Das gilt für den Privatanteil einer Geschäftsreise

Das Aufteilungsverbot dürfte den meisten Unternehmerinnen und Unternehmern geläufig sein. Danach schließt selbst ein nur geringer privater Nutzungsanteil bei vielen Ausgaben den Steuerabzug als betriebliche Aufwendungen oder Werbungskosten ganz aus. Für Geschäftsreisen aber hat der Bundesfinanzhof (BFH) das Aufteilungsverbot bereits vor einiger Zeit per höchstrichterlichem Beschluss gekippt. Anders als zuvor lange lassen sich seither beispielsweise die Anreisekosten auch bei einer Geschäftsreise mit Privatanteil anteilig steuermindernd geltend machen. Allerdings ist mit dem Privatanteil der Geschäftsreise bei der Reisekostenabrechnung besonders genau umzugehen, damit es keinen Ärger mit dem Finanzamt gibt. Darüber sollten die Verantwortlichen für die Lohnbuchführung mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin sprechen sowie zudem die Beschäftigten detailliert informieren, welche Regeln für die Abrechnung gelten.

Geschäftsreise mit an­ge­häng­tem Ur­laub ist möglich

Finden Kundentermine oder wichtige Messen in weit entfernten, schönen Gegenden statt, ist der Wunsch nach einer privat veranlassten Reiseverlängerung naheliegend. Dann hängen Selbstständige oder Angestellte gerne einige Tage für einen Kurzurlaub an den betrieblichen notwendigen Aufenthalt, falls dafür Zeit bleibt. Bis vor ein paar Jahren hätte ein solcher Privatanteil dafür gesorgt, dass die steuerliche Abzugsfähigkeit für die komplette Reise entfällt. Nur einige direkt und ausschließlich geschäftlich verursachte Kosten wären vom Finanzamt akzeptiert worden. Dann aber entschied der Bundesfinanzhof in einem Beschluss grundlegend anders. Seither dürfen Steuerzahler und Steuerzahlerinnen auch die Kosten für gemischt – also beruflich und privat – veranlasste Reisen in ihrer Steuererklärung ansetzen. Zwar hatte im konkreten Fall ein angestellter IT-Experte mit dem Fiskus gestritten. Die von den obersten Finanzrichtern festgelegten rechtlichen Leitlinien gelten längst auch für Selbstständige.

BFH: Geschäftsreise darf steu­er­lich auf­ge­teilt werden

Im entschiedenen Fall hatte der Computerexperte eine IT-Fachmesse in Las Vegas besucht. Die berufliche Veranlassung der Reise war unstrittig. Doch das Finanzamt wollte die Kosten für das Flugticket nicht als Werbungskosten akzeptieren. Es ließ nur den Abzug der Kosten für die Messe-Eintrittskarten gelten. Der Grund: An seinen viertägigen, beruflich veranlassten Aufenthalt hatte der Mann drei private Urlaubstage angehängt. Er legte Einspruch gegen den Steuerbescheid ein und zog mit seinem Anliegen vors Finanzgericht. Die höchste Instanz entschied schließlich zu seinen Gunsten – und kippte das zuvor auch für Geschäftsreisen strenge Aufteilungsverbot. Der BFH gestattete es, neben den klar beruflich bedingten Messekosten anteilig auch den Rest der Reisekosten als Werbungskosten geltend zu machen. Gemindert um den Privatanteil der Geschäftsreise waren das – den beruflichen und privaten Anteilen entsprechend – also vier Siebtel.

Privatanteil der Geschäftsreise muss klar zu tren­nen sein

Seit dieser Entscheidung können Geschäfts- und Dienstreisende die Kosten für eine Geschäftsreise mit Privatanteil teilweise steuerlich geltend machen. Voraussetzung für den Steuerabzug ist zunächst, dass sie dem Finanzamt die betriebliche Veranlassung der Reise glaubhaft machen. Außerdem müssen der private und der geschäftliche Anteil der Reise klar voneinander zu trennen sein. Das geht etwa nach der Zahl der Tage, wie in dem vom BFH entschiedenen Fall. Nur so lässt sich der Privatanteil sauber herausrechnen und der rein betriebliche Anteil der Kosten ansetzen. Dies ist die Bedingung, die der Bundesfinanzhof für den Steuerabzug damals festgelegt hat. Abgesehen davon gelten weiter die BFH-Beschlüsse zu Reisekosten und gemischten Aufwendungen, wie das Bundesfinanzministerium ausdrücklich bekräftigt hat.

Geschäftsreise mit Privatanteil ist an­tei­lig an­zusetzen

Rein betrieblich bedingte Aufwendungen, etwa für einen Messestand, Messe-Eintrittskarten oder eine Tagungsgebühr, zählen nach wie vor voll als Betriebsausgaben. Das gilt auch für eine Geschäftsreise mit Privatanteil. Gemischt veranlasste Kosten, beispielsweise für ein Flug- oder Bahnticket, können Unternehmerinnen und Unternehmer dagegen nur in Höhe des betrieblich bedingten Anteils steuerlich geltend machen. Selbstverständlich sollten sie während der gesamten Zeit darauf achten, geschäftliche Kosten vom Firmenkonto und mit der Firmenkreditkarte zu begleichen. Private Ausgaben sollten sie dagegen privat bezahlen, das sorgt bei der Abrechnung für zusätzliche Klarheit. Die Kosten für gemischt veranlasste Aufwendungen wie ein Flug- oder Bahnticket oder auch gefahrene Kilometer sind dann in der Steuererklärung entsprechend dem ermittelten betrieblichen Anteil anzusetzen. Der errechneten prozentualen Quote entsprechend.

Den Privatanteil der Geschäftsreise gut do­ku­mentieren

Auf jeder Geschäftsreise mit Privatanteil sollten Selbstständige die Kosten sauber trennen. Bei den Tickets für die Anreise geht das natürlich nicht – diese Kosten lassen sich aus genau diesem Grund anteilig als Betriebsausgaben geltend machen. Aber beispielsweise vom Hotel sollten sie sich nach Ende der betrieblichen Dauer des Aufenthalts eine Teilrechnung ausstellen lassen. Dadurch ist nicht nur die Trennung zwischen beruflich und privat einfacher. Oft sind Unterkünfte während der Messetage auch teurer als am darauffolgenden Wochenende, das sich jemand privat gönnt. Bei getrennten Rechnungen muss der Fiskus nicht nachforschen, ob die betrieblich veranlassten Übernachtungen wirklich überproportional teurer waren, als die privaten.

Zu unterschiedlichen Übernachtungspreisen kann auch führen, dass Buchungsportale den Reisenden als Bonus einen Rabatt für zusätzlich angehängte Tage gewähren. Im Zweifel sollten Unternehmer und Unternehmerinnen mit der Steuerberatungskanzlei klären, wie sie diese Kosten in der Abrechnung am besten handhaben. Eine saubere Trennung erleichtert zudem den steuerlichen Umgang mit den ohnehin komplizierten umsatzsteuerlichen Spezialfällen von Hotelrechnungen, weil diese dann nicht auch noch in Geschäfts- und Privatanteil gesplittet werden müssen.

Ist Warten während der Geschäftsreise dann privat?

Für die Geschäftsreise mit Privatanteil müssen Selbstständige mehr Aufwand für Dokumentation und Buchführung betreiben, als wenn sie rein geschäftlich unterwegs wären. Vor der Reise sollten sie mit der Steuerberatungskanzlei klären, was wie zu dokumentieren und zu belegen ist, beispielsweise durch Visitenkarten potenzieller Kunden oder Aufzeichnung betrieblicher Aktivitäten vor Ort. Sie sollten sich zudem vom Steuerberater oder der Steuerberaterin vorher dazu briefen lassen, ob manche Ausgaben näher zu begründen sind. So lässt sich die Erfassung auf Reisen zeitnah und korrekt erledigen, etwa per App. Bei der Geschäftsreise mit Privatanteil stellt sich zuweilen die Frage, wie mit Wartezeiten umzugehen ist. Sollte das relevant sein, lässt sich vorab mit der Steuerberatungskanzlei klären, was beispielsweise gilt, wenn eine größere Zahl potenzieller Kunden oder Lieferanten im Ausland besucht wird und dabei gehäuft ein halber oder ganzer Tag Leerlauf zwischen Terminen liegt, bevor offiziell der geschäftliche Teil der Reise endet und der angehängte private Urlaub beginnt.

Zu groß darf der Privatanteil der Geschäftsreise nicht sein

Nicht entscheidend ist für den Steuerabzug einer Geschäftsreise mit Privatanteil, dass der betrieblich veranlasste Zeitanteil größer ist als der Privatanteil. Es darf auch anders herum sein – ist also kein Problem, nach beispielsweise fünf Tagen Kongress noch zehn oder zwölf Tage Privataufenthalt anzuhängen. Nur unter zehn Prozent darf der geschäftliche Anteil der Reise nicht liegen. Besuchen Unternehmerinnen oder Unternehmer also beispielsweise während eines 14-tägigen Urlaubs ein eintägiges Fachseminar, werden sie nicht mehr als die reinen Seminarkosten steuerlich geltend machen können. Die Verpflegungspauschale können sie ansetzen, sofern sie an dem Tag mehr als acht Stunden geschäftlich unterwegs waren. Ansetzen können sie auch zusätzliche Fahrtkosten von der Unterkunft zum Seminarort, also etwa das Nahverkehrsticket oder die gefahrenen Kilometer mit einem privaten Mietwagen vor Ort. Kosten für Flugtickets für die Anreise bleiben aber in dem Fall außen vor. Dafür lässt sich nicht einmal ein klar auszurechnender betrieblicher Anteil ansetzen, weil dafür zu geringfügig .

Manche Kosten für Geschäftsreisen kippt der Fiskus weiter

Schwierig ist nach wie vor der steuerliche Abzug einer Geschäftsreise mit Privatanteil, wenn sich die Anteile zu sehr mischen. Problematisch wäre etwa, dass die Familie mit zu einer betrieblich veranlassten Fortbildung reist. Obwohl die Fortbildung selbst in diesem Fall klar geschäftlich bedingt ist, könnte das Finanzamt einen anteiligen Betriebsausgabenabzug kippen, weil sich nicht mehr genau errechnen lässt, wie stark der Privatanteil hier ins Gewicht fällt. Um das zu vermeiden, sollten Unternehmer und Unternehmerinnen vorher bei Fachleuten fragen, wie sie für ausreichend klare Verhältnisse sorgen können. Erklären sollte der Steuerberater oder die Steuerberaterin auch, wie in der Buchführung die Kosten für Geschäftsreisen mit klar abgetrenntem Privatanteil zu verbuchen sind, der höher als 50 Prozent liegt – also den geschäftlichen Anteil überwiegt.

Geschäftsreisen des Personals sind stets dienstlich veranlasst

Bei ihren Beschäftigten haben es Unternehmen mit dem Abzug der Betriebsausgaben für die Geschäftsreise mit Privatanteil dann wieder leichter. Schicken sie Angestellte auf eine Geschäftsreise und hängen diese ein paar Tage Privaturlaub an, kann das Unternehmen selbst die Kosten etwa für Flugtickets voll als Betriebsausgaben ansetzen – schließlich erfolgte die Reise des Personals auf die Weisung von Vorgesetzten und war damit rein betrieblich veranlasst. Unternehmer und Unternehmerinnen sollten dann allerdings mit der Steuerberatungskanzlei klären, was in diesem Fall für den geldwerten Vorteil gilt, der in der Lohnabrechnung für den Privatanteil der Beschäftigten bei der Lohnsteuer zu berücksichtigen ist. Auch hier ist das Finanzamz bekanntlich heikel. Und natürlich gilt auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Private Kosten sind privat.