Digitaler Nachlass muss vom Unternehmen geregelt werden

Es ist die harte Realität: Zum Leben gehören auch Krankheit und Tod. Darum sollten Unternehmerinnen und Unternehmer ihren Betrieb so organisieren, dass er kurz- und möglichst sogar längerfristig ohne sie weiterlaufen kann. Das dient der Sicherung des Vermögens beziehungsweise Erbes sowie der Arbeitsplätze. Integraler Bestandteil der Vorbereitung auf einen Ernstfall ist das Ausstellen getrennter Vollmachten für den privaten sowie den unternehmerischen Bereich. Liegen entsprechende Dokumente vor, dürfen die benannten Bevollmächtigten im Ernstfall die anstehenden Entscheidungen treffen. So bleibt eine Firma etwa bei Zahlungsverkehr, Finanzierung oder Vertragsabschlüssen handlungsfähig. Oft fehlen aber Vorkehrungen für das Thema digitaler Nachlass. Auch sein digitales Erbe kann für ein Unternehmen von überlebenswichtiger Bedeutung sein, deshalb braucht es ein digitales Testament. Dieser Aspekt gehört unbedingt auf die Checkliste zur Krisenvorbereitung. Wie die besten Lösungen aussehen, klärt ein Gespräch mit Anwalt oder Anwältin. Dabei sollte es auch darum gehen, wer die Aufgabe als digitaler Nachlassverwalter übernehmen könnte.

Ein digitaler Nachlass kann sehr umfangreich sein

Neun von zehn Deutschen sind online. Bei Unternehmen dürfte die Quote noch höher sein. Kaum ein Betrieb kann auf eine Online-Präsenz oder Accounts bei Dienstleistern im Internet verzichten. Die Bandbreite der Services reicht vom Shoppen bei Ebay über das Bezahlen per Paypal bis zum Marketing via Facebook. Bei Privatpersonen wie Unternehmen ist digitaler Nachlass der Oberbegriff für Aktivitäten, die im Internet stattfanden oder digital gespeichert sind. Als digitales Erbe gelten Daten auf elektronischen Geräten sowie Speichermedien und insbesondere Vertragsbeziehungen zu Host-, Access- oder E-Mail-Providern sowie Anbietern sozialer Netzwerke oder virtueller Konten. Passiert jemandem etwas, war es ohne Zugangsdaten lange unmöglich, auf persönliche Accounts zuzugreifen. Erst ein Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) hat das geändert. Es gab Eltern den Zugang zum Facebook-Konto ihrer Tochter, um Hinweise für einen Suizid zu suchen. Trotzdem sollten Unternehmen besser ein digitales Testament haben, das ein digitaler Nachlassverwalter vollstreckt. So lässt sich der digitale Nachlass systematisch verwalten.

Ein digitaler Nachlassverwalter kann hilfreich sein

Wer mit Anwalt oder Anwältin über Maßnahmen für den Notfall redet, sollte nicht nur klassische Vollmachten und das Testament thematisieren. Der digitale Nachlass eines Unternehmens ist ebenso wichtig, zumal ein digitales Erbe umfassender sein kann als gedacht. Nicht selten passiert es, dass Beschäftigte einen Online-Account für das Unternehmen anlegen und de facto die Kontrolle darüber haben. Wenn ihnen dann etwas passiert, ist kein Zugriff mehr möglich, falls sie die Zugangsdaten nicht mit anderen geteilt haben. Für das Unternehmen dürfte sich ein digitaler Nachlass so rasch zum Problem entwickeln. Weder kann es den Account einfach löschen, noch die Daten aktualisieren. Ein digitaler Nachlassverwalter könnte hier helfen, aber am besten wäre es natürlich, gleich mehreren Beschäftigten den Zugang zu ermöglichen. Oder, falls das nicht gewünscht ist, zumindest die Zugangsdaten etwa bei der Geschäftsleitung zu hinterlegen. Schon um hier die besten Alternativen zu finden, empfiehlt sich die Rücksprache mit juristischen Expertinnen oder Experten.

Ein digitales Erbe umfasst Online- und Offline-Aktivitäten

Erst eine genaue Betrachtung zeigt, wo digitaler Nachlass entstehen und wie wertvoll ein digitales Erbe sein kann. Daher ist es sinnvoll, sich grundsätzlich Gedanken über ein digitales Testament zu machen – und wer digitaler Nachlassverwalter sein könnte. Es geht nicht nur um den Zugriff auf Accounts mit Geldwerten. Spuren im Internet wirken sich auch nach dem Tod von Account-Inhabern auf den Betrieb aus. Darum braucht jemand die Möglichkeit, Daten zu aktualisieren oder Accounts zu schließen.

• Eigener Internetauftritt: Die meisten Unternehmen haben eine Homepage, viele ein – oft getrenntes – Firmen-Blog. Zahlreiche Betriebe unterhalten zudem einen Online-Shop – ebenfalls häufig mit eigener Domain.
• Präsenz in Social Media: Das Vernetzen mit Kunden, Beschäftigten und Partnern läuft heute über verschiedenste Online-Konzerne. Als digitaler Nachlass gelten auch Accounts etwa bei Facebook, Xing, LinkedIn, Instagram, WhatsApp oder YouTube.
• Kommunikationskanäle: E-Mail ist ein gängiges Medium, um Kontakt zu halten. Viele Unternehmen nutzen dafür Dienstleister, bei denen sie ein Konto eröffnen. Inzwischen umfasst ein digitales Erbe oft Accounts bei Konferenzanbietern wie Skype oder Teamviewer. Und bei Cloud-Anbietern, wo Daten gespeichert oder ausgetauscht werden können, etwa via Dropbox.
• Banking und Shopping: Kaum jemand dürfte heute noch auf Online-Banking oder Zahlen per Paypal verzichten. Oder auf das Einkaufen bei Ebay, Amazon und viele anderen Online-Shops. Auch auf diese Accounts muss ein digitaler Nachlassverwalter zugreifen können, wenn er ein digitales Erbe veralten soll. Hier kann es auch um Werte wie erworbene Bonuspunkte oder Rabatte gehen, etwa Flugmeilen oder Bahn-Bonus-Punkte.
• Offline-Speichermedien: Digital bedeutet nicht automatisch online und Internet. Ein digitales Testament sollte auch jene Daten und Dateien umfassen, die sich auf Festplatten oder USB-Sticks befinden. Der digitale Nachlass kann Bilder, Videos oder Audiodateien ebenso umfassen wie Produkt- oder Firmenpräsentationen. Hier spielt auch das Thema Urheberrecht eine Rolle: Wer darf wie die Software weiter nutzen, die für eine Lizenzgebühr erworben wurde?

Der digitale Nachlass ist ein rechtlich komplexes Thema

Das deutsche Erbrecht kennt keine ausdrückliche Regelung für ein digitales Erbe. Vielmehr kommen hier Paragrafen aus mehreren Rechtsgebieten zum Tragen: Aus dem postmortalen Persönlichkeitsrecht, dem Urheberrecht oder dem Telemediengesetz. Schon deshalb sollte klar sein, dass sich der digitale Nachlass nicht so ohne weiteres regeln lässt. Ein digitales Testament ist zumindest für Unternehmer und Unternehmerinnen ebenso wichtig wie ein digitaler Nachlassverwalter. Denn bei ihnen vermischen sich private und betriebliche Aktivitäten oft, weshalb juristisch saubere Nutzungs- und Zugriffsregelungen so entscheidend sind. Erbrechtlich betrachtet sind digitaler Nachlass und digitale Güter ein Teil des gesamten Erbes, also greift das Erbrecht. Wer urheberrechtlich geschützte Werke hinterlässt, kann diese gemäß Urheberrecht vererben. Aber bei Online-Konten kann auch das postmortale Persönlichkeitsrecht des Verstorbenen geschützt sein. Und seine Kommunikation mit Dritten kann dem Datenschutz sowie dem Fernmeldegeheimnis unterliegen. Das Facebook-Urteil hat die Sache zwar einfacher gemacht, aber Rechtsrat dürfte hier meistens immer noch sinnvoll sein.

Ein digitales Erbe liegt oft in den Händen der US-Konzerne

Von welcher Komplexität das Thema digitaler Nachlass für Unternehmen ist, zeigt eine Studie des Fraunhofer-Institut für sichere Informationstechnologie. Die Untersuchung aus rechtlicher und technischer Sicht legt auf fast 400 Seiten dar, wie schwer der digitale Nachlass fassbar ist. Eine interessante Lektüre zum Recht an Daten und Handlungsoptionen, für die bloß kaum jemand Zeit haben dürfte. Wichtig insbesondere mit Blick auf die persönlichen sowie im Namen des Betriebs genutzten Social-Media-Accounts ist folgende Erkenntnis: Weil jeder Anbieter individuelle Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) hat, ist dieser Rahmen auch für ein digitales Erbe zu beachten. Das bedeutet, mit Anwalt oder Anwältin die AGB genau durchzugehen sowie weitere, möglicherweise woanders versteckte Regelungen zum Thema zu suchen. Die Fraunhofer-Studie hat die AGB einiger Software- und Social-Media-Konzerne analysiert und diverse Fallstricke entdeckt. So können die Anbieter beispielsweise aus verschiedenen Gründen ein Konto deaktivieren oder löschen. Das kann am besten ein digitaler Nachlassverwalter verhindern, der ein digitales Testament vollstreckt.

Ein digitales Testament hebelt die AGB von Online-Accounts aus

Wer nicht festlegt, wie ein Bevollmächtigter oder digitaler Nachlassverwalter ein digitales Testament vollstrecken soll, liefert sich dem Dienstleister aus. Oder genauer gesagt dessen AGB, die wiederum regelmäßigen Aktualisierungen unterliegen. Manche Zugriffsregelungen sind großzügig, andere restriktiv, alle können vom Anbieter jederzeit geändert werden. Facebook etwa lässt Nutzer zu Lebzeiten einen Nachlass­kontakt eintragen, der ihr digitales Erbe regelt. Bei Google lässt sich ein digitaler Nachlass über den sogenannten Kontoinaktivitätsmanager (Inactive Account Manager) von bis zu zehn Menschen regeln. Relativ unkompliziert funktioniert das Löschen eines Accounts durch Angehörige bei Xing. Bei vielen Unternehmen unterliegt der digitale Nachlass keiner besonderen Vorgehensweise. Wer in die Apple iCloud gegangen ist, hatte bislang schlechte Karten, weil „der Account nicht übertragbar ist und alle Rechte an einer Apple-ID oder den Inhalten innerhalb des Accounts im Falle des Todes enden“. Ärgerlich, wenn Apple-Geräte des Unternehmens auf einen Verstorbenen registriert sind. Diesen Teil der Nutzungsbeding­ungen will Apple jetzt allerdings ändern.

Privatnutzung von Accounts verbieten, die Zugangsdaten teilen

Häufig darf kein Dritter an einen Account, weil die dort gespeicherten Informationen etwa unter Datenschutz- und Persönlichkeitsrechte fallen. Daher empfehlen Experten, private und geschäftliche Konten generell möglichst zu trennen. Das gilt auch für die Nutzung der E-Mail-Accounts im Unternehmen. Darf jemand offiziell private Nachrichten verschicken oder ist dies geduldet, erlöschen automatisch alle Zugriffsrechte von Dritten, inklusive Administrator. Daher gilt: Privatnutzung von Accounts untersagen, Firmen-Accounts auf den Betrieb anmelden, den Zugriff von mehreren Personen ermöglichen. So bleibt etwa eine Unternehmenspräsenz bei Facebook im Betrieb, wenn der Firmenchef oder die Firmenchefin ausfällt, ohne dass Ärger droht. Auf persönliche Accounts gibt es oft nur mit Vollmacht und Erbschein eine Zugriffsmöglichkeit.

Für klare Anweisungen sorgt ein digitales Testament

Soll ein digitaler Nachlass von Unternehmen oder ein persönliches digitales Erbe sicher weiter verfügbar sein, erfordert das klare vertragliche Regelungen. Weil für digitale Accounts seit dem Facebook-Urteil das Erbrecht gilt, sollte ein digitales Testament existieren. Es unterliegt den formal-rechtlichen Anforderungen wie jedes andere Testament.  Mit Testament und Erbschein – oder bei Krankheit einer entsprechenden Vollmacht – erhält ein Bevollmächtigter oder digitaler Nachlassverwalter leichter Zugang zum Account. Das ist auch wichtig, wenn der digitale Nachlass aus geschäftlicher oder wirtschaftlicher Perspektive gar nicht interessant ist. Im Todesfall erbt der Nachfolger die mit einem Account verbundenen rechtlichen Pflichten. Das können nicht nur Gebühren des Dienstleisters sein, sondern auch juristische Aspekte. Wer einen ererbten Firmen-Account online lässt, ohne sich zu kümmern, könnte etwa vergessen, das Impressum veränderten rechtlichen Vorgaben anzupassen. Dann flattern schnell Abmahnungen ins Haus. Am besten sollte stets ein Dritter schnellen Zugriff auf den Account haben, indem er bei Bedarf die notwendigen Zugangsdaten erhält.

Ein digitales Erbe erfordert umfassende Vorbereitung

Wichtig ist eine strukturierte Beschäftigung mit dem Thema digitaler Nachlass. Das beginnt beim Einrichten neuer – oder Anpassen bestehender – Accounts und reicht über diverse Dokumentationen bis zur Festlegung klarer Zuständigkeiten.

• Gute Vorbereitung. Entscheidend ist die Auswahl vertrauenswürdiger Erben oder Bevollmächtigter – am besten wäre ein digitaler Nachlassverwalter. Und ein formal sowie inhaltlich wasserdichtes digitales Testament, bei dessen Erstellung ein Anwalt oder eine Anwältin unterstützt. Sie prüfen die Details: Ob etwa eine Vollmacht „über den Tod hinaus“ gilt, sonst wäre sie im Todesfall – einem wesentlichen Einsatzzweck – wirkungslos.
• Aktuelle Bestandsaufnahme. Eine Aufstellung zeigt, was der digitale Nachlass des Unternehmens umfasst. Dazu zählen E-Mail-Konten, Online-Speicher in der Cloud, Social-Media-Accounts sowie Konten bei diversen Online-Händlern oder -Dienstleistern. Aber auch firmeninterne Hard- und Software, deren Zugänge mit Passwörtern geschützt sind. Falls möglich, sollten bestehende, auf einzelne Personen laufende Accounts zu Firmenkonten umgeschrieben werden. Neue sollten gleich auf den Betrieb laufen.
• Künftige Verwendung. Für jeden Account ist festzulegen, was nach Ausfall oder Tod geschehen soll. Die Facebook-Präsenz könnte unverändert bleiben, ein persönliches E-Mail-Konto nach einiger Zeit gelöscht werden. Entsprechende Anweisungen erleichtern es, mit den Accounts wie gewünscht zu verfahren.
• Gültige Zugangsdaten. Wer den Willen des Unternehmers oder der Unternehmerin umsetzen soll, braucht Zugriff auf die Konten. Nutzernamen und Passwörter sollten mit Eröffnung des digitalen Testaments an den oder die Handlungsbefugten gehen, zusammen mit Handlungsanweisungen. Aber zuvor sicher verwahrt sein. Manche Dienste bieten spezielle Einstellungen, durch die sich ein digitaler Nachlass organisieren lässt.
• Laufende Aktualisierung. Das digitale Testament muss aktuell sein. Neue Konten gehören sofort in die Bestandsaufnahme, ebenso geänderte Passwörter. Auch deshalb gilt: Lieber ein starkes Passwort festlegen und nicht schnell ändern. Wer jedes Quartal die Zugangsdaten überarbeitet, muss im selben Rhythmus ein digitales Erbe zwar nicht neu ordnen, aber aktualisieren.

Über wichtige Punkte zum Thema Testament informiert das folgende Video.