DATEV MeinFiskal unterstützt Fiskalisierung

Kaum etwas trifft den DATEV Marken-Claim Zukunft gestalten. Gemeinsam. besser als die Plattform MeinFiskal, mit der DATEV seit Oktober 2020 das Angebot im Themenkreis Kasse unter https://www.meinfiskal.de erweitert. Ziel der Plattform ist die Erweiterung des Ökosystems um starke Partner, die über diese Plattform gemeinsam mit DATEV Fiskalisierungslösungen für elektronische Kassensysteme für Unternehmen bereitstellen. Gemeinsam soll die Zusammenarbeit zwischen Mandanten, Steuerberatern, Kassenherstellern, TSE-Anbietern und der Finanzverwaltung gestaltet werden. Nach dem Motto: „Alles aus einer Hand!“ haben Unternehmerinnen und Unternehmer alles zum Thema Kasse an einem zentralen Ort.

Dabei ist der Name MeinFiskal nicht zufällig entstanden, sondern beschreibt einprägsam, worum es dabei geht. Das Wort „Fiskal“ taucht im Zusammenhang mit Kassensystemen überall auf. Als „Fiskalspeicher“ beispielsweise werden speziell gesicherte Speichereinheiten von Registrier- und Computerkassen bezeichnet, in denen die Daten so abgelegt werden, dass diese nicht mehr manipuliert werden können und von Finanzbehörden zu Prüfungszwecken, vor allem bei Außenprüfungen und Kassennachschauen, verwendet werden können.

DATEV MeinFiskal unterstützt Fiskalisierung

In Deutschland sprechen wir von einer grundsätzlichen Fiskalisierung der bargeldintensiven Betriebe und deren eingesetzten Kassensystemen. Geprägt ist die Fiskalisierung dabei durch die verbindlichen Vorgaben und Anforderungen seitens des Gesetzgebers und der Finanzbehörden. Aufgrund neuer Gesetze, Gesetzesänderungen und Verordnungen sind die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten wesentlich verschärft worden. Durch diese Änderungen ist nicht nur der Unternehmerinnen und Unternehmer, sondern auch ihre Partner, wie Steuerkanzlei, Kassenanbieter, TSE-Hersteller etc. gebunden und verpflichtet. Genau hier möchte MeinFiskal ansetzen und den Aufbau eines digitalen Ökosystems unterstützen, an dem alle Partner partizipieren.

Spätestens bis zum 30. September 2020 mussten Unternehmerinnen und Unternehmer in den meisten Bundesländern nachweislich die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verbindlich bestellt haben, damit die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 des jeweiligen Bundeslandes für sie galt. Diese, wie auch viele andere Neuerungen im Bargeldbereich, haben die Unternehmen zum Teil völlig unterschätzt. Was viele nicht wissen: Unternehmerinnen und Unternehmer befinden sich mit dem Versäumnis einer verbindlichen Bestellung im Bereich eines empfindlichen Bußgeldes. Es wird für die Aufzeichnung der Bargeschäfte ein nicht gesichertes Kassensystem eingesetzt, was bis zu 25.000 Euro kosten kann.

Um die Dimension der neuen Anforderungen zu verdeutlichen, kann man das mit dem Straßenverkehr vergleichen: Der Unternehmer führt ein für den Straßenverkehr nicht zugelassenes Fahrzeug.

Was bietet MeinFiskal dem Unternehmer?

Jeder Unternehmer ist, durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), seit dem 1. Januar 2020 verpflichtet, das Aufzeichnungssystem – sprich Kasse – mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung aufzurüsten, abzusichern und die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle mit Manipulationsschutz entsprechend durchzuführen. Damit nicht genug. Da ein elektronisches System eingesetzt wird, unterliegt die Firmenchefin oder der Firmenchef auch hier den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). In Kürze wird zudem das elektronische Anmeldeformular für Kassensysteme zur Anmeldung der Systeme verfügbar sein. Vergleichbar mit dem Straßenverkehr muss anstatt des Fahrzeugs das Kassensystem mit Seriennummer und TSE-Information bei der Finanzverwaltung angemeldet werden. Wird ein Kassensystem außer Betrieb gestellt, ist auch dies der Finanzverwaltung durch den Unternehmer mitzuteilen. Über MeinFiskal sollen innovative Mehrwertdienste entstehen, die unter anderem genau diese An- und Abmeldeprozesse einfach über die Plattform anbieten.

Gut aufbewahrt und archiviert

Herzstück der Plattform ist der Service DATEV Kassenarchiv online, bei dem es um die GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung von Fiskaldaten in der sicheren DATEV-Cloud geht. Aufzeichnungen über den Weg des Bargeldes in und aus der Kasse bilden die Basis der Fiskaldaten.

Zunächst werden durch den Aufzeichnungsvorgang an der Kasse Ursprungsdaten erzeugt, sogenannte native Kassendaten, da diese direkt im Kassensystem durch die Eingabe entstehen. Weniger abstrakt ausgedrückt: alle gekauften Artikel und alle weiteren Inhalte, die auf dem Kassenbon zu sehen sind, sind als Datensatz in der Kasse gespeichert. Wird zum Ende des Geschäftstages der Kassenabschluss durchgeführt, werden alle Einzeldaten zudem zu einem Finanzbericht beziehungsweise Tagesabschlussbericht zusammengeführt und ebenfalls auf einem Datenträger gespeichert. Parallel dazu protokolliert die TSE jeden einzelnen Vorgang, erzeugt Prüfwerte, Signaturen und Log-Files zu den nativen Kassendaten und stellt die Daten schlussendlich für den Bon-Druck bereit. Je nach System werden hierbei die Daten auf einem TSE-eigenen Speicherchip (etwa SD-Karte oder Mikro-SD) gespeichert und durch die Verschlüsselung vor Manipulationen geschützt.

Sind das die einzigen Datenspeicher, ist das gefährlich. Für die Daten aus diesem Aufzeichnungssystem ist der Unternehmer mindestens 10 Jahre aufbewahrungs- und im Prüfungsfall somit vorlagepflichtig. Das ist eine lange Zeit, in der etwa SD-Speicherkarten, USB-Sticks, externe Festplatten oder CDs kaputt gehen können. Ohnehin erfüllt die bloße Kopie der Daten auf einen anderen Datenträger nicht die gestiegenen Anforderungen an eine unveränderbare Speicherung der Daten. Speichern heißt nicht automatisch revisionssicher Archivieren.

Über Kassenhersteller-Schnittstelle in das DATEV Kassenarchiv online

Durch die enge Zusammenarbeit mit namhaften Kassenherstellern und Kassenpartnern gibt es Schnittstellen in das angesprochene Herzstück der Plattform, das DATEV Kassenarchiv online. Über diese Schnittstellen sind die Kasse(n) und das Online-Archiv miteinander verbunden und können automatisiert die Daten austauschen. Das bedeutet, dass die Unternehmerin oder der Unternehmer die Kassendaten direkt im Anschluss an den Tagesabschluss über die Schnittstelle in das Archiv übertragen kann. Dies bezieht sich sowohl auf die Einzeldaten eines jeden Geschäftsvorfalls als auch die jeweiligen Tagesabschlussberichte.

Dabei ist dies nicht bloß die zusätzliche Speicherung der Daten in einer Cloud, sondern eine echte revisionssichere Archivierung in einer zertifizierten Systemumgebung, der DATEV-Cloud. Intelligente Prüfroutinen stellen hierbei die Datenqualität der empfangenen Daten sicher. Hier alle Prüfroutinen zu benennen würde den Rahmen sprengen, aber ein paar Stichworte sollen auch hier die Vorteile verdeutlichen.

Blickt man auf die Schutzziele der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) erfolgt beispielsweise eine automatische Integritätsprüfung (Unveränderbarkeit der Daten) und Authentizitätsprüfung (Echtheit der Herkunft der Daten). Im Rahmen der Vollständigkeitsprüfungen erfolgt unter anderem die Prüfung auf Vollständigkeit aller Tagesabschlüsse (Tagesabschlussnummer) sowie auf Vollständigkeit aller Transaktionen. Darüber hinaus gibt es allein bei den Inhaltsprüfungen zusätzlich neun weitere Prüfroutinen.

DATEV MeinFiskal bietet Sicherheit durch Qualität

Diese Prüfroutinen und die sich damit ergebende Datenqualität beeinflussen auch die Qualität der weiteren Prozesse bis in die Finanzbuchführung.

Soweit ein Kassensystem zum Einsatz kommt, bei dem der Hersteller bisher noch keine Schnittstelle programmiert hat, lassen sich dennoch Daten in das DATEV Kassenarchiv online hochladen. Über einen sogenannten Dateiupload ist die Übertragung der Einzel- und Tagesabschlussdaten möglich. Das ist nicht so einfach wie eine automatisierte Übertragung über echte Programmschnittstellen, bietet aber eine Möglichkeit, die Kassendaten revisionssicher zu archivieren. Darüber hinaus lohnt es sich, den Hersteller oder Partner auf MeinFiskal hinzuweisen. Vielleicht wird die Verbindung in das Kassenarchiv online durch Ihren Anbieter bereits realisiert.

Von den Grundaufzeichnungen aus der Kasse in das Kassenbuch

Auf den ersten Blick scheinen die Anforderungen an die ordnungsmäßige Kassenführung für Unternehmer undurchdringbar zu sein. Genau hier soll die Plattform MeinFiskal durch weitere automatisierte und hochwertige Prozesse helfen und die Zusammenarbeit mit der Steuerberaterin oder dem Steuerberater vereinfachen. Alle Unternehmen, die ein Kassenbuch bisher handschriftlich führen müssen, können ein Lied davon singen. Die Erfassung der baren Ein- und Ausgaben in ein papierbasiertes Kassenbuch erscheint vielen Unternehmern als antiquiert. Auch die Erfassung dieser Ein- und Ausgaben in ein Tabellenkalkulationsprogramm aufgrund der GoBD-Vorgaben der Finanzverwaltung ist keine gute Idee. Dieses Vorgehen verstößt gegen den Grundsatz einer unveränderbaren Aufzeichnung. Denn die Inhalte in den Tabellen können jederzeit geändert, gelöscht oder verfälscht werden.

Aber es geht auch einfach. Da die Kassendaten ohnehin im Kassenarchiv online sind, lassen sich diese Daten bei Nutzung von DATEV Unternehmen online in das dortige Kassenbuch als automatisierte Vorbelegung übergeben. Weniger technisch ausgedrückt: Das Kassensystem macht über das Kassenarchiv online Vorschläge für die Eintragungen in das Kassenbuch online. Diese Vorschläge lassen sich übernehmen und am Ende des Tages im Kassenbuch online für den Tag per Knopfdruck festschreiben. Ein weiterer Baustein für die Erfüllung aller Pflichten zur Aufbewahrung von Daten und Belegen der Kasse sowie aller prüfungsrelevanter Dokumente zur Kassenführung über 10 Jahre. Wird die Buchführung als Auftragsbuchführung von der Steuerkanzlei erstellt, geht es noch weiter: Die Daten können aus DATEV Kassenbuch online direkt als Buchungsvorschläge für die Buchung des Kontos Kasse im sogenannten Hauptbuch der Finanzbuchführung zur Verfügung gestellt werden. Sprechen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater darauf an.

Die Finanzverwaltung und DATEV MeinFiskal

Durch die zuvor aufgezeigten Prozesse erfüllen Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen der ordnungsgemäßen Kassenführung. Auch im Prüfungsfall profitieren sie von einer hohen Datenqualität aufgrund automatischer Prüfroutinen. Ein automatischer gesetzlicher Nachweis der Nichtveränderbarkeit von Daten durch eine revisionssichere Archivierung erleichtert allen Beteiligten eine Kassennachschau oder Außenprüfung. Eine direkte Datenbereitstellung für die Prüferin oder den Prüfer, ohne langes Suchen, erleichtert den Ablauf der Prüfung. Mit Blick auf die einheitliche Datenschnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV-K) lassen sich die Daten für die Prüfung jederzeit exportieren. Zudem bietet MeinFiskal genügend Platz für Handbücher, Einrichtungsprotokolle, Programmieranleitungen, Zählprotokolle und die von der Finanzverwaltung geforderte Verfahrensdokumentation. So liegen alle Unterlagen im Prüfungsfall zentral an einem Ort.

Verfahrensdokumentation mit DATEV MeinFiskal

Gemeinsam haben die Gremien des Deutschen Fachverbandes für Kassen und Abrechnungssystemtechnik e.V. eine Musterverfahrensdokumentation für die ordnungsmäßige Kassenführung erstellt. Bearbeiten Sie die Vorlage gemeinsam mit der Steuerkanzlei und dem Kassensystempartner. Laden Sie diese Version dann als Ihre eigene Verfahrensdokumentation auf DATEV MeinFiskal.