Eine Verfahrensdokumentation soll so detailliert wie möglich beschreiben, wie ein Beleg über die Buchung und Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens mündet. Je transparenter diese unternehmensinternen Abläufe dargestellt sind, desto höher fällt voraussichtlich das Vertrauen in die beschriebenen Prozesse aus.
Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind die zentralen Spielregeln für die elektronische Buchführung. Sie definieren quasi eine Art Norm. Diese beschreibt, wie die Bücher und Aufzeichnungen der digitalen Finanzbuchführung in einem Unternehmen zustande kommen.
Dreh- und Angelpunkt dabei sind die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Daher sollte der Prozess bei der Belegablage beginnen, den Weg der Digitalisierung der Belege im Rahmen des Ersetzenden Scannens beschreiben, die weitere Verarbeitung des digitalen Belegs in der Finanzbuchführung beinhalten und die Ablage im revisionssicheren Archiv berücksichtigen. Abschließend ist der Umgang mit den Papierbelegen zu definieren.
Der Weg der rechnungswesenrelevanten Belege muss im Rahmen der Betriebsprüfung nachvollziehbar sein. Ist eine Verfahrensdokumentation vorhanden, schafft dies Vertrauen in die digitalen Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Werden bei der Betriebsprüfung Mängel aufgedeckt, können Zweifel entstehen. Fehlt dann auch noch für wesentliche Prozesse die Verfahrensdokumentation, kann es unter Umständen zur Verwerfung der Buchführung sowie empfindlichen Hinzuschätzungen kommen.
Fazit
Sie als Unternehmerin oder Unternehmer stehen immer in der Beweispflicht, auch wenn die Buchführung durch Dritte erbracht wird. Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater hilft Ihnen dabei, gemeinsam eine rechtskräftige Verfahrensdokumentation zu erstellen. Lassen Sie sich die Vorteile für Ihre Belegschaft nicht entgehen für einheitliche, effiziente und transparente Unternehmensabläufe.
Im Lernvideo erfahren Sie, welchen Zweck die GoBD erfüllen und welche Anforderungen Sie bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation beachten müssen.
