Arbeitsrecht & Soziales

Urlaub auszahlen lassen erfordert genaue Berechnung

Wollen Beschäftigte sich Ur­laub nach Kün­di­gung oder ei­ner Krank­heit aus­zah­len las­sen, muss das Un­ter­neh­men ge­nau auf die Be­rech­nung ach­ten. Außer­dem soll­te es die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter da­rauf hin­wei­sen, dass auf die­se Zah­lung na­tür­lich Steuer anfällt.

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Weihnachten steht kurz bevor – wem käme da nicht ein finanzieller Zuschlag gelegen? Viele Beschäftigte erhalten Ende November zwar Weihnachtsgeld, wenn der Tarif- oder Arbeitsvertrag dies vorsieht. Doch andere gehen leer aus – und überhaupt dürften sich über eine weitere Zahlung zum Jahresende alle freuen. Manche findigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen sich deshalb Urlaubstage aus dem Resturlaub auszahlen lassen. Darauf sollten sich Unternehmen aber nur ausnahmsweise einlassen. Urlaub ist zur Erholung gedacht, keine finanzielle Manövriermasse. §7 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) besagt: „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.“ Ansonsten sind Unternehmen gefordert, das Möglichste zu versuchen, damit Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden kann. Urlaub auszahlen lassen geht also eigentlich nur bei Kündigung und eventuell Krankheit – dafür sollte die Steuerberatungskanzlei ein Muster erstellen, in dem auch die Berechnung und die Frage der Steuer aufgeführt ist.

Kann man sich Urlaubstage generell auszahlen lassen?

Lässt sich Urlaub bei Kündigung und Krankheit auszahlen?

Wie funktioniert die Berechnung beim Auszahlen von Urlaub?

Kann man Urlaub auszahlen lassen und bei der Steuer sparen?

Grafik zeigt den Urlaubsanspruch der Deutschen in Tagen

Kann man sich Urlaubstage generell auszahlen lassen?

Grundsätzlich gilt, dass Unternehmen den Beschäftigten die Chance geben müssen, den vertraglich vereinbarten Urlaub nehmen zu können. Das Bundesurlaubsgesetz macht zudem klare Vorgaben zur Mindestzahl an Urlaubstagen, die mit den Tarif- oder Arbeitsvertrag höchstens übertroffen werden dürfen. Außerdem sind Firmenchefs und -chefinnen durch Urteile gefordert, ihre Einsatzplanung so zu gestalten, dass sich der Urlaub rechtzeitig nehmen lässt. Die Faustformel: Er ist möglichst im jeweiligen Kalenderjahr anzutreten, spätestens im ersten Quartal des Folgejahres, falls betriebliche Gründe dazu zwingen. Die Beschäftigten sind dafür quasi zur Erholung verpflichtet, um ihre Arbeitskraft – auch im Sinne des Unternehmens – zu erhalten beziehungsweise wiederherzustellen. Prinzipiell besteht für Beschäftigte kein Wahlrecht zwischen Urlaub machen und Urlaub auszahlen lassen. Sie sollen ihre freien Tage zur Erholung nehmen, so gut dies möglich ist. Dafür wiederum sollen die Unternehmen sorgen, die den Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern ihre Urlaubstage nicht quasi abkaufen können.

Urlaubstage auszahlen – stets ein Risiko für Arbeitgeber

Urlaub auszahlen geht also eigentlich nur bei Kündigung und manchmal Krankheit von Beschäftigen – oder eventuell im Todesfall als Leistung an Hinterbliebene. Dass es trotzdem zum Auszahlen von Urlaub kommen kann, weil jemand im Betrieb unverzichtbar ist, mag passieren. Es sollte aber die Ausnahme bleiben und insbesondere ein Jahr für Jahr immer weiteres Anwachsen offener Urlaubsansprüche verhindert werden. Allein schon darum, weil für die damit potenziell verbundenen künftigen finanziellen Belastungen auch Rückstellungen zu bilden sind. Und sollte die Firma tatsächlich einmal Urlaubstage wegen Resturlaub auszahlen müssen, ist es dann sinnvoll, den exakten Anspruch mit einer Berechnung der Steuerberatungskanzlei zu ermitteln statt per Rechner im Internet – zumal ja auch die Steuer für das zusätzliche Entgelt korrekt festzustellen ist.

Achtung: Die Einigung zum Auszahlen von Urlaub erfolgt auf Risiko des Arbeitgebers und funktioniert nur, wenn beide Seiten die Abmachung einhalten. Rein rechtlich ist mit der Auszahlung der Urlaubsanspruch nicht erfüllt. Beschäftigte könnten die Urlaubstage später erneut einfordern und hätten durchaus Chancen, damit vor Gericht durchzukommen.

Grafik zeigt: Viele Deutsche nehmen ihren Urlaubsanspruch an einem Stück

Lässt sich Urlaub bei Kündigung und Krankheit auszahlen?

In den weitaus meisten Fällen lassen Beschäftigte sich Urlaub bei einer Kündigung auszahlen, oft in Verbindung mit einer anhaltenden Krankheit. Wer nach langer Fehlzeit beispielsweise wegen einer krankheitsbedingten Kündigung ausscheidet, hat zwar keinen Anspruch auf Urlaubstage, die viele Jahre zurückliegen. Aber es kann doch mehr als ein Jahresurlaub zusammenkommen. Endgültig verfällt ein Anspruch auf Urlaub im Krankheitsfall nämlich erst 15 Monate nach dem Jahr, in dem er entstanden ist. Nicht genommene Urlaubstage aus 2022 etwa bei anhaltender Krankschreibung ohne die Möglichkeit, den Urlaub zu nehmen, Ende März 2024. Wer am 31. März 2024 den Betrieb verlässt, könnte sich also den Resturlaub von 2023 und den anteiligen Urlaub von 2024 auszahlen lassen. Auch während der Krankschreibung sollten Unternehmerinnen und Unternehmer die betroffenen Beschäftigten nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) präventiv ausdrücklich auf den drohenden Verfall des Urlaubs aufmerksam machen – ohne diesen Hinweis auch im Krankheitsfall bleibt der Anspruch bestehen.

Urlaub bei Kündigung nur mit klarer Regelung auszahlen

In der Regel dürften Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter sich nicht genommene Urlaubstage meistens auszahlen und so ihren Resturlaub abgelten lassen, wenn sie kurzfristig das Unternehmen verlassen. Unabhängig davon, ob es um eine Entlassung geht oder eine Kündigung durch die Beschäftigten, ist das Auszahlen von Urlaub in diesem Zusammenhang prinzipiell rechtlich klar geregelt: Wer keinen Urlaub nehmen konnte, erhält für diesen offenen Anspruch einen finanziellen Ausgleich. Gerade bei Aufhebungsverträgen ist es jedoch sehr wichtig, die Leistungen ausdrücklich festzuschreiben. Eine mögliche Freistellung sollte mit dem Resturlaub verrechnet werden. Oder eine Abfindungszahlung immer so formuliert sein, dass eindeutig daraus hervorgeht, dass mit der Abfindung auch sämtliche Urlaubsansprüche abgegolten sind. Bei schlampigen Vereinbarungen könnte sonst jemand zunächst die Abfindung kassieren und später noch eine Vergütung für nicht genommene Urlaubstage verlangen. Hier empfiehlt es sich deshalb, niemals ohne Rücksprache mit der Rechtsanwaltskanzlei eine entsprechende Vereinbarung aufzusetzen.

Grafik zeigt, dass die meisten Deutschen mit ihrem Urlaubsanspruch zufrieden sind.

Wie funktioniert die Berechnung beim Auszahlen von Urlaub?

Kommt es dazu, dass ein Unternehmen den restlichen Urlaub auszahlen muss, etwa wegen Kündigung und Krankheit, zählen die Feinheiten der Berechnung. Wer sich Urlaub auszahlen lassen will, hat oft die Vorstellung, Urlaubstage und Gehalt in einen Rechner im Internet einzugeben und schon das Ergebnis zu erhalten. Doch die Angelegenheit ist komplizierter, weshalb die Steuerberatungskanzlei zwar ein Muster zum Auszahlen von Urlaub etwa bei Krankheit liefern kann, aber stets eine individuelle Abrechnung erstellen muss. Wer Resturlaub auszahlen will, muss Gehalt, Bezugszeitraum und zusätzliche Gehaltsbestandteile berücksichtigen – sowie Steuer und Abgaben korrekt abführen. Basis zur Berechnung der finanziellen Ansprüche ist das Entgelt, das jemandem während des Urlaubs zusteht. Laut Bundesurlaubsgesetz ist der durchschnittliche Verdienst pro Werktag zu ermitteln, der in den vorangegangenen 13 Wochen zustand. Meistens ausgehend vom Zeitpunkt für das Ende des Arbeitsverhältnisses. Denn überwiegend dürften sich Beschäftigte wegen einer Kündigung Urlaub auszahlen lassen.

Resturlaub erst nach genauer Berechnung auszahlen

Die Berechnung, um Urlaub bei zehn Tagen Resturlaub sowie einer Fünf-Tage-Woche auszahlen zu können, lautet wie folgt. Ein Monatsbruttogehalt von beispielsweise 4.000 Euro ergibt 12.000 Euro für 13 Wochen, also das relevante Quartal. 12.000 Euro geteilt durch 13 Wochen ergeben 923,08 Euro Wochengehalt, geteilt durch fünf Werktage macht 184,62 Euro Tagessatz. Für zehn nicht genommene Urlaubstage, die das Unternehmen auszahlen soll, stehen der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter also 1.846,20 Euro zu. Bei Teilzeitbeschäftigten mit beispielsweise einer Drei-Tage-Woche und 2.000 Euro Monatsbruttogehalt wären 6.000 Euro durch 13 zu dividieren, der Wochensatz von 461,54 Euro aber nur durch drei Werktage, was den Tagessatz von 153,85 Euro ergibt. Wer sich Urlaub auszahlen lassen will, muss außerdem stets an die Steuer denken. Die Berechnung des finanziellen Wertes beim Resturlaub ergibt Bruttozahlungen, die als sozialversicherungspflichtiges Einkommen aus einem sogenannten sonstigen Bezug gelten. Darauf sind Steuern sowie gegebenenfalls Sozialabgaben fällig.

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Individuelle Ansprüche berücksichtigen

Beschäftigte, die sich etwa nach einer Kündigung – eventuell inklusive längerer Krankheit – Urlaub auszahlen lassen, bekommen alle Ansprüche befriedigt, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben. Beim Auszahlen von Resturlaub ist deshalb für die Berechnung zu beachten, ob in den Wert der Urlaubstage bestimmte Positionen eingehen müssen. Das könnte eine Provision sein oder ein Bonus, der jährlich ausgezahlt wird. Wer Urlaub nimmt, erhält die Vergütungsbestandteile während der Abwesenheit. Wer keinen Urlaub macht, sondern ihn auszahlen lässt, bekommt deshalb einen entsprechenden finanziellen Ausgleich. Was hier zu berücksichtigen ist, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer auf Basis des Tarif- oder Arbeitsvertrags mit Fachleuten für Arbeitsrecht klären. Auch wichtig: Zwischen der Kündigung und dem tatsächlichen Ausscheiden aus dem Unternehmen kann sich die Grundlage ändern, auf der die Berechnung beim Auszahlen von Urlaub basiert. Wer während der Kündigungsfrist zwar Urlaub nimmt, sich aber krank meldet, bekommt alle Urlaubstage aus der Phase der Krankschreibung gutgeschrieben.

Kann man Urlaub auszahlen lassen und bei der Steuer sparen?

Wer sich Urlaub wegen einer Kündigung oder Krankheit auszahlen lassen will, muss wissen, dass auch Steuer fällig wird. Nur in einem Fall könnte sich eine Entlastung ergeben: Bei nachgezahlten finanziellen Leistungen, die für einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten veranlagungszeitraumübergreifend gelten. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) sind hohe Vergütungen für über einen längeren Zeitraum angefallene Überstunden so zu besteuern, dass der Progressionseffekt gedämpft wird, ebenso wie bei manchen Abfindungen über die sogenannte Fünftelregelung. Ob das beim Auszahlen von Resturlaub klappen könnte, der über mehrere Jahre angefallen ist, muss die Steuerberaterungskanzlei beurteilen.

Mehr Informationen zur Urlaubsplanung liefert dieses Video.
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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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