Steuern & Abgaben

Günstiger fahren: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?

Wer ei­nen Fir­men­wa­gen pri­vat fährt, ver­steuert den Vor­teil. Was gün­sti­ger ist – Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung – ist vor­ab zu prü­fen. Den geld­wer­ten Vor­teil pau­schal zu be­rech­nen, ist meist ein­facher. Doch wer we­nig pri­vat fährt, soll­te ein Fahr­ten­buch führen.

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Kein Thema sorgt so zuverlässig für Streit mit dem Finanzamt wie der Firmenwagen. Der Betrieb setzt die Fahrzeugkosten steuerlich ab, während Unternehmer oder Mitarbeiter das Auto auch für private Touren nutzen können. Betriebsprüfer schauen daher bei diesem Gehaltsextra genauer hin – besonders, wenn Firmenchefs sich ein teures, PS-starkes Fahrzeug leisten. Wer seinen Dienstwagen auch privat nutzt, muss den geldwerten Vorteil daraus per Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung ermitteln und versteuern. Nicht immer fahren Beschäftigte mit der pauschalen 1-Prozent-Regelung am günstigsten. Arbeitgeber sollten daher nachrechnen und mit ihrem Steuerberater klären, in welchen Fällen es vorteilhafter ist, ein Fahrtenbuch zu führen. Zahlen Mitarbeiter durch einen Wechsel der Berechnungsmethode weniger Lohnsteuer, kommt das gut an. Chefs sollten das Thema Firmenwagen daher im Gehaltsgespräch aufgreifen. Unternehmer selbst können sich absichern, indem sie Fahrtenbuch führen. Nutzen sie den Firmenwagen nur geschäftlich, verlangt der Fiskus einen Nachweis. Andernfalls unterstellt er eine Privatnutzung und versteuert nach der 1-Prozent Regelung.

Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung: Wel­che Kos­ten zäh­len

Das Finanzamt erlaubt zwei Methoden, um den geldwerten Vorteil zu berechnen: den Nachweis der Privatnutzung per Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung. Im Fahrtenbuch hält der Nutzer alle Fahrten mit dem Firmenwagen fest. Es dient als Beleg, wie viele der geleisteten Kilometer auf das Konto von Kundenbesuchen, Geschäftsreisen oder anderen Dienstfahrten gehen. Der private Nutzungsanteil lässt sich anhand der gefahrenen Kilometer ebenfalls genau ermitteln. Daraus errechnet sich der steuerpflichtige geldwerte Vorteil in Prozent der Gesamtkosten. Dazu zählen die jährliche Abschreibung sowie Betriebskosten wie Kfz-Steuer, Versicherungen, Reparaturen und Tankrechnungen. Wer sich die Mühe macht, ein Fahrtenbuch zu führen, erwartet Steuervorteile. Damit das Finanzamt diesen Kostennachweis anerkennt, muss das Fahrtenbuch allerdings ordnungsgemäß geführt sein. Form und Einträge müssen den Vorgaben des Fiskus entsprechen. Der verlangt bestimmte Pflichtangaben wie Kilometerstände, Zweck der Dienstreise oder Name des besuchten Geschäftspartners und verbietet nachträgliche Änderungen. Verwerfen die Beamten das Fahrtenbuch, greift die 1-Prozent-Regelung – oder sie schätzen den geldwerten Vorteil.

1-Prozent-Regelung: Geld­wer­ten Vor­teil pau­schal be­rech­nen

Meist prüfen Unternehmen nicht, welche Berechnungsmethode für Dienstwagenfahrer günstiger wäre: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung? Sie ermitteln den geldwerten Vorteil pauschal gemäß 1-Prozent-Methode, damit kein Fahrtenbuch zu führen ist. Die Berechnung nach dieser Pauschalmethode ist einfach: Ein Prozent des Bruttolistenpreises des Firmenwagens plus Sonderausstattung kommt zum Monatsgehalt dazu – plus 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer zur ersten Tätigkeitsstätte. Bei der 1-Prozent-Regelung gilt immer der inländische Listenpreis des Fahrzeugs plus Sonderausstattung und Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Auch, wenn die Firma für den Dienstwagen weniger bezahlt hat oder auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Darauf sind Steuern, Solidaritätszuschlag und Sozialversicherungsbeiträge fällig. Selbständige berücksichtigen den Betrag zur Privatnutzung des Autos als Betriebseinnahme in der EÜR und versteuern diesen als Entnahme. Wer sich für einen Gebrauchtwagen entscheidet, muss ebenfalls monatlich ein Prozent des Brutto-Neupreises für die Privatnutzung versteuern. In solchen Fällen sollten Firmenchefs ihren Steuerberater fragen. Er berechnet, welche Variante steuerlich günstiger ist: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?

Mit dem Fir­men­wa­gen zur Ar­beit: Höherer geld­wer­ter Vor­teil

Der Vergleich „Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung“ ist nur aussagekräftig, wenn alle Fahrten in die Berechnung einfließen. Wer statt Fahrtenbuch die 1-Prozent-Regelung wählt, zahlt eine höhere Pauschale, wenn er mit dem Firmenwagen zur Arbeit pendelt. Pro Entfernungskilometer der einfachen Strecke erhöht sich der monatliche geldwerte Vorteil um 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises. Fahren Mitarbeiter nicht regelmäßig ins Büro, ist die Einzelbewertung günstiger. Arbeitgeber setzen dann zur Berechnung des geldwerten Vorteils lediglich die tatsächlichen Fahrten zur Firma an. Pro Kilometer 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises. Dieser ermäßigte Satz ist allerdings auf 180 Fahrten pro Kalenderjahr beschränkt. Das entspricht 15 Tagen pro Monat. Bei der Abwägung zwischen Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung sollten Chefs auch Familienheimfahrten bei der doppelten Haushaltsführung berücksichtigen. Sie fallen ebenfalls nicht unter die Pauschale. Pro Entfernungskilometer kommen 0,002 Prozent des Listenpreises hinzu. Ausgenommen sind nur Fahrten, die Beschäftigte als Werbungskosten steuerlich absetzen können. Gewerbetreibende und Freiberufler können die Einzelbewertung nicht anwenden (VIIIR14/15).

Was ist gün­sti­ger: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?

Ob Unternehmer und Mitarbeiter mit Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung steuerlich günstiger fahren, lässt sich pauschal nicht sagen. Für jeden Einzelfall heißt es: nachrechnen. Der geldwerte Vorteil und damit die Steuerbelastung fallen – je nach gewählter Methode – sehr unterschiedlich aus. Bei der Entscheidung für Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung sind folgende Faktoren wichtig:

  • Jährliche Fahrleistung in Kilometern
  • Umfang der Privatnutzung
  • Bruttolistenpreis des Firmenwagens
  • Abschreibung
  • Kosten für Versicherung, Wartung, Reparaturen und Benzin
  • Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz
  • Anzahl der Familienheimfahrten
  • Individueller Steuersatz

Hier ein Berechnungsbeispiel:

Berechnungsmethode: FahrtenbuchBetragBerechnungsmethode: 1-Prozent-RegelungBetrag
Abschreibung (6 Jahre, 16,67 % von 55.500 Euro)9.251,85 Euro12 Monate x 1 % von 55.500 Euro6.660,00 Euro
Fix- und Betriebskosten6.500,00 Euro12 Monate x 0,03 % von 55.000,00 Euro x 30 km5.940,00 Euro
Jährliche Gesamtkosten15.751,85 Euro
Geldwerter Vorteil (28,57 % Privatanteil)4.500,30 EuroGeldwerter Vorteil12.600,00 Euro
Steuerbelastung2.137,64Steuerbelastung5.985,00 Euro
Berechnungsgrundlage:
Bruttolistenpreis inklusive Sonderausstattung: 55.500 Euro
Jährliche Fahrleistung: 35.000 km, davon 10.000 km privat (28,57 Prozent)
Entfernung Wohnung – Arbeitsstätte: 30 km
Persönlicher Steuersatz: 42 Prozent + 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträge bleiben im Beispiel unberücksichtigt

Fahrtenbuch spart oft mehr Steuern als 1-Prozent-Methode

In diesem Beispiel hilft der Nachweis per Fahrtenbuch, Steuern zu sparen. Generell gilt: Nutzen Unternehmer und Angestellte den Firmenwagen viel privat und legen weite Strecken zurück, fahren sie mit der 1-Prozent-Regelung oft günstiger. Meistens auch, wenn der Fahrzeugwert niedrig ist. Ein Fahrtenbuch lohnt sich dagegen für alle, die mit dem Firmenwagen überwiegend beruflich unterwegs sind. Wer mit einem teuren Dienstwagen wenig privat fährt, sollte besser ein Fahrtenbuch führen, statt nach der 1-Prozent-Regelung zu versteuern. Ist der Firmenwagen schon älter, bereits abgeschrieben oder ein Gebrauchtfahrzeug, fallen auch die Kosten geringer aus. In solchen Fällen ist es steuerlich günstiger, die tatsächlichen Kosten per Fahrtenbuch nachzuweisen. Zahlen Arbeitnehmer etwas dazu, damit sie den Dienstwagen privat nutzen dürfen, reduziert sich der geldwerte Vorteil. Die Steuerlast sinkt, egal ob Beschäftigte sich für Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung entscheiden. Wichtig zu wissen: Ein Wechsel der Berechnungsmethoden ist nur zum Jahresbeginn möglich. Oder wenn jemand einen neuen Firmenwagen bekommt.

Streit­fall Fir­men­wa­gen: Wann das Fahrtenbuch wich­tig wird

Unternehmen müssen die betriebliche Nutzung eines Firmenwagens nachweisen, um die Kosten absetzen zu können. Das Finanzamt akzeptiert formlose Aufzeichnungen über einen Zeitraum von drei Monaten. Auch zur Besteuerung des geldwerten Vorteils sind Nachweise wichtig. Nutzen Firmenchefs einen Pkw weniger als 50 Prozent betrieblich, ist die pauschale 1-Prozent-Regelung nicht anwendbar. Von Beginn an Fahrtenbuch zu führen, kann sogar Vorteile bringen: Ist die 1-Prozent-Regelung teurer, wählen Unternehmer die günstigere Steuervariante und weisen den Privatanteil per Fahrtenbuch nach. Halten Firmen mehrere Pkw im Betriebsvermögen, ist ein Fahrtenbuch immer sinnvoll. Zudem sollte eine Dienstwagenregelung existieren, sonst unterstellt der Fiskus eine generelle private Mitbenutzung. Das Finanzamt setzt dann für jeden Firmenwagen die 1-Prozent-Regelung an – besonders bei Unternehmern, Gesellschaftern und angestellten Familienangehörigen. Im Streitfall legt der Steuerberater Einspruch ein. Wer mit dem Dienstwagen beispielsweise nur zum Arbeitsplatz fährt, muss keinen geldwerten Vorteil versteuern. Die Fahrt zur Arbeit sei schließlich kein Privatvergnügen, urteilte der Bundesfinanzhof (VIR56/10).

Die steu­er­lich gün­stigste Va­ri­ante: E-Auto als Dienst­wa­gen

Die verlängerte steuerliche Förderung bis 2030 macht Elektroautos und Hybridmodelle als Firmenwagen attraktiv. Fahren Unternehmer oder Beschäftigte ein umweltfreundliches Modell ohne Kohlendioxidemission, winken Steuervorteile bei der Privatnutzung. Egal ob Firmen sich für Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung entscheiden: Der zu versteuernde geldwerte Vorteil ist niedriger als bei Benziner oder Diesel. Zur Berechnung des Privatanteils ist bei der 1-Prozent-Regelung nur ein Viertel des Bruttolistenpreises anzusetzen, beim Nachweis per Fahrtenbuch ein Viertel der Abschreibung beziehungsweise Leasingrate. Allerdings darf der Listenpreis neuer E-Autos zum Zeitpunkt der Erstzulassung nicht mehr als 60.000 Euro betragen. Für 2019 gekaufte Elektrofahrzeuge liegt die Grenze bei 40.000 Euro. Waren E-Autos teurer, gilt die 0,5-Prozent-Regelung. Der Steuerberater informiert über Details. Wer besonders umweltfreundlich unterwegs sein möchte, steigt – zumindest für kurze Strecken – aufs Firmenfahrrad um.  Egal ob Tourenrad oder E-Bike: Radeln Mitarbeiter zur Arbeit und nutzen den Drahtesel auch nach Feierabend, bleibt dies häufig steuerfrei.

Wie Sie richtig Fahrtenbuch führen, zeigt dieses Video:

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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