Bei Betriebsfeiern auf Kosten pro Mitarbeiter und die Steuer achten

Auch wenn der Volksmund diesen Tipp gibt: Unternehmen sollten Feste nicht einfach so feiern, wie sie fallen. Rechtlich sowie gerade mit Blick auf die Steuer ist bei Betriebsfeiern manches zu beachten. Grundsätzlich sind die Ausgaben vom Unternehmen absetzbar. Bei der Lohnsteuer ist zu berücksichtigen: Arbeitgeber können für eine Betriebsfeier 110 Euro an Kosten pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin steuerfrei und ohne Sozialabgaben ausgeben. Doch schon zur Frage, für wie viele Betriebsfeiern oder andere Veranstaltungen pro Jahr welche Kosten absetzbar und wie diese zu berechnen sind, braucht es meistens den Rat der Steuerberatungskanzlei. Gegebenenfalls außerdem noch dazu, wie Feiern zu buchen sind. Fallstricke drohen auch beispielsweise bei der Umsatzsteuer. Mit Blick auf das Thema Betriebsfeiern und Steuer sollten Firmenchefs und -chefinnen deshalb bei der Planung für das gesamte Kalenderjahr genau abstecken, was jede einzelne anvisierte Feier kosten darf, um unerwartete Zahlungen für Steuern und Sozialabgaben zu vermeiden.

Betriebsfeiern: Steuerfreibetrag für Kosten pro Mitarbeiter

In vielen Unternehmen dürfte dies Jahr wieder mindestens ein Fest anstehen. Möglicherweise zu Fasching, vielleicht im Sommer oder im Advent. Betriebsfeiern erfreuen sich großer Beliebtheit. Die Ausgaben dafür sind für Unternehmen grundsätzlich absetzbar. Rund um das Thema Betriebsfeiern und Steuer gibt es aber allerhand zu klären und zu planen. Das beginnt schon bei der Frage nach den Kosten pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin, die das Unternehmen ausgeben darf – und für wie viele Feiern pro Jahr den Beschäftigten welche steuerliche Begünstigung winkt. Die Antwort: Bis zum Steuerfreibetrag von 110 Euro pro Veranstaltung einschließlich Umsatzsteuer können Ausgaben für Betriebsfeiern steuerfrei und sozialabgabenfrei für Beschäftigte bleiben, die teilnehmen. Dies gilt aber nur für zwei Betriebsfeiern oder vom Arbeitgeber organisierte Ausflüge pro Jahr. Und diese zweimal 110 Euro lassen sich nicht willkürlich aufteilen, sondern nur jeweils komplett für eine Veranstaltung nutzen. Darüber hinaus wäre als Steuervergünstigung nur eine Pauschalbesteuerung durch das Unternehmen möglich.

Die Berechnung der Kosten pro Mitarbeiter birgt Fallen

2015 hat der Gesetzgeber die damalige Freigrenze von 110 Euro bei der Lohnsteuer in den aktuellen Freibetrag gleicher Höhe umgewandelt. Daher gelten nur die Mehrkosten über den Freibetrag hinaus als geldwerter Vorteil, auf den Steuern und Sozialabgaben anfallen. Für Beschäftigte und Unternehmen hatte diese Änderung bei der Steuer für Betriebsfeiern durchaus ihr Gutes. Denn eine leichte Fehlkalkulation der Kosten pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin beim Planen von Betriebsfeiern verhindert seither nicht mehr automatisch komplett die Entlastung von Steuer und Sozialabgaben. Innerhalb des Freibetrags bleibt der geldwerte Vorteil steuerfrei.

Mit der Reform war allerdings ein Nachteil verbunden. Die Bundesregierung hat mit ihrer Gesetzesnovelle die frühere Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) ausgehebelt. Laut dieser waren bei der Berechnung nur die individuell zurechenbaren Kosten für die jeweiligen Beschäftigten zu berücksichtigen. Nach der bis 2015 geltenden höchstrichterlichen Rechtsprechung durften etwa Aufwendungen für Partner beziehungsweise Partnerinnen oder Angehörige rechnerisch außen vor bleiben. Jetzt fließen bei den Kosten von Betriebsfeiern pro Mitarbeiter in die Berechnung alle Gemeinkosten der Feier ein. Neben den Ausgaben etwa für ein Rahmenprogramm oder die Raummiete zählen dazu auch Aufwendungen für Begleitpersonen. Deshalb stellt sich in vielen Unternehmen neben der Frage, wie viele Feiern pro Jahr stattfinden können, vor allem die Frage, wie sie jeweils den begrenzten Steuerfreibetrag einhalten können. Der Freibetrag von je 110 Euro für maximal zwei Feiern oder -ausflüge pro Jahr ist – insbesondere wenn Begleitpersonen teilnehmen dürfen und hohe Gemeinkosten anfallen – mit etwas mehr Programm nämlich ruckzuck überschritten.

Selbstkosten bleiben bei der Steuer außen vor

Immerhin bleiben bei Betriebsfeiern die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers mit Blick auf die Steuer außen vor. Anteilige auf Betriebsfeiern entfallende Kosten etwa für die Lohnbuchhaltung sind keine Aufwendungen für den äußeren Rahmen und zählen daher bei den Kosten der Betriebsfeier nicht mit. Auch die anteilige Abschreibung oder Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers können Unternehmen bei der Berechnung außen vor lassen, hat das Bundesfinanzministerium klargestellt. Keinesfalls zusätzlich für Zuwendungen anlässlich von Betriebsfeiern ansetzen können Unternehmen laut BMF die reguläre Freigrenze für Zuwendungen.

Fallstricke gibt es nach wie vor bei der Umsatzsteuer

Mit Blick auf die Steuer müssen Unternehmerinnen und Unternehmer bei Betriebsfeiern in eigener Sache stets auf die Umsatzsteuer achten. Hier handelt es sich bei dem Höchstbetrag von 110 Euro nämlich weiterhin um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Anders als bei der Lohn- und Einkommensteuer. Überschreiten die Kosten pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin und auch pro Betriebsfeier diesen Betrag, entfällt der Vorsteuerabzug für die gesamten Aufwendungen also komplett. Die aufgewendete Vorsteuer für die Betriebsfeier ist dann nicht mehr absetzbar.

Betriebsfeier muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen

Damit die Betriebsfeier für das Unternehmen absetzbar ist und die Kosten pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin bei Betriebsfeiern für die Beschäftigten steuerfrei sowie sozialabgabenfrei bleiben, sind auch beim Teilnehmerkreis bestimmte Anforderungen zu erfüllen. Der Steuerfreibetrag für Betriebsfeiern greift nur unter der Voraussetzung, dass alle dem jeweils festgelegten Unternehmensbereich zugehörigen Beschäftigten teilnehmen dürfen – egal, ob die Feier für die gesamte Firma, einzelne Abteilungen oder einzelne Teams stattfindet. Die Beschränkung der Teilnahme auf eine bestimmte Hierarchieebene beispielsweise lässt sich nicht als Betriebsfeier für eine Abteilung oder Filiale umdeuten. Laden Unternehmen lediglich das Führungsteam ein, müssen sie damit auf Vorteile für Betriebsfeiern bei der Steuer verzichten. So entschied das Finanzgericht Münster.

Diese Kosten sind für Betriebsfeiern absetzbar

Für Unternehmen sind Ausgaben für eine Betriebsfeier prinzipiell unbegrenzt absetzbar – eine Ausnahme gilt nur bei der Vorsteuer aufgrund der Freigrenze. Ihre Ausgaben für Betriebsfeiern können Unternehmen bei der Steuer auch dann voll geltenden machen, wenn die Kosten pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin über dem 110-Euro-Freibetrag liegen. Die Frage, wie viele Betriebsfeiern pro Jahr stattfinden, ist hierfür auch unerheblich. Für die Beschäftigten hingegen ist es wichtig, dass die Kosten für Betriebsfeiern pro Mitarbeiter und Jahr innerhalb des Steuerfreibetrags bleiben – nur so ist der geldwerte Vorteil für sie steuerfrei. Deshalb sollten Unternehmerinnen und Unternehmer die entsprechenden Kosten sehr genau mithilfe der Steuerberaterin oder des Steuerberaters kalkulieren. Eingerechnet werden unter anderem die Ausgaben für

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
• die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten,
• Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
• Geschenke, auch die nachträgliche Überreichung der Geschenke an Beschäftigte, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung,
• Zuwendungen an Begleitpersonen von Beschäftigten,
• Barzuwendungen, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, beispielsweise für Räume, Beleuchtung oder einen Eventmanager.

Reisekosten zu Betriebsfeiern bei der Steuer meistens außen vor

Natürlich gilt: Nur für Betriebsfeiern außerhalb des Firmengebäudes fallen Reisekosten bei der Steuer ins Gewicht. Wer im Unternehmen feiert, braucht solche Ausgaben nicht bei der Berechnung für den Steuerfreibetrag zu berücksichtigen. Bei Betriebsfeiern außerhalb der eigenen Räume zählen Reisekosten allerdings bei der Berechnung der Kosten pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin für die Steuer mit. Reisekosten liegen demnach dann vor, wenn

• die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte der Beschäftigten stattfindet,
• die Anreise zur Teilnahme an der Veranstaltung dient und
• die Organisation der Anreise den Beschäftigten obliegt, sie sich also selbst darum kümmern müssen.

Unternehmen dürfen den Beschäftigten dann auch bei Betriebsfeiern die Reisekosten inklusive Verpflegungspauschale und gegebenenfalls Übernachtungskosten steuerfrei erstatten. So sieht es §3 Nr.13 oder 16 Einkommensteuergesetz (EStG) vor. Eine Ausnahme gilt für Gemeinschaftsfahrten, also etwa eine gemeinsame Busfahrt zur Betriebsfeier.

Absagen können die Kosten pro Mitarbeiter erhöhen

Sagen Beschäftigte oder ihre Angehörigen kurzfristig die Teilnahme an Betriebsfeiern ab, verteilen sich die für die Steuer der Beschäftigten relevanten Kosten nur auf die tatsächlich Anwesenden – nicht auf alle zuvor Angemeldeten. Die Kosten pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin für Betriebsfeiern können also durch Absagen ungeplant steigen. Der Bundesfinanzhof hat höchstrichterlich ein anders lautendes Urteil des Finanzgerichts Köln aufgehoben. Demzufolge hätten Unternehmen und Beschäftigte profitiert, falls weniger Personen erscheinen, als angemeldet (Az.:VIR31/18). Mit Blick auf die Kosten für Betriebsfeiern ist es deshalb ratsam, wegen des Freibetrags der Beschäftigten bei der Steuer sicherheitshalber nicht zu knapp zu kalkulieren. Sonst ist die Teilnahme an – durch unerwartete Absagen pro Kopf plötzlich zu teuren – Betriebsfeiern nicht mehr komplett steuerfrei.

Steuer der Mitarbeiter für Betriebsfeiern ist pauschalierbar

Die Steuerberatungskanzlei frühzeitig in die Planung einzubeziehen, ist beim Planen der Betriebsfeiern für das Jahr immer eine ausgezeichnete Idee. Unabhängig von der Zahl der Betriebsfeier sind die Kosten für Unternehmen stets absetzbar. Aber richten sie mehr als einmal pro Jahr eine Betriebsfeier aus, müssen sie die Kosten pro Mitarbeiter und Mitarbeiterin für die Betriebsfeiern genau kalkulieren. Deren Freibetrag gilt nämlich pro Jahr nur für jeweils zwei Betriebsfeiern oder -veranstaltungen. Die über den je 110 Euro liegenden sowie bei einer dritten oder vierten Veranstaltung anfallenden Kosten sind für Beschäftigte steuer- und sozialabgabenpflichtig – entsprechend der jeweiligen Steuerklasse. Daher ist es wichtig, den Steuerfreibetrag für jene beiden Anlässe zu nutzen, deren Kosten nahe an den 110 Euro liegen.

Für über dem Steuerfreibetrag liegende Kosten für Betriebsfeiern sowie die dritte oder vierte Veranstaltung kann das Unternehmen mit Blick auf die Steuer der Beschäftigten den geldwerten Vorteil pauschal mit 25 Prozent versteuern und dies als „sonstige betriebliche Aufwendungen“ verbuchen.

Bei Betriebsfeiern an die Abgabe für Künstler denken

Keine Steuer rund um Betriebsfeiern, sondern eine Abgabe – aber unbedingt wichtig – ist die Abgabe an die Künstlersozialkasse. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten ihre Steuerberatungskanzlei immer danach fragen, wenn sie einen Teil der Kosten ihrer Betriebsfeier für das Engagement von Künstlerinnen oder Künstlern aufwenden. Dann ist nämlich meistens die Künstlersozialabgabe zu zahlen.