Steuern & Abgaben

Verzicht auf Klein­unternehmer­regelung kann sich lohnen

Die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung ist bei Grün­dern und Ne­ben­er­werbs­selb­stän­di­gen be­liebt – aber ein Ver­zicht darauf kann sich für Klein­un­ter­neh­mer loh­nen. Oft rech­net es sich, trotz Ein­nah­men un­ter der Um­satz­steu­er­gren­ze die Um­satz­steu­er­pflicht auf sich zu nehmen.

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Kleinunternehmerregelung – das hat nichts mit Kleingewerbe zu tun. Gemeint ist vielmehr wirtschaftliches Handeln im geringen Umfang mit Blick auf das Umsatzsteuerrecht. Die Kleinunternehmerregelung erlaubt es Unternehmerinnen und Unternehmern, sich von der Pflicht zur Ausweisung der Umsatzsteuer befreien zu lassen. Das geht, wenn ein dann sogenannter Kleinunternehmer unter der maßgeblichen Umsatzgrenze bleibt. Die Grenze, bis zu der man bei der Umsatzsteuer als Kleinunternehmer gelten kann, liegt seit 2020 bei jährlich 22.000 Euro. Die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) erspart einigen bürokratischen Aufwand und manche Pflichten. Beliebt ist sie vor allem bei jenen, die ihre selbständige Tätigkeit erst aufnehmen. Oder sie neben einem Studium beziehungsweise einer Angestellten- oder Beamtentätigkeit ausüben. Besonders reizvoll ist die Kleinunternehmerregelung für Selbständige mit vielen Privatkunden. Natürlich gibt es bei der Befreiung als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer oder der Umstellung auf die Kleinunternehmerregelung einiges zu beachten. Deshalb sollten Interessenten vor einer Entscheidung eingehend ihren Steuerberater konsultieren.

Darum geht es bei der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung ist keine Steuerbefreiungsvorschrift im engeren Sinne, auch wenn umgangssprachlich von der Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer die Rede ist. Vielmehr werden Kleinunternehmer aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG von der Erhebung der Umsatzsteuer ausgenommen. Nach dem Beantragen der Kleinunternehmerregelung behandelt der Fiskus einen Kleinunternehmer mit Einnahmen unter der Umsatzgrenze wie einen Nichtunternehmer. Deshalb darf er gemäß der Kleinunternehmerregelung eine Rechnung ohne Ausweis der Mehrwertsteuer beziehungsweise Umsatzsteuer schreiben. Er schuldet dem Fiskus also keine Umsatzsteuer. Umgekehrt kann er damit aber – im Gegensatz zu regulär besteuerten Unternehmern – aus den Eingangsrechnungen auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Kleinunternehmer muss unter Um­satz­gren­ze bleiben

Die Kleinunternehmerregelung kann jeder Unternehmer beantragen – nicht nur mit Kleingewerbe ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer möglich. Auch Freiberuflern und anderen Selbständigen steht diese Alternative offen. Die Voraussetzung: Der Bruttoumsatz lag im Vorjahr unter 22.000 Euro und übersteigt im laufenden Jahr nicht 50.000 Euro. Wer diese Kriterien erfüllt, kann als Kleinunternehmer in den Genuss der de facto Umsatzsteuerbefreiung kommen. Gründer fordert das Finanzamt auf, die Kleinunternehmerregelung durch Ankreuzen in einem Formular zu beanspruchen oder den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer zu erklären. Zu der Berechnung des erwarteten Bruttoumsatzes sollten Unternehmer unbedingt Rücksprache mit dem Steuerberater halten.

Die Umsatzgrenze ist bei der Kleinunternehmerregelung an die Person des Unternehmers gekoppelt und gilt insgesamt für alle Tätigkeiten, die er oder sie ausübt. Niemand kann also für unterschiedliche berufliche Aktivitäten mehrmals parallel quasi jeweils eine separate Kleinunternehmerregelung anmelden. Auch wer schon in einer selbständigen hauptberuflichen Tätigkeit umsatzsteuerpflichtig ist, kann die Regelung bei geringen Umsätzen aus einer weiteren Tätigkeit nicht für sich in Anspruch nehmen. Sämtliche umsatzsteuerpflichtige Einnahmen aller Betriebe eines Unternehmers werden stets zusammen in einer einzigen Umsatzsteuererklärung erfasst – auch wenn der Selbständige mehrere Formulare EÜR ausfüllen muss.

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Umsatzgrenze für Kleinunternehmer kann variieren

Wichtig zu wissen: Beginnt eine Unternehmerin oder ein Unternehmer mitten im Jahr mit der selbständigen Tätigkeit, ist der voraussichtliche Umsatz monatsgenau oder taggenau zu kalkulieren. Wer etwa erst im Mai startet, ist im laufenden Kalenderjahr acht Monate unternehmerisch aktiv. Die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer betrüge damit lediglich 14.666 Euro – also 22.000 Euro geteilt durch zwölf Monate mal acht Monate. Hat das Unternehmen in diesem Zeitraum beispielsweise 15.000 Euro Umsatz vereinnahmt, dürfte das Finanzamt dem Anmelden der Kleinunternehmerregelung nicht zustimmen. Denn linear auf das volle Jahr hochgerechnet, läge der Gesamtumsatz dann bei 22.500 Euro. Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, sollten Selbständige die Umsatzplanung und ihren Wunsch nach Beantragen der Kleinunternehmerregelung darum rechtzeitig sowie vor allem detailliert und auch vorausschauend mit ihrem Steuerberater besprechen.

Die Kleinunternehmerregelung muss man be­antragen

Entgegen einem häufigen Missverständnis greift die Kleinunternehmerregelung nicht automatisch. Der Umsatz unterhalb der Umsatzgrenze für Kleinunternehmer ist nur eine Voraussetzung. Das Finanzamt fordert Gründer per Fragebogen auf, die Kleinunternehmerregelung zu beantragen oder darauf zu verzichten. Bereits länger aktive Selbständige müssen sich immer selbst kümmern, falls das Thema für sie interessant wird. Automatisch erlöschen ihre umsatzsteuerlichen Pflichten nämlich nicht. Denn per se umsatzsteuerbefreit sind ausschließlich entsprechend eingestufte Einkünfte – etwa für im medizinischen oder therapeutischen Bereich erbrachte Leistungen. Von dieser ausdrücklichen Umsatzsteuerbefreiung abgesehen, ist auf alle Umsätze die gesetzliche Umsatzsteuer zum jeweils geltenden Mehrwertsteuersatz fällig. Rasch stehen daher Mediziner und andere eigentlich umsatzsteuerbefreite Freiberufler vor der Wahl, sich aus eigenem Antrieb für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden zu müssen. Dafür reichen schon geringe zusätzliche umsatzsteuerpflichtige Umsätze, etwa aus Vorträgen oder Fachartikeln. Auch das sollten diese Selbständigen stets im Auge behalten und gegebenenfalls mit Steuerberaterin oder Steuerberater besprechen – und zwar vor der Rechnungsstellung.

Kleinunternehmerregelung bringt etwas Er­leichterung

Freiberufler, die sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, sollten beachten: Seit 2017 bringt das bei der Einkommensteuererklärung keine Erleichterungen mehr bei der Einkommensbesteuerung. Unternehmer müssen seither trotz Kleinunternehmerregelung ihren Gewinn anhand der Anlage EÜR dem Finanzamt erklären. Mit dieser Gesetzesänderung bringt die Kleinunternehmerregelung einem Selbständigen mit Einnahmen unter der Umsatzgrenze für Kleinunternehmer also weniger Vorteile als früher. Eine Umsatzsteuer-ID brauchen Kleinunternehmer zwar weiterhin nicht. Die zu beantragen, hat aber einen anderen großen Vorteil. Aus Sicherheitsgründen sollte die Umsatzsteuer-ID – nicht die vom Finanzamt zur Veranlagung vergebene Steuernummer – die Nummer für Öffentlichkeit oder Rechnungen sein. Unternehmer, die grenzüberschreitend tätig sind, brauchen die Nummer zwar nicht – können aber dank unterschiedlicher Steuersätze finanzielle Vorteile daraus ziehen.

Bei Privatkun­den ist die Kleinunternehmerregelung von Vorteil

Ob sich die Kleinunternehmerregelung rechnet, lässt sich grundsätzlich mit einer einfachen Faustregel beantworten. Lohnen kann sie sich, wenn die Kunden überwiegend Privatleute sind. Denn Verbraucher können – anders als Geschäftskunden – in einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer beziehungsweise Mehrwertsteuer nicht per Vorsteuerabzug selbst steuermindernd geltend machen. Ohne Kleinunternehmerregelung weist der Auftragnehmer auf der Rechnung pflichtgemäß den geltenden Umsatzsteuersatz aus. Dies verteuert sein Angebot für den Privatkunden quasi um den anzuwendenden Umsatzsteuersatz. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung profitieren dann beide davon, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Der Unternehmer kann einen niedrigeren Preis anbieten und damit preissensible Kunden gewinnen, die so sparen. Unternehmer sollten allerdings bedenken, dass gute Geschäfte schnell zum Überschreiten der Umsatzgrenze von 22.000 Euro führen. Dann greift im Folgejahr die Regelbesteuerung, und die Umsatzsteuer ist auszuweisen. Das wiederum bedeutet praktisch eine Preiserhöhung auf einen Schlag um den anzuwendenden Umsatzsteuersatz. Langfristig kann es sich also rächen, wegen des Preisvorteils die Ausnahmeregelung zu nutzen.

Im B2B-Geschäft bringt die Kleinunternehmerregelung wenig

Unternehmerinnen und Unternehmer, die überwiegend für Geschäftskunden tätig sind, müssen mit Blick auf die Kleinunternehmerregelung anders rechnen. Ihre Auftraggeber sind ja selbst Unternehmer und können daher in der Regel die gezahlte Umsatzsteuer mit der von ihnen ausgewiesenen Umsatzsteuer verrechnen. Für sie wird die Umsatzsteuer somit zum durchlaufenden Posten und das eingekaufte Produkt oder die genutzte Dienstleistung nicht teurer. Wer in diesem Zusammenhang auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichtet, macht sein Angebot also nicht günstiger. Aber durch die Kleinunternehmerregelung nimmt er sich die Möglichkeit, von ihm gezahlte Vorsteuer auf betrieblich angeschaffte Wirtschaftsgüter anzusetzen. Der Ausweis von Umsatzsteuer auch bei Umsätzen unter der Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Jahr kann sich daher lohnen. Auch über den Imagenachteil sollten Unternehmer nachdenken. Fehlende Umsatzsteuerangaben auf Rechnungen erwecken schnell den Eindruck, der Anbieter sei kein echter Profi. Wer als Unternehmer von Firmenkunden ernstgenommen werden will, sollte mit Beginn der Selbständigkeit die Umsatzsteuer ausweisen.

Kleinunternehmer muss Um­satz­grenze stets im Blick haben

Unternehmer, die sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, müssen regelmäßig prüfen, ob sie die Voraussetzung erfüllen. Selbständige, die im abgelaufenen Jahr die Umsatzgrenze von 22.000 Euro übertroffen haben oder im laufenden Jahr mehr als 50.000 Euro Umsatz erwarten, unterliegen automatisch der Regelbesteuerung. Wichtig: Unternehmer müssen reagieren, sobald sich abzeichnet, dass sie die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer überschreiten. Spätestens bevor die erste Rechnung des neuen Geschäftsjahres rausgeht, muss der Vorjahresumsatz und damit die Anwendbarkeit der Kleinunternehmerreglung bekannt sein. Wer weiter eine Rechnung gemäß Kleinunternehmerregelung stellt, obwohl er die Voraussetzungen nicht länger erfüllt, schuldet dem Finanzamt die Umsatzsteuer trotzdem. Der Fiskus verlangt den Betrag rückwirkend aus den eingegangenen Zahlungen – und der Unternehmer zahlt ihn dann aus eigener Tasche. Nur selten ergibt sich die Chance, die Umsatzsteuer bei Geschäftskunden noch nachträglich in Rechnung stellen zu können. Das ist lediglich in engen Grenzen – und bei Privatkunden gar nicht – möglich sowie für alle Beteiligten sehr aufwändig.

Kleinunternehmer ist an freiwilligen Verzicht gebunden

Unternehmer, die trotz niedriger Einkünfte auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, sind für fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Unternehmer sollten also ausführlich mit dem Steuerberater abwägen. Mit dem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung weisen sie unabhängig von der Umsatzgrenze regulär den anzuwenden Umsatzsteuersatz auf ihren Rechnungen aus. Dem Fiskus müssen sie dann als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer in der Regel monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung schicken. Zudem ist natürlich zusätzlich zur Einkommensteuererklärung für das abgelaufene Geschäftsjahr eine Umsatzsteuererklärung fällig.

Der Verzicht bringt Vor­tei­le bei der Umsatzsteuer

Unternehmerinnen und Unternehmer, die sich trotz niedriger Einkünfte für den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer entscheiden, dürfen den für ihre Berufsgruppe geltenden pauschalen Vorsteuerabzug beanspruchen. Dieser kann bis zu 12,5 Prozent vom Umsatz betragen. Wer Rechnungen über 20.000 Euro zuzüglich Umsatzsteuer stellt, müsste bei einem Satz von 19 Prozent also Umsatzsteuer in Höhe von 3.800 Euro ans Finanzamt weiterleiten. Natürlich abzüglich der auf die eigenen Betriebsausgaben anfallenden Vorsteuer. Bei einem Pauschalierungssatz von zehn Prozent ließen sich hier 2.000 Euro als selbst gezahlte Umsatzsteuer ansetzen. Wer tatsächlich weniger Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen bezahlt hat, behält damit durch die Pauschalierung unter dem Strich einen Teil der Umsatzsteuer. Das gilt es mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin genau zu besprechen, auch mit Blick auf die Investitionsplanung über mehrere Jahre hinweg. Wer bewusst in manchen Jahren viel investiert und in anderen gar nicht, kann erheblich von der Pauschalierung profitieren.

Ohne Kleinunternehmerregelung Um­satz­steu­er­ter­mi­ne einhalten

Selbständige, die sich für den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer entscheiden, haben natürlich nicht nur Rechte und Vorzüge. Sie müssen auch die pünktliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und alle damit verbundenen Pflichten unbedingt ernst nehmen. Geschuldete Umsatzsteuer muss zehn Tage nach Ende des Zeitraums, für den die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt, bei der Finanzkasse sein. Also etwa am 10. April für das erste Quartal des Jahres oder am 10. Februar für den Januar. Bei jeder Verspätung droht Ärger. Schon die Überziehung um einen Tag führt zum Säumniszuschlag. Auch beim noch so kleinen Handwerksbetrieb, Kleingewerbetreibenden oder der Lehrkraft. Zudem droht bei einer verspäteten Voranmeldung – und insbesondere bei Schätzungen wegen fehlender Umsatzsteuervoranmeldungen – Ärger mit der Bußgeld- und Strafsachenstelle. Diese Stelle erhält stets zeitnah Informationen über Anhaltspunkte für vorsätzliche oder leichtfertige Steuerverkürzung durch unrichtige, unvollständige oder unterlassene Angaben gegenüber der Finanzbehörde. Und eine verspätete Umsatzsteuervoranmeldung ist in diesem Sinne eine Steuerhinterziehung auf Zeit.

Ausgenommen von den terminlichen Pflichten rund um die Umsatzsteuer sind nur reguläre Verspätungen im Rahmen einer Dauerfristverlängerung. Wer eine Dauerfristverlängerung beantragt, kann – vereinfacht gesagt – die Umsatzsteuervoranmeldung einen Monat später abgeben. Aber das ist ein anderes Thema. Und auch das sollten Unternehmer natürlich detailliert mit dem Steuerberater besprechen.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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