Bei der Betriebsprüfung zahlt sich gute Vorbereitung aus

Rücken Finanzbeamte zur Betriebsprüfung an, macht sich bei Unternehmerinnen und Unternehmern oft Nervosität breit. Die Angst vor Steuernachforderungen ist groß. Meistens umfasst die Kontrolle einen Zeitraum von drei Jahren, die Dauer ist auf wenige Tage beschränkt. Doch treten Ungereimtheiten auf, wirkt sich das negativ auf den Ablauf der Prüfung aus. Die Kontrolleure bleiben dann länger und schauen genauer hin. Häufig finden sie etwas. Im Jahr 2019 spülten die Betriebsprüfungen der Länder ein Mehrergebnis von 15,2 Milliarden Euro in die Staatskassen. Die Steuerprüfung verliert allerdings ihren Schrecken, wenn klar ist, was geprüft wird und welche Rechte dem Fiskus laut Betriebsprüfungsordnung zustehen. Firmenchefs haben normalerweise Zeit für eine gründliche Vorbereitung, denn die Betriebsprüfung erfordert eine Ankündigung. Das Schreiben des Finanzamts gibt Auskunft über Inhalt und Ablauf der geplanten Überprüfung: Zeitraum, voraussichtliche Dauer, Ort, ins Visier geratene Steuerarten. Die Steuerkanzlei unterstützt bei der Vorbereitung der Betriebsprüfung und klärt strittige Fragen in der Schlussbesprechung.

Haus­be­such vom Fis­kus: Was ist ei­ne Betriebsprüfung?

Flattert die Prüfungsankündigung des Finanzamts ins Haus, sind gute Vorbereitung und ein kühler Kopf gefragt. Was ist eine Betriebsprüfung? Diese Frage können die meisten Betroffenen noch beantworten – und fürchten sogleich, dass der Hausbesuch des Fiskus zulasten der Firma ausgeht. Doch das muss nicht sein. Teure Überraschungen lassen sich vermeiden, wenn die in der Betriebsprüfungsordnung festgelegten Spielregeln und der Ablauf der Prüfung bekannt sind. Dazu müssen Firmenchefs wissen, welche Steuerarten die Finanzbeamten kontrollieren dürfen und wie sie vorgehen. Die verpflichtende Ankündigung klärt zumindest schon mal die Frage: Betriebsprüfung – was wird geprüft? Im Unterschied zu den gefürchteten Überraschungsbesuchen, der Lohnsteuernachschau, Umsatzsteuernachschau sowie Kassennachschau, muss sich der Fiskus zur Betriebsprüfung nämlich anmelden. Damit sind Umfang, Dauer und Zeitraum bekannt und es bleibt Zeit zur Vorbereitung. Unter dem Begriff Betriebsprüfung fasst die Finanzverwaltung Außenprüfungen der Landesbehörden sowie des Bundeszentralamts für Steuern zusammen. Steht die Kontrolle mehrerer Steuerarten an, kooperieren die Behörden.

Dauer und Zeit­raum kann bei Betriebsprüfung va­ri­ie­ren

Ob ein Anfangsverdacht zum Finanzamtsbesuch führt oder ein Unternehmen zufällig auf der Prüfungsliste steht, darüber schweigt der Fiskus Zwar legt die Betriebsprüfungsordnung fest, welche Firmen in welchem Umfang zu kontrollieren sind. Turnus, Zeitraum und Dauer der Betriebsprüfung hängen maßgeblich von der Unternehmensgröße ab. Über das Ob und Wann einer Kontrolle allerdings entscheidet letztlich der zuständige Finanzbeamte. Großunternehmen erhalten regelmäßig eine Ankündigung zur Betriebsprüfung. Kleine und mittelgroße Firmen sind im Durchschnitt nur alle zwölf Jahre dran. Die Einteilung der Größenklassen überarbeitet das Bundesfinanzministerium alle drei Jahre. Generell gilt: Je größer das Unternehmen, desto öfter findet die Steuerprüfung statt, der übliche Zeitraum umfasst drei Jahre. Ist keine Verjährung eingetreten, dürfen die Beamten aber auch weiter zurückliegende Steuerjahre prüfen. Selbst die Dauer der Betriebsprüfung variiert. Bei Kleinbetrieben reichen meist zwei Tage, plus ein Tag zur Schlussbesprechung. Bei Großunternehmen kann sich die Kontrolle trotz guter Vorbereitung über Wochen hinziehen. Eine Verlängerung droht bei Unregelmäßigkeiten.

Ankündigung der Kontrolle: Was wird ge­prüft?

Auf eine saubere Buch- und Kassenführung sowie GoBD-konforme Archivierung sollten Firmen grundsätzlich achten. Und nicht erst, nachdem sich das Finanzamt gemeldet hat. Zwar geht der Kontrolle eine Ankündigung voraus, die Prüfungsanordnung, doch bleiben bis zum Termin meist nur zwei bis vier Wochen. Ist viel aufzuarbeiten oder sind zahlreiche Unterlagen zu sortieren, wird die Zeit zur Vorbereitung der Betriebsprüfung trotz dieser Ankündigung schnell knapp. Wer eng mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin zusammenarbeitet, hat die relevanten Steuerunterlagen und elektronischen Daten aber meist schnell griffbereit. Außerdem ist dann kaum zu befürchten, dass die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung mit einer hohen Steuernachzahlung endet. Häufig nehmen sich Finanzbeamte einen bestimmten Zeitraum und eine Steuerart vor. So lässt sich die Dauer der Betriebsprüfung auf wenige Tage beschränken. In ihre Prüfungskompetenz fallen die

• Einkommensteuer,
• Körperschaftsteuer,
• Gewerbesteuer,
• Erbschaftsteuer,
• Umsatzsteuer sowie
• Lohnsteuer.

Die beiden letztgenannten Steuerarten kontrolliert der Fiskus in einer speziellen Form der Betriebsprüfung – der Umsatzsteuer-Sonderprüfung und der Lohnsteuer-Außenprüfung. Steht eine Kontrolle der Lohnsteuer an, klinken sich häufig auch die Rentenversicherungsträger in die Betriebsprüfung ein. Sie kontrollieren, ob Firmen ihre Sozialversicherungsbeiträge, Abgaben zur Künstlersozialkasse sowie Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung korrekt berechnet und bezahlt haben. Früher war für diese Form der Betriebsprüfung die Krankenkasse zuständig. Seitdem die Rentenversicherung übernommen hat, kommen die Kontrolleure öfter. Spätestens alle vier Jahre.

Ablauf der Betriebsprüfung: Die Schluss­be­sprech­ung zählt

Der Ablauf der Überprüfung ist in der Betriebsprüfungsordnung geregelt, was die Vorbereitung erleichtert. Die Kontrolle beginnt mit der Ankündigung, in der das Finanzamt angibt, wer, wann und was geprüft wird. Dauer und Zeitraum der Betriebsprüfung können Steuerpflichtige nicht beeinflussen, wohl aber den Termin. Liegen triftige Gründe vor, lässt sich die Kontrolle verschieben. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten darum Kontakt zum Finanzamt aufnehmen, falls zum angekündigten Termin ein Großauftrag abzuwickeln oder der Steuerberater verreist ist. Kommen die Kontrolleure ins Unternehmen, müssen sie sich ausweisen. Dann dürfen sie während der Dauer der Überprüfung die Geschäftsräume besichtigen sowie Firmenunterlagen und Verträge einsehen. Unternehmer sind zur Mitwirkung verpflichtet. Sie müssen Auskünfte erteilen und angefragte Buchungsunterlagen oder Belege vorlegen. Steht kein freier Raum zur Verfügung oder erledigt die Steuerkanzlei die Buchführung, kann die Betriebsprüfung auch dort stattfinden. Bei der Schlussbesprechung sollten die Steuerexperten immer dabei sein. Oftmals lassen sich strittige Fragen mit ihrer Hilfe einvernehmlich klären.

Prü­fungs­schwer­punk­te: Die Vor­lie­ben der Fi­nanz­be­am­ten

Die Prüfer des Finanzamts schauen dort genauer hin, wo häufig Fehler passieren oder Steuern verkürzt werden. Auch die Betriebsprüfung der Krankenkasse, jetzt der Rentenversicherungsträger, konzentriert sich gerne auf Sachverhalte, die erfahrungsgemäß Geld in die Kasse spülen. Kontrolleure nehmen sich meistens die Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge sowie Darlehens- und Gesellschaftsverträge vor. Finanzbeamte überprüfen die Buchungen,  Betriebsausgaben, Rückstellungen, die Bewertung der Lagerbestände sowie die Rechnungslegung. Der Ablauf der Betriebsprüfung ist vorgegeben, die Schwerpunkte setzt aber das Finanzamt. Den Beamten liegen Tabellen zur Ertrags- und Gewinnsituation sowie Kostenpositionen der einzelnen Branchen vor. Weichen die vom Unternehmen gemeldeten Zahlen deutlich von diesen Durchschnittswerten ab, folgt auf den Steuerbescheid meistens die Ankündigung zur Betriebsprüfung. Auch Fehler bei der Umsatzsteuervoranmeldung, hohe Vorsteuerbeträge, Verluste oder Umsatzschwankungen machen den Fiskus hellhörig. Die Steuerkanzlei hilft, Risiken bereits vor der Prüfung zu entschärfen, damit Firmenchefs in der Schlussbesprechung nicht in die Defensive geraten. Typische Schwerpunkte einer Steuerprüfung sind

• elektronische Rechnungen,
• die Bewertung des Anlage- und Umlaufvermögens,
• die Kontrolle der Fahrtenbücher,
• Verträge mit Angehörigen,
• Geschenke und Bewirtungskosten,
• das häusliche Arbeitzimmer,
• die Einlagen und Entnahmen des Unternehmers,
• die Gewerbesteuer beim Immobilienkauf
• sowie die Berechnung der Vermögenswerte bei Unternehmensnachfolgen.

Das Ziel: Betriebsprüfung mit gu­ter Vor­be­rei­tung meis­tern

Steht der Steuerbescheid unter dem „Vorbehalt der Nachprüfung“, könnte eine Betriebsprüfung anstehen – bei einem Verdacht folgt die Ankündigung zeitnah. Gab es Nachfragen zur Lohnsteuerabrechnung, könnte auch eine Prüfung der Krankenkasse, jetzt der Rentenversicherung, stattfinden. Unternehmer und Unternehmerinnen sollten eine Betriebsprüfung nie abwarten, sondern umgehend mit der Vorbereitung beginnen. Was ist eine Betriebsprüfung, was wird geprüft, wie gehen die Beamten vor? Diese Fragen kennen Steuerberater und Steuerberaterinnen aus dem Effeff. Sie gehen mit ihren Mandanten den Ablauf der Steuerprüfung durch und entschärfen vorher kritische Punkte. Unterstützen sie bei der Buchführung, sind alle steuerrelevanten Informationen per Knopfdruck abrufbar. Das erleichtert die Vorbereitung der Betriebsprüfung. Auch die Beamten werten die Daten elektronisch aus und lassen Auffälligkeiten in der Buchführung durch Prüfprogramme aufspüren. Kommen Auskünfte nur vom Steuerberater sowie einem firmeninternen Ansprechpartner, lassen sich die Risiken reduzieren. An der Schlussbesprechung sollte immer der Steuerexperte teilnehmen. Sein Einspruch verhindert oft überhöhte Steuernachzahlungen.