschäftsvorfälle unmittelbar nach ihrer Erfassung an ein mit einer TSE verbundenes Aufzeichnungssystem übergeben. Einer zusätzlichen Absicherung einer solchen Eingabehilfe mittels TSE bedarf es dann nicht (FAQ BMF).
Waren- und Dienstleistungsautomaten (z. B. Zigarettenautomaten) sowie Geld- und Warenspielgeräte (z. B. Kicker, Flipper, u. a.) brauchen nach aktueller Rechtslage noch nicht durch eine TSE geschützt werden. Gleiches gilt für elektronisch geführte Ausgabenkassen, denen per Privateinlage oder Geldtransit Barbeträge zugeführt werden, um davon bestimmte Betriebsausgaben zu tätigen („Portokassen“).
Wird im gastronomischen Betrieb kein Bargeld angenommen („cashless payment“), kann auf eine TSE verzichtet werden, wenn ausschließlich mit Kredit- und Debitkarten gezahlt werden kann und das Barzahlungsmodul in der Software herstellerseitig deaktiviert ist (FAQ BMF).„
Quelle: Gerd Achilles, Kassenführung in der Gastronomie, 4. Auflage, 2025, Kapitel 9.1, Seite 144f.
