Steuern & Abgaben

Wer Gutes tut, sollte auch an Spendenquittungen denken

För­dern Un­ter­neh­mer das Ge­mein­wohl, ist ih­re Zu­wen­dung steu­er­lich ab­set­zbar, wenn sie sich ei­ne Spen­den­quit­tung aus­stel­len las­sen. Die Be­güns­tig­ten sol­lten das amt­liche Mus­ter nut­zen und die Spen­den­quit­tung rich­tig aus­fül­len, da­mit der Fis­kus den Nach­weis ak­zep­tiert.

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Tue Gutes, rede darüber – und lass Dir eine Spendenquittung ausstellen. Gerade in der Advents- und Weihnachtszeit unterstützen viele Betriebe soziale Projekte, Hilfsorganisationen oder Vereine. Vier von fünf Unternehmen spendeten in den vergangenen Jahren – jedes zweite sogar regelmäßig. Laut Umfragen beliefen sich allein die Geldspenden auf rund 9,5 Milliarden Euro. Ein Drittel der Firmen überlässt gemeinnützigen Einrichtungen zudem regelmäßig eine Sachspende wie Laptops, Möbel oder Spielsachen. Auch private Spender zeigten sich vor Corona großzügig: 5,1 Milliarden Euro waren es im vergangenen Jahr, so der Deutsche Spendenrat. Damit sich die Zuwendung steuerlich absetzen lässt, braucht es aber eine Spendenquittung. Zwar müssen Unternehmer und Selbständige diese nicht mehr automatisch mit ihrer Ein­kommens­steuer­erklärung einreichen. Doch bei einer Prüfung kann das Finanzamt die Vorlage der Spendenquittung verlangen. Steuerberater empfehlen gemeinnützigen Vereinen daher, dass sie für Spendenquittungen das amtliche Formular beziehungsweise Muster verwenden und richtig ausfüllen. Bei Spenden bis 200 Euro reicht der Kontoauszug als Nachweis.

Bei Geld- und Sachspende an Spendenquittungen den­ken

Spendenaufrufe flattern häufig mit der Weihnachtspost ins Haus. Denn gerade in der besinnlichen Zeit unterstützen viele Menschen soziale Einrichtungen oder Hilfsprojekte.  Spender sollten sich aber immer eine Spendenquittung ausstellen lassen – notfalls auch rückwirkend. Dies gilt für Geld- und Sachspenden gleichermaßen. So lässt sich die Zuwendung noch für das abgelaufene Jahr von der Steuer absetzen. Zudem bekommen Spender eine gewisse Sicherheit, dass ihr Geld nicht in falsche Hände gerät. Denn nur gemeinnützige Vereine und Einrichtungen dürfen Spendenquittungen ausstellen. Das Finanzamt prüft die Gemeinnützigkeit und erteilt einen Freistellungsbescheid, wenn die Gelder einem guten Zweck dienen. Der Fiskus schaut sich jedoch nicht an, wie Organisationen wirtschaften oder welche Aufsichts- und Kontrollmechanismen greifen. Wer sichergehen möchte, dass seine Spende nur bei einer seriösen Hilfsorganisation landet, sollte daher die DZI-Datenbank nutzen. Das Deutsche Zentralinstitut für soziale Fragen fungiert als eine Art Spenden-TÜV. Es prüft nach wirtschaftlichen, rechtlichen sowie ethischen Kriterien und vergibt ein Spendensiegel.

Zum Ab­set­zen gel­ten Voraus­set­zungen beim Em­pfän­ger

Wer Gutes tut, zahlt weniger Steuern. Unternehmer, die sich eine Spendenquittung ausstellen lassen, können den Betrag von der Einkommenssteuer absetzen. Diese Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster ist zwar nicht mit der Steuererklärung einzureichen, doch das Finanzamt kann die Vorlage jederzeit verlangen. Firmenchefs sollten daher besser gleich danach fragen. Zwar können Empfänger auch rückwirkend eine Spendenquittung ausstellen, doch wer die Spende absetzen will, sollte damit nicht zu lange warten. Bestandskräftige Bescheide ändert das Finanzamt nicht mehr – schon gar nicht, wenn die Spendenbescheinigung erst danach ausgestellt wurde (13K4515/10F). Aufwendungen für einen guten Zweck senken überdies nur dann die Steuerlast, wenn sie uneigennützig sind. Sie dürfen nicht von einer Gegenleistung abhängen. Bei Geld- und Sachspenden müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Die Organisation dient gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken.
  • Zuwendungen müssen freiwillig und uneigennützig sein. Eine Gegenleistung – wie beim Sponsoring – ist nicht zu erbringen.
  • Der Spender darf in keiner wirtschaftlichen Beziehung zum Empfänger der Geld- oder Sachspende stehen.

Jährlich akzeptiert das Finanzamt per Spendenquittung nachgewiesene Zuwendungen bis zu einer Höchstgrenze von

  • 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte oder
  • 4 Promille des Jahresumsatzes zuzüglich der Löhne und Gehälter.

Spenden Firmenchefs mehr, können sie den Restbetrag als Spendenvortrag im nächsten Jahr steuerlich absetzen.

Steuer­be­gün­sti­gung hängt von der Rechts­form des Be­triebs ab

 Wer Steuern sparen will, muss auf Nachfrage Belege einreichen. Zuwendungsbestätigungen sollten Unternehmer daher immer mindestens ein Jahr lang aufheben. Auch müssen Vereine und Hilfsorganisationen die Spendenquittung richtig ausfüllen und unterschreiben, damit sie gültig ist. Bei kleinen Beträgen reicht auch der Kontoauszug. Unterstützen Unternehmen mit ihrer Geld- oder Sachspende örtliche Vereine oder soziale Projekte, sind einige Besonderheiten zu beachten. Denn je nach Rechtsform behandelt das Finanzamt die Spenden unterschiedlich. Nur bei Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG lassen sich per Spendenbescheinigung nachgewiesene Aufwendungen als Betriebsausgaben vom Gewinn abziehen. Bei Einzelunternehmen, Personengesellschaften sowie auch Selbständigen ist dieser Betriebsausgabenabzug nicht möglich. Das Finanzamt ordnet Spenden den Privatausgaben zu. Liegt eine Spendenquittung vor, lassen sich die Ausgaben dennoch absetzen. Unternehmer und Gesellschafter können sie als Sonderausgaben in ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Daher verbuchen Einzelunternehmen und Personengesellschaften eine Spende als Entnahme, um sie den Gesellschaftern anteilig zuzuordnen. Dies gilt für Geldspenden ebenso wie Sachspenden.

Spendenquittungen richtig ausfüllen: Der Son­der­fall Sachspende

Viele Betriebe spenden Waren oder Güter aus dem Anlagevermögen. Da sich Spenden bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften nicht auf den Gewinn auswirken dürfen, ist eine Sachspende als Entnahme zu buchen. Das Finanzamt akzeptiert dann den Buchwert auf der Spendenquittung, sofern die Firma das Gut sofort für steuerbegünstigte Zwecke spendet. Diese Entnahme unterliegt allerdings der Umsatzsteuer. Das Tückische daran: Die Steuer basiert auf dem Wiederbeschaffungswert, der bei einem Verkauf erzielt würde. Spenden Ein­zel­unter­nehmen etwa einen abgeschriebenen Laptop, ist nicht der Buchwert von einem Euro maßgeblich. Die Umsatzsteuer berechnet sich auf Grundlage des höheren Wieder­be­schaffungs­werts – beispielsweise 150 Euro. Beim normalen Umsatzsteuersatz wären das 28,50 Euro. Die Umsatzsteuer dürfen Einzelunternehmer nicht als Betriebsausgabe, sondern nur als Sonderausgabe steuerlich absetzen. Damit Empfänger die Spendenquittung richtig ausfüllen können, müssen Unternehmen einen Nachweis über den Wert der Sachspende liefern. In der Spendenbescheinigung ist nämlich der Gesamtbetrag – Buchwert plus Umsatzsteuer – anzugeben.

Spendenquittungen sam­meln und Ge­wer­be­steuern spa­ren

Ein weiterer Sonderfall bei Spenden aus dem Betriebsvermögen: Bei Vorlage einer Spenden­quittung berücksichtigt das Finanzamt die Aufwendungen bei der Gewerbesteuer. Dies gilt aber nur für Einzelunternehmen und Personengesellschaften, denn diese können Spenden nicht – wie Kapitalgesellschaften – als Betriebsausgaben absetzen. Sie dürfen dafür per Spendenquittung nachgewiesene Geld- und Sachspenden in der Gewerbesteuererklärung geltend machen. Das Finanzamt kürzt den Gewerbeertrag in Höhe der Aufwendungen. Entsprechend sinkt auch die zu zahlende Gewerbesteuer. Hier ist der Steuerabzug ebenfalls an Bedingungen geknüpft:

  • Die Spenden oder Mitgliedsbeiträge fördern steuerbegünstigte Zwecke (§9 Nr.5 GewStG). Spenden an politische Parteien führen nicht zur Kürzung des Gewerbeertrags.
  • Geld- oder Sachspenden müssen aus den Mitteln des Gewerbebetriebs stammen.
  • Leisten Unternehmer die Spende aus ihrem Privatvermögen, lassen sich die Aufwendungen nicht in der Gewerbesteuererklärung ansetzen.
  • Bei einer sofortigen Spende, unmittelbar nach der Entnahme aus dem Betriebsvermögen, gewährt das Finanzamt den Vorteil bei der Gewerbesteuer.

Spendenquittung ausstellen und da­bei Pflicht­an­ga­ben be­ach­ten

Damit das Finanzamt ihre Spendenquittungen durchwinkt, sollten Vereine und Hilfs­orga­nisationen das amtliche Formular verwenden. Muster-Bestätigungen über Sachspenden und Geldzuweisungen stellt die Finanzverwaltung online zur Verfügung.  Damit die Begünstigten die Spendenquittung richtig ausfüllen, sollten sie sich genau an die Vorlage halten. Diese enthält Freiräume für alle erforderlichen Pflichtangaben:

  • Name, Vorname und Adresse des Spenders (bei Unternehmensspenden ist der Firmensitz anzugeben)
  • Datum der Spende
  • Betrag der Geldspende (in Ziffern und Buchstaben) beziehungsweise Wert der Sachspende
  • Als Nachweis der Gemeinnützigkeit: Datum und Aktenzeichnen des Freistellungsbescheids des zuständigen Finanzamts
  • Bestätigung, dass Spenden ausschließlich dem steuerbegünstigten Zweck zufließen
  • Unterschrift und Stempel des Spendenempfängers

Wollen Unternehmer eine Sachspende von der Steuer absetzen, verlangt das Finanzamt grundsätzlich eine Zuwendungsbestätigung. Diese muss genaue Angaben zum gespendeten Gegenstand enthalten, wie Alter, Zustand und Wert. Ist die Ware neu, ist der Verkaufspreis anzusetzen. Spenden Unternehmen abgeschriebene Gegenstände aus ihrem Betriebsvermögen, sollten sie einen Nachweis über den Wert erbringen. Dann kann der Empfänger die Spendenquittung richtig ausfüllen.

Bis 200 Euro reicht Kon­to­aus­zug statt Spendenquittung

Ohne Nachweis winkt der Fiskus selten Spenden durch. Besonders bei hohen Beträgen prüft das Finanzamt gerne genauer und verlangt die Vorlage der Spendenquittungen. Doch ab welcher Summe brauchen Unternehmer zwingend eine Spendenbescheinigung als Beleg? Die einfache Antwort: Für alle Geldspenden über 200 Euro sowie Sachspenden sollten sich Firmenchefs eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichen Muster ausstellen lassen. Natürlich nur, wenn sie die Aufwendungen von der Steuer absetzen wollen. Eine Vereinfachung gilt lediglich bei finanziellen Zuwendungen bis 200 Euro. Statt der Vorlage der Spendenquittung akzeptiert das Finanzamt hier den Kontoauszug oder den Einzahlungsbeleg. Darauf müssen Name, Kontonummer, der Tag der Buchung sowie der Spendenbetrag vermerkt sein. Darüber hinaus ist ein Beleg des Empfängers nötig, aus dem der steuerbegünstigte Zweck hervorgeht. Eine weitere Ausnahme gilt für Spenden in Katastrophenfällen. Überweisen Betriebe ihre Spende innerhalb eines – vom Finanzamt festgelegten – Zeitraums auf ein Sonderkonto, reicht der Kontoauszug als Nachweis. Diese Spende darf die 200-Euro-Grenze auch übersteigen.

International hel­fen: Trotz Spendenquittung kein Steuer­ab­zug

Komplizierter liegt der Fall, wenn Spenden ins Ausland fließen. Während das Finanzamt die Spendenquittungen beziehungsweise den Kontoauszug inländischer Organisationen als Nachweis akzeptiert, macht es bei Auslandsspenden meistens Probleme. Wer international hilft, kann trotz Spendenquittung die Aufwendung häufig nicht steuerlich absetzen. Spenden an gemeinnützige Vereine oder Stiftungen außerhalb von EU und EWR berücksichtigt der Fiskus nicht. Geld- und Sachspenden an Organisationen mit Sitz in einem EU-Staat sind zwar abzugsfähig, die Hürden dafür liegen jedoch hoch. Spender müssen nämlich nachweisen, dass der Empfänger auch nach deutschem Recht gemeinnützig, mildtätig oder religiös tätig ist. Die Spendenquittung der international tätigen Organisation genügt für den Spendenabzug in Deutschland nicht. Das Finanzamt verlangt zusätzlich folgende Unterlagen:

  • Tätigkeitsbericht / Jahresbericht
  • Satzung (gemeinnütziger Zweck)
  • Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben
  • Kassenbericht
  • Vorstandsprotokolle

In der Praxis sind diese Dokumente schwer zu beschaffen. Unternehmer können sich Aufwand und Ärger sparen, indem sie an die deutsche Niederlassung einer ausländischen Hilfsorganisation spenden. So lässt sich die Zuwendung immer steuerlich absetzen.

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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