Organisation & Management

Gute Personalführung nutzt verschiedene Instrumente

Auf­ga­ben und Grund­la­gen der Personalführung sind in der The­orie schnell ver­mit­telt, doch die prak­tische Um­set­zung fällt häu­fig schwer. Vor­ge­setz­te soll­ten ih­re Personalführung, In­stru­men­te und Füh­rungs­sti­le der Si­tu­ation an­pas­sen und auf star­re Hie­rar­chien ver­zich­ten.

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„Zufriedene Mitarbeiter sind unser stärkstes Kapital.“ Damit dieser oft bemühte Satz keine Worthülse bleibt, müssen Betriebe dem Thema Personalführung mehr Aufmerksamkeit schenken. Zwar wissen Unternehmerinnen und Unternehmer, dass eine gute Mitarbeiterführung die Grundlagen für langfristigen wirtschaftlichen Erfolg legt. Doch die Praxis sieht häufig anders aus: Personalverantwortliche sitzen nicht am Tisch, wenn die Geschäftsführung Entscheidungen trifft. So aber kann Personalführung eine ihrer wichtigsten Aufgaben nicht erfüllen: Eine Verbindung zwischen Management und Belegschaft schaffen, um für die gemeinsamen Ziele zu begeistern. Unternehmen mit mehreren Hierarchiestufen brauchen daher eine zentrale Personalleitung, die Aufgaben und Instrumente der Personalführung definiert und kommuniziert. Sie koordiniert den Personaleinsatz und hilft Abteilungs- sowie Teamleitern durch Schulungen und Tipps, ihre Personalführung zu verbessern. Das Ziel: Bewerber einstellen, die ins Team passen, sowie Beschäftigte so einbinden, dass ihre Zufriedenheit und Motivation steigen. Eine erfolgreiche Personalführung nutzt dafür verschiedene Instrumente sowie Führungsstile, verzichtet auf starre Hierarchien und fördert Eigenverantwortung.

Aufgaben und Grundlagen be­trieb­licher Personalführung

Zu den zentralen Aufgaben der Personalführung zählt, Unternehmensziele durch gute Mitarbeiterführung auf allen Ebenen umzusetzen.  Sie gehört somit zum Management eines Unternehmens dazu. Der Personal- oder HR-Abteilung (Human Ressources) kommt dabei die Rolle des Koordinators zu. Sie erarbeitet den langfristigen Fahrplan der Personalarbeit, die Personalstrategie, und definiert die Grundlagen guter Personalführung für die betriebliche Praxis. Zusammen mit der Geschäftsführung legen die Personalverantwortlichen firmenspezifische Ziele sowie Werte der Personalführung und dafür auch Instrumente sowie Führungsstile fest. Der Umgang mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie deren Einbindung in Aufgaben und Entscheidungen prägen die Unternehmenskultur. Deshalb gehört es zu den Aufgaben der HR-Verantwortlichen, Führungskräften die Grundlagen guter Personalführung zu vermitteln und individuelle Tipps zu geben. Sie organisieren Schulungen oder engagieren einen Business-Coach, um die Führungsstile der Abteilungs- und Teamchefs kritisch zu hinterfragen. Auch Führungskräftebeurteilungen und Mitarbeiterbefragungen helfen dabei, Defizite aufzuspüren. So lässt sich die Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten im Unternehmen nachhaltig verbessern.

Schlech­te Personalführung kos­tet Un­ter­neh­men viel Geld

Fachkräfte zu finden, ist schwer. Unternehmen sollten ihren Beschäftigten deshalb ein attraktives Arbeitsumfeld bieten und sie durch gute Führung überzeugen. Führungsstile sowie -verhalten von Geschäftsleitung und Führungskräften auf allen Unternehmensebenen beeinflussen maßgeblich Betriebsklima, Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch die innerbetriebliche Zusammenarbeit. Wer eine Leitungsposition innehat, sollte darum die Grundlagen und Instrumente guter Personalführung beherrschen und seinen Führungsstil durch regelmäßige Feedbackgespräche weiterentwickeln. Nachholbedarf gibt es genug. Über ein Drittel der Beschäftigten kritisiert die Führungskompetenzen ihrer Vorgesetzten – sie kommen ihren Aufgaben in Pandemiezeiten eher schlecht nach. 5,7 Millionen Angestellte haben innerlich gekündigt und sind – laut aktueller Gallup-Studie – auf der Suche nach einem neuen Job. 68 Prozent machen lediglich Dienst nach Vorschrift. Geschätzte Kosten für die Wirtschaft: zwischen 96 und rund 114 Milliarden Euro. Schlechte Personalführung durch autoritäre Führungsstile, Kontrolle und Druck können sich Mittelständler schlicht nicht leisten. Vorgesetzte sollten deshalb dringend ihre Mitarbeiterführung verbessern, etwa durch Tipps der HR-Profis oder Workshops.

Personalführung im Mit­tel­stand: Tipps und Instrumente

Zu den Aufgaben einer erfolgreichen Personalführung zählt, gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden und sie ans Unternehmen zu binden. Angesichts des Fachkräftemangels sowie zeit- und kostenintensiver Recruitingprozesse hat das Thema Personalführung eine hohe betriebswirtschaftliche Relevanz. Zu den Grundlagen guter Personalarbeit zählt daher auch die Qualifizierung und Weiterbildung der Angestellten. Es motiviert ungemein, wenn Vorgesetzte ihren Beschäftigten die Chance eröffnen, sich beruflich weiterzuentwickeln und unterstützend zur Seite stehen. Gute Personalführung nutzt viele Instrumente und – je nach Situation – auch verschiedene Führungsstile. Sie befasst sich nämlich sowohl mit einzelnen Beschäftigten, als auch der Koordination des Teams oder einer ganzen Abteilung. Vorgesetzte brauchen ein Gespür für Menschen, um die ins Team passenden Personen auszuwählen. Zudem müssen sie Aufgaben klar verteilen sowie Regeln für die Zusammenarbeit aufstellen. Ein gesunder Wettbewerb zwischen Kollegen und Kolleginnen gehört ebenso zu den Instrumenten der Personalführung wie Maßnahmen zum Teambuilding. Die richtige Balance zählt. Die wichtigsten Tipps sind:

  • wertschätzender Umgang
  • Lob und Anerkennung für Leistungen
  • Zuhören und Meinung der Beschäftigten einholen
  • Beschäftigte in den Entscheidungsprozess einbeziehen
  • offenes Feedback in beide Richtungen
  • konstruktive Kritik
  • transparente, messbare Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen
  • Erwartungen im Mitarbeitergespräch klar kommunizieren
  • gemeinsame Karriereplanung
  • Delegieren von Verantwortung

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Instru­men­ten­kas­ten: Die ver­schie­de­nen Führungsstile

Gute Personalführung bedeutet jedoch mehr, als nur die Grundlagen zu kennen und ein paar Tipps anzuwenden. Lob nach dem Gießkannenprinzip zu verteilen ist ebenso wenig zielführend wie der Versuch, alles kontrollieren zu wollen. Damit die Personalführung ihre Aufgaben erfüllen und zum Erreichen gesteckter Ziele beitragen kann, braucht es gegenseitigen Respekt und Vertrauen. Die Persönlichkeit des Chefs oder der Chefin spielt dabei eine große Rolle. Gute Vorgesetzte sind Vorbilder, die sich den Respekt der Mannschaft verdienen und in schwierigen Situationen den richtigen Ton treffen. Sie wissen, welche Instrumente und Führungsstile jeweils angemessen sind, um gesteckte Ziele zu erreichen. Der eine richtige Führungsstil existiert nicht. Emotionale und psychologische Faktoren spielen auch in der Personalführung eine immer größere Rolle. Welche Instrumente jemand nutzt, hängt von der eigenen Persönlichkeit und Erfahrung sowie den jeweiligen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ab. Je nach Situation können diese auch variieren. Grundsätzlich lassen sich drei Führungsstile unterscheiden:

  • der autoritäre,
  • der mitarbeiterorientierte und
  • der aufgabenorientierte Führungsstil.

Die Führungsstile und Instrumente flexi­bel ein­set­zen

Chefs treffen Entscheidungen, Beschäftigte führen sie aus? Dem heutigen Verständnis von guter Personalführung entspricht dieser autoritäre Führungsstil, der Vorgesetzte und Belegschaft in zwei Lager trennt, nicht mehr. Strenge Hierarchien in Unternehmen sind Relikte einer veralteten Form von Personalführung, die kaum Instrumente nutzt, um die Belegschaft einzubeziehen. Paradebeispiel dafür ist der Firmengründer und Patriarch – oft eine Respektsperson, die aber wenig Mitsprache und Partizipation zulässt. Dies demotiviert gut qualifizierte Nachwuchskräfte, die selbst etwas bewegen möchten. Patriarchalische und autoritäre Führungsstile spielen in der modernen Personalführung daher kaum eine Rolle. In Krisenzeiten müssen Unternehmer und Unternehmerinnen aber manchmal trotzdem autoritäre Entscheidungen treffen, um schnell handeln zu können. Viele Betriebe praktizieren heute eher eine mitarbeiterorientierte Führung, die sich auf Grundlagen wie Arbeitszufriedenheit, Kooperation und Beteiligung an Entscheidungen stützt. Dadurch steigt die Motivation der Beschäftigten, und sie übernehmen mehr Verantwortung. Liegt der Fokus der Mitarbeiterführung auf abzuarbeitenden Aufgaben, sind Leistungsdruck und Anreize die Instrumente der Wahl.

Mo­der­ne Personalführung kommt ohne Hie­rar­chien aus

Keiner der verschiedenen Führungsstile hat sich als vermeintlich bester durchgesetzt. Erfolgreiche Führungskräfte nutzen vielmehr einen Mix unterschiedlicher Stile und Instrumente. Sie fordern Leistung ein, schätzen und unterstützen ihr Team aber auch. Sie geben Ziele und Anforderungen vor, beziehen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aber aktiv in Entscheidungen ein. Diese Form der Personalführung lässt Beschäftigten genug Freiräume, um ihre Aufgaben selbständig anzugehen und mitzugestalten. „Menschen müssen durch Ideen überzeugt werden, nicht durch Hierarchien“, lautet ein Tipp des verstorbenen Apple-Gründers Steve Jobs – er definierte so die Grundlagen der Personalführung neu. Seine Vorstellung setzt sich in den Personalabteilungen immer mehr durch. Ein Beispiel gelungener Personalführung sind Teams, die Aufgaben und Ziele erreichen, indem sie sich durch Qualifikation und berufliche Erfahrung ergänzen. Vorgesetzte übernehmen eher die Rolle eines Coachs oder Moderators und machen weniger Vorgaben. Auch die Zusammenarbeit von Fachleuten aus verschiedenen Unternehmensbereichen funktioniert besser, wenn sie sich auf Augenhöhe austauschen – ohne Hierarchien.

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Heraus­for­de­rung Heim­ar­beits­platz: Füh­ren auf Dis­tanz

Beschäftigte erfüllen ihre Aufgaben meistens besser, wenn Vorgesetzte ihnen mehr Freiräume lassen. Davon profitieren beide Seiten, besonders wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home-Office sitzen. Personalführung funktioniert trotz Distanz, wenn Vorgesetzte dem Team vertrauen und weniger kontrollieren. Es zählt nicht die geleistete Arbeitszeit, sondern das Ergebnis. Daher muss Personalführung stärker über Instrumente wie Zielvereinbarungen und eine klare Aufgabenverteilung im Team erfolgen. Durch regelmäßige Online-Meetings sind alle Beteiligten auf dem neuesten Stand. Viele Führungskräfte fremdeln jedoch mit dieser Form der Personalführung, deren Grundlagen insbesondere Kooperation, Vertrauen und offene Kommunikation sind. Unternehmen brauchen deshalb ein Konzept, wie Führung auf Distanz in der Praxis aussehen kann. Häufig müssen Vorgesetzte ihre Führungsstile durch Tipps und Weiterbildungen an die neue Situation anpassen. Statt zu kontrollieren, müssen sie nun Ziele koordinieren und für optimale Arbeitsbedingungen sorgen. Dies schützt Beschäftigte auch vor Überlastung im Home-Office und dient der Burnout-Prävention. Chefs besprechen daher im Team die wichtigsten Fragen:

  • Wer übernimmt welche Aufgaben?
  • Sind diese realistisch geplant? Reicht die hierfür vorgesehene Zeitspanne?
  • Wie können sich die Teammitglieder gegenseitig unterstützen?
  • Welche Kommunikationskanäle eignen sich?
  • In welchen Abständen sind Meetings sinnvoll?

Diese Form der Personalführung fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und erzielt gute Ergebnisse. Worauf es bei der Mitarbeitermotivation noch ankommt, zeigt dieses Video:

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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