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Kostenmanagement mit DATEV

Mit einem Kosten­manage­ment wappnen Sie Ihr Unter­nehmen für künf­tige finan­zielle Heraus­for­de­run­gen. Es wird sich lohnen!

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Die Wettbewerbssituation wird maßgeblich von der Globalisierung und Internationalisierung der Märkte, einem geringen Wirtschaftswachstum bis hin zur Stagnation, starkem Preiswettbewerb und zuletzt durch die Corona-Pandemie geprägt. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen, immerhin 99,6 % aller Unternehmen in Deutschland, geraten bei Umsatzeinbußen und Kostensteigerungen, bei konjunkturellen Schwankungen oder bei grundlegenden Veränderungen des Marktumfeldes ohne ein Kostenmanagement deutlich schneller in Schwierigkeiten als Großunternehmen.

Bei den von der Bundesregierung festgelegten Maßnahmen zur Eindämmung von COVID-19 mussten viele dieser Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit für mehrere Wochen oder sogar Monate einstellen.

Während die Erlöse ausblieben, fielen die fixen Kosten wie Gehälter, Mieten, Zins- und Tilgungsverpflichtungen, Pachten und Leasing-Verpflichtungen weiterhin an. Hohe Kosten für die Umsetzung von Hygienekonzepten und für Homeoffice-Ausstattung der eigenen Mitarbeiter kamen oft noch hinzu.

Die Herausforderung: Kosten senken, aber welche?

Das hat in vielen Unternehmen nicht nur zu Engpässen bei der Liquidität geführt, sondern auch zu rückläufigen, teilweise negativen Betriebsergebnissen. Viele Unternehmen mussten ihre Kosten senken, um die Auswirkungen rückläufiger Umsätze auf ihr Betriebsergebnis und ihre unternehmerische Flexibilität so gering wie möglich zu halten. In einer solchen Situation sind diejenigen Unternehmen im Vorteil, die genau wissen, wo im Unternehmen welche Kosten entstanden sind und vor allem, bei welchen Kosten Sparpotential vorhanden ist. Hier macht sich ein Kostenmanagement bezahlt.

Investieren Sie jetzt in den Aufbau eines Kostenmanagements

Die Antwort auf solche Fragen kann ein Kostenmanagement liefern. Dadurch lernen Sie Ihre Kosten kennen und können sie proaktiv beeinflussen, gestalten und steuern. So sichern Sie Ihren Unternehmenserfolg, erhöhen Ihre Wirtschaftlichkeit und tragen langfristig maßgeblich zur Überlebensfähigkeit Ihres Unternehmens bei.

Leider sieht die Realität häufig anders aus. Viele Unternehmen beschäftigen sich erst dann mit ihren Kosten, wenn es zu spät ist. Dabei kann ein Kostenmanagement helfen, negative Marktentwicklungen und die damit verbundenen Gefahren rechtzeitig zu erkennen sowie vorausschauende, wirksame Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Unser Rat: Setzen Sie sich frühzeitig mit dem Thema auseinander und investieren Sie in den Aufbau eines Kostenmanagement-Systems. Damit sind Sie auf sämtliche finanziellen Herausforderungen vorbereitet. Schaffen Sie sich eine fundierte Informations- und Entscheidungsgrundlage – und vor allem, warten Sie damit nicht bis zur nächsten Krise.

Wir zeigen Ihnen im Folgenden, wie Sie ein Kostenmanagement-System in Ihrem Unternehmen aufbauen.

Daten für Kostenmanagement bereits vorhanden

Das wichtigste schon einmal vorweg: Der Datenschatz, den Sie für das Kostenmanagement brauchen, ist bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden. Sie müssen ihn nur nutzen. Dafür benötigen Sie auch keine speziellen Softwarelösungen. Mithilfe der DATEV-Rechnungswesen-Programme und DATEV Kostenrechnung classic können Sie in wenigen Schritten ein Kostenmanagement-System einrichten und auswerten.

Kurz- und mittelfristige Maßnahmen zur Fixkostensenkung

Ein Teilbereich des Kostenmanagements, auf den wir uns in diesem Beitrag konzentrieren, befasst sich damit, wie sich die fixen Kosten senken lassen. Dabei wird zwischen kurz- und mittelfristigen Maßnahmen unterschieden.

Mit den beiden Instrumenten Eigentumspotentialdatenbank und Vertragspotentialdatenbank bauen Sie ein Kostenmanagement auf, mit dessen Hilfe Sie kurzfristig Kosten in Ihrem Unternehmen senken können.

Die beiden Instrumente bauen darauf auf, dass Sie Ihre fixen Kosten nach ihren Bestimmungsfaktoren aufteilen, je nachdem, ob sie auf der Grundlage vertraglich vereinbarter Nutzungsrechte erworben wurden (Vertragspotentiale) oder sich im Eigentum des Unternehmens befinden (Eigentumspotentiale).

Die Eigentumspotentialdatenbank

Vermögensgüter im Eigentum binden Finanzkapital und beeinträchtigen damit Ihre Liquidität. Zudem erfolgt die Abschreibung in der Regel unabhängig von der tatsächlichen Nutzung. Mit Hilfe der Eigentumspotentialdatenbank können Sie leicht feststellen, ob die Vermögensgüter in Ihrem Eigentum tatsächlich notwendig sind.

Die Eigentumspotentialdatenbank erfasst alle Vermögensgegenstände, die Eigentum Ihres Unternehmens sind. Sie sollte folgende Daten enthalten:

  • Bezeichnung
  • Inventarnummer
  • Veräußerungsgeschwindigkeit
  • Anschaffungsjahr
  • Anschaffungswert
  • Nutzungsdauer
  • Abschreibung pro Jahr
  • Restbuchwert und
  • Realer Wiederverkaufswert

Kostenmanagement Eigentumspotentialdatenbank

 

Eigentumspotentialdatenbank mithilfe der DATEV-Rechnungswesen-Programme umsetzen

Alle benötigten Daten finden Sie in DATEV Anlagenbuchführung, und zwar in der Inventarübersicht. Indem Sie spezielle Felder anlegen und nutzen sowie über eine entsprechende Filterung und Sortierung gestalten Sie die Inventarübersicht zu einer Eigentumspotentialdatenbank um.

Kostenmanagement Inventarübersicht

 

Die Vertragspotentialdatenbank

Eine Vertragspotentialdatenbank beinhaltet Informationen über fixe Kosten, die aufgrund vertraglich vereinbarter Nutzungsrechte, also Verträgen, bestehen. Vertragspotentialdatenbanken zum Fixkostenmanagement sind strukturierte Übersichten, aus denen die wesentlichen Bestimmungsfaktoren Ihrer Verträge hervorgehen. Mit der Vertragspotentialdatenbank können Sie die Notwendigkeit, die preisliche Aktualität sowie den Bindungszeitraum Ihrer Verträge besser einschätzen. Sie erhalten damit einen Anstoß zu prüfen, ob es für einzelne Verträge nicht preiswertere Alternativen auf dem Markt gibt. In Krisensituationen hilft sie Ihnen, Ihre vertraglich bedingten fixen Kosten schnell im Blick zu haben – bezogen auf Ihr Unternehmen, Ihre Branche, Ihre Region oder auf die gesamte Wirtschaft. Mit diesem Wissen können Sie bessere Entscheidungen treffen, beispielsweise die automatische Verlängerung von Verträgen aussetzen. In einer Krisensituation kann es sich möglicherweise auch lohnen, einen Vertrag vorzeitig aufzuheben und die Kosten der frühzeitigen Kündigung in Kauf zu nehmen.

Die gelisteten Verträge sollten folgende Informationen enthalten:

  • Vertragsgegenstand, Vertragsnummer und Vertragspartner
  • Fixe Kosten pro Monat
  • Laufzeit und Bindungsdauer
  • Zeitpunkt und Intervall einer automatischen Verlängerung
  • Zahlungscharakter

Vertragspotentialdatenbank mithilfe der DATEV-Rechnungswesen-Programme umsetzen

In den DATEV-Rechnungswesen-Programmen finden Sie Listen Ihrer Verträge in Ihren wiederkehrenden Buchungen, in den Lerndateien und in den Bankkontoumsätzen. Wenn Sie diese Daten nach Excel exportieren und dort entsprechend filtern und sortieren, wird daraus eine Vertragspotentialdatenbank.

Kostenmanagement Vertragspotentialdatenbank

Die so gewonnene Datenbank verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre Verträge für ein effektives Fixkostenmanagement mit geringem Aufwand.

Von elementarer Bedeutung ist, dass Sie neben diesen kurzfristigen Maßnahmen auch mittelfristige Kostentransparenz schaffen. Hier setzt die Kostenrechnung an, die für ein Kostenmanagement unerlässlich ist.

Kostenmanagement mit einer Kostenrechnung

Die Kostenrechnung beantwortet Ihnen beispielsweise diese Fragen: Womit verdiene ich mein Geld? Und: Was sind die Kostentreiber? In vielen Unternehmen wird ausschließlich die Finanzbuchführung als Kontrollinstrument genutzt. Diese spiegelt aber nur die Sicht auf das Gesamtunternehmen. Der detaillierte Überblick darüber, in welchen Geschäftsbereichen welche Kosten anfallen, fehlt oftmals.

Mit der Kostenrechnung können Sie die betrieblichen Vorgänge in Ihrem Unternehmen präzise und detailliert veranschaulichen, darüber war hier schon zu lesen. Die Zahlen der Finanzbuchführung werden dabei auf die Kostenstellen und -träger verteilt. Das ermöglicht eine verursachungsgerechte Verrechnung der Fix- und Gemeinkosten. So werden frühzeitig Trends und Schwachstellen in allen Unternehmensbereichen sichtbar.

Bezogen auf die Pandemie kann Ihnen die Kostenrechnung beispielsweise Auskunft darüber geben, wie viel Sie die Krise gekostet hat und wie hoch die krisenbedingten Kosten im Vergleich zu den restlichen Kosten waren.

Ein Kostenmanagement mithilfe der DATEV-Rechnungswesen-Programme umsetzen

Eine erste Auskunft kann Ihnen bereits der Standard-Betriebsabrechnungsbogen (Standard-BAB) geben. Er zeigt Ihnen die Kosten und Leistungen der einzelnen Kostenstellen und ist damit im Grunde eine BWA pro Kostenstelle. Diese Auswertung ist kostenlos in Ihrem DATEV-Rechnungswesen-Programm enthalten.

Im Beispiel legen wir für die Coronakosten zwei eigene Kostenstellen an: „Kosten Homeoffice-Ausstattung“ und „Hygienemaßnahmen“. Dadurch erhalten Sie automatisch je einen Standard-BAB (BWA) für die Kosten Homeoffice-Ausstattung und für die Hygienemaßnahmen.

Kostenmanagement Standard-BAB

Für tiefergehende Analysen: DATEV Kostenrechnung classic

Möchten Sie zum Beispiel auf einen Blick sehen, wie sich die Ausgaben des Gesamtunternehmens und die coronabedingten Kosten zusammensetzen, können Sie dies mit dem Programm DATEV Kostenrechnung classic erreichen. In der unten abgebildeten Chefübersicht sehen Sie jeweils den Einzelwert und den Summenbetrag der Kostenstellen „Homeoffice-Ausstattung“ und „Hygienemaßnahmen“ und wie sich die Gesamtkosten sowie das Betriebsergebnis des Unternehmens exklusive und inklusive der Corona-Kosten entwickelt haben. Nutzen Sie darüber hinaus Zeitreihen, um sich einen Überblick über die Entwicklung einer Kostenstelle oder eines Kostenträgers zu verschaffen. Natürlich können Sie auch eine Kosten- und Erlösplanung sowie Vorjahresvergleiche zur Analyse heranziehen.

Die Chefübersicht ist in DATEV Kostenrechnung classic enthalten und kann individuell gestaltet werden.

Kostenmanagement Chefübersicht

unser tipp

 

Fangen Sie einfach an! Eine einfach aufgebaute Kostenrechnung ist ein guter Einstieg in ein Kostenmanagement, das Ihnen viele wertvolle Informationen liefert und das mit der Zeit wachsen kann. Kostenrechnung classic ist ein sehr flexibles Programm, das selbstverständlich auch komplexe Sachverhalte abbilden kann.

 

Mehr zum Thema

Die Software Kostenrechnung classic unterstützt umfassend bei unternehmerischen Entscheidungen.

Die Software zur Anlagenbuchführung übernimmt die Ermittlung der Abschreibungen, Sonderabschreibungen und Restwerte gemäß der aktuellen gesetzlichen Bestimmungen.

Die DATEV-Rechnungswesen-Programme bieten professionelle Buchführungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Alles funktioniert durchgängig und digital in einem Prozess.

In diesem Lernvideo Kostenmanagement mit DATEV sehen Sie, wie Sie mithilfe von DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen und DATEV Kostenrechnung classic ein Kostenmanagement einrichten. Damit behalten Sie die Kosten mittelfristig im Blick.

 

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