Buchführung & Bilanz

Betriebsprüfung der Renten­versicherung: Das müssen Sie wissen

Die Betriebsprüfung der Ren­ten­ver­si­cherung klärt, ob Be­schäf­tigte rich­tig an­ge­mel­det und Ver­sich­erungs­bei­trä­ge kor­rekt be­zahlt wur­den. Feh­ler wer­den teuer. Unter­neh­mer soll­ten das The­ma re­gel­mäßig mit ih­rem Steu­er­be­rater be­sprechen, um gut auf Kon­trol­len vor­be­rei­tet zu sein.

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Spätestens alle vier Jahre trifft viele Unternehmen eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung. Die Kontrolleure prüfen Lohn- und Gehaltskonten, Anstellungsverträge, Beitragsabrechnungen, Meldungen zur Sozialversicherung sowie Abrechnungsunterlagen für freie Mitarbeiter. Sie wollen herausfinden, ob ein Arbeitgeber alle geschuldeten Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung abgeführt hat. Und sie prüfen, ob die Meldungen zu den Sozialversicherungen korrekt erfolgt sind. Auch die Umlagen wegen Mutterschaft  und für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sowie das Insolvenzgeld sind Bestandteil der Betriebsprüfung der Rentenversicherung. Zudem kontrollieren die Beamten den Insolvenzschutz von Wertguthaben und ob Betriebe die Künstlersozialabgabe gezahlt haben. Meist finden die Prüfer etwas. 2018 überprüften die Rentenversicherungsträger 766.650 Unternehmen und deckten bei rund einem Viertel entweder Abrechnungsfehler oder gar Abrechnungsbetrug auf. Die Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Umlagen summierten sich auf knapp eine Milliarde Euro. Hinzu kamen Säumniszuschläge von rund 245 Millionen Euro. Ein immenses Risiko für Unternehmen – aber mit Unterstützung des Steuerberaters lassen sich teure Fehler vermeiden.

Betriebsprüfung durch Rentenversicherung trifft jeden Betrieb

Welche Prüfstelle für ein Unternehmen zuständig ist, hängt von der Betriebsnummer ab. Diese achtstellige Nummer teilt den Arbeitgebern die Bundesagentur für Arbeit zu. Entscheidend ist die letzte Ziffer. Die Deutsche Rentenversicherung Bund prüft Betriebe mit den Nummern 0 bis 4. Ihre Regionalträger kontrollieren Arbeitgeber mit den Prüfziffern 5 bis 9. Erledigt der Steuerberater die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Meldungen zur Sozialversicherung, entscheidet seine Betriebsnummer. Dann findet die Betriebsprüfung der Rentenversicherung im Büro des Beraters statt. Meist kommen die Sozialversicherungsprüfer aber in den Betrieb. Die Beamten müssen ihren Besuch ankündigen – möglichst einen Monat im Voraus, spätestens jedoch 14 Tage vor der Prüfung. Passt der Termin nicht – weil ein großer Auftrag alle Kapazitäten bindet oder der Geschäftsführer verreist ist – lässt sich eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung nach vorheriger Absprache auch verschieben. Besteht allerdings der Verdacht, dass ein Arbeitgeber Beiträge hinterzieht oder illegal Beschäftigte im Unternehmen arbeiten, rückt der Prüfdienst ohne Vorwarnung an.

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Das Kompaktwissen stellt die wichtigsten aktuellen Themen bei der Prüfung durch die deutsche Rentenversicherung dar. Behandelt werden etwa Phantomlohn und Minijobs.

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So läuft eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung ab

Kontrolleure wie Arbeitgeber haben ein Interesse daran, die Betriebsprüfung der Rentenversicherung zügig durchzuziehen. Daher sollten Firmenchefs mit ihrem Steuerberater das Vorgehen für diesen Fall möglichst genau besprechen: Denn Arbeitgeber sind zur Mitwirkung verpflichtet, sie müssen dem Prüfer umfassend Auskunft geben. Die Prüfer dürfen alle Lohn- und Gehaltsunterlagen einsehen. Für sie ist die gesamte Finanzbuchhaltung einschließlich der Aufwandskonten interessant. Auf Verlangen sind Beitragsabrechnungen, Meldungen, Verträge, Betriebsvereinbarungen, Kassenbücher und Journale vorzulegen. Kritisch prüfen die Beamten die Dienst- und Werkverträge mit Blick auf mögliche Scheinselbstständigkeit sowie Unterlagen, welche die Versicherungsfreiheit von Mitarbeitern belegen sollen. Wenn Lohnsteuerhaftungsbescheide aus einer Prüfung des Finanzamtes vorliegen, wollen die Kontrolleure sie sehen. Bei Unregelmäßigkeiten informieren sich die Behörden gegenseitig. Die Betriebsprüfer der Rentenversicherung dürfen Unterlagen kopieren und Daten speichern. Wer ein Lohnabrechnungsprogramm nutzt, das die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) erlaubt, kann der Rentenversicherung die Daten direkt übermitteln. Mancher Hausbesuch ist so überflüssig.

Unternehmer machen leicht einen teuren Abrechnungsfehler

Hohe Nachforderungen drohen, wenn eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung ergibt, dass freie Mitarbeiter scheinselbständig – also versicherungspflichtig – tätig sind. Sicherheit bringt in diesem Punkt eine Statusanfrage bei der Rentenversicherung vor Beginn der Zusammenarbeit. Auch bei der Abrechnung von Minijobbern, Midijobbern, Studenten, Praktikanten, Rentnern, mitarbeitenden Familienmitgliedern sowie geschäftsführenden Gesellschaftern passieren leicht Fehler. Wer Mitarbeiter nicht korrekt bei Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung anmeldet, den bitten die Betriebsprüfer zur Kasse. Zu diesen Themen sollten sich Firmenchefs regelmäßig mit ihrem Steuerberater austauschen. Besonders der Phantom-Lohn birgt Risiken: Sozialversicherungsbeiträge fallen nämlich auf den geschuldeten, nicht den gezahlten Lohn an. Wer den Tarif- oder Mindestlohn nicht einhält oder falsch rechnet, riskiert saftige Beitragsnachzahlungen. Abrechnungsfehler drohen auch bei Dienstwagennutzung, Gehaltsextras und Abfindungen. Vorsicht geboten ist bei Steuernachforderungen vom Finanzamt nach Lohnsteueraußenprüfungen. Auch Sozialversicherungsbeiträge sind dann meistens falsch berechnet. Unternehmer sollten sofort ihren Steuerberater einschalten und Rat beim zuständigen Rentenversicherungsträger einholen. Andernfalls drohen Säumniszuschläge bei der späteren Betriebsprüfung.

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Beitragsnachzahlungen und Säumniszuschläge sind Risiko

Teuer wird eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung insbesondere für Firmenchefs, die das Thema Sozialversicherung generell nicht ernst nehmen. Wer etwa angeblich selbständige Mitarbeiter ohne jegliches Nachdenken einfach nicht bei den Sozialversicherungen anmeldet, riskiert mehr als ein blaues Auge. Bewerten die Betriebsprüfer der Rentenversicherung beispielsweise mitarbeitende Familienmitglieder als Arbeitnehmer, summieren sich die Beitragsnachforderungen schnell auf horrende Beträge. Denn Betriebe müssen für die letzten vier Jahre nachzahlen. Wurden Beiträge vorsätzlich nicht abgeführt, tritt die Verjährung nicht nach vier, sondern nach 30 Jahren ein. Die Rechnung der Kassenkasse, die den Gesamtsozialversicherungsbetrag einzieht, fällt dann noch höher aus. Zusätzlich droht ein Strafverfahren. Was viele übersehen: Arbeitgeber schulden den gesamten Sozialversicherungsbeitrag – Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil. Sie dürfen nur die korrigierten Beiträge der letzten drei Monate vom Lohn des Mitarbeiters abziehen. Richtig teuer sind auch die Säumniszuschläge. Die Rentenversicherung berechnet für jeden angefangenen Monat einen Zuschlag von einem Prozent des ausstehenden Betrags. Die Nachzahlung ist sofort fällig.

Auf Betriebsprüfung der Rentenversicherung vorbereiten

Vorsicht ist besser als Nachsicht – das gilt auch mit Blick auf eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung Unternehmer sollten sozialversicherungsrechtliche Fragen klären, bevor die Betriebsprüfer kommen. Der Steuerberater hilft hier weiter. Auch der Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung berät Arbeitgeber und bietet Vorträge an. Haben sich die Betriebsprüfer bereits angemeldet, lassen sich strittige Punkte im Abschlussgespräch klären. Entscheidend ist, als Arbeitgeber glaubhaft darlegen zu können, dass bei Abrechnungsfehlern kein eigenes Verschulden vorliegt. Dann reicht es, die ausstehenden Beträge nachzuzahlen. Säumniszuschläge verlangen die Betriebsprüfer jedoch, wenn sie dem Betrieb grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz nachweisen können. Wie die Künstlersozialkasse funktioniert, erklärt folgendes Video.

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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