Unternehmen digi­ta­li­sie­ren und per iPad führen – ein Praxisbeispiel

Seit Jahrzehnten werden Prozess-Optimierer nicht müde, es zu beschwören: das papierlose Büro. Durchsetzen allerdings konnte es sich in all der Zeit nie so richtig. Wer ein Unternehmen digitalisieren möchte, muss einiges beachten. Mal hapert es an einer rechtsgültigen elektronischen Signatur, mal scheitert es an Geschäftspartnern, die noch mit Papier arbeiten. Laut eines Berichts des Verbraucher-Service Bayern steigt der Papierverbrauch sogar, aller Digitalisierung zum Trotz.

Was ist mit der Digitalisierung von Unternehmen gemeint? DATEV-Vorstandschef Prof. Dr. Robert Mayr verdeutlicht das in seinem Gastbeitrag in Markt und Mittelstand am Beispiel der elektronischen Rechnung: „Digital bedeutet in diesem Sinne nicht nur, dass Papier als Trägermedium wegfällt. Das spart zwar schon einmal Porto und reduziert Laufzeiten, aber ein durchgängig digitaler Rechnungsbearbeitungsprozess entsteht so noch nicht.“ Es sei wichtig, „die in den digitalen Prozessen schlummernden Effizienzpotenziale auch konsequent zu nutzen“. Hierzu zählen unter anderem Prüfungs- und Freigabeprozesse, die in digitaler Form einfacher werden.

Ein Paradebeispiel liefert der Karlsruher Unternehmer Mark Zimmermann. Sein Büro ist zu fast 100% papierlos und mobil. „Mittlerweile nutze ich das iPad als einziges Arbeitsgerät“, sagt er.

Digital und papierlos

Mark Zimmermann vertreibt eine Kontaktdaten-App, mit der Adressen, geschäftliche genauso wie private, sicher auf dem Smartphone gespeichert werden können. „Die App erfüllt alle Anforderungen der DS-GVO und ist gleichsam einfach bedienbar“, so der Unternehmer.

Sein Unternehmen verwaltet er per Tablet. Er sagt: „Mit dem iPad pro kann ich mein Geschäft zu jeder Zeit und an jedem Ort führen. Egal ob am heimischen Esstisch, in der Bahn oder beim Kunden vor Ort – mein Unternehmen ist immer dabei.“ Anfangs sei es durchaus gewöhnungsbedürftig gewesen, alle Arbeiten auf das iPad auszulagern. Denn manchmal war die Versuchung groß, zu einem klassischen Laptop zurückzukehren. Aber Zimmermann hat durchgehalten und sagt heute: „Es hat sich gelohnt, diesen Weg zu gehen.“

Apps unterstützen dabei, Unternehmen zu digitalisieren

Einen schnellen Produktivitätsgewinn hat der Unternehmer beim Arbeiten mit Office-Apps erzielt. E-Mail-Korrespondenz, Dokumente und Tabellen erfassen oder Präsentationen abhalten – all das ist mit dem iPad schnell und einfach möglich. Zimmermann erzählt: „Die App Keynote erlaubt mir, Präsentationen über das Internet vorzuführen. Meine Kunden können die Präsentation zur selben Zeit auf ihren eigenen Geräten verfolgen, egal, wo sie sich gerade befinden.“

Notizen, Gedanken und Gesprächsprotokolle hält der Unternehmer mit der Notizen-App fest. „Erhalte ich Belege oder Dokumente auf Papier, digitalisiere ich sie sofort über die App Scanbot. Anschließend lade ich sie mit der App DATEV Upload mobil nach DATEV Unternehmen online hoch.“ Das wäre zwar auch direkt mit Scanbot möglich, aber Mark Zimmermann bevorzugt dafür die kostenlose DATEV-App, mit der er auch Dokumente hochlädt, die bereits digital bei ihm ankommen.

Weil er mit dem iPad Anmerkungen direkt in digitale Dokumente schreiben kann, ist auch ein Hinweis wie „barverauslagt“ schnell hinzugefügt, bevor er den Beleg an DATEV Unternehmen online übergibt.

DATEV Unternehmen online hat ihm sein Steuerberater zur Verfügung gestellt. Dabei handelt es sich um eine Cloud-Lösung, über die Unternehmer und Steuerberater zusammenarbeiten. Die per DATEV Unternehmen online übermittelten Belege verarbeitet der Steuerberater fachmännisch in der Finanzbuchführung.

Ein Unternehmen zu digitalisieren führt zu mehr Transparenz –allerorten und jederzeit

Dadurch bietet DATEV Unternehmen online aber nicht nur eine elegante Möglichkeit, mit dem Steuerberater zusammenzuarbeiten. „Ich habe auch jederzeit transparenten Zugriff auf die hochgeladenen Dokumente und die dahinterstehende Buchhaltung. Das ist wichtig, gerade in einem stark mobil geführten Unternehmen“, sagt Zimmermann.

Außerdem spare er mit der DATEV-Lösung die Anschaffung eines Dokumenten-Management-Systems. Mit dem Upload seiner Dokumente habe er gleichzeitig eine revisionssichere elektronische Belegablage in der DATEV Cloud. „Das gibt mir zusätzliche Sicherheit, insbesondere in Bezug auf eine eventuelle Betriebsprüfung„, so der Unternehmer.

Mark Zimmermanns Fazit klingt entsprechend begeistert: „Lässt man sich auf die Digitalisierung ein, kann man seine Geschäftsidee entspannter weiterentwickeln und am Markt positionieren. Die Lösungen aus dem Hause DATEV in Verbindung mit meinem mobilen Arbeitsumfeld auf Basis des iPad pro geben mir Freiheit, Sicherheit und Handlungsfreiräume, die ich in der klassischen Desktop- und Notebookwelt schmerzlich vermisst habe.“