Buchführung & Bilanz

GoBD – kein Gesetz, aber mit ge­set­zes­glei­cher Be­deutung

Unterneh­men je­der Grö­ße müs­sen die GoBD be­ach­ten. Das Fi­nanz­amt ver­wirft sonst bei ei­ner Be­triebs­prü­fung wo­mög­lich auf ei­nen Schlag die ge­sam­te Buch­füh­rung als nicht ord­nungs­mä­ßig. Der Steu­er­be­ra­ter hilft, al­le An­ge­le­gen­hei­ten GoBD-kon­form zu erfüllen.

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Kein Gesetz, nur eine Verordnung – dennoch sind die GoBD als grundlegende Regelungen zur Buchführung von höchster Bedeutung. Die Antwort auf die Frage „Wer ist zur Buchführung verpflichtet?“ lautet: alle Unternehmen. Daher sollten sich Firmenchefs und -chefinnen gar nicht erst mit der Frage „Was ist GoBD?“ aufhalten. Besser, sie klären, wie GoBD-konforme Archivierung aussieht und Rechnungen GoBD-konform sind. Das „G“ in der gebräuchlichen Abkürzung „GoBD“ steht zwar für „Grundsätze“. Doch diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind ebenso ernst zu nehmen wie jedes Steuer- und Handelsgesetz. Machen sie Fehler, müssen selbst Kleinunternehmer und -unternehmerinnen bei einer Betriebsprüfung bangen, ob das Finanzamt ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwirft. Der Betriebsprüfer würde dann den Gewinn schätzen. Als Folge drohen erhebliche Nachzahlungen und Zinsen, gegebenenfalls auch Strafzahlungen. Die Einhaltung der GoBD sollte daher regelmäßig Inhalt im Gesprächsinhalt mit der Steuerberatungskanzlei sein.

Die GoBD sind nicht Gesetz – aber ebenso gültig

GoBD regeln die Darstellung geschäftlicher Sachverhalte

Nur zeitnah ist die Buchung GoBD-konform

Was heißt zeitnah konkret?

So werden Daten und Belege GoBD-konform

Nicht-Einzelaufzeichnung ist im Ausnahmefall GoBD-konform

GoBD-konforme Archivierung ist maschinell auswertbar

Nur zeitgerecht buchen ist ordnungsmäß

So sichern Unternehmen konkret GoBD-konforme Archivierung

Das gilt für GoBD-konforme Archivierung und Datenzugriff

Die Aufzeichnung macht die Archivierung GoBD-konform

Anwenderdokumentation muss Unternehmensprozesse abbilden

Die GoBD sind nicht Gesetz – aber ebenso gültig

Die GoBD sind kein Gesetz, sondern basieren auf einem Erlass, den die Bundesregierung 2014 herausgegeben und im November 2019 überarbeitet hat. Worum es geht, steckt bei den GoBD im Namen, nämlich um Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Nach denen müssen Rechnungen ebenso GoBD-konform sein, wie die Archivierung, also Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen. Und das auf Papier, wie auch in elektronischer Form. Von klein bis groß sind ja alle Unternehmen zur Buchführung verpflichtet – und damit zur Einhaltung der GoBD. Auch für Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerinnen sind GoBD-konforme Rechnungen von Bedeutung. Jegliche steuerrelevante Aufzeichnungen müssen auch bei ihnen alle Pflichtangaben enthalten, natürlich wahr und vollständig sowie unbedingt nach Jahren noch lesbar sein. Nur so ist die Archivierung GoBD-konform.

Ob auf Papier oder in elektronischer Form – Buchführung, Archivierung sowie die für die GoBD zentrale Verfahrensdokumentation müssen konform mit den Vorgaben sein. Sonst wird das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung nicht GoBD-konforme Rechnungen oder eine nicht konforme Archivierung zum Anlass nehmen, die Buchführung als unzureichend zu verwerfen. Das kann hohe Nachzahlungen und Zinsen, gegebenenfalls auch Strafzahlungen nach sich ziehen. Tipps enthält die Neuauflage des „Leitfaden GoBD“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV), der in Zusammenarbeit mit DATEV entstanden ist.

GoBD regeln die Darstellung geschäftlicher Sachverhalte

Um GoBD-konform zu sein, reicht es allerdings nicht, nur die Aufzeichnung, Archivierung sowie Verfahrensdokumentation korrekt zu gestalten. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenzugriff betreffen auch die geschäftlichen Sachverhalte selbst. Als Geschäftsvorfälle definieren die GoBD alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn beziehungsweise Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen beziehungsweise verändern. Beispielsweise, indem sie zu einer Veränderung des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals führen. All solche Dokumente, Rechnungen und jedwede Archivierung relevanter Daten sind damit von Bedeutung und müssen GoBD-konform sein. Darüber sollten Unternehmer und Unternehmerinnen – auch Kleinunternehmer oder -unternehmerinnen – mit der Steuerberatungskanzlei besprechen, damit bei einer möglichen Betriebsprüfung das Finanzamt die Buchführung als GoBD-konform einstuft.

Nur zeitnah ist die Buchung GoBD-konform

Die Antwort auf die Frage „Wer ist zur Buchführung verpflichtet?“ ist einfach: alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerinnen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat 2020 die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung mit Blick auf die GoBD-konforme Verbuchung von Geschäftsvorfällen verschärft. Seither müssen Geschäftsvorfälle zeitnah in Grundbüchern festgehalten werden – Bargeschäfte täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen. Eine periodenweise Buchung, also eine Verbuchung beispielsweise monatsweise, ist nur zulässig, wenn durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen – beispielsweise mit durchlaufender Nummerierung eingehender und ausgehender Rechnungen, durch die Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen. Außerdem müssen die Geschäftsvorfälle vollständig sein, um mit den GoBD konform zu gehen. Auch müssen Unternehmern zeitnah etwa durch Kontierung mindestens zuordnen, ob es sich um einen privaten oder betrieblichen Vorgang handelt.

Die Verfahrensdokumentation ist hierfür von Bedeutung – sie muss gemäß GoBD alle Details für außenstehende Dritte nachvollziehbar darlegen. Das hilft aber natürlich auch intern, beispielsweise um im Lauf der Zeit wechselnden Beschäftigten Einblick in diese wichtige Materie zu geben. Wie, ist wichtiger Punkt für das Gespräch mit der Steuerberatungskanzlei.

  • Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe
  • Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu einzelnen Bilanzpositionen
  • Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern, soweit diese Werte nicht schon aus der Finanz- oder Anlagenbuchhaltung ersichtlich sind
  • Belege (insbesondere Rechnungen) für Geschenke an Geschäftsfreunde und für Bewirtungsaufwendungen
  • Daten aus separaten Systemen für die Reisekostenabrechnung
Besonders wichtig ist der GoBD-konforme Umgang mit E-Rechnungen. Weitere Infos zur E-Rechnung liefert dieses Video.

Was heißt zeitnah konkret?

Die Anforderungen der GoBD als Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind streng – doch in vielen Punkten nicht konkret. Was zum Beispiel bedeutet „zeitnah“? Für den Betreiber einer Eisdiele oder eine Kioskbesitzerin oder Inhaber eines anderen Geschäfts bedeutet es laut Abgabenordnung täglich. Eine stets penibel korrekt geführte Kasse ist ohnehin Pflicht. E-Kassen müssen laut BMF bei Barzahlungen alle Einzeldaten über die Dauer der Aufbewahrungsfrist so archivieren, dass sie jederzeit maschinell auswertbar sind. Bei unbaren Geschäftsvorfällen reicht es, diese innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, hat das Bundesfinanzministerium im Schreiben vom 28.11.2019 verfügt. (Az.: IV A 4 – S 0316/19/10003:001). Innerhalb dieser Zeitspanne müssen Geschäftsleute sicherstellen, dass beispielsweise Eingangsrechnungen chronologisch, richtig, vollständig und unveränderbar erfasst und aufbewahrt werden.

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So werden Daten und Belege GoBD-konform

Unternehmen müssen alle steuerlich relevanten Daten aufbewahren, um eine GoBD-konforme Archivierung vorweisen zu können. Neben Unterlagen in Papierform zählen dazu auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass der Unternehmer die Ordnungsvorschriften umgesetzt und ihre Einhaltung überwacht hat. Für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen Unternehmen jeder Größe ab Kleinunternehmer oder Kleingewerbe alle steuerlich relevanten Daten aufbewahren, damit die Archivierung GoBD-konform ist und es bei einer Betriebsprüfung keinen Ärger mit dem Finanzamt gibt. Insbesondere die folgenden Daten gehören dazu:

Unternehmen müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Sie müssen jeden einzelnen Geschäftsvorfall berücksichtigen – dürfen aber keinen doppelt aufzeichnen, damit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoBD-konform erfüllt sind. Jede Buchung muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen. Unternehmen müssen nicht nur Betriebseinnahmen und -ausgaben verzeichnen, sondern auch jede Einlage und Entnahme. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten ihre Steuerberatungskanzlei fragen, ob es branchentypische Erleichterungen bei den GoBD gibt, wie etwa im Kleinunternehmer-Einzelhandel eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung. Von großer Bedeutung für sie sind auch Tipps für technische und organisatorische Kontrollen – hierzu machen die GoBD im Detail nur wenige und unkonkrete Vorgaben.

Nicht-Einzelaufzeichnung ist im Ausnahmefall GoBD-konform

Lückenlosigkeit ist von höchster Bedeutung, wenn es um GoBD-konforme Archivierung geht. Nur ausnahmsweise dürfen Unternehmen von ihrer Pflicht zur Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls abweichen. Eine Ausnahmeregelung aufgrund gesetzlicher Neuregelung in §146 Abs.1 Satz 1 AO (Abgabenordnung) legt fest: Die Aufzeichnung wäre nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen. Wie bereits zuvor gilt die Einzelaufzeichnungspflicht auch nicht, wenn eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Systems zum Einsatz kommt. Steuerpflichtige müssen dies im Fall der Fälle nachweisen. Wie, das sollten sie mit ihrer Steuerberatungskanzlei abklären. Allerdings gilt stets die Pflicht zur Einzelaufzeichnung, wenn der Unternehmer ein elektronisches System verwendet. Diese Regelung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung betrifft selbstverständlich auch Dienstleistungen, auch solche von Kleinunternehmer oder -unternehmerinnen.

GoBD-konforme Archivierung ist maschinell auswertbar

Damit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfüllt sind, müssen Korrektur- beziehungsweise Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein. Dies legt Randziffer 64 der GoBD seit 2020 fest. Auch muss laut Randziffer 68 die Belegsicherung nicht mehr nur durch Vergabe eines Barcodes GoBD-konform gestaltet sein. Randziffer 130 erlaubt vielmehr auch die bildliche Erfassung der Papierbelege, etwa per Smartphone. GoBD-konforme Archivierung ist damit gewährleistet. Die Aufbewahrung von „buchungsbegründenden Belegen“ wie elektronisch eingegangenen Rechnungen oder Buchungsbelegen ist GoBD-konform, wenn sie maschinell auswertbar sind. Das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit seinem vollständigen Dateninhalt erfüllt dann die Belegfunktion. Unternehmen müssen es dann mit seinem vollständigen Inhalt speichern. Diese Vorgabe ist mit Blick auf GoBD-konforme Archivierung von höchster Bedeutung. Ist sie nicht erfüllt, müssen Unternehmen beide Formate aufbewahren – also die bildliche Urschrift und den Datensatz. Was das im Detail konkret bedeutet, sollten Unternehmer und Unternehmerinnen – und auch Kleinunternehmer und Kleingewerbe – mit ihrer Steuerberatungskanzlei abklären.

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Nur zeitgerecht buchen ist ordnungsmäßig

Der Begriff „Bücher“ ist in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung GoBD weit gefasst. GoBD-konform ist demzufolge ebenso ein Papierjournal wie die Aufzeichnung und Archivierung auf Datenträgern. Bei Aufzeichnungen allein nach Steuergesetzen bestimmt sich die Zulässigkeit des angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen für die Besteuerung erfüllen. Verschärft hat das BMF mit der GoBD-Aktualisierung 2020 die Vorgaben für zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung. Hieß es in der alten Fassung der GoBD von 2014 noch, die Kasseneinnahmen und -ausgaben sollten gemäß §146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden, ist mit dem neuen Schreiben von 2020 aus der Soll-Formulierung eine Pflicht geworden, festgelegt in Randziffer 48. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin weiß, wie diese Vorgaben zu erfüllen sind und unterstützt Unternehmen dabei, bare wie unbare Tagesgeschäfte richtig zu erfassen. Die Anforderungen zu erfüllen, ist mit Blick auf die GoBD-Kontrolle durch das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau von großer Bedeutung.

So sichern Unternehmen GoBD-konforme Archivierung im Detail

Was Buchführung und Datenzugriff betrifft, sind die Inhalte der GoBD von allerhöchster Bedeutung – auch wenn sie nicht Gesetz sind. Der im Betrieb zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzten Hard- und Software müssen Unternehmen dabei detailliert Aufmerksamkeit widmen. Hierzu zählt alles, was steuerrelevante Daten und Dokumente erfassen, erzeugen, empfangen, übernehmen, verarbeiten, speichern oder übermitteln kann. Es geht hier also um Technik, die GoBD-konform sein muss – auch beim Kleinunternehmer oder der Kleinunternehmerin. Und zwar inklusive des Hauptsystems sowie aller Vor- und Nebensysteme einschließlich möglicher Schnittstellen zwischen den Systemen. Zu Vor- und Nebensystemen zählen laut GoBD insbesondere:

  • Anlagenbuchhaltung
  • Archivsystem
  • Dokumenten-Management-System
  • elektronische Waagen
  • Fakturierung
  • Finanzbuchführungssystem
  • Lohnbuchhaltungssystem
  • Materialwirtschaft
  • Taxameter
  • Warenwirtschaftssystem
  • Zahlungsverkehrssystem

Das gilt für GoBD-konforme Archivierung und Datenzugriff

Etwas umfangreicher ergänzt hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Eine GoBD-konforme Archivierung haben Unternehmen nun ausdrücklich nur vorzuweisen, wenn sie dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitstellen können. Dabei gilt laut BMF für das Fakturierungsprogramm, dass keine bildhaften Kopien der Ausgangsrechnungen gespeichert und aufbewahrt werden müssen, wenn

  • die Vorgaben für die Buchungsbelege erfüllt sind und
  • zudem jederzeit auf Anforderung ein Rechnungsdoppel generiert werden kann.
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GoBD-konforme Archivierung braucht Historisierung

Für das Rechnungsdoppel gilt laut GoBD: Die Stammdaten müssen laufend historisiert werden, etwa für Debitoren und die Warenwirtschaft. „Historisierung“ ist ein Begriff aus der Informatik. Er besagt, dass die zeitliche Entwicklung der Daten bei Speicherung in einer Datenbank festgehalten ist. Auch Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) müssen Unternehmen historisieren, damit die Archivierung GoBD-konform ist. In der Verfahrensdokumentation – diese ist ein essenziell wichtiger Bestandteil der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – muss ersichtlich sein, welche AGB bei der Erstellung der Originalrechnung galten. Auch das Originallayout des verwendeten Geschäftsbogens muss als Muster gespeichert und jede Änderung historisiert werden. Unternehmen müssen laut GoBD im Detail dokumentieren, welches Format bei Erstellung der Originalrechnung Verwendung gefunden hat. Auch die Daten des Fakturierungsprogramms müssen Unternehmen in maschinell auswertbarer Form und unveränderbar aufbewahren, damit es bei einer Betriebsprüfung keinen Ärger mit dem Finanzamt wegen missachteter GoBD gibt. Die Steuerberatungskanzlei hilft bei den Details.

Die Aufzeichnung macht die Archivierung GoBD-konform

Die GoBD geben vor, wie Unternehmen Geschäftsvorfälle einem Betriebsprüfer transparent und nachvollziehbar machen müssen. Um die Grundsätze für ordnungsmäßige Buchführung und Archivierung zu erfüllen, müssen Unternehmen neben gesetzlichen Vorgaben beispielsweise des Umsatzsteuergesetzes auch Vorgaben für Aufzeichnung oder Aufbewahrungsfristen einhalten. Auch für Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerinnen ist GoBD-konforme Archivierung von Bedeutung.

Dabei gilt: Eine Aufzeichnung umfasst laut GoBD „alle dauerhaft verkörperten Erklärungen“ über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien mit Schriftersatzfunktion, beispielsweise Datenträger. Sie umfasst Darstellungen in Worten, Zahlen, Symbolen und Grafiken. Wenn Unternehmen Aufzeichnungen nach verschiedenen Vorschriften in einer einzigen Aufzeichnung zusammenfassen, muss diese den unterschiedlichen Zwecken genügen. So muss beispielsweise eine Eingangsrechnung die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten. Aufzeichnungen wiederum finden ihren Eingang in Bücher. Der Begriff ist funktional gemeint. Er umfasst Handelsbücher von Kaufleuten, die darin gemäß der §§238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) ihre Handelsgeschäfte sowie Vermögenslage ersichtlich machen. Und die entsprechenden Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen der Nichtkaufleute. Bücher sind in diesem Sinne ein gebundenes Buch, eine Loseblattsammlung oder ein Datenträger.

GoBD-konform ist alles nur mit Verfahrensdokumentation

GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass diese nicht nur revisionssicher sein muss, sondern auch dank Verfahrensdokumentation für außenstehende Dritte leicht nachvollziehbar. Ist sie das nicht, besteht das Risiko, dass das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung die Buchführung komplett als nicht GoBD-konform verwirft. Unternehmer und Unternehmerinnen – und ausdrücklich auch Kleinunternehmer oder Inhaber und Inhaberinnen von Kleingewerbe – sollten sich vom Steuerberater deshalb ausführlich in Sachen GoBD-konforme Buchführung und Archivierung unterweisen lassen. Und natürlich die Vorgaben dann penibel einhalten.

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Fehlende Verfahrensdokumentation: schwerwiegender Mangel

Erst Abrechnung und Archivierung, dann der Leitfaden. Das Motto klingt einleuchtend – und für Steuerzwecke überraschend einfach. Doch damit Archivierung und Buchführung GoBD-konform sind, muss die – rechtlich unabdingbare – Verfahrensdokumentation auch tatsächlich existieren. Das hat sich in den vergangenen Jahren für viele Firmenchefs und -chefinnen als Herausforderung erwiesen – nicht nur für Kleinunternehmer. Die Verfahrensdokumentation dient gemäß GoBD dem Finanzamt dazu, sich in einer Betriebsprüfung leichter in den Aufzeichnungen des Unternehmers zurechtzufinden. Wenn die Verfahrensdokumentation fehlt oder der Prüfer sie als ungenügend und damit nicht GoBD-konform einstuft, kann dies einen schwerwiegenden Mangel darstellen. Dieser Mangel berechtigt den Betriebsprüfer, die Buchführung zu verwerfen – weil nicht den Grundsätzen für ordnungsmäßige Archivierung gemäß GoBD entsprechend. Dies kann eine Zuschätzung auf den Gewinn nach sich ziehen.

Ganz klar: Die Buchführung muss nachprüfbar und für außenstehende Dritte nachvollziehbar sein, sonst ist sie nicht GoBD-konform. Wie ein Unternehmen diese Vorgabe erfüllt, hängt vom Einzelfall ab und ist mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin zu klären. In jedem Fall – also auch beim Kleinunternehmer oder Kleingewerbe – muss die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD die Prozesse der elektronischen Buchführung und Archivierung sowie damit verbundener Systeme im Detail und für Dritte nachvollziehbar erläutern.

Zur Verfahrensdokumentation gehört die Gebrauchsanweisung

Die von den GoBD vorgeschriebene Verfahrensdokumentation muss eine detaillierte Anwenderdokumentation enthalten, die alle Prozessschritte detailliert und verständlich erklärt. Nur mit einer solchen Gebrauchsanweisung macht sie Buchführung und Archivierung unbeteiligten Dritten nachvollziehbar und ist damit GoBD-konform. Eine Verfahrensdokumentation ohne Dokumentation der unternehmenseigenen Systeme und Datenablagen würde bei einer Betriebsprüfung für Ärger mit dem Finanzamt sorgen. Zugänglich machen muss die Anleitung alles Nötige: Die Art der aufgezeichneten Geschäftsvorfälle über die Aufzeichnung der Daten bis zu deren revisionssicherer Archivierung sind gemäß GoBD von Bedeutung. Enthalten sein müssen Angaben zu technischen Details, damit die Verfahrensdokumentation und damit Buchführung und Archivierung GoBD-konform sind. Nicht fehlen dürfen in der Verfahrensdokumentation auch Spezifikationen zu der im Unternehmen verwendeten Hard- und Software.

Unternehmen müssen auch alte Systeme weiter dokumentieren

Die Verfahrensdokumentation muss für den Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt gemäß GoBD über einen ausreichend langen Zeitraum hinweg Angaben auch zu Altsystemen enthalten. Hat ein Wechsel stattgefunden, müssen Unternehmen für den gesamten steuerlich relevanten Zeitraum auch verwendete Datenträger und Backup-Systeme nachvollziehbar machen. Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse eines für die Buchführung genutzten EDV-Verfahrens müssen sich vollständig und schlüssig aus der Verfahrensdokumentation ablesen lassen. Das betrifft selbst Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen, die nur so GoBD-konform agieren, und gilt selbstverständlich auch über einen oder mehrere Systemwechsel hinweg. Ein Buchführungssystem kann also steuerlich längst abgeschrieben und technisch ausrangiert sein – bleibt aber weiterhin GoBD-relevant. Unternehmer und Unternehmerinnen sollten daher auch Updates und Umrüstungen mit ihrer Steuerberatungskanzlei besprechen. Daran zu denken ist mit Blick auf eine GoBD-konforme Archivierung und Buchführung von Bedeutung.

Anwenderdokumentation muss Unternehmensprozesse abbilden

Die gemäß GoBD nötige Verfahrensdokumentation und Gebrauchsanweisung muss auch das betriebliche Umfeld, die Branche sowie relevante Kennzahlen aus technischer und organisatorischer Sicht umfassen. Der konkrete Inhalt der Verfahrensdokumentation hängt stark von den Prozessen im Unternehmen ab – daher gibt es auch keine allgemeingültigen Muster für GoBD-konforme Archivierung. Unternehmer sollten die Dokumentation sehr eng mit ihrem Steuerberater abstimmen und aktualisieren. Auch der oder die Steuerpflichtige muss in der Verfahrensdokumentation gemäß GoBD zwingend genannt sein, also Vorstand beziehungsweise Geschäftsführer oder Geschäftsführerin. Er oder sie ist gegenüber dem Finanzamt verantwortlich, dass Buchführung und Archivierung sowie alle eingesetzten Verfahren GoBD-konform sind. Die Verfahrensdokumentation muss den oder die Steuerverantwortliche daher auch nennen, wenn Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben ganz oder teilweise an Dritte ausgelagert sind, etwa die Steuerberatungskanzlei.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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