Organisation & Management

Dienstwagenregelung für alle Firmenwagen festlegen

Das Auto zur Privatnutzung auf Firmenkosten ist ein Gehaltsbestandteil. Widerrufen lässt sich dieses Privileg nur auf klarer vertraglicher Basis. Dafür sollte der Anwalt eine Dienstwagenregelung formulieren.

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Meinen ersten Firmenwagen als Angestellter bekam ich auf kuriose Weise. Der Chef des kleinen Verlags, bei dem ich arbeitete, warf einen Audi-Prospekt auf den Schreibtisch und sagte: „Du wolltest doch immer schon ein Cabrio“. Er hatte gerade einen Leasing-Rahmenvertrag mit dem lokalen VAG-Händler ausgehandelt und wollte gleich ein paar Bestellungen ins Rollen bringen. Kein Wort über Dienstwagenregelung zur Fahrzeugnutzung oder Versteuerung. Ich habe den Wagen selbstverständlich im Ausland bewegt, andere ans Steuer gelassen und den geldwerten Vorteil nach der Ein-Prozent-Methode versteuert. Deutlich organisierter ging mein nächster Arbeitgeber die Sache an – ebenfalls klein, aber offenbar anwaltlich gut beraten. Zusätzlich zum Anstellungsvertrag gab es eine Vereinbarung zur Nutzung des Dienstwagens mit Anmerkungen zu allen wesentlichen Punkten – von der Erlaubnis, das Auto für Privatfahrten einsetzen und den Partner fahren lassen zu dürfen, über die Festschreibung der Ein-Prozent-Methode bis zur Klausel, der Wagen sei bei längerer Krankheit oder Freistellung abzugeben.

Private Dienstwagen-Nutzung ist nicht leicht zu widerrufen

So sorgfältig hätte auch ein Firmenchef sein sollen, der versuchte, einem Mitarbeiter mit Verweis auf die wirtschaftliche Entwicklung des Betriebs den Firmenwagen zu entziehen. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen sprach dem Beschäftigten – basierend auf der Ein-Prozent-Methode – für jeden Monat, den er einen auch zur privaten Nutzung überlassenen Audi Q5 nicht fahren durfte, 400 Euro Schadenersatz zu. Zwar stand im Arbeitsvertrag die Klausel, ein Widerruf der Fahrzeugnutzung sei  „aufgrund der wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens“ zulässig. Das war den Richtern aber zu schwammig – es bleibe unklar, ob rückläufige Umsätze, geringere Gewinne, nicht erreichte Ziele oder Verluste gemeint seien. Die Dienstwagennutzung sei eine Hauptleistungspflicht aus dem Arbeitsvertrag. Deshalb bedürfe ein Widerrufsvorbehalt einer näheren Beschreibung des Widerrufsgrundes, wobei die Interessen des Arbeitnehmers zu berücksichtigen seien. Damit bestätigten die Richter das Prinzip, dass ein als Gehaltsbestandteil und auch zur Privatnutzung zur Verfügung gestellter Firmenwagen nur mit gutem Grund und gegen einen finanziellen Ausgleich entzogen werden kann.

Anwalt und Steuerberater sollten klare Regeln aufstellen

Wer einen Mitarbeiter per Firmenwagen motivieren will, sollte dies mit Anwalt und Steuerberater besprechen, um genaue Regeln aufzustellen. Der Steuerberater kann prüfen, wie die Fahrzeugkosten sich auf den Betrieb auswirken. Und er kann dem Begünstigten erklären, was eine Versteuerung nach Ein-Prozent-Methode oder auf Basis eines Fahrtenbuchs für ihn bedeutet. Weniger aufwändig ist für die Buchhaltung die Ein-Prozent-Methode, sie kann auch eine Bedingung für die Bewilligung des Firmenwagens sein. Mit dem Steuerberater sollte zudem geklärt werden, in welchem finanziellen Korridor sich der Wert der Fahrzeugs bewegen darf und ob der Nutzer sich eventuell an den laufenden Kosten beteiligen muss.

Eine Dienstwagenregelung schafft mehr Rechtssicherheit

Genauso wichtig sind die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Nutzung eines Dienstwagens. Am besten formuliert der Anwalt eine Dienstwagenregelung, die dann – punktuell individualisiert – als Ergänzung zum Arbeitsvertrag genutzt werden kann, sobald jemand einen Dienstwagen erhält. Wesentliche Aspekte sind:
Fahrzeug: Wie teuer darf der Wagen höchstens sein, sind nur bestimmte Marken erlaubt?
Nutzung: Steht das Fahrzeug nur für den dienstlichen Einsatz bereit, oder sind auch private Fahrten erlaubt?
Umfang: Wenn eine Privatnutzung erlaubt ist: Gibt es eine maximale Kilometerzahl oder Begrenzung der privaten Nutzung im Ausland?
Fahrer: Wer darf neben dem Mitarbeiter noch ans Steuer, beispielsweise der Partner oder die Kinder?
Kosten: Soll sich der Mitarbeiter in einem bestimmten Umfang an den laufenden Ausgaben beteiligen. Und wie ist das dann mit der Ein-Prozent-Methode zu verrechnen?

Wartung: Der Fahrer sollte verpflichtet sein, Pflege und Instandhaltung gemäß Scheckheft zu gewährleisten und an den TÜV zu denken.
Schäden: Bietet es sich an, eine Haftung des Arbeitnehmers für Schäden bei dienstlich veranlassten oder privaten Fahrten festzuschreiben, etwa für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit?
Führerschein: In der Dienstwagenregelung ist noch einmal ausdrücklich festzuhalten, dass das Fahrzeug nur mit gültiger Fahrerlaubnis bewegt werden darf. Und zu prüfen, ob der Begünstigte wirklich einen Führerschein hat.
Widerruf: Welche Gründe rechtfertigen es, dass der Unternehmer die Herausgabe des Wagens fordert? Hier ist möglichst genau zu formulieren, damit etwa bei Freistellung oder längerer Krankheit der Mitarbeiter das Auto wirklich zurückgeben muss.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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